Após desenvolver um plano de ficheiros e estruturar a sua solução de gestão de registos no SharePoint, planeie a forma como os documentos ativos na sua organização – cópia eletrónica e rígida – se tornam registos. Este artigo revê técnicas que pode utilizar para declarar documentos ativos como registos e sugere uma forma de planear como os itens no seu plano de ficheiros se tornarão registos.
Técnicas para converter documentos ativos em registos no SharePoint
Pode utilizar as seguintes técnicas para converter documentos ativos em registos:
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Declarar manualmente um documento como um registo.
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Definir uma política que declara um documento como um registo ou enviar um documento para um site do Centro de Registos numa hora específica.
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Criar um fluxo de trabalho que envia um documento para um site do Centro de Registos.
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Utilizar uma solução personalizada baseada no modelo de objetos do SharePoint.
Criar registos manualmente
Se a gestão de registos no local estiver ativada para uma biblioteca de documentos, os utilizadores podem declarar explicitamente um documento na biblioteca como um registo ao editar os detalhes de conformidade do documento. Quando o administrador da coleção de site ativa a gestão de registos no local, o administrador da coleção de site especifica quem deve poder declarar e anizar registos e se os utilizadores devem poder editar ou eliminar documentos após se tornarem registos.
Se tiver sido criada uma ligação a um site do Centro de Registos, os utilizadores podem enviar manualmente documentos para o site do Centro de Registos através do comando Enviar para. Quando um administrador do farm configura uma ligação ao site do Centro de Registos, este comando fica disponível em todos os documentos ativos. Dependendo da forma como a ligação está configurada, os documentos podem ser copiados para o site do Centro de Registos, movidos para o site do Centro de Registos ou movidos para o site do Centro de Registos com uma ligação para o documento mantida.
Apesar de o envio manual de registos para o site do Centro de Registos não ser uma solução prática de grande escala, pode usá-lo para complementar outros métodos de criação de registos.
Definir uma política
Uma política de retenção especifica ações a tomar em documentos em determinados pontos do tempo. As ações de política ocorrem automaticamente. Os utilizadores não têm de iniciar a ação.
Duas ações de política relacionam-se especificamente com a gestão de registos: a transferência de um documento para outra localização e a declaração de um documento como um registo. Se existir uma ligação a um site do Centro de Registos, pode criar uma política que envie documentos para um site do Centro de Registos. A política também especifica se quer copiar o documento para o site do Centro de Registos, movê-lo ou movê-lo e deixar uma ligação na biblioteca de documentos. Se a gestão de registos no local estiver ativada para o site, pode criar uma política que declare um documento para ser um registo. Também pode utilizar o modelo de objetos do SharePoint para criar uma ação personalizada.
Uma política de retenção pode ter múltiplas fases. Por exemplo, pode criar uma política de retenção que elimina todas as versões anteriores de um documento um ano depois da última alteração do documento e transfere o documento para um site do Centro de Registos cinco anos após a última alteração do documento.
Se a gestão de registos no local estiver ativada para um site, o site pode conter documentos e registos ativos. Neste caso, pode especificar diferentes políticas de retenção para documentos e registos ativos. Por exemplo, pode criar uma política que declare um documento ativo como um registo dois anos após a criação do documento e criar uma segunda política que elimina um registo sete anos depois de ser declarado como um registo.
Criar um fluxo de trabalho
Quando cria um fluxo de trabalho, pode adicionar uma ação para enviar um item para um repositório. Ao utilizar esta ação, pode criar fluxos de trabalho que enviam documentos para um site do Centro de Registos. Também pode incluir outras ações no fluxo de trabalho. Por exemplo, pode criar um fluxo de trabalho que envia uma mensagem de e-mail para um autor do documento a pedir aprovação e, em seguida, envia o documento para um site do Centro de Registos. Pode combinar políticas e fluxos de trabalho ao criar uma política de retenção que executa o novo fluxo de trabalho um ano após a criação de um documento.
Também pode utilizar o modelo de objetos do SharePoint para criar um fluxo de trabalho personalizado que copia os ficheiros para o site do Centro de Registos. Um fluxo de trabalho que envia ficheiros para o site do Centro de Registos pode ser integrado no seu sistema de gestão de documentos como parte de um fluxo de trabalho que guia um documento ao longo do res suas ciclos de vida. Para tipos de documentos que têm um ciclo de vida previsível, como relatórios de despesas, pode implementar um fluxo de trabalho que orienta o documento pelas várias fases e, como passo final, envia uma cópia do documento para o site do Centro de Registos. O fluxo de trabalho pode ser ativado ao criar um novo documento.
Utilizar uma solução personalizada
Pode desenvolver soluções personalizadas que utilizem objetos na área Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy nomes de dados para enviar conteúdos de outras origens de dados para o site do Centro de Registos. Para obter mais informações sobre como implementar soluções personalizadas utilizando o modelo de objeto SharePoint, consulte o SharePointSoftware Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Concluir o seu plano
Após desenvolver o plano de ficheiros e rever os métodos para mover conteúdo para o site do Centro de Registos, conclua o seu plano de ficheiros ao determinar como enviar cada tipo de registo para o site do Centro de Registos. Os pontos a considerar incluem o seguinte:
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A conformidade é impossitária ou facultativa?
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Pode depender do esforço dos utilizadores na sua organização em cumprir os processos de gestão de registos? Em geral, evite processos manuais. No entanto, sempre que for necessário, crie formação e monitorização adequadas para garantir a conformidade com as equipas.
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Os conteúdos serão armazenados em servidores SharePoint de gestão de documentos?
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Está a manter conteúdo físico? A gestão de conteúdos físicos ativos, como uma cópia rígida ou CD-ROM, e o envio para um cofre de registos para retenção (juntamente com o controlo do registo num site do Centro de Registos) requer um planeamento exclusivo não descrito neste tópico. Por exemplo, se não existir uma versão eletrónica de um documento em papel, poderá ter de controlar o item através de uma lista com políticas e fluxos de trabalho associados.
A tabela seguinte mostra como alguns registos num plano de ficheiro de exemplo serão movê-lo para um site do Centro de Registos:
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Documentos |
Descrição |
Multimédia |
Localização da origem |
Torna-se um registo... |
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Plano de benefícios |
Descrição do plano de benefícios do funcionário. |
Páginas Web |
SharePoint biblioteca de documentos |
Utilizar um fluxo de trabalho personalizado associado à política de expiração |
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Plano de seguro |
Descrição do plano de seguro de funcionário. |
Imprimir |
Documento físico associado ao item de lista no SharePoint |
Ao enviá-lo para um cofre físico e ao criar um item de lista no site do Centro de Registos para controlar (utilizando um código de barras) |
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Folha de horas de pagamento |
Resumo das horas de trabalho, horas extraordinárias e salários pagos. |
Documentos eletrónicos |
Servidor de registos de folha de pagamentos não baseado no SharePoint |
Utilizar um programa personalizado |
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Ficheiros de desenvolvimento de produtos |
Especificações de produtos e documentos associados. |
Documentos eletrónicos |
SharePoint biblioteca de documentos |
Utilizar um fluxo de trabalho personalizado associado à política de expiração e manualmente utilizando o comando Enviar para |
