Receber lembretes por e-mail sobre o seu trabalho no Project Web App

Receber lembretes por e-mail sobre o seu trabalho no Project Web App

As notificações por e-mail no Project Web App podem ajudá-lo a manter-se a par das novidades, quando as coisas estão a ser concluídas e o que se encontra no seu prato. Algumas notificações estão configuradas pelo seu gestor e estão disponíveis outras notificações para si:

Configurar as suas notificações pessoais

Com o Project Web App, pode decidir as notificações de que precisa. Para escolher as notificações que pretende, clique em definições Settings (Gear icon) > definições do PWA > gerir os meus alertas e lembretes.

Nota: Não vê esta opção? O seu administrador tem de ativar as notificações no Project Web App antes de poder gerir as mensagens que Project Web App enviar.

Eis o negócio...

Selecione esta!

Calendário

Quero saber apenas se perder uma data de fim.   

Quero saber quando:

  • A tarefa a que estou atribuído está atrasada. Em tarefas, selecione enviar-me um lembrete quando as minhas tarefas estiverem em atraso.

  • Um relatório de estado está em atraso. Em relatórios de estado, selecione enviar-me um lembrete quando os meus relatórios de estado estiverem em atraso.

Com ambos os lembretes, pode optar por aguardar um pouco até que o Project Web App envie e-mails e também pode optar por continuar a receber lembretes em intervalos regulares até que a tarefa seja concluída ou que o relatório de estado seja submetido.

Calendário

Quero uma cara para cima quando uma data é disponibilizada em breve.   

Quero saber quando:

  • Uma tarefa a que estou atribuído está a ser iniciada em breve. Em tarefas, selecione enviar-me um lembrete antes de iniciar as minhas tarefas.

  • Uma tarefa será concluída em breve. Em tarefas, selecione enviar-me um lembrete antes de as minhas tarefas serem concluídas.

  • Um relatório de Estado deve ser reparado em breve. Em relatórios de estado, selecione enviar-me um lembrete antes de os meus relatórios de estado serem vencidos.

Com cada um desses lembretes, pode escolher o tempo que pretende que receba o e-mail de notificação.

Calendário

Preciso de lembretes constantes para me manter em curso.   

Quero saber quando:

  • Uma tarefa a que lhe foi atribuída ainda não está concluída. Em tarefas, selecione enviar-me um lembrete sobre as minhas tarefas não concluídas.

  • Ainda não foi possível enviar um relatório de estado. Em relatórios de estado, selecione enviar-me um lembrete até que os meus relatórios de estado tenham sido enviados ou vençam.

Se pretender este tipo de detalhe, deve realmente planejar a frequência com que pretende que o e-mail seja realística.

Por exemplo, poderá pretender:

  • Um cabeçote de uma semana-cima nas datas de início da tarefa.

  • Lembretes de datas para conclusão de tarefas a cada outro dia, iniciando uma semana antes de a tarefa ser concluída.

  • Avisos em atraso todos os dias, a partir de 3 dias após a conclusão da tarefa.

  • Lembretes todas as semanas de todas as tarefas que estão incompletas.

Project Web App tenta combinar notificações num único e-mail, para que a sua caixa de entrada não seja realmente inundada com lembretes, mas poderá ser útil todos os dias, consoante o número de tarefas que tem no seu prato. Particularmente porque o gestor de projetos ou o gestor de recursos podem também ter alguns lembretes que lhe foram solicitados Project Web App de enviar, bem como. Dedique algum tempo a pensar realmente sobre as notificações que seriam as mais úteis para si e, se descobrir que está a receber demasiados e-mails do Project Web App, pode ajustá-lo mais tarde.

Calendário

Pode pretender existirem alguns outros lembretes.   

Quero saber quando:

  • Recebo uma tarefa atribuída. Em tarefas, selecione receber uma nova atribuição de tarefa em os meus projetos.

  • Uma tarefa a que lhe foi atribuída é alterada. Em tarefas, selecione as minhas tarefas do projeto modificadas.

  • O meu gestor de projetos pede um relatório de estado. Em relatórios de estado, selecione receber um novo pedido de relatório de estado.

  • Ocorreu um erro ao fazer o Project online não ter sido solicitado. Em falhas de trabalho em fila, selecione qualquer uma das minhas tarefas de fila falha.

Nota: E as folhas de dados? Os lembretes sobre folhas de horários estão configurados pelo seu gestor para um grupo de recursos ou para a sua equipa de projeto.

Gestores: configurar notificações sobre a sua equipa

Os gestores de projeto, os gestores de recursos e os gestores de portfólio têm um conjunto adicional de notificações pessoais disponíveis para os ajudar a guardá-los sobre o que se passa no seu Teams. Se for um gestor, pode escolher as notificações que pretende receber ao clicar em definições Settings (Gear icon) > o PWA > gerir os alertas e lembretes dos meus recursos.

Nota: Não vê esta opção? O seu administrador tem de ativar as notificações no Project Web App antes de poder gerir as mensagens que Project Web App enviar.

Quero saber quando:

  • Alguém adiciona uma nova tarefa ou atribuição. Em tarefas dos membros da minha equipa, selecione submeter novas tarefas e atribuições.

  • Alguém fornece uma tarefa para ou tira uma tarefa de outra pessoa. Em tarefas dos membros da minha equipa, selecione reatribuir tarefas.

  • Alguém altera uma tarefa. Em tarefas dos membros da minha equipa, selecione Atualizar tarefas.

  • Alguém submete um relatório de estado. Em relatórios de estado dos meus recursos, selecione submeter um relatório de estado.

Gestores: configurar lembretes para a sua equipa

Como gestor de projetos, gestor de recursos ou gestor de portfólios, pode decidir as notificações de que a sua equipa necessita. Para escolher as notificações que pretende que o Project Web App envie aos membros da sua equipa, clique em definições Settings (Gear icon) > definições do PWA > gerir os alertas e lembretes dos meus recursos.

Nota: Não vê esta opção? O seu administrador tem de ativar as notificações no Project Web App antes de poder gerir as mensagens que Project Web App enviar.

Eis o negócio...

Selecione esta!

Calendário

Só quero lembrar a minha equipa se perdermos uma data de fim.   

Quero lembrar-me e/ou a minha equipa quando:

  • Uma tarefa está atrasada. Em tarefas dos membros da minha equipa, selecione enviar um lembrete quando as tarefas dos membros da minha equipa estiverem em atraso.

  • Um relatório de estado está em atraso. Em relatórios de estado dos meus recursos, selecione enviar um lembrete quando os relatórios de estado dos meus recursos estiverem em atraso.

Com ambos os lembretes, pode optar por aguardar um pouco até que o Project Web App envie o e-mail e também pode optar por continuar a enviar lembretes em intervalos regulares até a tarefa ser concluída ou o relatório de Estado ser submetido.

Calendário

Quero dar um cara à minha equipa quando uma data estiver disponível em breve.   

Quero lembrar-me e/ou a minha equipa quando:

  • Uma tarefa será concluída em breve. Em tarefas dos membros da minha equipa, selecione enviar um lembrete antes de as tarefas dos membros da minha equipa serem concluídas.

  • Um relatório de Estado deve ser reparado em breve. Em relatórios de estado dos meus recursos, selecione enviar um lembrete antes da conclusão dos relatórios de estado dos meus recursos.

Com cada um desses lembretes, pode escolher o tempo que pretende que receba o e-mail de notificação.

Calendário

Preciso de ajudar os membros da minha equipa a preencher as folhas de dados.   

Quero lembrar-me e/ou a minha equipa quando:

  • Ninguém relatou trabalho numa tarefa em curso. Em tarefas dos membros da minha equipa, selecione enviar um lembrete quando a tarefa de membros da minha equipa estiver em curso, mas não tiver qualquer trabalho real.

Com este lembrete, pode optar por aguardar um pouco até que o Project Web App envie o e-mail de notificação.

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