Quanto mais e-mail enviar e receber, maior é a sua caixa de correio outlook. As grandes caixas de correio podem demorar mais tempo a abrir e pesquisar, e muitos fornecedores de e-mail, incluindo Microsoft 365, limitam o tamanho máximo da sua caixa de correio. Se receber uma mensagem de que a sua caixa de correio está acima do limite de tamanho, eliminar mensagens e pastas pode ajudar, mas se armazenar as suas informações num Ficheiro de Dados do Outlook (.pst) ou no Ficheiro de Dados do Outlook Offline (.ost), esse ficheiro de dados pode não diminuir automaticamente.
Nota:Se utilizar uma conta POP, todas as informações da sua conta de e-mail, incluindo as suas pastas, mensagens de correio de e-mail, contactos, calendário e informações de tarefas são armazenadas num Ficheiro de Dados do Outlook (.pst). Se utilizar uma conta Microsoft 365, Exchange, IMAP ou Outlook.com, uma cópia da sua caixa de correio é armazenada num Ficheiro de Dados offline do Outlook (.ost).
Para reduzir o tamanho do seu Ficheiro de Dados do Outlook (.pst) ou do Ficheiro de Dados offline do Outlook (.ost), pode compactar manualmente o ficheiro de dados. Selecione a sua versão do Outlook abaixo para ver instruções sobre como reduzir o tamanho de um ficheiro .pst ou .ost.
Existem várias formas de reduzir o tamanho da sua caixa de correio.
Pode utilizar a ferramenta 'Limpeza da Caixa de Correio' para visualizar o tamanho da sua caixa de correio e pastas individuais. Esta ferramenta também pode ajudá-lo a procurar mensagens mais antigas ou muito grandes que possa querer eliminar ou mover-se para um Ficheiro de Dados do Outlook (.pst).
Muitas vezes, a causa de uma grande caixa de correio é uma grande pasta de itens eliminados. A ferramenta fornece um botão para visualizar o tamanho da pasta de Itens Apagados e esvaziar a pasta de Itens Apagados.
Ocasionalmente, o Outlook armazenará itens conflituosos numa pasta chamada Conflitos. Os conflitos acontecem quando uma cópia de um item armazenado no seu servidor de e-mail está dessincronizada com uma cópia de um item armazenado no seu computador local. A ferramenta 'Limpeza de caixas de correio' pode eliminar estes conflitos por si.
Executar a ferramenta de limpeza da caixa de correio
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Clique no separador Ficheiro.
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Clique em Ferramentas > limpeza da caixa de correio.
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Selecione Ver Tamanho da caixa de correio, Encontre itens mais antigos que, Encontre itens maiores do que, Ver Tamanho de Itens Eliminados,Pasta de Itens Eliminados Vazios, Ver Tamanho de Conflitosou Conflitos Vazios para executar a tarefa desejada.
Use o Conversation Clean Up para remover mensagens redundantes
Numa longa linha de e-mail, existem muitas vezes numerosas mensagens que contêm todas as mesmas informações que as mensagens anteriores. O Conversation Clean Up pode remover automaticamente as mensagens redundantes. Para obter mais informações, consulte Use Conversation Clean Up para eliminar mensagens redundantes.
Procurar mensagens grandes
Pode pesquisar todas as mensagens maiores do que um tamanho específico da caixa de pesquisa do Outlook. Clique na caixa de Procurar e escreva: messagesize:>5 mb. Isto irá encontrar todas as mensagens maiores que 5 MB. Pode eliminar algumas ou todas estas mensagens ou movê-las para outro Ficheiro de Dados do Outlook (.pst). Para obter mais informações sobre itens móveis, consulte Mover ou copiar uma mensagem entre pastas.
Se eliminar itens de um Ficheiro de Dados do Outlook (.pst) ou do Ficheiro de Dados do Outlook Offline (.ost), o Outlook compacta automaticamente o ficheiro em segundo plano durante o tempo de marcha lenta, quando não está a utilizar o computador, mas o Outlook ainda está a funcionar.
Nota: O Outlook só compacta o ficheiro se houver mais de 20% de 'espaço branco' (espaço não reutilizado) no ficheiro.
Também pode utilizar os seguintes passos para iniciar manualmente o processo compacto imediatamente, o que pode demorar vários minutos a ser concluído.
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Elimine quaisquer itens que não queira guardar e esvazie a pasta de Itens Eliminados.
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Clique em Definições de > de Conta de Ficheiros >.
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No separador Ficheiros de Dados, clique no ficheiro de dados que pretende compactar e, em seguida, clique em Definições.
Nota:Se estiver a utilizar uma conta de e-mail Exchange ou Outlook.com, tem de clicar adicionalmente no separador Avançado > Definições de Ficheiros de Dados do Outlook. -
No diálogo do Ficheiro de Dados do Outlook, clique em Compacto Agora e, em seguida, clique em OK.
Nota: Não tem de sair do Outlook depois de compactar um Ficheiro de Dados do Outlook.
A ferramenta 'Limpeza da Caixa de Correio' é utilizada para visualizar o tamanho da sua caixa de correio e pastas individuais. Também pode arquivar itens mais antigos num Ficheiro de Dados do Outlook (.pst) de arquivo e esvaziar a pasta de Itens Apagados.
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Clique em Ficheiro.
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Clique em Ferramentas > limpeza da caixa de correio.
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Selecione Ver Tamanho da caixa de correio, Encontre itens mais antigos que, Encontre itens maiores do que, Ver Tamanho de Itens Eliminados,Pasta de Itens Eliminados Vazios, Ver Tamanho de Conflitosou Conflitos Vazios para executar a tarefa desejada.
Se eliminar itens de um Ficheiro de Dados do Outlook (.pst), o ficheiro é automaticamente compactado em segundo plano quando não está a utilizar o computador e o Outlook está a funcionar. Também pode iniciar manualmente o comando compacto imediatamente. Pode levar vários minutos para compactar um Ficheiro de Dados do Outlook (.pst).
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Clique no separador Ficheiro.
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Clique em Definições da Conta e, em seguida, clique em Definições da Conta.
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No separador Ficheiros de Dados, clique no ficheiro de dados que pretende compactar e, em seguida, clique em Definições.
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Clique em Compacto Agora.
Nota: Não tem de sair do Outlook depois de compactar um ficheiro do Ficheiro de Dados do Outlook (.pst).
Pode utilizar a ferramenta Mailbox Cleanup, que lhe permite visualizar o tamanho da sua caixa de correio e pastas individuais. Também pode arquivar itens mais antigos num ficheiro de pastas pessoais (.pst) e esvaziar a pasta de Itens Apagados.
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No menu Ferramentas, clique em 'Mailbox Cleanup'.
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Selecione Ver Tamanho da caixa de correio, Encontre itens mais antigos que, Encontre itens maiores do que, Ver Tamanho de Itens Eliminados,Pasta de Itens Eliminados Vazios, Ver Tamanho de Conflitosou Conflitos Vazios para executar a tarefa desejada.
Se eliminar itens de um ficheiro De pastas pessoais (.pst), o ficheiro é automaticamente compactado em segundo plano quando não está a utilizar o computador e o Outlook está a funcionar. Se quiser reduzir imediatamente o tamanho do ficheiro, pode forçar uma compactação. O procedimento para compactar o ficheiro de dados pode demorar alguns minutos.
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No menu Ficheiro, clique em Gestão de Ficheiros de Dados.
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Clique no ficheiro de dados que pretende compactar e, em seguida, clique em Definições.
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Clique em Compacto Agora.
Nota: Não tem de sair do Outlook depois de compactar um ficheiro .pst.
A redução do tamanho do ficheiro de pasta offline (.ost) pode melhorar o desempenho se tiver eliminado uma grande quantidade de itens. Este procedimento não elimina quaisquer itens guardados no servidor.
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Elimine quaisquer itens que não queira guardar e esvazie a pasta de Itens Apagados.
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No menu Ferramentas, clique em Definições da Conta.
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Na lista, selecione Microsoft Exchange Servere, em seguida, clique em Alterar.
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Clique em Mais Definições.
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Clique no separador Avançado e, em seguida, clique em Definições de Ficheiros de Pasta Offline.
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Clique em Compacto Agora.
Nota: Não tem de sair do Outlook depois de compactar um ficheiro .ost.
