Sugestões para listas de correio

Nota:  Queremos fornecer-lhe os conteúdos de ajuda mais recentes o mais rapidamente possível e no seu idioma. Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode informar-nos se as informações foram úteis no final desta página? Eis o artigo em inglês para referência.

Por muito inteligente que seja a sua correspondência, a mesma terá pouco impacto se for enviada para as pessoas erradas. Poderá limitar a lista de correio a nomes e endereços de correio electrónico, ou incluir mais detalhes sobre cada cliente de modo a conseguir categorizar os clientes em segmentos que façam sentido para o negócio.

Quanto mais direccionar a correspondência para um segmento de clientes provavelmente interessado numa oferta específica, maior será a taxa de sucesso da campanha de correspondência. Planeie dedicar entre um terço a metade do tempo e orçamento da campanha de correspondência a aperfeiçoar a lista de correio para a direccionar para segmentos de clientes apropriados.

Neste artigo

Como utilizar os dados do cliente

Criar uma lista de correio

Combinar listas de várias origens numa só lista

Refinar uma lista de destinatários

Como utilizar dados de clientes

Depois de obter informações sobre os clientes e potenciais clientes, o registo dos atributos que têm em comum poderá ser muito útil. Quanto mais detalhada for a lista de correio, mais opções terá para direccionar a correspondência.

Contudo, certifique-se de que os dados detalhados que regista são os dados que irá utilizar. Quanto mais complexidade adicionar à lista de correio, mais trabalho terá para manter a lista.

Por exemplo, é possível utilizar dados de clientes numa das seguintes formas:

  • Imprimir etiquetas de correio     Crie etiquetas de correio para as quais apenas precise do nome e endereço.

  • Enviar correspondência a clientes numa região específica     Filtre a lista de correio por cidade ou código postal, para que possa comunicar facilmente uma promoção apenas a clientes que vivam em determinado local.

  • Adicionar uma saudação personalizada     Personalizar um correio incluindo dos destinatários primeiro ou último nomes numa linha de saudação, separando o nome do título, nome próprioe Apelido campos de dados.

  • Foco nas destinatários de uma determinada idade     Notificar os clientes dos produtos ou serviços que estão adequada para a fase desses clientes do ciclo de vida (como planeamento para a reforma no respetivos twenties versus planeamento para a reforma no respetivos fifties) por recolher as datas de nascimento dos seus clientes como ano de nascimento (tal como "1945").

    Se pretender oferecer um presente promocional a todos os clientes de nascimento no mês atual, é possível recolher as datas de nascimento como mês, dia, ano (tal como "1 de Janeiro de 2000").

  • Adaptar uma correspondência separada por sexo     Anuncie uma nova linha de produtos apenas a homens ou apenas a senhoras, incluindo o sexo de cada cliente ("masculino" ou "feminino") na lista de correio.

  • Utilizar o histórico de compras     Envie comunicações especiais àqueles que tiverem efectuado grandes compras recentemente, ou notifique os clientes quando tiver novos modelos das respectivas marcas favoritas. Para tal, terá de registar o histórico de compras dos clientes. Também poderá notificar os clientes sobre produtos idênticos ("Clientes que compraram o seu artigo também consideraram este artigo útil").

  • Enviar correio electrónico para poupar em franquias     Poupe em custos de envio de correspondência para um evento só por convite enviando convites de correio electrónico para os clientes que forneceram o respectivo endereço de correio electrónico. Primeiro poderá endereçar os convites impressos efectuando uma impressão em série e filtrando pelos clientes que não tenham endereço de correio electrónico. Depois poderá criar um convite de correio electrónico emitindo correio electrónico em série e filtrando pelos clientes que tenham endereço de correio electrónico.

Início da página

Criar uma lista de correio

Basicamente, uma lista de correio é um ficheiro de texto que separa registos de destinatário em campos comuns. Normalmente, estas listas assumem a forma de folhas de cálculo ou de tabelas, com cada registo na respectiva linha, separada em colunas que contêm os campos de dados individuais, tal como a lista de correio básica ilustrada aqui.

Lista de correio básica na caixa de diálogo Destinatários de Impressão em Série.

Uma lista complexa poderá incluir campos de dados adicionais, tais como tamanho de produto e preferências de cor, histórico de compras, data de nascimento e sexo.

Se estiver a criar uma lista de correio pela primeira vez, poderá fazê-lo sem sair do Microsoft Office Publisher.

Criar uma lista de correio

  1. Abra uma publicação.

  2. No menu Ferramentas aponte para Mailings e Catálogos e, em seguida, clique em Criar Lista de Endereços.

  3. Antes de começar a escrever as informações na lista, poderá personalizar campos adicionando, removendo, mudando o nome ou reordenando campos que apareçam na caixa de diálogo Nova Lista de Endereços.

    Como?

    1. Clique em Personalizar Colunas e efectue um dos seguintes procedimentos:

      • Para adicionar um campo, clique em Adicionar. Na caixa de diálogo Adicionar Campo, escreva um nome para o novo campo e, em seguida, clique em OK.

      • Para remover um campo, seleccione um campo em Nomes de Campos, clique em Eliminar e, em seguida, clique em Sim.

      • Para mudar o nome de um campo, seleccione o campo em Nomes de Campos e clique em Mudar o Nome. Na caixa de diálogo Mudar o Nome do Campo, escreva um novo nome na caixa Para e clique em OK.

      • Para alterar a ordem dos campos, seleccione o campo que pretende mover e clique em Mover para Cima ou Mover para Baixo até chegar à posição pretendida.

    2. Repita estes passos até concluir a revisão da lista de nomes de campos e clique em OK.

  4. Na caixa de diálogo Nova Lista de Endereços, escreva as informações para a primeira entrada nos campos relevantes (Título, Nome Próprio, Apelido, etc.).

  5. Quando concluir a introdução das informações para a primeira entrada, clique em Nova Entrada ou prima a tecla de tabulação.

  6. Repita os passos 3 e 4 até que tenha acabado de adicionar entradas.

  7. Clique em OK.

  8. Na caixa de diálogo Guardar Lista de Endereços, escreva um nome para a lista de endereços na caixa Nome do ficheiro.

    Por predefinição, a lista de endereços é guardada na pasta As Minhas Origens de Dados. É aconselhável manter a lista de endereços aqui, uma vez que esta é a pasta predefinida na qual o Microsoft Publisher procura as origens de dados.

  9. Clique em Guardar.

Início da página

Combinar listas de várias origens

Se tiver ou comprar listas de correio, o Publisher torna mais fácil combinar e editar listas de clientes a partir de várias origens no Publisher. Poderá escolher o que for melhor criando a lista de correio do Publisher a partir de qualquer combinação de outras listas criadas nos seguintes programas:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook com Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Também poderá utilizar listas que adquira, tais como as do Microsoft List Builder.

Especificar a lista a adicionar

  1. No menu Ferramentas, clique em Mailings e Catálogos e clique em Impressão em Série para abrir o painel de tarefas Impressão em Série.

    Se a publicação estiver ligada a uma lista de destinatários, verifique a ligação e clique em Editar lista de destinatários no painel de tarefas Impressão em Série. Se a publicação não estiver ligada a uma lista de destinatários existente, clique numa das opções em Criar uma lista de destinatários, clique em Seguinte: Criar ou ligar a uma lista de destinatários e seleccione a lista pretendida.

  2. Na caixa de diálogo Destinatários de Impressão em Série, em Adicionar à lista de destinatários, efectue qualquer um dos seguintes procedimentos:

    • Clique em Seleccionar uma lista existente, seleccione uma origem de dados na caixa de diálogo Seleccionar Origem de Dados e clique em Abrir.

    • Clique em Selecionar contactos do Outlook (se tiver pedido para escolher um perfil de correio, clique no perfil que pretende) e, em seguida, clique em OK. Selecione uma pasta ou lista de distribuição na caixa de diálogo Seleccionar contactos e, em seguida, clique em OK.

    • Clique em Escrever uma nova lista, adicione as entradas pretendidas na caixa de diálogo Nova Lista de Endereços e clique em OK.

Resolver discrepâncias ao combinar listas

Quando adiciona uma lista de correio para outro, um ou mais campos na lista adicionada poderão não ter uma correspondência na lista existente. Por exemplo, a lista de endereços que está a adicionar pode incluir um campo Nome da empresa , mas não pode a lista original.

O Publisher pede-lhe que corrija erros de correspondência entre campos nas várias listas de origem abrindo a caixa de diálogo Adicionar à Lista de Destinatários.

  1. Na caixa de diálogo Adicionar à Lista de Destinatários, seleccione um campo que não esteja seleccionado na coluna Correspondido, seleccione o campo ao qual pretende que corresponda na lista Campos da lista de destinatários com campos correspondidos e clique em Corresponder.

  2. Na caixa de diálogo Atribuir Campo, verifique se o campo seleccionado está listado em Corresponder ao campo da lista de destinatários ou seleccione outro e clique em OK.

  3. Se necessitar de adicionar um novo campo à lista de destinatários para efectuar uma correspondência, seleccione o campo que pretende adicionar na nova lista (a lista da esquerda na caixa de diálogo Adicionar à Lista de Destinatários), clique em Adicionar e clique em OK. Os campos adicionados são mostrados em Novos campos a adicionar à lista de destinatários.

    Sugestão: Remova um campo adicionado seleccionando-o na caixa Novos campos a adicionar à lista de destinatários e clicando em Remover.

Imagem da caixa de diálogo Adicionar à Lista de Destinatários

Como atribuir campos quando Publisher não perguntar-me?

  • No painel de tarefas Impressão em Série, em Mais itens, clique em Campos de endereço e clique em Atribuir Campos.

Guardar um atalho para uma lista combinada

É possível criar um atalho para a lista combinada para utilização noutra correspondência. Sempre que editar uma entrada individual na lista combinada, a entrada editada também é actualizada no ficheiro de origem, caso este ficheiro esteja disponível para edição. Se não pretender actualizar o ficheiro de origem, exporte a lista de destinatários para um novo ficheiro.

  1. No painel de tarefas Impressão em Série (Passo 3: Criar publicações intercaladas), em Preparar o seguimento para este endereço, clique em Guardar um atalho para a lista de destinatários.

  2. Na caixa de diálogo Guardar Ficheiro, escreva um nome para a lista de endereços combinada na caixa Nome do ficheiro.

    Por predefinição, a lista de endereços é guardada na pasta As Minhas Origens de Dados. É aconselhável manter a lista de endereços aqui, uma vez que esta é a pasta predefinida na qual o Microsoft Office Publisher procura as origens de dados.

  3. Clique em Guardar.

Início da página

Aperfeiçoar uma lista de destinatários

Quando os campos nas diversas listas de origem correspondem, todos os registos aparecem na lista existente na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, onde poderá filtrar, ordenar e seleccionar os destinatários a incluir no correio electrónico em série. Seleccione a caixa de verificação junto a cada destinatário que pretenda incluir e desmarque a caixa de verificação junto a cada destinatário que pretenda excluir.

Seleccionar ou desmarcar todos os itens

  • Seleccione ou desmarque a caixa de verificação na linha de cabeçalho.

Filtrar itens na lista

Se pretender utilizar apenas determinadas entradas na lista, poderá filtrar a lista por um campo ou critério específico. Depois de filtrar a lista, poderá utilizar as caixas de verificação para incluir e excluir registos.

  1. Clique na seta junto ao cabeçalho de coluna do item pelo qual pretende filtrar.

  2. Efectue um dos seguintes procedimentos:

    • Clique em (Em Branco) para apresentar todos os registos nos quais o campo correspondente está em branco.

    • Clique em (Não em Branco) para apresentar todos os registos nos quais o campo correspondente contém informações.

    • Clique em (Avançadas) para abrir a caixa de diálogo Filtrar e Ordenar, a qual poderá utilizar para filtrar com vários critérios.

      Nota: Também poderá abrir a caixa de diálogo Filtrar e Ordenar clicando em Filtrar em Limitar lista de destinatários na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série.

  3. Sugestão: Se a sua origem de dados contém registos que partilham as mesmas informações e existem 10 ou menos valores exclusivos na coluna, pode filtrar por informações específicas. Por exemplo, se existirem vários endereços nessa lista Austrália como o país ou região, pode filtrar por Austrália.

  4. A caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série apresenta apenas os registos designados. Para apresentar todos os registos novamente, clique em (Todos).

Ordenar itens na lista

Se pretender ver os itens por ordem alfabética, poderá ordenar os itens na lista.

  • Na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, clique no cabeçalho da coluna do item pelo qual pretende ordenar.

    Por exemplo, se pretender apresentar a lista alfabeticamente pelo apelido, clique no cabeçalho da coluna Apelido.

  • Para ordenar de acordo com vários critérios, clique em Ordenar em Limitar lista de destinatários. Na caixa de diálogo Filtrar e Ordenar, seleccione os critérios pelos quais pretende ordenar.

Localizar duplicados

Para evitar correspondência em duplicado, poderá localizar e eliminar registos na lista combinada para os quais a maioria dos campos (mas não necessariamente todos) correspondam.

  1. Na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, clique em Localizar Duplicados.

  2. Na caixa de diálogo Localizar Duplicados, deixe seleccionadas apenas as entradas que pretenda incluir e clique em OK.

Localizar um destinatário específico ou grupo de destinatários que partilhem um atributo comum

Para identificar um indivíduo ou grupo de indivíduos que partilhem atributos comuns (tais como apelido, código posta ou mês de nascimento), poderá efectuar uma procura na lista.

  1. Na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, clique em Localizar destinatário.

  2. Na caixa de diálogo Localizar Entrada, introduza o atributo que pretende localizar na caixa de texto Localizar, especifique o campo ou campos nos quais pretende procurar e clique em Localizar Seguinte.

Início da página

Uma subscrição para aproveitar ao máximo o seu tempo

Precisa de mais ajuda?

Aumente os seus conhecimentos do Office
Explore as formações
Seja o primeiro a obter novas funcionalidades
Adira ao Office Insider

As informações foram úteis?

Obrigado pelos seus comentários!

Obrigado pelo seu feedback! Parece que poderá ser benéfico reencaminhá-lo para um dos nossos agentes de suporte do Office.

×