Ordenar registos com base em valores parciais num campo

Pode haver momentos em que pretende classificar registos no Access com base apenas na parte mensal dos valores da data e ignorar o dia e o ano. Ou, talvez queira classificar registos baseados apenas nos primeiros caracteres de um campo de texto. Este tópico mostra-lhe como realizar estas pesquisas criando expressões simples.

O que pretende fazer?

Ordenar os valores parciais da data

Quando se classificam os registos utilizando um dos comandos Do Tipo, o valor total da data - dia, mês e ano - é usado para determinar a posição de cada registo. Mas suponha que queira ordenar aniversários com base apenas nos meses em que ocorrem, e ignorar a parte do dia e do ano dos valores.

Ordenar apenas uma parte dos valores da data requer escrever uma expressão. Pode ordenar os dados numa tabela ou os resultados de uma consulta — mas primeiro tem de estar na vista da Folha de Dados. Escreva a sua expressão na região de consulta do separador Filtro. A expressão que cria extrai apenas os dados que pretende e, em seguida, usa-os como base para a triagem.

Mostrar o separador Filtro

  1. Mude a sua tabela ou consulta para a vista da folha de dados.

    Se estiver a trabalhar com uma consulta, faça a consulta para visualizar os resultados na vista da folha de dados.

  2. No separador 'Casa', no grupo 'Filtro &', clique em Advanced e, em seguida, clique em Advanced Filter/Sort no menu de atalho.

    O acesso apresenta um novo separador de objetos com Filtro no nome.

Criar a expressão

  1. No separador 'Casa', no grupo 'Filtro &', clique em Advanced e, em seguida, clique em Advanced Filter/Sort no menu de atalho.

  2. Digite uma expressão na linha de campo na primeira coluna. Por exemplo, para classificar por mês, independentemente do ano, digite a expressão Expr1: DatePart("m",[BirthDate]) na linha de campo na primeira coluna.

  3. Para classificar os registos por dias dentro de cada mês, escreva Expr2: DatePart ("d",[BirthDate]) na linha de campo na segunda coluna.

    A função DatePart na primeira coluna classifica os registos por mês e a função DatePart na segunda coluna classifica os registos por dias dentro de cada mês.

  4. Na linha Ordenar,selecione Ascendente ou Descendente para cada uma das expressões.

    Um tipo ascendente na primeira coluna exibe janeiro na parte superior e dezembro na parte inferior. Uma espécie ascendente na segunda coluna mostra 1 na parte superior e 31 na parte inferior. Uma ordem de descida faz o oposto.

  5. No separador 'Casa', no grupo 'Filtro'&, clique em 'Filtro de Alternar'.

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Ordenar os valores parciais de texto

A triagem dos valores parciais de texto é muito semelhante à triagem dos valores parciais da data. É necessário escrever uma expressão na janela Advanced Filter/Sort para extrair os caracteres que formam a base para a triagem.

Assuma que o campo da cidade contém valores como North Seattle,South Seattle,North Tacoma,ou Tacoma Sul. Suponha que queira ignorar a primeira palavra e ordenar os registos da segunda palavra sozinho.

  1. No separador 'Casa', no grupo 'Filtro &', clique em Advanced e, em seguida, clique em Advanced Filter/Sort no menu de atalho.

  2. Digite uma expressão na linha de campo na primeira coluna. Por exemplo, escreva =Médio([Cidade], 7) para ignorar os primeiros seis caracteres no campo City.

    A função Média devolve um sub-esforço contido numa corda ou campo especificado. Neste caso, para cada registo, a função devolve o valor a partir do sétimo caractere (isto é, depois do espaço) no campo City.

  3. Na célula Sort,selecione Ascendente ou Descendente.

  4. No separador 'Casa', no grupo 'Filtro'&, clique em 'Filtro de Alternar'.

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