Publicar listas de tarefas para definir e controlar o trabalho na sua organização

Existem dois tipos de listas de tarefas na publicação de tarefas. Pode criar listas com tarefas para cada equipa (conhecidas como listas de tarefas padrão) e listas com tarefas para cada membro da equipa. Eis mais informações sobre cada tipo de lista e quando utilizá-las.

Lista	Quando utilizar	Comportamento quando publicado	Exemplo
Lista de tarefas padrão Para cada equipa	Para tarefas que precisam de ser concluídas uma vez por equipa. Pode tornar estas listas periódicas.	Para cada equipa selecionada, é criada uma única cópia da tarefa num plano para essa equipa. Assim que um gestor ou trabalho de primeira linha concluir a tarefa, é considerado concluído para toda a equipa.	Reza, o gestor de operações de uma organização de fabrico, cria uma lista de tarefas para implementar uma nova linha de produção. Reza publica essa lista no conjunto de localizações de plantas destinadas a pilotar a nova linha. Cada localização selecionada recebe uma cópia da tarefa. Quando qualquer gestor ou trabalho lá marca a conclusão da tarefa, esta é refletida como concluída para toda a localização.
Para que todos concluam Para cada membro da equipa	Para tarefas que todas as pessoas na equipa têm de concluir.	Para cada equipa selecionada, são criadas várias cópias da tarefa. Para cada membro da equipa, é criada uma cópia de cada tarefa num plano pessoal para esse membro da equipa e a tarefa é atribuída a esse indivíduo. Todos os membros da equipa têm de concluir a tarefa para que a respetiva localização reflita 100% de conclusão dessa tarefa.	Camille, a gestora de operações de uma organização de retalho, tem uma nova política de saúde no local de trabalho que todos os funcionários devem reconhecer. A Camille publica uma lista de tarefas com uma tarefa para rever e assinar a nova política. Cada funcionário em cada localização selecionada vê uma tarefa criada e atribuída aos mesmos. Cada colaborador tem de concluir a sua própria tarefa. Quando um utilizador marca a conclusão da tarefa, não afetará as tarefas atribuídas aos seus colegas de equipa.

Verá as seguintes secções em Listas na página Publicação: Rascunhos, Agendados, Publicados, Não Publicados. Cada secção representa um estado de lista no processo de publicação.



Utilize a tabela seguinte para se familiarizar com cada secção.

Section	Estado e comportamentos da lista	As tarefas na lista podem ser editadas?	As tarefas estão visíveis para os membros da equipa de destinatários?
Rascunhos	Ainda não publicado ou agendado para publicação.	Sim	Não
Agendado	Agendada para publicação num dia e hora especificados.	Sim	Não
Publicado	A lista é publicada ou a publicação está em curso.	Sim	Sim
Não publicado	A lista não é publicada ou a publicação está em curso.	Não	Não

1. No canto inferior esquerdo da página Publicação , selecione Nova lista e, em seguida, escolha uma das seguintes opções.
   
   

   • Para cada equipa. Utilize para tarefas que precisam de ser concluídas uma vez por equipa, também referida como uma lista de tarefas padrão.

   • Para cada membro da equipa. Utilize para tarefas que todas as pessoas na equipa têm de concluir, como tarefas de preparação ou de confirmação de políticas.

     Importante: Depois de criar uma lista com tarefas para cada equipa, não pode alterá-la para uma lista para cada membro da equipa e vice-versa. Terá de criar uma nova lista.

2. Atribua um nome à sua lista.

3. Se pertencer a mais do que uma equipa que pode publicar, selecione a equipa a partir da qual pretende publicar. As equipas que receberem a publicação da lista de tarefas poderão ver a equipa a partir da qual a lista de tarefas foi publicada.

4. Selecione Criar. A nova lista é apresentada em Rascunhos.

5. Em Título da tarefa, atribua um título à primeira tarefa e selecione Enter.

6. Selecione o título da tarefa para abrir a tarefa e adicionar ou editar qualquer um dos seguintes.   

   • Título

   • Um grupo. Utilize para categorizar tarefas. Por exemplo, podem ser utilizados registos do Armazém ou do Sales Desk para identificar o grupo de trabalho que irá realizar a tarefa.

   • Prioridade. As opções são Urgente, Importante, Médio e Baixo.

   • Data de início ou data para conclusão

   • Notas

   • Uma lista de verificação de até 20 itens. Controla os itens, a ordem e se a lista de verificação é necessária para a conclusão da tarefa. Os destinatários da tarefa controlam a marcação de cada item como concluído. 

   • Um anexo 

   • Requisitos para a conclusão da tarefa. Os destinatários da tarefa têm de preencher os requisitos antes de poderem marcar a tarefa como concluída. Para saber mais, veja Definir requisitos para a conclusão de tarefas numa lista de tarefas. 

     • Formulário obrigatório: ligue até dois formulários que os destinatários da tarefa têm de preencher. Pode criar um novo formulário ou utilizar um formulário existente.

     • Aprovação necessária: adicione um requisito de aprovação para que os destinatários da tarefa peçam e recebam a aprovação de um gestor. Isto só está disponível para listas de tarefas criadas com a opção Para cada equipa (também conhecidas como listas de tarefas padrão). 

7. Para adicionar outra tarefa, introduza um nome de tarefa no campo Nova tarefa.

   Sugestão: Depois de criar tarefas, pode editar em volume a prioridade, a data para conclusão ou o registo de todas as tarefas selecionadas. 

8.  Se tiver criado a sua lista com a opção Para cada equipa (também conhecida como lista de tarefas padrão), pode torná-la periódica para que seja publicada automaticamente com base numa agenda de repetição. Para tal, selecione Não se repete, selecione as definições de periodicidade da lista e, em seguida, selecione Guardar.
   
   Para saber mais sobre como trabalhar com listas de tarefas periódicas, veja Utilizar listas de tarefas periódicas. 

Pode criar uma cópia de qualquer lista de tarefas com a ação Duplicar . Esta ação cria uma nova lista com uma cópia das tarefas na lista original. Pode escolher o nome da nova lista e a equipa para a qual deve ser criada. Em seguida, pode editar as tarefas na nova lista para prepará-la para publicação.

1. Selecione a lista de tarefas que pretende duplicar e, em seguida, selecione Mais ações > Duplicar. 

2. Atribua um nome à lista e selecione Publicar na equipa. Se pertencer a mais do que uma equipa na hierarquia da sua organização, verá várias opções. As equipas que receberem a publicação da lista de tarefas poderão ver a equipa a partir da qual a lista de tarefas foi publicada.

3. Selecione Duplicar. Depois de a lista ser duplicada, é apresentada em Rascunhos. Pode interagir com a lista tal como outras listas de rascunhos.  

1. Em Rascunhos ou Agendado, selecione a lista de tarefas que pretende editar. 

2. Para alterar uma tarefa, selecione o respetivo título para abrir a tarefa e, em seguida, efetue um dos seguintes procedimentos:

   • Para alterar qualquer um dos campos da tarefa, selecione o campo e edite conforme necessário. Também pode adicionar ou remover anexos e requisitos.  

   • Para eliminar a tarefa, à direita do nome da tarefa, selecione Mais ações > Eliminar.

Pode mudar o nome de uma lista de rascunhos antes de a publicar. 

1. Em Rascunhos, aceda à lista cujo nome pretende mudar e, em seguida, selecione Mais ações > Lista de nomes.

2. Introduza o novo nome na caixa Título e, em seguida, selecione Guardar.

Pode eliminar qualquer lista de tarefas em Rascunhos ou Não Publicado.

1. Em Rascunhos ou Não Publicados, aceda à lista de tarefas que pretende eliminar.

2. Selecione Mais ações > Eliminar.

Quando a sua lista de tarefas estiver pronta, publique-a nas equipas cujos membros farão o trabalho. 

1. Em Rascunhos, selecione uma lista de tarefas e, em seguida, no canto superior direito, selecione Publicar ou Publicar série (se for uma lista de tarefas periódica). 

2. Escolha como selecionar as equipas de destinatários. Pode selecionar as equipas a partir de uma hierarquia ou carregar uma lista personalizada de equipas. Saiba mais sobre estas opções. Os passos seguintes mostram a seleção de uma hierarquia.

3. Selecione as equipas que irão receber a lista de tarefas. Utilize a lista principal do Teams e/ou quaisquer filtros disponíveis para localizar as equipas a incluir.
   
   

   • Para selecionar todas as equipas num ramo da hierarquia, selecione a caixa de verificação junto à mesma. Por exemplo, selecionar "América do Norte" seleciona todas as localizações nessa região. 

   • Para publicar apenas em localizações com determinados atributos, selecione um filtro. Por exemplo, para selecionar todas as localizações com um esquema grande, selecione o filtro "Grande". Na imagem de exemplo, a lista de tarefas será publicada em todas as lojas grandes no América do Norte.

4. Escolha se pretende notificar as equipas de destinatários.

5. Selecione Seguinte e, em seguida, reveja o seu plano de publicação. Para fazer alterações, selecione Anterior.  

6. Selecione a caixa de verificação Pronto, tudo está bem aqui e, em seguida, selecione Publicar. 

   Notas: 

   • Assim que o processo de publicação é iniciado, a lista de tarefas passa de Rascunhos para Publicado para indicar que as tarefas estão a ser enviadas e a ficar visíveis para os destinatários. 

   • A publicação de tarefas pode demorar algum tempo se houver um grande número de tarefas na sua lista de tarefas ou se selecionar um grande número de equipas de destinatários. Não há problema em sair do ecrã de publicação e voltar mais tarde. As tarefas continuarão a ser publicadas em segundo plano. 

7. Quando a publicação estiver concluída, verá uma mensagem na parte superior da página Publicação a indicar que as suas tarefas foram entregues com êxito.

   Importante: Se forem apresentados ícones de alerta, selecione Ver detalhes para ajudar a resolver os problemas.

Pode editar tarefas numa lista publicada ao colocar a lista no modo de edição. Quando a lista estiver no modo de edição, pode atualizar tarefas na lista, eliminar tarefas da lista ou adicionar novas tarefas à lista. As alterações não são publicadas nas equipas de destinatários até selecionar a opção Publicar alterações e confirmar o resumo. 

Quando publica alterações a uma tarefa numa lista publicada, os valores nos campos de tarefa na tarefa atualizada substituirão os valores desses campos de tarefas em cada equipa de destinatários, com a exceção de que o estado da tarefa não é reposto. Por este motivo, recomendamos que edite uma tarefa numa lista publicada quando quiser esclarecer o que tem de ser feito.

Se existir uma correção que exija que a tarefa seja concluída novamente, mesmo que tenha sido concluída de acordo com os detalhes da tarefa anterior, recomendamos que elimine a tarefa original e crie uma nova.

1. Em Publicado, selecione a lista que pretende editar e, em seguida, selecione Editar lista.

2. Selecione uma tarefa para editá-la. Também pode adicionar uma nova tarefa ou selecionar Mais ações junto a uma tarefa existente para a eliminar.

3. Quando estiver pronto para publicar as alterações, selecione Publicar alterações no canto superior direito para publicar as alterações em todas as equipas de destinatários originais.  
   
   Em alternativa, pode optar por cancelar as edições que efetuou e a lista reverterá para o estado publicado anteriormente.

Se precisar de anular a publicação de uma lista de tarefas, é melhor fazê-lo o mais rapidamente possível para reduzir a atribuição e a conclusão das tarefas que são eliminadas. Uma lista não publicada muda para a secção Não publicado e pode ser duplicada, mas não pode ser publicada novamente.   

1. Junto à lista que pretende anular a publicação, selecione Mais ações > Anular publicação.

2. Confirme que pretende anular a publicação da lista e, em seguida, selecione Unpublish.

Depois de a lista aparecer em Não publicada, pode eliminá-la ou duplica-la, editar a cópia e publicar a cópia editada.

Depois de publicar uma lista de tarefas, é provável que queira controlar o progresso das equipas na atribuição e/ou conclusão das tarefas que lhes enviou. Selecione uma lista na secção Publicado . A partir daqui, pode ver os detalhes das tarefas publicadas de algumas formas diferentes. 

• Pode utilizar a vista Relatório de tarefas para ver o progresso de uma tarefa específica na lista.
  
  
  
  Selecione à direita de uma tarefa e selecione Ver relatório para ver o estado de atribuição e conclusão dessa tarefa nas equipas que a receberam.

• Pode utilizar a vista Listar relatório para ver o progresso da lista como um todo. Verá o estado de atribuição e conclusão nas tarefas na lista.
  
  

Em qualquer uma das vistas, pode selecionar qualquer ramo da hierarquia para expandi-la ou selecionar qualquer equipa para ver o estado dessa equipa específica. Para regressar a uma vista de alto nível depois de ver os detalhes, selecione o nome da lista de tarefas que aparece acima do nome da equipa.