O Microsoft 365 oferece vários tipos de Grupos que podem ajudar as equipas a colaborar de forma mais eficiente. Cada Tipo de grupo tem um objetivo exclusivo, como gerir conversações de e-mail, partilhar ficheiros ou organizar eventos. Neste artigo, vamos explorar os diferentes tipos de Grupos no Microsoft 365 e para que podem ser utilizados, para que possa selecionar o adequado para as necessidades de colaboração da sua equipa.
Tipos de grupo no Microsoft 365
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Grupos do Microsoft 365 foram concebidos para colaboração na sua organização. São fornecidos com um endereço de e-mail de grupo e um site do SharePoint onde pode partilhar documentos, notas e agendas de reuniões. Pode utilizar Grupos do Microsoft 365 para gestão de projetos, comunicação de equipa e partilha de documentos.
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Os grupos de distribuição são utilizados para difundir informações e atualizações para pessoas dentro e fora da organização. Podem ser utilizadas para partilhar atualizações de tarefas, alterações organizacionais ou eventos a um conjunto específico de clientes ou funcionários.
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Os grupos de segurança foram concebidos para conceder acesso aos recursos do Microsoft 365 e facilitar a administração. Podem ser utilizados para conceder acesso a recursos importantes da empresa, como ferramentas, portais, relatórios e dispositivos, como impressoras.
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Os Grupos de Segurança com Capacidade de Correio são como grupos de segurança, mas com a capacidade adicional de enviar e-mails a todos os membros. Podem ser utilizados para enviar notícias, promoções e atualizações da empresa à sua equipa de vendas.
Os grupos podem ser criados no centro de administração do Microsoft 365 ou nas aplicações do Microsoft 365, como o Outlook, o Teams e muito mais. Pode criar grupos online ou no local consoante a configuração da sua organização. Depois de criado, pode adicionar membros, definir permissões e começar a utilizá-lo para colaboração, comunicação e partilha de recursos.
Funções de proprietários, membros e convidados em Grupos
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Proprietário — O proprietário de um grupo é a pessoa que cria o grupo e tem controlo total sobre o mesmo. Os proprietários podem adicionar ou remover membros, alterar as definições do grupo e gerir recursos de grupo, como ficheiros e calendários.
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Membro – os membros são as pessoas que são adicionadas ao grupo pelo proprietário. Os membros podem aceder aos recursos do grupo e participar em conversações de grupo.
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Convidado – os convidados são pessoas que não são membros da sua organização, mas que têm acesso aos recursos do grupo pelo proprietário. Os convidados podem ser convidados a aderir a um grupo para colaborar em projetos específicos ou para fornecer feedback. Saiba mais sobre como adicionar utilizadores convidados a grupos do Microsoft 365.
Gerir Grupos no Microsoft 365
Pode criar, gerir e, eventualmente, extinguir um grupo no Microsoft 365. Ao criar um grupo, o proprietário pode escolher o tipo de grupo, adicionar membros e definir permissões. Assim que um grupo é criado, o proprietário pode geri-lo adicionando ou removendo membros, alterando as definições do grupo e gerindo recursos como ficheiros e calendários. A dada altura, um grupo pode já não ser necessário e o proprietário pode extinguir o grupo, o que o remove do sistema e impede que qualquer pessoa aceda aos respetivos recursos.
É essencial ter em atenção que os grupos exigem que um proprietário funcione corretamente. Se um grupo não tiver nenhum proprietário ou o proprietário for eliminado, um sistema automatizado atribui um novo proprietário ao grupo. Este processo ajuda a manter os grupos funcionais e garante que existe sempre um proprietário responsável pela gestão do grupo. Saiba mais sobre como gerir grupos do Microsoft 365 sem proprietário.
