Melhores práticas para organizações ao utilizar o Calendário do Outlook

Trabalhar num cenário de gestor/delegado

Se a sua organização o permitir, configure o Outlook para que se ligue à sua caixa de correio do Exchange através do Modo Exchange em Cache. Esta opção oferece o melhor desempenho.

As versões mais recentes do Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook para iOS, Outlook para Android e Microsoft Outlook para Mac incluem muitas melhorias na funcionalidade delegada. Para mais informações acerca dessas versões, consulte o artigo:

Funcionalidade delegada do Outlook em versões mistas do Microsoft Outlook e do Entourage

Para novos cenários de partilha de modelos (REST), recomenda-nos os níveis de permissões simplificados (pode editar, pode ver títulos e localizações, etc.) em vez de personalizar permissões para delegados. Os níveis de permissão personalizados não são suportados na partilha de novos modelos e podem originar resultados inesperados.

Limitar o número de delegados

O Outlook não limita o número de delegados que pode adicionar. Contudo, recomendamos que atribua apenas a permissão de Editor a um (1) delegado. Assim, pode controlar quando e como uma reunião foi processada. Tendo em conta o facto que um delegado pode usar vários dispositivos para aceder aos seus dados, ter muitos delegados com permissão de Editor dificulta bastante o processo de determinar o porquê de existirem reuniões em falta ou desatualizadas.

Mesmo que conceda apenas permissões Revisor a um delegado, evite adicionar um grande número de delegados com permissões de Revisor ou Contribuidor. Isto deve-se ao facto de a adição de um grande número de delegados poder esgotar outros recursos. Por exemplo, o limite de tamanho dos dados da regra pode ser atingido. Quando adiciona um delegado, ocorrem várias alterações:

O Outlook aplica permissões a pastas relevantes.
O atributo PublicDelegates do Active Directory é atualizado para adicionar permissões "Enviar Em Nome De" ao delegado.
O Outlook adiciona o delegado a uma regra de reencaminhamento na caixa de correio do gestor. Este processo reencaminha pedidos de reunião para o delegado.
O Outlook guarda informações de delegação adicionais na caixa de correio do gestor.

Cada uma destas áreas de componentes poderá ter limites diferentes. A aproximação destes limites poderá afetar o desempenho e a estabilidade.

Notas:

Durante o desenvolvimento e teste do produto, a Microsoft usou um máximo de quatro (4) delegados. Para além disso, os delegados usaram apenas o Outlook. Não foram incluídos dispositivos no teste.
Se o delegado com permissão de Editor tiver de ser substituído temporária ou indefinidamente, altere a permissão de Editor para Revisor ou para nenhuma. Em seguida, atribua a permissão de Editor ao novo delegado ou delegado de reserva.

Trabalhar com reuniões periódicas

Definir datas de fim e limitar o número de ocorrências

O Outlook facilita o agendamento de uma reunião com múltiplas ocorrências regulares. Recomendamos que defina sempre uma data de fim e limite a série periódica a um número específico de ocorrências. O mais provável é que as reuniões periódicas exijam modificações em algum momento. Por exemplo, os participantes serão adicionados ou removidos de uma única ocorrência ou a localização ou hora da reunião será alterada devido a datas de férias ou circunstâncias imprevistas. O Outlook guarda cada uma destas alterações exclusivas como uma exceção de reunião. As reuniões com um grande número de exceções resultam numa série de reuniões que é difícil de gerir. Além disso, pode introduzir um comportamento inesperado. Pode sempre criar uma nova série de reuniões quando a atual terminar. Ao pensar no número de ocorrências, considere a frequência. No período de um ano, uma reunião duas vezes por semana terá cerca de 90 ocorrências a mais do que uma reunião mensal durante esse mesmo período.

Terminar uma reunião periódica antes da data de fim original

Apesar de poder cancelar uma reunião periódica, uma melhor opção é alterar a data de fim da série. Isto permite ao utilizador e aos participantes manter um registo das reuniões que já ocorreram. Se cancelar a reunião periódica, esse histórico será perdido. A melhor opção é definir uma nova data de fim e, em seguida, enviar a atualização a todos os participantes. Esta ação termina a série de reuniões antecipadamente e mantém um registo das reuniões anteriores.

Notas:

Se terminar a série de reuniões mais cedo, as exceções associadas à reunião periódica serão perdidas. Para saber mais sobre as exceções, veja "Definir datas de fim e limitar o número de ocorrências" acima.
Esta melhor prática também se aplica quando precisa de alterar o Assunto de uma série de reuniões existente. Termine a série de reuniões mais cedo e crie uma nova reunião periódica com um Assunto diferente.

Para mais informações sobre como cancelar todas as reuniões futuras de uma série, consulte Cancelar todas as reuniões futuras de uma série

Mudar de organizador

O Outlook não disponibiliza uma maneira de mudar de organizador de uma reunião. Para alterar o organizador de uma reunião periódica, termine essa reunião. Para o fazer, defina uma data de fim antecipada e envie a atualização a todos os participantes. Após concluir este passo, o novo organizador deverá criar uma nova reunião periódica.

Para obter mais informações sobre como definir uma data de fim anterior, consulte Cancelar uma reunião.

Evitar utilizar uma reunião periódica para partilhar anexos

Os anexos tornam ainda mais complexas as exceções de reuniões periódicas. Cada exceção contém a sua própria cópia dos anexos. À medida que as exceções são adicionadas às reuniões periódicas, são criadas novas cópias dos anexos. Se efetuar alterações a um conjunto de anexos, estas alterações não são propagadas às outras exceções. Se precisar que todos os participantes tenham a cópia mais recente das alterações para uma determinada reunião, recomenda-se, sempre que possível, guardar anexos no SharePoint ou no OneDrive e partilhar com uma ligação.

Nota: As ações de adicionar e remover anexos a reuniões autónomas e não periódicas são totalmente suportadas.

Processar todos os pedidos e cancelamentos de reuniões

Apesar de poder eliminar um pedido de reunião diretamente da sua pasta A receber, deve processar o pedido de reunião de forma adequada ao aceitá-lo ou recusá-lo. Utilize sempre o comando Remover do Calendário para processar cancelamentos de reuniões da sua Caixa de Entrada. Evite processar reuniões diretamente a partir do módulo de Calendário.

Evitar copiar reuniões

Por predefinição, o Outlook remove todas as ligações entre uma reunião copiada e a reunião original. Isto ajuda a evitar inconsistências. As versões mais recentes do Outlook adicionam a cadeia de texto "Copy:" ao assunto. Isto facilita a identificação de cópias de reuniões.

A partir da Versão 2311 do Outlook, a cópia de reuniões já não é suportada. Esta é uma alteração intencional para impedir a cópia de reuniões. As ações relacionadas com reuniões copiadas produzem resultados inesperados, pelo que recomendamos que evite copiar reuniões. Esta tem sido uma prática recomendada documentada de longa data. Para limitar os resultados inesperados, a Equipa do Outlook implementou o bloqueio da cópia de reuniões.

Para obter mais informações sobre a atualização recente para bloquear a cópia de reuniões, consulte:

O Outlook bloqueia a cópia de reuniões com "A cópia de reuniões não é suportada".

Reencaminhar pedidos de reunião

Se estiver a utilizar o Outlook 2010 ou mais recente e for um participante da reunião, pode reencaminhar uma reunião para outra pessoa que esteja a utilizar o Outlook 2010 ou mais recente com a funcionalidade Notificação de Reencaminhamento de Reuniões. Quando utiliza o Outlook 2010 ou mais recente para reencaminhar uma reunião para alguém que não foi originalmente convidado para a reunião, o Outlook envia uma notificação de reencaminhamento de reunião para o organizador da reunião. Quando o organizador recebe a notificação da reunião, o novo participante é adicionado à reunião do organizador. Se os participantes existentes precisarem de saber que foi adicionado um participante adicional à reunião, o organizador tem de abrir a reunião e enviar uma atualização de reunião para todos os participantes.

Nota: Se pretender informar alguém relativamente a uma reunião, mas não pretender convidar essa pessoa, basta arrastar o pedido de reunião do seu calendário para o ícone Correio no lado esquerdo inferior do Outlook. Esta ação abre um e-mail com informações sobre a reunião que pode enviar. Tenha em atenção que este e-mail não adiciona os destinatários à reunião e contém apenas informações da reunião, como data, hora, assunto e agenda.

Para utilizadores do Microsoft Exchange

O Microsoft Exchange Server 2007 também incluiu a funcionalidade Notificação de Reencaminhamento da Reunião como parte da funcionalidade Assistente de Calendário. Se utilizar o Outlook para ligar a uma caixa de correio numa organização Exchange Server, o comportamento de notificação de reencaminhamento de reuniões poderá estar sujeito às definições do Exchange, se configurado pelo Administrador do Exchange. Por exemplo, o Administrador do Exchange pode impedir o envio de uma notificação de reencaminhamento da reunião a domínios remotos.

Recomendamos que um participante não reencaminhe uma reunião se não estiverem na mesma organização com Exchange que o organizador, exceto se forem cumpridas todas as condições seguintes:

O participante está a utilizar o Microsoft Outlook 2010 ou mais recente.
O Administrador do Exchange do participante permite o envio de notificações de reencaminhamento da reunião a domínios remotos.
O organizador está a utilizar um cliente do Microsoft Outlook.

No caso de um participante que utiliza um sistema de correio não Exchange, geralmente recomendamos que não reencaminhe uma reunião, a menos que todas as seguintes condições sejam verdadeiras:

O participante está a utilizar o Microsoft Outlook 2010 ou mais recente.
O organizador está a utilizar um cliente do Microsoft Outlook.

Se por alguma razão o organizador não receber a notificação de reencaminhamento da reunião, os participantes da reunião não são adicionados à reunião do organizador. Caso o organizador, posteriormente, altere a reunião e envie uma atualização, esta atualização só é enviada aos convidados originais. Os participantes que receberam anteriormente a cópia reencaminhada da reunião não receberão a atualização.

Se as limitações acima o impedirem de reencaminhar convites de reunião com êxito e consistentemente, é melhor pedir simplesmente ao organizador da reunião para adicionar os participantes pretendidos. É importante pedir ao organizador da reunião que adicione os participantes se não tiver a certeza se o seu ambiente e o dos participantes pretendidos cumprem as condições descritas acima.

Nota: Os Delegados do Outlook não recebem Notificações de Reencaminhamento de Reuniões.

Recomendações adicionais para utilizadores do Microsoft Exchange

Manter dispositivos que se ligam ao calendário

Certifique-se de que os dispositivos que se ligam ao Calendário têm todas as atualizações mais recentes instaladas. Alguns dispositivos usam o Exchange ActiveSync para sincronizar o Calendário e outras pastas. Estes dispositivos incluem o Outlook para iOS, Outlook para Android, Apple iOS e dispositivos Android. Os dispositivos Blackberry da Research in Motion (RIM) e outros também podem sincronizar-se com o Calendário.

Para obter mais informações sobre alguns dos problemas conhecidos, consulte: Problemas atuais com o Microsoft Exchange ActiveSync e dispositivos de terceiros.

Nota: Em alguns casos, vários clientes e dispositivos do Outlook poderão modificar itens ao mesmo tempo, o que pode levar a conflitos. Para minimizar a probabilidade, não processe o mesmo item em dois ou mais clientes ou dispositivos num período de tempo relativamente curto.

Manter suplementos que se integram com o Outlook

A maioria, se não todos, os suplementos do Outlook acedem aos dados do Outlook. Um suplemento pode alterar um item do Outlook que está a editar ao mesmo tempo, seja no Outlook ou noutro dispositivo. Isto pode introduzir conflitos. Para minimizar a probabilidade, certifique-se de que instala as atualizações mais recentes para quaisquer suplementos ou programas que se integrem no Outlook. Desinstale ou desative qualquer um destes programas e suplementos que não utilize ou que não precise de integrar no Outlook.