Gerir as informações que partilha através de O Meu Site e do perfil

Este artigo de ajuda descreve as formas como partilha informações através de O Meu Site e do perfil e fornece alguns passos para o ajudar a gerir a quantidade de informações que partilha.

O que pretende fazer?

• Descrição Geral
• Partilhar e gerir o acesso a conteúdo em O Meu Site
• Compreender como as pessoas adicionam colegas e seguem as atividades
• Trabalhar com etiquetas, classificações, notas e mensagens de estado
• Compreender as sugestões de colegas e palavras-chave
• Gerir o acesso a algumas informações no seu perfil

Descrição geral

Partilhar informações sobre si pode ajudá-lo a ligar-se a outras pessoas e a desenvolver a sua rede profissional. É importante, no entanto, compreender os tipos de informação que está a partilhar e quão abrangente está a partilhá-la. Por exemplo, poderá pretender partilhar informações pessoais, como o seu número de telemóvel, apenas com o seu grupo de trabalho ou o seu gestor, em vez de com todas as pessoas na organização.

Além disso, deve verificar se a sua organização tem políticas sobre a partilha de informações. Por exemplo, a sua organização pode ter políticas sobre que tipos de informações devem ou não ser armazenadas online ou pode exigir um processo de aprovação para alguns tipos de conteúdo.

Eis algumas das principais formas pelas quais as informações são partilhadas através de O Meu Site:

• Conteúdo em O Meu Site, incluindo documentos, listas e blogues
• Etiquetas e notas que aplica a páginas e documentos
• Palavras-chave sugeridas e colegas aprovados que podem ser utilizados para atualizar rapidamente o seu O Meu Site para que possa interagir com outras pessoas
• Informações pessoais, como informações de contacto, interesses, responsabilidades, colegas e associações à lista de e-mail no seu perfil, e quaisquer atualizações que faça aos detalhes do seu perfil

Tenha em atenção que a sua organização pode personalizar O Meu Site, por exemplo, controlando os tipos de informação que pode adicionar ou personalizar. A sua organização também pode adicionar informações a O Meu Site a partir de outras origens de dados, como uma base de dados de recursos humanos.

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Partilhar e gerir o acesso a conteúdo em O Meu Site

O Meu Site vem com três opções já implementadas para partilhar documentos:

• Documentos Partilhados Utilize esta biblioteca para armazenar documentos que pretenda partilhar com várias pessoas. Dependendo da forma como O Meu Site está configurado, pode editar as permissões para a biblioteca, bem como para pastas e itens específicos.
• Documentos Privados Utilize esta biblioteca para documentos que não pretende partilhar com outras pessoas. Armazenar documentos nesta biblioteca pode ser útil, por exemplo, se muitas vezes precisar de aceder a um documento a partir de computadores diferentes, mas não pretender partilhá-lo com os seus colegas.

Dependendo da forma como O Meu Site está configurado, também pode adicionar outro conteúdo, como outras bibliotecas, listas e um site de blogue para partilhar as suas ideias.

Pode gerir as permissões destes itens, da mesma forma que as pessoas gerem as permissões para conteúdo noutros sites. As permissões podem ser personalizadas ao nível do site, bem como para listas, bibliotecas, pastas, documentos específicos e itens de lista.

No separador Conteúdo do seu perfil, as pessoas também podem ver documentos públicos da sua autoria noutros sites SharePoint de que seja membro, se tiverem permissão para ver esses conteúdos.

A sua organização poderá ter políticas adicionais sobre os tipos de documentos que pode armazenar em O Meu Site.

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Compreender como as pessoas adicionam colegas e seguem as atividades

Pode acompanhar as atividades de colegas, para que possa ver quando marcam um artigo interessante, publicam uma nota no Quadro de Notas de alguém ou alteram os cargos. As respetivas atividades são apresentadas por ordem cronológica inversa no seu Newsfeed. Por outro lado, as pessoas na sua organização podem adicioná-lo como colega e seguir as suas atividades nos respetivos Newsfeeds.

People pode adicioná-lo como colegas e seguir as suas atividades, quer os adicione ou não como colegas, e vice-versa. Se estiver interessado nas atividades dessa pessoa, pode querer adicioná-la como colega, para que também possa acompanhar as atividades da mesma. Algumas atividades, como a aplicação de uma palavra-chave que outra pessoa listou como interesse, podem aparecer no Newsfeed de qualquer pessoa que tenha permissão para ver o seu Meu Site.

Dependendo da forma como o administrador configurou O Meu Site, pode alterar as atividades que vê no seu Newsfeed ao editar a secção Preferências do seu perfil. Por exemplo, pode optar por receber ou não uma notificação no seu Newsfeed quando um colega muda de equipa ou escreve uma nota na página de perfil de alguém. As definições não alteram as atividades suas que as pessoas podem ver nos respetivos Newsfeeds.

Dependendo da forma como os seus Os Meus Sites estão configurados, poderá receber uma notificação por e-mail quando alguém o adicionar como colega. A mensagem informa-o de que alguém o adicionou como colega e está a seguir as suas atividades, mas não lhe dá a opção de recusar se essa pessoa pode ou não adicioná-lo como colega.

Se não quiser ser notificado quando alguém o adicionar como colega, utilize o seguinte procedimento:

1. Siga um dos seguintes procedimentos:

   • Se você já estiver visualizando o perfil de alguém ou uma página em Meu Site, clique em Meu Perfil.
   • Se estiver a visualizar um tipo de página diferente no seu site do SharePoint, clique no seu nome no canto superior direito e, em seguida, clique em O Meu Perfil.

2. Clique em Editar meu perfil.

3. Na seção Preferências, ao lado de Email Notificações, desmarque a caixa de seleção Notificar-me quando alguém me adicionar como colega.

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Trabalhar com etiquetas, classificações, notas e mensagens de estado

As etiquetas, notas e mensagens de estado são formas de descobrir informações e ligar-se a outras pessoas na sua organização.

Etiquetas

Se a identificação social tiver sido ativada pelo seu administrador, pode etiquetar conteúdo para que possa memorizar, classificar ou partilhá-lo facilmente com outras pessoas. Pode etiquetar páginas e documentos num site SharePoint, bem como noutras páginas da intranet e da Internet. Ao aplicar uma etiqueta, pode especificar se é pública ou privada.

Para ajudar as pessoas a descobrir conteúdo do seu interesse, existem diferentes formas de ver quando alguém aplicou uma etiqueta pública ao conteúdo, desde que as pessoas tenham permissão para ver o conteúdo:

• Pode receber atualizações no seu Newsfeed quando um dos seus colegas aplica uma etiqueta a conteúdo que tem permissão para ver. Os seus colegas também podem ver quando aplica etiquetas a conteúdos que têm permissão para ver.
• Se tiver adicionado palavras-chave à secção Interesses do seu perfil, poderá ver quando as pessoas utilizam essa palavra-chave como uma etiqueta, desde que tenha permissão para ver o conteúdo que etiquetam. Por exemplo, se seguir "fotografia" como um interesse e alguém utilizar o termo "fotografia" numa etiqueta pública, receberá uma atualização no seu Newsfeed.
• Por outro lado, quando utiliza uma palavra-chave, as outras pessoas podem ver que adicionaram como interesse quando utiliza uma palavra-chave. Quando as pessoas seguem uma palavra-chave como um interesse, elas não precisam ser colegas para receber uma atualização quando alguém marca conteúdo com essa palavra-chave ou compartilha um interesse comum.
• A seção Atividades Recentes no seu perfil mostra quando você marcou conteúdo recentemente, se o visualizador tiver permissão para visualizar o conteúdo. Se as pessoas tiverem permissão para ver o seu perfil, podem ver a secção Atividades Recentes , quer o estejam ou não a seguir enquanto colega.

As etiquetas também aparecem numa coleção de etiquetas, por vezes conhecidas como nuvem de etiquetas, que as pessoas podem ver no seu perfil. People também pode ver mais informações sobre uma etiqueta, bem como atividades recentes relacionadas com uma etiqueta, como quando alguém aplicou essa etiqueta. As etiquetas que aplica também podem interagir com palavras-chave empresariais geridas centralmente pela sua organização. Para obter mais informações, consulte a pessoa que gere os conjuntos de termos e as palavras-chave empresariais da sua organização.

Pode marcar uma etiqueta como pública ou privada. Se criar uma etiqueta como uma etiqueta pública, mas depois marcá-la como privada ou eliminá-la mais tarde, não afetará a atualização que as pessoas recebem nos respetivos Newsfeeds quando a etiqueta foi criada pela primeira vez. A atualização inicial sobre a tag permanecerá nos Newsfeeds das pessoas. Quando marca uma etiqueta como privada, o URL ou o documento para o qual a etiqueta aponta deixa de estar acessível aos utilizadores. No entanto, os utilizadores ainda poderão ver o texto da etiqueta que marcar como privada.

Classificações

Se a funcionalidade de classificações tiver sido ativada numa biblioteca, as pessoas com permissão para aceder ao conteúdo podem classificá-lo com um sistema de estrelas. Dependendo da forma como a biblioteca está configurada, o autor e as pessoas que têm permissão para ver o conteúdo verão o número total de classificações do documento, mas não os detalhes sobre quem aplicou a classificação (por exemplo, os nomes de utilizador não são apresentados junto às classificações). No entanto, o Microsoft SharePoint Server armazena nomes de usuário e os nomes de usuário podem ser acessados por programas e soluções compatíveis com o SharePoint.

Se alguém o tiver adicionado como colega, elas receberão uma atualização no seu Newsfeed quando classificar conteúdos, desde que tenham permissão para ver os conteúdos. Eles podem ver um link para o conteúdo que você classificou e a classificação que você aplicou a ele. É também apresentada uma atualização na secção Atividades Recentes do seu perfil, que pode ser visualizada por qualquer pessoa com permissão para ver o seu O Meu Site e o conteúdo que classificou.

Notas

Pode escrever notas sobre documentos e páginas, que as pessoas podem ver quando visitam os documentos e páginas em que as notas foram aplicadas. Também pode escrever notas sobre os perfis de outras pessoas, assim como sobre o seu próprio perfil.

People que seguem as suas atividades como colega receberão uma atualização no respetivo Newsfeed sobre as notas que escreve. A seção Atividades recentes no seu perfil mostra as anotações que você escreveu recentemente em diferentes partes do conteúdo, se o espectador tiver acesso ao conteúdo.

As notas que publicar estarão visíveis para todos. Pode editar ou eliminar uma nota depois de a criar, mas não afetará a atualização que as pessoas recebem nos respetivos Newsfeeds ou que aparece nas suas Atividades Recentes quando a nota é criada pela primeira vez.

Mensagens de estado

Pode partilhar as suas opiniões através de uma curta mensagem de estado, que aparece junto ao seu nome e imagem quando outras pessoas visitam o seu perfil.

People que seguem as suas atividades como colega receberão uma atualização no respetivo Newsfeed quando alterar a sua mensagem de estado. Atualizações à sua mensagem de estado também aparecem na secção Atividades Recentes no seu perfil. Pode editar ou eliminar uma mensagem de estado, mas não afetará a atualização original que as pessoas recebem nos respetivos Newsfeeds ou que aparece nas suas Atividades Recentes.

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Compreender as sugestões de colegas e palavras-chave

Dependendo da forma como O Meu Site está configurado e dos programas instalados, poderá receber sugestões para colegas e palavras-chave para o ajudar a ligar-se mais rapidamente a pessoas e informações.

Estas sugestões podem ser baseadas na forma como utiliza os programas compatíveis com o SharePoint, como o Microsoft Outlook 2010.

A funcionalidade Suplemento Colega do SharePoint Server no Outlook 2010, por exemplo, analisa a sua pasta de e-mails enviados para procurar nomes e palavras-chave específicos, bem como a frequência desses nomes e palavras-chave. A lista é atualizada periodicamente e armazenada no disco rígido do seu computador.

Pode ver a lista de possíveis colegas na página Adicionar Colegas do seu perfil, onde pode aprovar ou rejeitar os colegas.

Pode ver uma lista de palavras-chave sugeridas ao editar o seu perfil e pode aprovar ou rejeitar as palavras-chave. As palavras-chave aprovadas são adicionadas às secções Perguntar-me Sobre ou Interesses do seu perfil.

Gerir se os seus e-mails enviados são ou não analisados quanto a sugestões de colegas e palavras-chave

Pode optar por não analisar o seu e-mail gerindo as definições em alguns programas de e-mail. Por exemplo, pode utilizar o procedimento seguinte no Outlook 2010 para desativar a análise de e-mail. Se estiver a utilizar outro programa que possa analisar e-mails enviados em busca de sugestões de colegas e palavras-chave, consulte a Ajuda no seu programa.

1. No Outlook 2010, clique no menu Ficheiro e, em seguida, clique em Opções.
2. Clique em Avançadas e desloque-se para a secção Outro .
3. Desmarque a caixa de seleção Permitir a análise de emails enviados para identificar pessoas para as quais você normalmente envia e-mails e assuntos que você discute normalmente e carregue essas informações para o SharePoint Server padrão .
4. Clique em OK.

Gerir se o SharePoint Server envia ou não sugestões para colegas e palavras-chave por e-mail

Dependendo da forma como O Meu Site está configurado, poderá receber sugestões por e-mail para colegas e palavras-chave para adicionar. Pode optar ativamente por não receber estes e-mails através do seguinte procedimento no SharePoint Server.

1. Siga um dos seguintes procedimentos:

   • Se você já estiver visualizando o perfil de alguém ou uma página em Meu Site, clique em Meu Perfil.
   • Se estiver a visualizar um tipo de página diferente no seu site do SharePoint, clique no seu nome no canto superior direito e, em seguida, clique em O Meu Perfil.

2. Clique em Editar meu perfil.

3. Desloque-se até à secção Preferências e, junto ao Email Notificações, desmarque a caixa de verificação Enviar-me sugestões para novos colegas e palavras-chave.

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Gerir o acesso a algumas informações no seu perfil

Dependendo da forma como o seu perfil está configurado, pode utilizar categorias de privacidade para especificar que apenas determinadas pessoas podem ver alguns dos detalhes no seu perfil, nas associações ao seu site e lista de distribuição e na sua lista de colegas. Por exemplo, pode pretender que todas as pessoas que podem ver o seu perfil vejam todos os Web sites de que é membro.

Os detalhes no seu perfil podem conter algumas informações do seu administrador, mas poderá editar quem vê alguns dos detalhes pessoais, como o seu número de telefone pessoal.

A página Associações no seu perfil contém uma lista de sites e listas de distribuição aos quais pertence. Dependendo da forma como O Meu Site está configurado, pode aplicar a categoria de privacidade a cada associação.

Normalmente, os seus colegas incluem membros da sua equipa, bem como outras pessoas cujas atividades pretende seguir. Pode organizar os seus colegas em grupos, mas só pode gerir quem vê os seus colegas aplicando as seguintes categorias de privacidade:

• Todos
• Os meus colegas
• A Minha Equipa
• O meu gestor
• Apenas Eu

Aplicar categorias de privacidade aos seus detalhes de perfil, associações e lista de colegas

Pode alterar as categorias de privacidade para os detalhes do seu perfil, associações e lista de colegas no seu perfil.

1. Siga um dos seguintes procedimentos:

   • Se você já estiver visualizando o perfil de alguém ou uma página em Meu Site, clique em Meu Perfil.
   • Se estiver a visualizar um tipo de página diferente no seu site do SharePoint, clique no seu nome no canto superior direito e, em seguida, clique em O Meu Perfil.

2. Para editar alguns dos detalhes do seu perfil, na nossa imagem, clique em Editar o Meu Perfil.

3. Para editar associações, clique em Associações. Marque a caixa de seleção ao lado das associações que deseja alterar e clique em Editar associações.

4. Para editar a lista de colegas, clique em Colegas, marque as caixas de seleção ao lado dos colegas cujas configurações você deseja alterar e clique em Editar Colegas.

5. Faça as alterações desejadas e clique em OK.

Adicionar um colega à sua equipa

Pode aplicar a definição de privacidade A Minha Equipa a alguns detalhes no seu perfil, associações ou lista de colegas, se quiser gerir quem tem acesso para vê-los. Por exemplo, pode partilhar um item apenas com a sua equipa, em vez de com todos os seus colegas ou todas as pessoas que têm acesso para ver o seu perfil.

Pode adicionar alguém à sua equipa, desde que essa pessoa tenha permissões para ver O Meu Site, quer seja alguém diretamente no seu departamento ou alguém com quem trabalhe em estreita colaboração noutro departamento.

1. Siga um dos seguintes procedimentos:

   • Se você já estiver visualizando o perfil de alguém ou uma página em Meu Site, clique em Meu Perfil.
   • Se estiver a visualizar um tipo de página diferente no seu site do SharePoint, clique no seu nome no canto superior direito e, em seguida, clique em O Meu Perfil.

2. Clique em Colegas, selecione o colega que pretende adicionar à sua equipa e, em seguida, clique em Editar Colegas. Pode selecionar vários colegas se quiser.

3. Na secção Adicionar ao Grupo , em Adicionar à Minha Equipa, clique em Sim.

4. Clique em OK.

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