Enquanto o gestor de projetos, comunica com vários participantes do projeto, desde os membros da equipa que desempenham tarefas de projeto para os executivos da organização e os clientes do projeto. Uma vez que a comunicação é tão crucial para o sucesso do seu projeto e porque comunica diferentes tipos de informações a diferentes tipos de stakeholders, precisa de um plano de comunicação sólido do projeto. Pode utilizar Project Web App através da sua subscrição do Project Online para implementar vários aspectos do seu plano de comunicação e para trocar os tipos de informações certos com as pessoas certas.
Neste artigo
Por que motivo é que a comunicação do projeto é importante?
Com tantas pessoas envolvidas num único projeto, grandes ou pequenos, a comunicação tem uma enorme função no sucesso ou na falha do projeto. Quando não há comunicação, o seu projeto pode ter problemas de forma indesejada, como suposições, duplicação do esforço ou dos intervalos inversos dos esforços. Além disso, os stakeholders podem sentir que estão em silos isolados, não detetados e não suportados, o que pode levar a uma moral deficiente e ao declínio da produtividade.
Por outro lado, quando a comunicação é boa, o seu projeto pode ter eficiências em processos, identificar e prevenir problemas e riscos, resolver problemas, resolver problemas e tomar decisões com base em fatos de som. Promover uma boa comunicação num projeto melhora a probabilidade de o seu projeto permanecer dentro do prazo e do seu orçamento.
O que é uma boa comunicação, mesmo assim? Está a trocar as informações certas com as pessoas certas. Garantir que os stakeholders em todos os níveis estão a ser ouvidos. Ter canais em vigor para as conversações formais e informais que movem o projeto para reencaminhar a sua meta.
Práticas recomendadas para a comunicação num projeto
O momento certo para pensar sobre a comunicação do Project é quando está na fase de planeamento do seu projeto. Na verdade, a adição de desenvolvimento de processos de comunicação entre as primeiras tarefas do seu projeto pode sinalizar à equipa que está a comunicar de forma eficaz é a tarefa de cada membro da equipa e é a chave para o sucesso do projeto.
As seguintes secções reparam quatro questões sobre como a comunicação será processada ao longo do tempo do projeto e como compilar as suas respostas num plano de comunicação que funcione para todos.
Com quem precisa de comunicar?
Tem de comunicar com todas as pessoas que têm interesse ou que têm um jogo no sucesso do projeto, ou seja, os participantes do projeto. Pense em quem são esses stakeholders. É provável que estejam em vários níveis na organização e alguns possam ser externos à sua organização. Eis alguns dos possíveis participantes do projeto:
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Membros da equipa do projeto. Estas pessoas estão a efetuar o trabalho real do projeto.
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Gestorde portfólios de projetos. Se o seu for uma organização maior que executa muitos projetos ao mesmo tempo, poderá ter de comunicar com um gestor de portfólios.
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Gestor de recursos. Tal como com um gestor de portfólios, se a sua organização for baseada em projetos em grande parte, poderá ter de trabalhar em conjunto com um gestor de recursos para garantir que as pessoas com os conjuntos de habilidades adequados para os vários projetos estão disponíveis.
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Gestão executiva. A gestão geral precisa normalmente de saber como o projeto está a ficar, especialmente em termos de agenda e custo.
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Patrocinador ou cliente. Pode haver um patrocinador ou um cliente que seja diferente da gestão e quem está a pagar o projeto.
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Representante do utilizador final. Esta pessoa representa as pessoas que o projeto pode beneficiar ou, de qualquer outra forma, afeta quando é concluída.
Que tipos de informações são necessárias?
Uma vez que a primeira regra de comunicação consiste em conhecer o seu público-alvo, obterá o maior retorno sobre o seu investimento de comunicações quando adaptar a sua comunicação com o que cada conjunto de stakeholders precisa de saber.
Por exemplo, os membros da equipa do projeto têm de saber quais as tarefas que lhe foram atribuídas e quem, por sua vez, está a trabalhar. Os mesmos provavelmente também têm de ver a agenda de projeto completa para manter um bom senso de âmbito e orientação destaques.
Ao contrário dos membros de equipa que necessitam dos detalhes essenciais, executivos ou patrocinadores do projeto, necessitam de um resumo muito alto de nível de como o projeto está a ser efetuado. O adquirente está mais preocupada com o desempenho da agenda do projeto e do orçamento e quer saber se o projeto está dentro do prazo para cumprir os seus objetivos.
Veja a sua lista de stakeholders e pense sobre o projeto a partir dos seus pontos de vista. Isto irá ajudá-lo a determinar que informações devem ser trocadas e qual o formulário que as comunicações devem tomar. Além disso, fale com os seus stakeholders e descubra o que e como preferem comunicar.
Com que frequência é necessário que os diferentes tipos de comunicação aconteçam?
Experimente o equilíbrio certo: demasiado pouca comunicação e os riscos do projeto, mais incidentes do que deveriam; muita comunicação e stakeholders perturbados sentem-se de que os esforços estão ocupados, o que afeta a hora de implementar ou supervisionar o projeto.
Os relatórios de estado e folhas de tempo semanais são algo de um padrão para as atualizações da equipa do projeto à agenda, apesar de, muitas vezes, as reuniões diárias de 20 minutos para as reuniões Da mesma forma, os patrocinadores e clientes também podem querer um resumo semanal da agenda do projeto e do desempenho dos custos. Se estiver a dar entrada de um gestor de portfólio ou de um representante de utilizador final, talvez a comunicação possa ser mensal ou, inclusive trimestralmente.
Cada projeto e as suas necessidades de comunicação são diferentes. Considere com atenção a frequência de comunicação com os diferentes stakeholders no seu projeto. Mais uma vez, fale com os seus colegas sobre o que precisam e queira fazer ajustes para se ajustarem ao projeto e às suas pessoas.
Que tecnologia será utilizada para trocar informações?
Compreender os recursos tecnológicos da organização disponíveis para si e para os seus stakeholders. As reuniões cara a cara periódicas e a troca de informações por e-mail são normalmente a norma. Mas a reunião com uma ferramenta como Skype para Empresas pode ser essencial para stakeholders dispersos geograficamente e pode incluir áudio, vídeo, partilha de ecrãs e um whiteboard virtual. As mensagens instantâneas (MI) podem ser mais imediatas e pontuais do que o e-mail e podem ajudar os stakeholders a obterem mais rapidamente as informações necessárias. Com uma ferramenta como o Yammer, a sua equipa pode ligar-se umas às outras numa rede social privada. Pode partilhar informações, conversar sobre processos, resolver problemas e tomar decisões.
Tudo aquilo que decidir, experimente utilizar as ferramentas de tecnologia de que todos se sintam à vontade. No entanto, não se preocupe em experimentar uma nova tecnologia se se adequar às necessidades do projeto e da equipa ou de regressar a um método de comunicação "antigo", se for melhor. O ponto é facilitar a colaboração melhorada na sua equipa de projeto.
Criar um plano de comunicação do projeto
Depois de identificar os seus stakeholders e determinar que tipos de troca de informações são necessários e com que frequência, está pronto para criar o plano de comunicação do projeto. Não precisa de ser elaborado. Só pode ser um resumo de uma página ou uma tabela simples que retenha o que aprendeu e define o estágio para uma boa comunicação durante o ciclo de vida do projeto.
Publique o plano de comunicação com o seu projeto para que todos os Stakeholder tenham acesso ao mesmo em qualquer altura. Reveja-a periodicamente. As condições de alteração no projeto podem garantir uma alteração nas suas estratégias de comunicação normais. Mover entre fases do projeto, por exemplo, de planejar para execução ou da execução para fechar, poderá também efectuar chamadas para diferentes necessidades de comunicação.
Publicar o plano de comunicação no Project online
Tem várias opções para facilitar as boas comunicações ao trabalhar com Project Web App em Project Online. Para começar, pode adicionar o plano de comunicação, bem como quaisquer outros documentos associados ao projeto, à biblioteca de documentos do projeto.
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Na iniciação rápida, selecione projetos.
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No centro de projetos, selecione o nome do projeto ao qual pretende adicionar o plano de comunicação.
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Na iniciação rápida, selecione documentos. É aberta a página documentos do projeto.
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Na barra de menus, selecione carregar.
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Navegue pelo seu sistema de ficheiros para localizar e selecionar o plano de comunicação e, em seguida, selecione abrir. O seu ficheiro é adicionado à biblioteca de documentos do projeto.
Mostrar aos membros da equipa como aceder à agenda do projeto
Os membros da sua equipa utilizam principalmente Project Online para submeter as folhas de dados ou introduzir o progresso em relação a tarefas. No entanto, também podem aceder à agenda completa, essencial para ver o panorama geral do projeto, bem como compreender quem está a esperar que as suas tarefas sejam concluídas.
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Na iniciação rápida, selecione projetos.
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No centro de projetos, selecione o nome do projeto. O projeto é aberto e mostra todas as tarefas que estão atribuídas às tarefas, quando estão agendadas para iniciar e concluir, as tarefas dependem umas das outras e muito mais.
Identificar e configurar os relatórios certos
Um aspecto importante da comunicação do projeto é A denúncia de relatórios. Identifique, configure e execute periodicamente relatórios necessários para os membros da equipa, o gestor de portfólios, o gestor de recursos, a gestão superior, clientes e outros stakeholders.
O Project Web App inclui um conjunto de relatórios de exemplo para ajudá-lo a começar a trabalhar com algumas noções básicas de relatórios. Estes relatórios de exemplo são:
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Dashboard de descrição geral do projeto
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Descrição Geral do Projeto
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Descrição Geral de Recursos
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Para ver os relatórios de exemplo, na iniciação rápida, selecione relatórios.
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Na página relatórios do PWA que é apresentada, selecione o seu idioma. Os três relatórios de exemplo são apresentados.
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Para abrir o relatório no Excel para a Web, clique no nome de um relatório.
Consulte Também
O que podem fazer os membros de equipa no Project Online?
Relatórios de exemplo no Project online
Que ferramentas de criação de relatórios posso utilizar com os dados do projeto?
