Em toda a sua empresa, as equipas utilizam sites do Microsoft SharePoint para colaborar em documentos e partilhar informações. Quer criar soluções do SharePoint que melhorem a produtividade e a eficiência da sua organização, mas não quer escrever código. Por onde começa?
Com Microsoft SharePoint Designer 2010, pode criar soluções de fluxo de trabalho sem código que gerem processos empresariais simples a mais complexos numa organização. Os fluxos de trabalho adicionam lógica ao sistema e aos processos humanos. Os fluxos de trabalho para processos de sistema podem atualizar uma origem de dados quando outra origem de dados for alterada. Os fluxos de trabalho para processos humanos podem enviar um documento, como um relatório de despesas, para o gestor de um funcionário para aprovação e, se aprovado, para o departamento de contabilidade para processamento.
Isto é possível graças ao poderoso e intuitivo editor de fluxos de trabalho no SharePoint Designer 2010 que permite lógica aninhada, subpassos e muito mais. Por exemplo, se o fluxo de trabalho estiver associado a uma biblioteca de documentos ou se estiver filtrado para o tipo de conteúdo Documento, é apresentado um grupo de ações contextuais do Conjunto de Documentos. Um conjunto de documentos é uma nova funcionalidade no SharePoint Server 2010 em que um grupo de documentos é tratado como uma única unidade, pelo que uma ação de fluxo de trabalho para um conjunto de documentos irá iterar todos os itens nesse conjunto de documentos.
Outras novas ações de fluxo de trabalho incluem ações que formam a base dos três fluxos de trabalho mais populares no SharePoint Server: os fluxos de trabalho Aprovação, Recolher Comentários e Recolher Assinaturas, ações de utilidade para manipular cadeias e datas; uma nova ação relacional que utiliza o Arquivo de Perfis de Utilizador do SharePoint para procurar o gestor de uma pessoa; e novas ações de lista que um fluxo de trabalho pode utilizar para definir permissões num item de lista.
Também pode estruturar e partilhar fluxos de trabalho com o Microsoft Visio com os respetivos modelos de fluxograma que podem ser exportados para SharePoint Designer 2010.
Este artigo apresenta as noções básicas dos fluxos de trabalho. Quando compreender os tipos e blocos modulares básicos de fluxos de trabalho ( ações, condições e passos), pode adicionar rapidamente fluxos de trabalho para automatizar processos e ajudar a melhorar a produtividade e a eficiência da sua organização.
Neste artigo
O que é um fluxo de trabalho?
Os fluxos de trabalho são a forma como uma organização funciona, uma série de ações que correspondem a um processo de trabalho, como o processo de encomendas de compra. O SharePoint 2010 ajuda-o a automatizar estes fluxos de trabalho, aumentando assim a eficiência e produtividade da organização. Isto ocorre porque os fluxos de trabalho automatizados impulsionam os processos para que a organização se possa concentrar em fazer trabalho, em vez de gerir os processos.
Os fluxos de trabalho podem controlar a maioria dos aspetos de um site, lista, biblioteca, tipo de conteúdo ou item de lista do SharePoint 2010, incluindo o ciclo de vida desse item. O fluxo de trabalho pode incluir as ações executadas por pessoas (ou participantes do fluxo de trabalho) e as ações executadas pelo fluxo de trabalho. Os participantes do fluxo de trabalho podem interagir com o fluxo de trabalho através da lista de Tarefas designada, onde um fluxo de trabalho pode criar uma tarefa para alguém e permanecer em pausa até que a tarefa seja marcada como concluída.
Os fluxos de trabalho podem ser tão simples ou complexos quanto os seus processos de negócio exigem. Pode criar um fluxo de trabalho que o utilizador inicia ou um fluxo de trabalho que é iniciado automaticamente com base num evento, como quando um item de lista é criado ou alterado.
Em geral, quando utiliza SharePoint Designer 2010 para estruturar um fluxo de trabalho, segue estes passos básicos:
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Escolha o tipo de fluxos de trabalho que pretende criar: lista, lista reutilizável ou site.
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Utilize o editor de fluxo de trabalho para escolher e montar as condições e ações que definem os passos do fluxo de trabalho, para que represente o processo de negócio que está a automatizar.
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Guarde e publique o fluxo de trabalho.
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Personalize os formulários de fluxo de trabalho que foram gerados automaticamente, se necessário.
Pode pensar num fluxo de trabalho como um fluxograma de ações com um início, um fim e um fluxo sequencial do início ao fim. Os fluxos de trabalho podem incorporar ramos paralelos, mas, em última análise, progridem da ação inicial para a ação final.
Por exemplo, suponha que deveria criar um gráfico do fluxo de trabalho que encaminha um documento no SharePoint 2010 para aprovação. Quando o fluxo de trabalho é iniciado, notifica automaticamente o revisor especificado por e-mail de que tem um documento para rever. Em seguida, o revisor revê o documento e altera o estado do documento para indicar que concluiu a tarefa e se aprovou ou rejeitou o documento. Com base na resposta do revisor, o fluxo de trabalho avança para um de dois ramos paralelos. Se o revisor aprovar o documento, o fluxo de trabalho move o documento aprovado para uma biblioteca de documentos específica e, em seguida, envia uma mensagem de e-mail a toda a equipa a notificá-lo do documento aprovado. Se o revisor rejeitar o documento, o fluxo de trabalho notifica o autor do documento. Em ambos os casos, o fluxo de trabalho atinge o seu fim e o processo é concluído.
Diagrama 1: Fluxo de trabalho de aprovação de exemplo
Que tipo de fluxos de trabalho devo estruturar?
Existem três tipos de fluxos de trabalho no SharePoint 2010:
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Lista
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Lista Reutilizável
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Site
Listar Fluxos de Trabalho
Um fluxo de trabalho de lista é o tipo de fluxo de trabalho que estava disponível no SharePoint 2007. Uma vez que tem o contexto da lista para a qual foi criada, os fluxos de trabalho de lista têm automaticamente acesso aos valores dos campos personalizados do item de lista no qual serão executados, como o campo Notas personalizado de uma biblioteca de documentos. Não é possível disponibilizar fluxos de trabalho de lista a outras listas ou bibliotecas neste ou noutros sites. Para ter a mesma funcionalidade de fluxo de trabalho para múltiplas listas, tem de recriar manualmente os fluxos de trabalho em todas as localizações.
Se souber que só precisará dos fluxos de trabalho que está a estruturar para uma lista específica, o fluxo de trabalho da lista tem a vantagem de disponibilizar automaticamente os campos personalizados das listas.
Fluxos de Trabalho de Lista Reutilizáveis
Pode criar um fluxo de trabalho de lista reutilizável (fluxo de trabalho reutilizável) no site de nível superior na coleção de sites e esse fluxo de trabalho pode ser tornado globalmente reutilizável, o que significa que o fluxo de trabalho pode ser associado a qualquer lista, biblioteca ou tipo de conteúdo na coleção de sites. Também pode criar um fluxo de trabalho reutilizável em qualquer subsite na coleção de sites; este fluxo de trabalho está disponível para reutilização nesse subsite específico.
Também pode exportar um fluxo de trabalho reutilizável a partir de um site e, em seguida, carregar e ativar esse fluxo de trabalho num site diferente. Por exemplo, pode criar um fluxo de trabalho reutilizável num ambiente de teste, testá-lo e, em seguida, exportá-lo para um ambiente de produção. SharePoint Designer 2010 suporta a exportação de um fluxo de trabalho como modelo.
Por predefinição, os fluxos de trabalho reutilizáveis não têm o contexto de uma lista ou biblioteca específica. Por conseguinte, por predefinição, fornecem apenas as colunas que são comuns entre listas e bibliotecas, como Criadas e Criadas Por.
Se o fluxo de trabalho reutilizável exigir que determinadas colunas estejam presentes na lista ou biblioteca à qual o associou, pode adicionar essas colunas como colunas de associação. As colunas de associação são adicionadas automaticamente a uma lista ou biblioteca quando um fluxo de trabalho reutilizável está associado a essa lista ou biblioteca.
Quando cria um fluxo de trabalho reutilizável, pode optar por filtrar o fluxo de trabalho reutilizável para um tipo de conteúdo específico. Isto permite-lhe trabalhar com os campos do tipo de conteúdo no SharePoint Designer 2010. Por exemplo, se um fluxo de trabalho de lista reutilizável estiver associado ao tipo de conteúdo Documento, pode ver e utilizar nos campos de fluxo de trabalho específicos do tipo de conteúdo, como O ID do Documento. Em seguida, no browser, pode associar o fluxo de trabalho reutilizável a um tipo de conteúdo específico ou a qualquer tipo de conteúdo que herda desse tipo de conteúdo. Se associar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, disponibilizará esse fluxo de trabalho para todos os itens desse tipo de conteúdo em todas as listas e bibliotecas do site ao qual esse tipo de conteúdo foi adicionado. Pode até disponibilizá-lo para sites numa coleção se o fluxo de trabalho estiver configurado para ser um Fluxo de Trabalho Globalmente Reutilizável.
Se quiser que os utilizadores possam utilizar os fluxos de trabalho que está a estruturar em vários sites, listas, bibliotecas e tipos de conteúdo, é provável que um fluxo de trabalho reutilizável satisfaça as suas necessidades. Esperamos que a maioria dos fluxos de trabalho do SharePoint 2010 utilize fluxos de trabalho reutilizáveis.
Fluxos de trabalho do site
Um fluxo de trabalho de site está associado a um site, não a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Portanto, ao contrário da maioria dos fluxos de trabalho, um fluxo de trabalho de site não está em execução num item de lista específico. Por este motivo, muitas das ações que estão disponíveis para itens não disponíveis para fluxos de trabalho do site.
No browser, inicia um fluxo de trabalho do site ou vê o estado dos fluxos de trabalho do site em execução ao clicar no menu Ações do Site , clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho do Site.
Se quiser criar um fluxo de trabalho, mas não precisar de um tipo de lista, biblioteca ou conteúdo para os fluxos de trabalho, é provável que um fluxo de trabalho do site satisfaça melhor as suas necessidades. Por exemplo, pode criar um fluxo de trabalho de site como uma forma de as pessoas fornecerem feedback sobre o seu site.
Personalizar os fluxos de trabalho no SharePoint Server 2010
Não precisa de começar do zero para estruturar fluxos de trabalho que correspondam aos processos da sua organização. Os quatro fluxos de trabalho mais populares no SharePoint Server 2007 , os fluxos de trabalho Aprovação, Recolha de Comentários, Recolher Assinaturas e Aprovação de Publicação, foram completamente reconstruídos como fluxos de trabalho reutilizáveis declarativos, o que significa que agora são totalmente personalizáveis no SharePoint Designer 2010. Pode copiar e modificar (recomendado) ou editar estes fluxos de trabalho, bem como fluxos de trabalho reutilizáveis personalizados, para satisfazer as necessidades da sua organização.
Nota: Existem fluxos de trabalho adicionais no SharePoint 2010, como o fluxo de trabalho Três Estados, mas não são fluxos de trabalho declarativos e, por conseguinte, não podem ser modificados.
Estes fluxos de trabalho são orientados por eventos e todos os eventos importantes no fluxo de trabalho são apresentados no editor de fluxo de trabalho, tanto para cada tarefa no processo como para o processo como um todo. Por exemplo, pode adicionar facilmente condições e ações para definir o que acontece quando cada tarefa é atribuída, expirada ou concluída.
O que são eventos, ações, condições e passos?
Estes são os blocos modulares de um fluxo de trabalho. Um fluxo de trabalho consiste num ou mais passos e cada passo consiste em ações e quaisquer condições associadas. Cada fluxo de trabalho é iniciado por um evento.
O que são eventos?
Um evento é o que inicia ou inicia um fluxo de trabalho. Os eventos também podem ser utilizados para gerir a temporização das ações dentro de um fluxo de trabalho, como aguardar que o estado de um item seja alterado. Existem três eventos que podem iniciar um fluxo de trabalho:
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É criado um item.
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Um item é alterado.
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Um participante do fluxo de trabalho clica num botão Iniciar no site do SharePoint.
Nota: Os fluxos de trabalho do site só podem ser iniciados manualmente.
Pode criar um fluxo de trabalho que um participante inicia manualmente ou um fluxo de trabalho que é iniciado automaticamente quando um item de lista é criado ou alterado. Por exemplo, quer configurar o fluxo de trabalho de aprovação do pedido de alteração de estrutura personalizado para que possa ser iniciado manualmente e quando um item é alterado, mas não quando um item é criado inicialmente. Na página de definições do fluxo de trabalho, em Opções de Início, selecione Desativar início automático na criação de itens.
Quando um participante do fluxo de trabalho inicia um fluxo de trabalho manualmente, essa pessoa navega pela primeira vez para a lista ou biblioteca à qual o fluxo de trabalho está anexado. Qualquer pessoa com, pelo menos, o nível de permissão Contribuir pode iniciar um fluxo de trabalho concebido para ser iniciado manualmente. Para iniciar os fluxos de trabalho manualmente, o participante clica num item, clica em Fluxos de trabalho no menu e, em seguida, seleciona um fluxo de trabalho a partir de uma página que apresenta todos os fluxos de trabalho disponíveis para esse item. O participante preenche um formulário de iniciação de fluxo de trabalho, se necessário, e, em seguida, inicia o fluxo de trabalho clicando no botão Iniciar no formulário. Iniciar um fluxo de trabalho cria uma nova instância desse fluxo de trabalho para esse item específico.
Nota: O comando Fluxos de Trabalho só está disponível quando o item está numa lista, biblioteca ou é de um tipo de conteúdo que tenha, pelo menos, um fluxo de trabalho anexado ao mesmo.
Para um fluxo de trabalho iniciado manualmente, o formulário de iniciação pode ser tão simples como a imagem à esquerda ou mais complexo, como a imagem à direita.
Formulário simples
Formulário mais complexo
Também pode adicionar campos personalizados a um formulário de iniciação quando estruturar o fluxo de trabalho. Em seguida, os participantes do fluxo de trabalho podem fornecer informações ao fluxo de trabalho preenchendo este formulário e essas definições são transmitidas para o fluxo de trabalho. É iniciada uma nova instância de fluxo de trabalho e esse fluxo de trabalho pode procurar e utilizar as informações fornecidas através do formulário em qualquer momento do fluxo de trabalho. Também pode especificar os campos que serão utilizados num formulário de associação para fluxos de trabalho reutilizáveis.
O que são ações?
Uma ação é a unidade de trabalho mais básica num fluxo de trabalho. SharePoint Designer 2010 fornece um conjunto de ações prontas e reutilizáveis para incorporar no fluxo de trabalho. Por exemplo, o fluxo de trabalho pode:
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Criar, copiar, alterar ou eliminar itens de lista (incluindo documentos).
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Dar entrada ou saída dos itens.
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Enviar uma mensagem de e-mail.
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Crie uma tarefa para alguém na lista Tarefas do seu site de equipa.
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Recolher dados de um participante que podem ser referenciados mais tarde no fluxo de trabalho.
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Colocar em pausa ou parar o fluxo de trabalho.
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Registe as informações do fluxo de trabalho numa lista do Histórico para utilizar para rejeição ou depuração de fluxos de trabalho.
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Defina variáveis de fluxo de trabalho ou efetue cálculos.
SharePoint Server 2010 inclui três novas ações de tarefa: Iniciar Processo de Aprovação, Iniciar Processo de Feedback e Iniciar Processo de Tarefa Personalizado. Os fluxos de trabalho "três grandes" incluídos no SharePoint Server 2010 ( os fluxos de trabalho Aprovação, Recolher Comentários e Recolher Assinaturas) são criados com estas ações. As ações de aprovação superam todos os eventos importantes num processo de aprovação, tornando mais fácil conceber um processo de fluxo de trabalho humano em que muitas pessoas interagem ou colaboram num documento específico.
Um fluxo de trabalho pode conter qualquer número de ações. As ações listadas são executadas pelo fluxo de trabalho, mas outras ações podem ser executadas pelos participantes do fluxo de trabalho. Por exemplo, num fluxo de trabalho de aprovação, o ato de rever e aprovar o documento é feito por um participante do fluxo de trabalho. As ações realizadas por um participante do fluxo de trabalho são representadas por tarefas atribuídas a essa pessoa na lista de Tarefas designada. As cinco ações no Diagrama1: Fluxo de trabalho do diagrama de exemplo, perto do início deste artigo, são:
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Enviar uma mensagem de e-mail para notificar o revisor
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Rever o documento (uma tarefa atribuída a um participante do fluxo de trabalho)
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Mover o documento para a biblioteca de documentos Aprovada
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Enviar uma mensagem de e-mail para notificar a equipa
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Enviar uma mensagem de e-mail para notificar o autor do documento
No sentido mais básico, quando cria um fluxo de trabalho, identifica a sequência de ações necessária e, em seguida, monta essa sequência de ações com o editor de fluxo de trabalho. Por exemplo, no Diagrama 1: Fluxo de trabalho de aprovação de exemplo, a primeira ação que pretende é enviar uma mensagem de e-mail para notificar o revisor.
Assim, no editor de fluxo de trabalho, clique no primeiro passo, escreva alguns ou todos os e-mails e selecione Enviar um Email.
O que são condições?
Quando cria um fluxo de trabalho, pode utilizar o editor de fluxo de trabalho para criar regras que aplicam lógica condicional a sites, listas, itens e tipos de conteúdo do SharePoint. Uma regra estabelece uma condição em que o fluxo de trabalho executa a ação associada apenas se essa condição for verdadeira. Por exemplo, pode criar uma regra em que o fluxo de trabalho envia a um revisor uma mensagem de e-mail apenas se um item for criado por uma pessoa específica. Também pode adicionar várias condições por ramo. Por exemplo, pode criar uma regra em que um revisor é enviado uma mensagem de e-mail apenas se um item for (1) criado por uma pessoa específica e (2) o título do documento contiver palavras-chave específicas. Por fim, pode associar várias ações a uma condição. Por exemplo, pode criar uma regra em que, se um item for criado por uma pessoa específica, (1) o revisor é enviado um e-mail e (2) as informações do fluxo de trabalho são registadas na lista Histórico.
Para resumir, uma regra é uma ou mais condições associadas a uma ou mais ações: se todas as cláusulas na condição forem verdadeiras, efetue todas as ações associadas.
No exemplo anterior, o utilizador especificou um conjunto de duas condições e um conjunto de duas ações para o fluxo de trabalho. No entanto, pode criar vários ramos no fluxo de trabalho: se a condição A for verdadeira, efetue uma ação; se a condição B for verdadeira, efetue uma ação diferente. Para adicionar um ramo a um passo, clique em Inserir Else-If Ramo. Por exemplo, no fluxo de trabalho de aprovação, se o revisor aprovar um documento, o fluxo de trabalho executa uma série de ações; Se o revisor rejeitar um documento, o mesmo fluxo de trabalho efetua uma ação diferente. Este é um ramo condicional.
No editor de fluxo de trabalho, este passo tem dois ramos e tem o seguinte aspeto.
Também pode criar um ramo que não tenha uma condição. Desta forma, o fluxo de trabalho executa uma ação se uma condição ou conjunto de condições for verdadeiro e uma ação diferente se forem falsas. Por exemplo, o passo seguinte num fluxo de trabalho envia uma mensagem aos Aprovadores apenas se a condição for verdadeira; senão, o fluxo de trabalho envia uma mensagem apenas para o iniciador de fluxo de trabalho. Ao adicionar um ramo sem uma condição, o fluxo de trabalho executa a ação nesse ramo em qualquer caso em que a condição no primeiro ramo seja falsa.
Nota: Para ter um ramo sem uma condição, tem de ser o último ramo no bloco condicional e não o único ramo no bloco condicional.
Nota: A ramificação num fluxo de trabalho não pode estender-se de um passo para outro. Um conjunto de ramos "Senão Se", também conhecido como bloco condicional, está sempre contido num único passo. No entanto, pode aninhar passos como subpassos.
SharePoint Designer 2010 fornece várias condições prontas e reutilizáveis para incorporar no fluxo de trabalho. Por exemplo, pode especificar que o fluxo de trabalho executa as ações associadas apenas se um item:
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É criado ou modificado num intervalo de tempo específico.
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É criado ou modificado por uma pessoa específica.
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Tem um campo de título que contém palavras-chave especificadas.
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É um ficheiro de um tipo específico ou tem um tamanho de ficheiro num intervalo específico. (Esta condição só está disponível quando o fluxo de trabalho está anexado a uma biblioteca de documentos.)
Além disso, pode criar condições personalizadas e condições avançadas no SharePoint Designer 2010 onde pode especificar uma vasta gama de parâmetros. Com as condições personalizadas, pode comparar um campo na lista atual com um valor. Por exemplo, pode criar uma condição personalizada em que, se o campo Estado de Aprovação for igual a Aprovado, efetue a ação associada. Com as condições avançadas, pode comparar um valor com outro valor. Isto permite-lhe criar uma comparação entre um campo em qualquer lista e um valor de outra lista. Por exemplo, pode criar uma condição avançada para a biblioteca Documentos Partilhados onde, se o valor do campo Estado na lista Tarefas for igual a Pendente, efetue a ação associada.
Nota: Uma ação não requer uma condição. Por exemplo, o primeiro passo no Diagrama 1: Fluxo de trabalho de aprovação de exemplo, perto do início deste artigo, envia um e-mail para notificar o revisor. Esta ação não tem uma condição associada. Um bloco paralelo de ações também não requer uma condição.
Ações paralelas vs. de série
Quando tiver mais do que uma ação associada a uma condição, as ações podem ser configuradas para serem executadas ao mesmo tempo (paralelas) ou uma após a outra (série), a predefinição.
Ações de série Por exemplo, no fluxo de trabalho seguinte, pode configurar duas ações para que, quando um documento for aprovado, o documento seja copiado para a biblioteca de documentos Arquivo e, em seguida, (posteriormente) seja enviada uma mensagem. No editor de fluxo de trabalho, indica que a segunda ação ocorre após a primeira.
Ações paralelas Por exemplo, no fluxo de trabalho seguinte, pode configurar duas ações para que, quando um documento é aprovado, seja enviada uma mensagem e (ao mesmo tempo) o documento seja copiado para a biblioteca de documentos Aprovado. No editor de fluxo de trabalho e indica que a segunda ação ocorre ao mesmo tempo que a primeira. Isto é particularmente útil com tarefas e ações que demoram muito tempo. Por exemplo, no caso das tarefas, pode ser utilizada para controlar quando as tarefas são atribuídas.
Nota: As ações paralelas não são absolutamente simultâneas; não é possível especificar a ordem exata e pode variar sempre que o fluxo de trabalho for executado.
Notas:
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Numa regra (condições e ações), as ações podem ocorrer em séries, em paralelo ou numa combinação de séries e paralelas.
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Um conjunto de ações em série ou paralelas tem de estar contido num único passo.
O que são passos?
Um fluxo de trabalho é composto por um ou mais passos. Cada passo pode conter inúmeras ações e condições associadas. Pode até aninhar passos noutros passos. Pode fazê-lo para ajudar a organizar o fluxo de trabalho. Pode considerar os passos como blocos de funcionalidade no editor de fluxos de trabalho. Por exemplo, o fluxo de trabalho seguinte tem dois passos, conforme mostrado no editor de fluxos de trabalho.
Os passos permitem-lhe agrupar condições e ações para que um conjunto de regras (condições e ações) possa ser avaliado e executado antes de um segundo conjunto.
Configure ações num fluxo de trabalho para executar com as permissões do autor do fluxo de trabalho. No SharePoint Designer 2010 pode utilizar os passos de representação para que o fluxo de trabalho execute ações ao representar o autor do fluxo de trabalho em vez do iniciador do fluxo de trabalho. Os passos de representação são especialmente úteis em cenários de aprovação e publicação, em que as pessoas que submetem conteúdo para aprovação e as pessoas que aprovam o conteúdo têm permissões diferentes.
O autor do fluxo de trabalho é a última pessoa que publicou o fluxo de trabalho. Quando um fluxo de trabalho é republicado por um utilizador diferente, o autor do fluxo de trabalho não é alterado para instâncias em curso do fluxo de trabalho. As instâncias dos fluxos de trabalho que são iniciados após a nova publicação do fluxo de trabalho irão utilizar o autor do fluxo de trabalho atualizado.
Nota: Os passos de representação só podem ser adicionados à raiz de um fluxo de trabalho e não podem ser aninhados noutro passo.
No cenário seguinte, a pessoa que inicia os fluxos de trabalho não tem permissões para adicionar um ficheiro à biblioteca arquivo, mas o autor do fluxo de trabalho tem. Quando a pessoa inicia o fluxo de trabalho, se a condição for avaliada como verdadeira no passo de representação, o documento é copiado para a biblioteca arquivo com as permissões do autor do fluxo de trabalho. O passo 2 não é um passo de representação, pelo que é executado como iniciador de fluxo de trabalho. É uma melhor prática utilizar apenas passos de representação para um conjunto mínimo de ações que exigem que as permissões do autor do fluxo de trabalho tenham êxito.
Um passo ou muitos? Alguns fluxos de trabalho podem ser concebidos como uma sequência de ações dentro de um passo ou como uma sequência de passos. Por exemplo, as ações no passo seguinte podem ser divididas em passos separados ou aninhadas com o bloco condicional como passos separados
Segue-se um exemplo do processo que utiliza passos aninhados num bloco condicional.
Os passos são uma forma de organizar o fluxo de trabalho. A forma exata como utiliza os passos nos seus fluxos de trabalho é, até certo ponto, até à preferência pessoal. Por exemplo, um fluxo de trabalho pode ter muitas ações num passo que não utiliza condições. Neste caso, poderá querer separar as ações em passos apenas para organizar melhor as mesmas. As regras num único passo são processadas para serem concluídas antes de avançar para o passo seguinte, pelo que pretende agrupar as mesmas regras de passo necessárias para efetuar a ação ou ações específicas pretendidas.
O que são formulários de fluxo de trabalho?
Para tornar o fluxo de trabalho mais dinâmico e flexível, pode adicionar um formulário ao fluxo de trabalho. Com um formulário, pode recolher informações dos participantes do fluxo de trabalho em horas predefinidas no fluxo de trabalho e permitir que os participantes interajam com as tarefas desse fluxo de trabalho e ajudar a garantir que os dados estão disponíveis para fluxos de trabalho reutilizáveis, independentemente da lista, biblioteca ou tipo de conteúdo a que estão associados.
Com SharePoint Designer 2010, pode criar três tipos de formulários de fluxo de trabalho:
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Um formulário de iniciação recolhe informações do participante do fluxo de trabalho quando iniciam o fluxo de trabalho. É gerado automaticamente quando cria o fluxo de trabalho no SharePoint Designer 2010. Os formulários de iniciação são apresentados aos utilizadores quando iniciam manualmente um fluxo de trabalho num determinado item do SharePoint. Com um formulário de iniciação, os utilizadores podem especificar parâmetros ou informações adicionais sobre o fluxo de trabalho, tal como se aplica ao item do SharePoint especificado. Por exemplo, pode utilizar um formulário de iniciação para perguntar quem deve rever um documento e quando a revisão deve ser concluída. SharePoint Designer 2010 gera automaticamente um formulário de iniciação do InfoPath ou ASP.NET de acordo com as especificações de iniciação. Se não forem necessários parâmetros de iniciação, o formulário terá apenas os botões Iniciar e Cancelar
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Um formulário de tarefa personalizado permite que os participantes do fluxo de trabalho interajam com tarefas na lista Tarefas especificada para o fluxo de trabalho. Com o Assistente de Tarefas Personalizadas, pode criar facilmente campos de formulário personalizados e adicioná-los a um formulário de tarefa personalizado. Quando terminar de estruturar o fluxo de trabalho, SharePoint Designer 2010 gera automaticamente os formulários do InfoPath ou ASP.NET para as suas tarefas personalizadas. Em seguida, quando o fluxo de trabalho é executado e as tarefas são criadas, o utilizador navega para a lista Tarefas especificada para o fluxo de trabalho, marca a tarefa como concluída e introduz quaisquer informações opcionais ou necessárias específicas do fluxo de trabalho. Em seguida, o fluxo de trabalho pode responder a essas alterações conforme especificado no fluxo de trabalho ou procurar e avaliar essas informações em passos posteriores do fluxo de trabalho.
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Um fluxo de trabalho reutilizável, por predefinição, fornece apenas os campos comuns a todos os itens, como Criado e Modificado por. Isto deve-se ao facto de um fluxo de trabalho reutilizável não estar, por predefinição, associado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Um formulário de associação permite-lhe associar campos a um fluxo de trabalho reutilizável para que os campos fiquem disponíveis quando criar e executar o fluxo de trabalho.
Depois de SharePoint Designer 2010 gerar automaticamente os formulários, pode personalizá-los ao aceder à página de definições do fluxo de trabalho, na secção Forms, clicar no formulário que pretende personalizar. Os formulários de fluxo de trabalho são páginas do InfoPath ou ASP.NET. São armazenados no site do SharePoint com os ficheiros de origem do fluxo de trabalho.
Funcionalidade melhorada com formulários InfoPath 2010 no SharePoint Server 2010
Se o servidor estiver a executar SharePoint Server 2010 (não apenas SharePoint Foundation 2010 ), os formulários de fluxo de trabalho (a associação, a iniciação e a tarefa) estão agora InfoPath 2010 formulários. É fácil alterar o aspeto e o esquema dos formulários do InfoPath e pode adicionar regras de validação a um formulário do InfoPath. Para editar um formulário de fluxo de trabalho no InfoPath 2010, basta clicar no formulário e o InfoPath abre o formulário diretamente a partir do SharePoint Designer 2010.Os formulários do InfoPath estão disponíveis para listas, bibliotecas e fluxos de trabalho.
Onde são armazenados os fluxos de trabalho?
Os fluxos de trabalho são armazenados numa biblioteca de documentos ao nível do site denominada Fluxos de Trabalho. Esta biblioteca de documentos é criada automaticamente por SharePoint Designer 2010. Por predefinição, a biblioteca de documentos Fluxos de Trabalho está oculta do browser e não tem Vistas de Lista, como AllItems.aspx ou EditForm.aspx. Para ver os conteúdos da biblioteca de fluxos de trabalho, no SharePoint Designer 2010, no Painel de Navegação , clique em Todos os Ficheiros e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho no painel principal.
Notas:
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Poderá não conseguir ver fluxos de trabalho com Todos os Ficheiros, depende da forma como o servidor está configurado.
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A principal forma de aceder e estruturar fluxos de trabalho no SharePoint Designer 2010 é clicar em Fluxos de Trabalho no Painel de Navegação .
A biblioteca de documentos de fluxos de trabalho contém uma pasta para cada fluxo de trabalho criado com SharePoint Designer 2010. A pasta contém os ficheiros de origem necessários para o fluxo de trabalho, tais como:
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O ficheiro de markup de fluxo de trabalho (.xoml).
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O ficheiro de configuração do fluxo de trabalho.
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InfoPath xsn ou ASP.NET formulários aspx necessários para os fluxos de trabalho, como formulários de iniciação (para fluxos de trabalho iniciados manualmente) ou formulários de tarefas personalizados.
Para editar um fluxo de trabalho existente no SharePoint Designer 2010, no Painel de Navegação , clique em Fluxos de Trabalho. No painel principal, clique com o botão direito do rato no fluxo de trabalho pretendido e clique em Editar Fluxo de Trabalho.
Para copiar e modificar um fluxo de trabalho reutilizável no SharePoint Designer 2010, no Painel de Navegação , clique em Fluxos de Trabalho. No painel principal, clique com o botão direito do rato no fluxo de trabalho reutilizável pretendido e clique em Copiar e Modificar.
Ambos os procedimentos anteriores abrem o fluxo de trabalho no editor de fluxo de trabalho. Pode clicar no friso ou na navegação de trilho para editar o fluxo de trabalho, gerir as definições e definir o processo de tarefa para o fluxo de trabalho.
O editor de fluxo de trabalho fornece uma ação denominada Log to History List( Registar na Lista do Histórico). É uma melhor prática utilizar esta ação nos fluxos de trabalho para manter um registo do histórico de fluxos de trabalho. O histórico de fluxos de trabalho é inestimável para investigar erros ou para fins de controlo e rejeição.
Quando cria um fluxo de trabalho que utiliza a ação Registo na Lista do Histórico, SharePoint Designer 2010 cria automaticamente uma lista denominada Histórico de Fluxos de Trabalho. Por predefinição, a lista é criada em http://<sitename>/Listas/Workflow%20History. Pode especificar a criação de uma lista de histórico diferente quando cria uma lista ou fluxos de trabalho de site e quando associa um fluxo de trabalho de lista reutilizável. Esta lista tem colunas para informações como ID de utilizador, data, evento e descrição do erro. Tal como a biblioteca de documentos Fluxos de Trabalho, por predefinição, a lista Histórico está oculta do browser, mas pode ser vista no SharePoint Designer 2010, no Painel de Navegação , ao clicar em Todos os Ficheiros.
O editor de fluxo de trabalho fornece seis ações que interagem com a lista Tarefas, incluindo Atribuir um Item de To-Do, Recolher Dados de um Utilizador e Atribuir um formulário a um Grupo. Os fluxos de trabalho utilizam a lista Tarefas por predefinição, mas podem ser configurados para utilizar uma lista de Tarefas personalizada. Pode utilizar uma lista de Tarefas personalizada para separar tarefas de fluxos de trabalho de outros tipos de tarefas ou para problemas relacionados com permissões. Pode utilizar uma lista de Tarefas personalizada para todos os fluxos de trabalho no site ou uma lista de Tarefas personalizada para cada fluxo de trabalho. Depende dos requisitos técnicos e organizacionais para os fluxos de trabalho.
Quando cria um fluxo de trabalho que utiliza qualquer uma das três ações anteriores, SharePoint Designer 2010 cria automaticamente o formulário, o tipo de conteúdo da tarefa e a lista Tarefas, se necessário. Por predefinição, a lista Tarefas pode ser visualizada no browser, ao contrário da biblioteca de documentos fluxos de trabalho e da lista Histórico de Fluxos de Trabalho.
Onde posso verificar o estado de um fluxo de trabalho?
Pode ver facilmente o progresso dos fluxos de trabalho num item selecionado através do browser. A vista Todos os Itens de uma lista ou biblioteca de documentos apresenta, por predefinição, o estado atual dos fluxos de trabalho em execução num item. No exemplo seguinte, o fluxo de trabalho Pedido de Alteração de Estrutura está em Curso para o DCR do Widget 1.
Notas:
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Existirão múltiplas colunas se vários fluxos de trabalho estiverem associados à lista ou biblioteca.
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As colunas podem ser removidas da vista Todos os Itens sem afetar a funcionalidade do fluxo de trabalho.
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A coluna de estado não será adicionada à vista se já existirem seis ou mais colunas de pesquisa\estado na vista.
Clicar no estado do fluxo de trabalho de um item, como Em Curso ou Concluído, irá levá-lo para a página Estado do Fluxo de Trabalho do fluxo de trabalho do item específico. Para ver o estado dos fluxos de trabalho do site, clique no menu Ações do Site , clique em Ver Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho do Site. A página de estado do fluxo de trabalho fornece-lhe informações sobre:
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Quem iniciou os fluxos de trabalho e quando para o item
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Tarefas associadas ao fluxo de trabalho do item
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Histórico do fluxo de trabalho do item, como quando os fluxos de trabalho foram iniciados e quando foi concluído
Visualização do Fluxo de Trabalho
Também verá uma visualização de fluxo de trabalho para o estado do fluxo de trabalho se:
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A opção Mostrar visualização do fluxo de trabalho na página de estado foi selecionada no SharePoint Designer 2010 quando o fluxo de trabalho foi publicado
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Computador a partir do qual os fluxos de trabalho foram publicados tinha o Visio Premium 2010 instalado
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O fluxo de trabalho está em execução no SharePoint Server 2010
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O Visio Graphics Services está em execução no servidor
Nota: O Visio não precisa de ser instalado no computador local para ver a visualização do fluxo de trabalho.
Com a visualização do fluxo de trabalho, é automaticamente criado e apresentado um diagrama do Visio do fluxo de trabalho numa Peça Web do Visio na página Estado do Fluxo de Trabalho. A visualização do fluxo de trabalho mostra uma vista "dinâmica" de onde se encontra um fluxo de trabalho específico.
Para ver a página Fluxos de Trabalho de um item, também pode clicar no item na lista e, em seguida, clicar em Fluxos de Trabalho no menu.
Nota: O comando Fluxos de Trabalho só está disponível quando o item está numa lista ou biblioteca que tenha, pelo menos, um fluxo de trabalho anexado ao mesmo.
Quando um utilizador inicia um fluxo de trabalho num item SharePoint Foundation 2010 ou SharePoint Server 2010 adiciona uma nova coluna a essa lista ou biblioteca em que o item se encontra. Por predefinição, o nome da coluna corresponde ao nome do fluxo de trabalho. Esta coluna só de leitura apresenta o estado atual do item nesse fluxo de trabalho. Esta coluna de estado é adicionada automaticamente para cada fluxo de trabalho da primeira vez que é executada.
Em cada coluna, o estado do fluxo de trabalho é uma ligação. Quando clica em Em Curso, por exemplo, vê a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância do fluxo de trabalho.
Passos seguintes sugeridos
Os fluxos de trabalho são uma forma avançada de adicionar lógica de aplicação aos seus sites e aplicações do SharePoint. Agora que compreende as noções básicas do fluxo de trabalho, poderá querer começar por criar um fluxo de trabalho. Encontre mais informações sobre como estruturar e personalizar fluxos de trabalho na secção Consulte Também .
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