Introdução a funções de utilizador

Neste artigo

• Descrição geral das funções de utilizador

• Cenários para utilizar as funções de utilizador

• Criar e atribuir funções de utilizador

Descrição geral das funções de utilizador

Uma função de utilizador é uma categoria predefinida que pode ser atribuída a utilizadores com base nos seu cargo ou por outros critérios algumas. Funções são normalmente utilizadas para apresentar versões personalizadas ou vistas, de um modelo de formulário para diferentes tipos de utilizadores. Pode simplificar os processos de negócio e otimizar dados reunir adicionando funções de utilizador ao seu modelo de formulário para controlar o que os utilizadores podem ver quando abrem um formulário que é baseado no seu modelo de formulário. Por exemplo, imagine que está a estruturar o modelo de formulário para uma aplicação de licença cujos formulários serão utilizados pelos seguintes tipos de utilizadores:

• Contratantes eléctricos que precisam de candidatarem para uma licença

• Agentes de receção que verifique se as aplicações dos contratantes contêm as informações necessárias

• Permitam que os administradores de quem rever o submetido aplicações para aprovação

Em vez de estruturar três modelos de formulário para cada tipo de utilizador e gerir os dados de todas nesses formulários, pode estruturar um modelo de formulário cujos formulários recolhem todos os dados e adicionar uma função de utilizador para cada tipo de utilizador. A função de utilizador determina quais os dados que são apresentados através das seguintes vistas personalizadas que são baseadas em cada tipo de utilizador.

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Cenários para utilizar as funções de utilizador

Existem muitos cenários onde as funções de utilizador são dos benefícios aos seus utilizadores. Por exemplo, com as funções de utilizador, pode:

• Mostrar uma vista exclusiva para cada função de utilizador    Pode estruturar um modelo de formulário para que sejam apresentadas diferentes vistas nesse modelo de formulário, dependendo quem está a preencher o formulário. Por exemplo, pode estruturar uma vista para contratantes eléctricos quem estão a aplicar para uma licença, uma vista para agentes de que recebe as aplicações de licença e uma vista para administradores que reveja todas as informações. Cada vista apresenta apenas os dados adequado para cada função de utilizador.

• Mostrar uma secção diferente para cada função de utilizador    Pode estruturar um modelo de formulário que serão apresentados a secções diferentes, dependendo do que é preenche o formulário. Por exemplo, uma secção de uma modelo de formulário que só se aplica aos seus funcionários de elaboração de relatórios de despesas pode ser apresentada quando um empregado abre o formulário. Outra secção aplica-se apenas aos gestores de que o relatório de despesas aprovar pode ser apresentada quando um Gestor de abre o formulário.

• Definir a validação de dados para um campo que se baseia-se a cada função de utilizador    Pode estruturar um modelo de formulário para que a validação de dados diferentes é aplicada a um controlo que está vinculado ao campo específico, consoante a função de utilizador da pessoa que está a preencher o formulário. Por exemplo, pode definir o valor máximo de despesas para um Gestor de um limite e definir o valor máximo na mesma caixa de texto superior para que um administrador. Se um gestor preenche o formulário e excede o montante, é apresentada uma caixa de diálogo. Se um administrador preenche o formulário, a caixa de texto aceitará um valor que caso contrário, seria rejeitado se um Gestor de preencher o formulário.

• Submeter dados de formulário a uma origem de dados externos que se baseia-se a cada função de utilizador    Por exemplo, pode estruturar o seu modelo de formulário para que os contratantes eléctricos que precisam de candidatarem para uma licença podem submeter os respetivos formulários concluídos apenas para um serviço Web e agentes de receção podem submeter os seus formulários apenas para uma base de dados do SQL. Os administradores podem submeter os respetivos dados de formulário para uma base de dados e numa mensagem de e-mail, se a aplicação foi aprovada ou podem submeter os seus dados de formulário para apenas uma base de dados se a aplicação foi rejeitada.

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Criar e atribuir funções de utilizador

Quando cria um novo perfil de utilizador, pode atribuir aos utilizadores para o mesmo das seguintes formas:

• Ao especificar nomes de utilizador de um serviço de diretório do Microsoft Active Directory (por exemplo, "vendas \ andré"). Para especificar um nome de utilizador num serviço de diretório do Active Directory, o modelo de formulário tem de ser criado no e publicado a uma rede do Microsoft Windows que utiliza o Active Directory.

• Especificando grupos a partir de um serviço de diretório do Active Directory. Por exemplo, pode especificar uma lista de distribuição de correio electrónico que contém os nomes de todos os membros da equipa de marketing. Para especificar um grupo de um serviço de diretório do Active Directory, o modelo de formulário tem de ser criado no e publicado a uma rede do Microsoft Windows que utiliza o Active Directory.

• Ao especificar um valor que vem diretamente a partir de um campo no formulário. O campo poderá obter dados a partir do Active Directory ou o utilizador pode introduzir dados num controlo que está vinculado a este campo. Por exemplo, se o modelo de formulário contiver uma caixa de texto de administrador, pode associar uma função de utilizador específico a campo ao qual está vinculada a caixa de texto.

Depois de adicionar uma função de utilizador, pode defini-lo como um dos seguintes procedimentos:

Função de predefinido    Os utilizadores que não são atribuídos a uma função de utilizador existente são automaticamente atribuídos à função de utilizador especificado como a função predefinida. A função predefinida é também utilizada para os utilizadores que fazem parte de um grupo, mas que está a trabalhar offline. Uma função de utilizador é sempre definida como predefinição.

Função de iniciador    Se pretender aplicar uma função de utilizador específico aos utilizadores que abram o formulário pela primeira vez, pode especificar uma função de iniciador. Por exemplo, pode definir uma função de iniciador denominada "Empreiteiro" que se aplica aos utilizadores que preencherem formulários de aplicação do nova licença. Um utilizador que está atribuído a uma função de utilizador diferentes é automaticamente reatribuído à função empreiteiro quando abre um novo formulário de aplicação de permissão. No entanto, da próxima vez que o utilizador abre-se da mesma forma, o Microsoft Office InfoPath utiliza a função da pessoa utilizador atribuído em vez da função de iniciador.

Se tiver atribuído funções aos utilizadores que sejam baseiam qualquer combinação de nomes de utilizador, grupos ou valores de um campo, quando um utilizador abre um formulário que é baseado no seu modelo de formulário, o InfoPath determina a função para atribuir a esse utilizador utilizando a seguinte ordem :

1. O nome do utilizador é um valor de um campo no modelo de formulário.

2. É o nome do utilizador no Active Directory.

3. O utilizador é um membro de um grupo do Active Directory.

   Nota: Se o utilizador é um membro de vários grupos e estiver a atribuir funções de utilizador que são baseadas num grupo, o InfoPath verifica a lista de membros de cada grupo pela ordem que o grupo está listado na caixa de diálogo Gerir funções de utilizador. Por exemplo, se o utilizador é membro do grupo de agente de receção e o grupo de administradores e o grupo de administradores está listado antes do grupo de agente de receção, o utilizador será atribuído à função de utilizador para o grupo de administradores.

4. Se nenhuma das respostas anteriores são true, a função predefinida é utilizada.

Depois de definir as funções de utilizador para o modelo de formulário, pode configurar um regra automaticamente alterna entre vistas com base em função do utilizador. Por exemplo, pode criar uma função de utilizador do gestor e, em seguida, crie uma regra para mudar para a vista de Gestor automaticamente quando um utilizador que está atribuído a função de Gestor de abre o formulário. Em alternativa, pode criar primeiro a regra e, em seguida, defina as funções de utilizador como parte do processo de criação da regra.

Também pode variar comportamento de um controlo com base numa função de utilizador. Por exemplo, pode ativar a um controlo apenas para uma função de utilizador específico, enquanto outras funções de utilizador podem ver os dados no controlo, mas não a pode modificar. A capacidade de restringir a quem pode introduzir dados para um controlo baseado em funções de utilizador é uma forma para se certificar de que os dados introduzidos num controlo provém de uma fonte legítima. Por exemplo, pode ter uma caixa de verificação de aprovação de um modelo de formulário de aplicação permitir apenas os membros da função de utilizador administrador podem selecionar, indicando que tenha sido aprovada a licença. Os utilizadores atribuídos a quaisquer outras funções de utilizador, tal como contratantes quem submeter as aplicações, só irão ver a caixa de verificação, mas não poderá selecionar ou desmarcá-lo.

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