Pode utilizar os programas do Office para guardar ou converter os seus ficheiros para PDF de forma a poder partilhá-los ou imprimi-los em impressoras comerciais. Não precisará de outros softwares ou suplementos.

Utilize o formato PDF quando quiser um ficheiro que:

  • Tenha o mesmo aspeto na maioria dos computadores.

  • Tenha um tamanho de ficheiro mais pequeno.

  • Esteja de acordo com um formato do setor.

Os exemplos incluem currículos, documentos legais, newsletters, ficheiros que se destinam a ser lidos (e não editados) e impressos e ficheiros destinados a impressão profissional.

Importante: Muitos programas, incluindo Microsoft Word, têm a capacidade de abrir e editar ficheiros PDF. Simplesmente partilhar algo como um PDF não é suficiente para garantir que o destinatário não pode editar o ficheiro.

Para exportar ou guardar como PDF, no seu ficheiro do Office, no menu Ficheiro, clique em Exportar ou Guardar Como. Para obter instruções passo a passo, selecione um programa do Office a partir da lista pendente.

  1. Abra a tabela ou relatório que queira publicar como PDF.

  2. No separador Dados Externos, no grupo Exportar, clique em PDF ou XPS.

    Imagem de botão PDF ou XPS

  3. No campo Nome de Ficheiro, insira ou selecione um nome para o documento.

  4. Na lista Guardar com o tipo, clique em PDF (*.pdf).

    • Se o documento exigir alta qualidade de impressão, clique em Padrão (publicação online e impressão).

    • Se o tamanho do ficheiro for mais importante do que a qualidade de impressão, clique em Tamanho mínimo (publicação online).

  5. Clique em Opções para definir a página a ser impressa, para escolher se as marcações deverão ser impressas e para selecionar as opções de saída. Clique em OK.

  6. Clique em Publicar.

Esta informação também se aplica ao Microsoft Excel Starter 2010.

Nota: Não pode guardar folhas do Power View como ficheiros PDF.

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique em Guardar Como.
    Para ver a caixa de diálogo Guardar Como Excel 2013 ou Excel 2016, tem de escolher uma localização e pasta.

  3. Na caixa Nome de Ficheiro, introduza um nome para o ficheiro, se ainda não o tiver feito.

  4. Na lista Guardar com o tipo, clique em PDF (*.pdf).

    • Se, depois de guardar, quiser que o ficheiro se abra no formato selecionado, selecione a caixa de verificação Abrir o ficheiro após a publicação.

    • Se o documento exigir alta qualidade de impressão, clique em Padrão (publicação online e impressão).

    • Se o tamanho do ficheiro for mais importante do que a qualidade de impressão, clique em Tamanho mínimo (publicação online).

  5. Clique em Opções para definir a página a ser impressa, para escolher se as marcações deverão ser impressas e para selecionar as opções de saída. Para obter mais informações sobre a caixa de diálogo Opções no Excel, consulte Saiba mais sobre as opções de PDF. Clique em OK quando terminar.

  6. Clique em Guardar.

OneNote 2013 e OneNote 2016

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique em Exportar.

  3. Em Exportar Atual, clique na parte do bloco de notas que pretende guardar como PDF.

  4. Em Selecione o Formato, clique em PDF (*.pdf) e, em seguida, clique em Exportar.

  5. Na caixa de diálogo Guardar Como, no campo Nome de ficheiro, introduza um nome para o bloco de notas.

  6. Clique em Guardar.

OneNote 2010

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique em Guardar Como e, em seguida, clique na opção que representa a parte do bloco de notas que pretende guardar como PDF.

  3. Em Guardar Secção Como, clique em PDF (*.pdf) e, em seguida, clique em Guardar Como.

  4. No campo Nome de Ficheiro, introduza um nome para o bloco de notas.

  5. Clique em Guardar.

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique em Guardar Como.
    Para ver a caixa de diálogo Guardar Como PowerPoint 2013 e PowerPoint 2016, tem de escolher uma localização e pasta.

  3. Na caixa Nome de Ficheiro, introduza um nome para o ficheiro, se ainda não o tiver feito.

  4. Na lista Guardar com o tipo, clique em PDF (*.pdf).

    • Se, depois de guardar, quiser que o ficheiro se abra no formato selecionado, selecione a caixa de verificação Abrir o ficheiro após a publicação.

    • Se o documento exigir alta qualidade de impressão, clique em Padrão (publicação online e impressão).

    • Se o tamanho do ficheiro for mais importante do que a qualidade de impressão, clique em Tamanho mínimo (publicação online).

  5. Clique em Opções para definir a página a ser impressa, para escolher se as marcações deverão ser impressas e para selecionar as opções de saída. Clique em OK quando terminar.

  6. Clique em Guardar.

  1. No separador Ficheiro, clique em Guardar Como.
    Para ver a caixa de diálogo Guardar Como Project 2013 ou Project 2016, tem de escolher uma localização e pasta.

  2. Na caixa Nome de Ficheiro, introduza um nome para o ficheiro, se ainda não o tiver feito.

  3. Na lista Guardar com o tipo, selecione Ficheiros PDF (*. pdf) ou Ficheiros XPS (*. xps) e, em seguida, selecione Guardar.

  4. Na caixa de diálogo Opções de Exportação do Documento, selecione um Intervalo de Publicação para Incluir Informações não Imprimíveis e Em conformidade com o ISO 19500-1 (só PDF).

Sugestões de formatação

O Project não suporta todas as funcionalidades de formatação de PDF ou de XPS, mas é possível, ainda assim, utilizar algumas opções de impressão para alterar o aspeto do documento final.

Escolha Ficheiro > Imprimir e, em seguida, altere qualquer uma das seguintes opções:

  • Datas

  • Orientação

  • Tamanho do Papel

  • Configuração da Página

Na caixa de diálogo Configurar Página, pode alterar as opções destes separadores:

  • Margens

  • Legenda

  • Ver

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique em Guardar Como.
    Para ver a caixa de diálogo Guardar Como Publisher 2013 ou Publisher 2016, tem de escolher uma localização e pasta.

  3. Na caixa Nome de Ficheiro, introduza um nome para o ficheiro, se ainda não o tiver feito.

  4. Na lista Guardar com o tipo, clique em PDF (*.pdf).

  5. Se quiser alterar a forma como o documento é otimizado, clique em Alterar. (Clique em Opções no Publisher 2013 ou Publisher 2016.)

    • Faça as alterações que pretende à resolução da imagem e às informações não imprimíveis.

    • Clique em Opções de Impressão para alterar as opções de impressão do documento.

    • Clique em OK quando terminar.

  6. Se, depois de guardar, quiser que o ficheiro se abra no formato selecionado, selecione a caixa de verificação Abrir o ficheiro após a publicação.

  7. Clique em Guardar.

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique em Guardar Como.
    Para ver a caixa de diálogo Guardar Como no Visio 2013 ou Visio 2016, tem de escolher uma localização e pasta.

  3. Na caixa Nome de Ficheiro, introduza um nome para o ficheiro, se ainda não o tiver feito.

  4. Na lista Guardar com o tipo, clique em PDF (*.pdf).

    • Se, depois de guardar, quiser que o ficheiro se abra no formato selecionado, selecione a caixa de verificação Ver automaticamente o ficheiro depois de guardar.

    • Se o documento exigir alta qualidade de impressão, clique em Padrão (publicação online e impressão).

    • Se o tamanho do ficheiro for mais importante do que a qualidade de impressão, clique em Tamanho mínimo (publicação online).

  5. Clique em Opções para definir a página a ser impressa, para escolher se as marcações deverão ser impressas e para selecionar as opções de saída. Clique em OK.

  6. Clique em Guardar.

Word 2013 e mais novo

  1. Selecione Ficheiro > Exportar > Criar PDF/XPS.

    Botão Criar PDF/XPS no separador Exportar no Word 2016.
  2. Se as propriedades do seu documento do Word contiverem informações que não quer incluir no PDF, na janela Publicar como PDF ou XPS, selecione Opções. Em seguida, selecione Documento e desmarque a opção Propriedades do documento. Defina todas as opções que pretender e selecione OK.

    Desmarque as Propriedades do documento para evitar partilhar essas informações no ficheiro PDF.

    Para obter mais informações sobre as propriedades do documento, consulte Ver ou alterar as propriedades de um ficheiro do Office 2016.

  3. Em Publicar como PDF ou XPS, navegue para onde quer guardar o ficheiro. Além disso, modifique o nome do ficheiro se quiser um nome diferente.

  4. Clique em Publicar.

Mais sobre as opções de PDF

  • Para criar um PDF a partir de apenas algumas páginas do documento, selecione uma opção em Intervalo de páginas.

  • Para incluir alterações registadas no PDF, em Que deseja publicar, selecione Documento que mostra as marcações. Caso contrário, certifique-se de que Documento está selecionado.

  • Para criar um conjunto de marcadores no ficheiro PDF, selecione Criar marcadores utilizando. Em seguida, selecione Cabeçalhos ou, se tiver adicionado marcadores ao seu documento, Marcadores do Word.

  • Se quiser incluir as propriedades do documento no PDF, certifique-se de que a opção Propriedades do documento está selecionada.

  • Para facilitar a leitura do documento com software de leitura de ecrã, selecione Tags de estrutura do documento para acessibilidade.

  • Em conformidade com a norma ISO 19005-1 (PDF/A) Esta opção exporta o documento PDF como versão 1.7 PDF, que é uma norma de arquivo. A norma PDF/A ajuda a assegurar que um documento terá o mesmo aspeto quando for aberto mais tarde num computador diferente.

  • Texto de mapa de bits quando não é possível incorporar tipos de letra Se os tipos de letra não puderem ser incorporados no documento, o PDF utiliza imagens de mapa de bits do texto para que tenha o mesmo aspeto do documento original. Se esta opção não for selecionada e o ficheiro utilizar um tipo de letra que não pode ser incorporado, o leitor de PDF poderá substituí-lo por outro tipo de letra.

  • Encriptar o documento com uma palavra-passe Para restringir o acesso de forma a que apenas as pessoas com a palavra-passe possam abrir o PDF, selecione esta opção. Ao clicar em OK, o Word abre a caixa Encriptar Documento PDF, onde pode escrever e reintroduzir uma palavra-passe.

Abrir e copiar conteúdos de um PDF com o Word

Pode copiar todo o conteúdo que pretender de um PDF ao abri-lo no Word.

Aceda a Ficheiro > Abrir e navegue até ao ficheiro PDF. O Word abre os conteúdos do PDF num novo ficheiro. Pode copiar todos os conteúdos que quiser a partir daí, incluindo imagens e diagramas.

Word 2010

Esta informação também se aplica ao Microsoft Word Starter 2010.

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique em Guardar Como.
    Para ver a caixa de diálogo Guardar Como Word 2013 e Word 2016, tem de escolher uma localização e pasta.

  3. Na caixa Nome de Ficheiro, introduza um nome para o ficheiro, se ainda não o tiver feito.

  4. Na lista Guardar com o tipo, clique em PDF (*.pdf).

    • Se, depois de guardar, quiser que o ficheiro se abra no formato selecionado, selecione a caixa de verificação Abrir o ficheiro após a publicação.

    • Se o documento exigir alta qualidade de impressão, clique em Padrão (publicação online e impressão).

    • Se o tamanho do ficheiro for mais importante do que a qualidade de impressão, clique em Tamanho mínimo (publicação online).

  5. Clique em Opções para definir a página a ser impressa, para escolher se as marcações deverão ser impressas e para selecionar as opções de saída. Clique em OK quando terminar.

  6. Clique em Guardar.

Para guardar o seu ficheiro como um PDF no Office para Mac, siga estes passos simples:

  1. Clique em Ficheiro

  2. Clique em Guardar Como

  3. Clique em Formato de Ficheiro na parte inferior da janela

    Utilize a ferramenta Formato de Ficheiro na opção Guardar Como do Word para guardar noutros formatos, como PDF
  4. Selecione PDF na lista de formatos de ficheiro disponíveis

  5. Atribua um nome ao seu ficheiro, se este ainda não tiver um, e clique em Exportar

Pode utilizar o Word, PowerPoint e OneNote para a Web para converter o seu documento num PDF.

  1. Selecione Ficheiro > imprimir > Imprimir (no PowerPoint irá selecionar um de três formatos).

  2. No menu superior em Impressora , selecioneGuardar como PDF e, em seguida, selecione Guardar.

    Opção Guardar como PDF para impressão.

  3. Em seguida, no menu Do Explorador que é aberto, pode dar um nome ao PDF, selecionar onde quer guardá-lo e, em seguida, selecionar Guardar.

Esta ação irá criar um PDF básico que preserva o esquema e formato do seu documento original.

Se precisar de mais controlo sobre as opções do seu PDF, como adicionar Marcadores, utilize a aplicação de ambiente de trabalho para converter o seu documento num PDF. Clique em Abrir na Aplicação de Ambiente de Trabalho na barra de ferramentas do PowerPoint e do OneNote para começar a utilizar a aplicação de ambiente de trabalho. No Word, selecione primeiro o botão Editar e, em seguida, selecione Abrir na Aplicação de Ambiente de Trabalho.

Imagem do comando Abrir na Aplicação de Ambiente de Trabalho

Se não tiver a aplicação de ambiente de trabalho, pode experimentar ou comprara versão mais recente do Office agora.

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Vote numa ideia ou partilhe a sua na nossa caixa de sugestões em word.uservoice.com.

Para exportar o seu documento do Word ou livro do Excel para o formato PDF em iOS, toque no botão Ficheiro no canto superior esquerdo, selecione Exportar e, em seguida, PDF.

Toque em Ficheiro > Exportar para exportar o seu documento para PDF.

O formato PDF (Portable Document Format)    preserva a formatação do documento e permite a partilha de ficheiros. Quando o formato de ficheiro PDF é visualizado online ou impresso, retém a formatação que o utilizador pretende. O formato PDF também é útil para documentos que serão reproduzidos através de métodos de impressão comercial. O formato PDF é aceite como um formato válido por muitas agências e organizações e existem leitores disponíveis numa maior variedade de plataformas do que para o formato XPS.

Especificação XML para Papel Eletrónico (XPS)    é um formato de ficheiro eletrónico que preserva a formatação do documento e permite a partilha de ficheiros. O formato XPS garante que, quando o ficheiro é visualizado online ou impresso, mantém exatamente o formato pretendido e que os dados no ficheiro não podem ser alterados facilmente.

Importante: A maioria dos browsers modernos consegue abrir e apresentar um ficheiro PDF. No entanto, se tiver um sistema operativo mais antigo, poderá precisar de um leitor de PDF instalado no seu dispositivo, como o Acrobat Reader,disponível na Adobe Systems.

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