As regras são de servidor ou só de cliente com base nas condições e ações que lhes aplica.
As regras de servidor utilizam condições e ações geridas pelo servidor do Exchange e são executadas quer tenha ou não sessão iniciada no Outlook no seu computador. Eis um exemplo de uma regra de servidor:
A partir da <lista de pessoas ou distribuição na GAL ou da sua lista de contactos>, mover para a pasta <especificada>
Esta regra utiliza todas as informações do servidor do Exchange, como mover uma mensagem de um remetente que faz parte da Lista de Endereços Global (GAL) para uma pasta específica na sua caixa de correio do Exchange. No entanto, se a pasta para a qual está a mover a mensagem existir apenas no seu PC torna-se uma regra só de cliente.
As regras só de cliente têm pelo menos uma condição ou ação que utiliza uma funcionalidade do Outlook e não são executadas até iniciar sessão no Outlook com a conta que utilizou para criar a regra. Por exemplo, esta é uma regra só de cliente:
A partir da <lista de pessoas ou distribuição>, sinaliza uma mensagem para <reproduzir um som>
Neste exemplo, pede à regra para reproduzir um som ao receber uma mensagem e esta condição pode ser efetuada apenas pelo Outlook, o que a torna uma regra só de cliente.
Exemplos de condições comuns especificadas numa regra que a tornam numa regra só de cliente:
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Com palavras específicas no assunto
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Marcado como importância
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Marcado como confidencial
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Sinalizado para ação
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Com palavras específicas no corpo
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Com palavras específicas no cabeçalho da mensagem
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Com palavras específicas no endereço do destinatário
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Com palavras específicas no endereço do remetente
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Atribuído à categoria
Exemplos de ações comuns especificadas numa regra que a tornam numa regra só de cliente:
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Atribuir à categoria
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Eliminar permanentemente
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Sinalizar mensagem para seguimento a determinada altura
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Limpar o Sinalizador de Mensagem
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Imprimir
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Reproduzir um som
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Marcar como lido
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Exibir uma mensagem específica na janela Alerta de Novos Itens
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Exibir um Alerta de Ambiente de Trabalho
