Encontre registos que tenham as datas mais ou menos recentes

Considere usar um filtro em vez de uma consulta de valores superiores

Um filtro é geralmente melhor se tiver uma data específica em mente. Para determinar se deve criar uma consulta de valores de topo ou aplicar um filtro, considere o seguinte:

• Se pretender devolver todos os registos em que a data corresponde, antes ou mais tarde de uma data específica, utilize um filtro. Por exemplo, para ver as datas para as vendas entre abril e julho deve aplicar um filtro.

• Se quiser devolver uma quantidade especificada de registos que tenham as datas mais recentes ou mais recentes num campo, e não souber os valores exatos da data, ou não importar, cria uma consulta de valores de topo. Por exemplo, para ver os cinco melhores trimestres de vendas, use uma consulta de valores de topo.

Para obter mais informações sobre a criação e utilização de filtros, consulte o artigo Aplicar um filtro para visualizar registos selecionados numa base de dados do Access.

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Cole os dados da amostra em folhas de cálculo do Excel

1. Inicie o Excel. Um livro vazio abre.

2. Prima SHIFT+F11 para inserir uma folha de cálculo (vai precisar de quatro).

3. Copie os dados de cada tabela de amostras numa folha de cálculo vazia. Incluir os títulos das colunas (a primeira linha).

Criar tabelas de base de dados a partir das folhas de cálculos:

1. Selecione os dados da primeira folha de cálculo, incluindo os títulos da coluna.

2. Clique com o botão direito no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Pasta.

3. Clique em Sim para confirmar que a primeira linha contém títulos de coluna.

4. Repita os passos 1-3 para cada uma das restantes folhas de cálculo.

Criar uma consulta básica dos valores mais altos

1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.

2. Clique duas vezes na tabela empregados e, em seguida, clique em Fechar.

   Se estiver a utilizar os dados de exemplo, adicione a tabela Funcionários à consulta.

3. Adicione os campos que pretende utilizar na sua consulta na grelha de estrutura. Pode fazer duplo clique em cada campo ou arrastar e largar cada campo numa célula em branco na linha Campo.

   Se utilizar a tabela de exemplo, adicione os campos Nome, Apelido e Data de Nascimento.

4. No campo que contém os seus valores mais altos ou mais baixos (o campo Data de Nascimento, se utilizar a tabela de exemplo), clique na linha Ordenar e selecione Ascendente ou Descendente.

   A sequência de ordenação Descendente devolve a data mais recente e a sequência de ordenação Ascendente devolve a data mais antiga.

   Importante: Só tem de definir um valor na linha Ordenar para campos que contêm as suas datas. Se especificar uma sequência de ordenação para outro campo, a consulta não devolverá os resultados pretendidos.

5. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique na seta para baixo junto a Tudo (a lista Primeiros Valores) e escreva o número de registos que pretende ver ou selecione uma opção da lista.

6. Clique em Executar para executar a consulta e apresentar os resultados na vista de Folha de Dados.

7. Guarde a consulta como NextBirthDays.

Pode ver que este tipo de consulta dos valores mais altos pode responder a questões básicas, como quem é a pessoa mais velha ou mais nova na empresa. Os passos seguintes explicam como utilizar expressões e outros critérios para dar poder e flexibilidade à consulta. Os critérios mostrados no passo seguinte devolvem os três aniversários de funcionários seguintes.

Adicionar critérios à consulta

Estes passos utilizam a consulta criada no procedimento anterior. Pode seguir juntamente com uma consulta de valores de topo diferentes, desde que contenha dados reais de Data/Hora, e não valores de texto.

1. No Painel de Navegação, clique à direita na consulta NextBirthDays e, em seguida, clique em Design View.

2. Na grelha de design de consulta, na coluna à direita do BirthDate, insira o seguinte:
   MonthBorn: DatePart ("m",[BirthDate]).
   Esta expressão extrai o mês do BirthDate utilizando a função DatePart.

3. Na coluna seguinte da grelha de design de consulta, insira o seguinte:
   DayOfMonthBorn: DatePart ("d",[BirthDate])
   Esta expressão extrai o dia do mês a partir do BirthDate utilizando a função DatePart.

4. Limpe as caixas de verificação na fila Show para cada uma das duas expressões que acabou de introduzir.

5. Clique na linha 'Ordenar' para cada expressão e, em seguida, selecione Ascendente.

6. Na linha de critérios da coluna Data de Nascimento, digite a seguinte expressão:
   Mês ([Data de Nascimento]) > mês (data()) OU mês([Data de nascimento])= Mês (Data()) E Dia ([Data de Nascimento])Dia de >(Data())
   Esta expressão faz o seguinte:

   • Mês( [Data de Nascimento]) > Mês (Data()) especifica que a data de nascimento de cada trabalhador cai num mês futuro.

   • O Mês([Data de Nascimento]= Mês (Data()) E Dia ([Data de Nascimento])>Dia (Data()) especifica que se a data de nascimento ocorrer no mês em curso, o aniversário cai sobre ou depois do dia atual.

     Em suma, esta expressão exclui quaisquer registos em que o aniversário ocorra entre 1 de janeiro e a data atual.

     Sugestão:  Para obter mais exemplos de expressões de critérios de consulta, consulte o artigo Exemplos de critérios de consulta.

7. No separador Design, no grupo De configuração de consulta, tipo 3 na caixa Devolução.

8. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar .

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Criar uma consulta de totais

Este procedimento utiliza a tabela de amostras de Eventos e a tabela de amostras EventType para responder a esta pergunta:

Quando foi o evento mais recente de cada tipo de evento, excluindo concertos?

1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.

2. Clique duas vezes nas tabelas Eventos e EventType.
   Cada tabela aparece na parte superior do designer de consultas.

3. Clique duas vezes no campo EventType da tabela EventType e no campo EventDate a partir da tabela Eventos para adicionar os campos à grelha de design de consultas.

4. Na grelha de design de consulta, na linha criteriosa do campo EventType, insira <>Concerto.

   Sugestão:  Para obter mais exemplos de expressões de critérios, consulte o artigo Exemplos de critérios de consulta.

5. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.

6. Na grelha de design de consulta, clique na linha total do campo EventDate e, em seguida, clique em Max.

7. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de SQL.

8. Na janela SQL, no final da cláusula SELECT, logo após a palavra-chave AS, substitua MaxOfEventDate por MostRecent.

9. Guarde a consulta como MostRecentEventByType.

Criar uma segunda consulta para adicionar mais dados

Este procedimento utiliza a consulta MostRecentEventByType do procedimento anterior para responder a esta pergunta:

Quem foi o cliente no evento mais recente de cada tipo de evento?

1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.

2. No separador Consultas, clique duas vezes na consulta MostRecentEventByType.

3. No separador Tabelas, clique duas vezes na tabela Eventos e na tabela Clientes.

4. No designer de consultas, clique duas vezes nos seguintes campos:

   1. Na tabela Eventos, clique duas vezes no EventType.

   2. Na consulta MostRecentEventByType, clique duas vezes no MostRecent.

   3. Na tabela Clientes, clientes duplos.

5. Na grelha de design de consulta, na linha Sort da coluna EventType, selecione Ascending.

6. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar.

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