Formas de partilhar uma base de dados de ambiente de trabalho do Access

Formas de partilhar uma base de dados de ambiente de trabalho do Access

Existem várias formas de partilhar uma base de dados do Access, dependendo das suas necessidades e da disponibilidade de recursos. Neste artigo, vamos dar uma olhada nas opções disponíveis, nos benefícios de cada opção e recursos para mais informações.

Neste artigo

Uma visão geral das formas de partilhar dados do Access

As aplicações da base de dados mudam e crescem ao longo do tempo. Muitos fatores impactam as necessidades e o desempenho, incluindo o número de utilizadores simultâneos, o ambiente de rede, a produção, a latência, o tamanho da base de dados, os tempos de utilização máximos e as taxas de crescimento esperadas. Em suma, se a sua solução de base de dados for bem sucedida, provavelmente precisa de evoluir. Felizmente, o Access tem um caminho evolutivo, de simples a avançado, que pode levar mais tempo para escalar eficazmente a sua solução. A tabela seguinte resume cenários de acesso e cargas de trabalho para ajudá-lo a escolher esse caminho.

Uma visão geral das opções de partilha do Access

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Partilhar uma única base de dados

Esta é a opção mais simples e com o mínimo de requisitos, mas também fornece o menor nível de funcionalidade. Neste método, o ficheiro da base de dados é armazenado numa unidade de rede partilhada e todos os utilizadores partilham o ficheiro da base de dados em simultâneo. Algumas limitações incluem a fiabilidade e a disponibilidade se existirem vários utilizadores a alterar os dados, uma vez que todos os objetos da base de dados são partilhados. Esta técnica também pode reduzir o desempenho, uma vez que todos os objetos da base de dados são enviados através da rede.

Esta opção pode funcionar para si se apenas um número reduzido de pessoas utilizar a base de dados ao mesmo tempo e se os utilizadores não tiverem de personalizar a estrutura da base de dados. Mas este método é menos seguro do que outros métodos de partilha de uma base de dados, porque cada utilizador tem uma cópia completa do ficheiro de base de dados, aumentando o risco de acesso não autorizado.

Para partilhar uma base de dados utilizando uma pasta partilhada:

  1. Em uma casa ou pequeno ambiente de negócios, partilhe uma pasta com pessoas específicas. Para obter mais informações, consulte a partilha de ficheiros sobre uma rede no Windows 10.

  2. Certifique-se de que o Access está definido para abrir no modo partilhado nos computadores de todos os utilizadores. Esta é a predefinição, mas deverá verificar para ter a certeza - se um utilizador abrir a base de dados no modo exclusivo, tal irá interferir com a disponibilidade dos dados.

    1. Inicie o Access e, em Ficheiro, clique em Opções.

    2. Na caixa Opções do Access, clique em Definições de Cliente.

    3. Na secção Avançado, em modo aberto predefinido,selecione Shared, clique em OKe, em seguida, saia Do Access.

  3. Copie o ficheiro da base de dados para a pasta partilhada. Depois de copiar o ficheiro, certifique-se de que os atributos do ficheiro estão definidos para permitir o acesso de leitura/escrita ao ficheiro da base de dados. Os utilizadores devem ter acesso de leitura/escrita para utilizarem a base de dados.

  4. No computador de cada utilizador, crie um atalho para o ficheiro da base de dados. Para obter mais informações, consulte Criar um atalho para um programa do Office ou ficheiro.

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Partilhar uma base de dados dividida

Esta é uma boa escolha se não tiver um site SharePoint ou um servidor de bases de dados. Pode partilhar uma base de dados dividida sobre uma Rede local de Área (LAN). Ao dividir uma base de dados, reorganiza-a em dois ficheiros — uma base de dados back-end que contém as tabelas de dados e uma base de dados front-end que contém todos os restantes objetos da base de dados, tais como consultas, formulários e relatórios. Cada utilizador interage com os dados utilizando uma cópia local da base de dados front-end.

Os benefícios da divisão de uma base de dados incluem:

  • Melhor desempenho    Apenas os dados são partilhados em toda a rede e não nas tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos.

  • Maior disponibilidade    As transações de bases de dados, tais como edições de registos, são concluídas mais rapidamente.

  • Segurança reforçada    Os utilizadores acedem à base de dados back-end através de tabelas ligadas; é menos provável que os intrusos possam obter acesso não autorizado aos dados através da base de dados frontal.

  • Melhoria da fiabilidade    Se um utilizador encontrar um problema e a base de dados fechar inesperadamente, qualquer corrupção de ficheiros de base de dados é geralmente limitada à cópia da base de dados frontal que o utilizador tinha aberto.

  • Ambiente de desenvolvimento flexível    Cada utilizador pode desenvolver independentemente consultas, formulários, relatórios e outros objetos de base de dados sem afetar outros utilizadores. Também pode desenvolver e distribuir uma nova versão da base de dados de front-end sem interromper o acesso aos dados que estão armazenados na base de dados de back-end.

Para obter mais informações, consulte uma base de dados de acesso dividida.

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Partilhar dados num site do SharePoint

Existem várias formas de partilhar dados de acesso num site do SharePoint:

  • Ligar    O processo de ligação liga-se a dados noutro programa, para que possa visualizar e editar os dados mais recentes tanto no SharePoint como no Access sem criar e manter uma cópia dos dados no Access. Se não quiser copiar uma lista sharePoint na sua base de dados Access, mas em vez disso pretender executar consultas e gerar relatórios com base no conteúdo dessa lista, pode ligar-se aos dados.

  • Movendo-se    Quando move dados do Access para um site do SharePoint, cria listas no site do SharePoint que permanecem ligadas a tabelas na sua base de dados. As Tabelas de Exportação para o SharePoint Wizard ajudam-no a mover os dados de todas as suas tabelas ao mesmo tempo e a manter as suas relações.

Para obter mais informações, consulte Import, link ou mover dados para SharePoint.

Aviso    Embora possa guardar um ficheiro de base de dados de acesso ao OneDrive ou a uma biblioteca de documentos SharePoint, recomendamos que evite abrir uma base de dados de Acesso a partir destes locais. O ficheiro pode ser descarregado localmente para edição e depois carregado novamente assim que guardar as suas alterações no SharePoint. Se mais de uma pessoa abrir a base de dados Access a partir do SharePoint, podem ser criadas várias cópias da base de dados e poderão ocorrer alguns comportamentos inesperados. Esta recomendação aplica-se a todos os tipos de ficheiros Access, incluindo uma única base de dados, uma base de dados dividida, e os formatos de ficheiros .accdb, .accdc, .accde e .accdr. Para obter mais informações sobre a implementação do Access, consulte implementar uma aplicação de Acesso.

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Partilhe dados utilizando um servidor de base de dados

Pode utilizar o Access com um produto de servidor de bases de dados como o SQL Server para partilhar a sua base de dados. Este método oferece-lhe muitas vantagens, mas requer software adicional — um produto de servidor de bases de dados.

Este método é semelhante a dividir uma base de dados porque as tabelas são armazenadas na rede e cada utilizador tem uma cópia local de um ficheiro de base de dados do Access que contém ligações para as tabelas, juntamente com consultas, formulários, relatórios e outros objetos da base de dados. As vantagens deste método de partilha dependem do software de servidor de bases de dados que utilizar, mas, em geral, incluem contas de utilizador e acesso seletivo aos dados, uma excelente disponibilidade dos dados e boas ferramentas de gestão de dados integradas. Além disso, a maioria do software de servidor de bases de dados funciona bem com versões anteriores do Access e, como tal, nem todos os utilizadores têm de utilizar a mesma versão. Apenas as tabelas são partilhadas. Para obter mais informações, consulte uma base de dados de acesso ao SQL Server,importe ou ligue os dados numa base de dados do SQL Server, e Ligue para ou importe dados de uma Base de Dados de Servidor SQL Azure.

Vantagens de partilhar uma base de dados com um servidor de bases de dados

  • Alto desempenho e escalabilidade    Em muitas situações, um servidor de base de dados oferece um melhor desempenho do que um ficheiro de base de dados de acesso sozinho. Muitos produtos de servidor de bases de dados também oferecem suporte a bases de dados de grandes dimensões, ao nível dos terabytes, cerca de 500 vezes o limite atual para um ficheiro de base de dados do Access (dois gigabytes). Geralmente, os produtos de servidor de bases de dados funcionam de forma muito eficiente, processando consultas em paralelo (utilizando vários threads nativos num único processo para processar pedidos de utilizador) e minimizando os requisitos de memória adicionais quando são adicionados mais utilizadores.

  • Aumento da disponibilidade    A maioria dos produtos de servidor de bases de dados permite-lhe fazer o back-up enquanto estiver a ser utilizado. Consequentemente, não tem de forçar os utilizadores a saírem da base de dados para criar uma cópia de segurança dos dados. Além disso, os produtos de servidor de bases de dados costumam processar a proteção de registos e a edição em simultâneo de forma muito eficiente.

  • Segurança melhorada    Nenhuma base de dados pode ser completamente segura. No entanto, os produtos de servidor de bases de dados oferecem uma segurança robusta que ajuda a proteger os seus dados de qualquer utilização não autorizada. A maior parte dos produtos de servidor de bases de dados oferece segurança baseada na conta, permitindo que o utilizador especifique quem pode ver as tabelas. Mesmo na eventualidade de o front-end do Access ser obtido de forma incorreta, a utilização não autorizada dos dados é impedida pela segurança baseada na conta.

  • Recuperabilidade automática    Em caso de falha do sistema (como uma falha do sistema operativo ou falha de energia), alguns produtos de servidor de bases de dados têm mecanismos de recuperação automática que recuperam uma base de dados até ao último estado de consistência em questão de minutos, sem intervenção de administrador de base de dados.

  • Processamento baseado em servidor    A utilização do Access numa configuração cliente/servidor ajuda a reduzir o tráfego de rede através do processamento de consultas de base de dados no servidor antes de enviar resultados ao cliente. Normalmente, o processamento feito pelo servidor é muito mais eficaz, sobretudo quando se trabalha com grandes conjuntos de dados.

  • Servidor Azure SQL    Além dos benefícios do SQL Server, oferece escalabilidade dinâmica sem tempo de inatividade, otimização inteligente, escalabilidade e disponibilidade globais, eliminação de custos de hardware e administração reduzida.

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