Suplemento de privacidade do Microsoft Access 2010

Usando modelos de Office.com

O novo separador na vista dos bastidores do Microsoft Office (Clique no separador Ficheiro e, em seguida, clique em Novo) pode fornecer-lhe uma assistência atualizada descarregada a partir de Office.com para documentos que são baseados em modelos. Também pode enviar feedback nos modelos e fornecer uma classificação numérica para cada modelo que descarrega.

Quando abre um modelo ou um ficheiro que se baseia num modelo, o Access 2010, dependendo das definições de ajuda online, os contactos Office.com. Envia o ID para esse modelo, o programa e a versão que está a utilizar atualmente, juntamente com informações padrão do computador.

O ID do modelo é usado para identificar o modelo original como descarregado a partir de Office.com ou incluído na sua instalação Access 2010. Não identifica exclusivamente a sua base de dados de Acesso. O ID é o mesmo para todos os utilizadores do mesmo modelo.

Ligação a fontes de dados

As tabelas ligadas e outras fontes de dados são guardadas em metadados como parte da sua base de dados Access 2010. Em alguns casos, o link pode incluir o seu nome de utilizador ou informações sobre servidores na sua rede. No caso de uma ligação de dados, pode escolher guardar um nome de utilizador ou uma palavra passe na ligação de dados.

Além disso, se tiver bases de dados associadas, a localização da base de dados associada é guardada na base de dados Access.

Impressão

Quando imprima um ficheiro Access 2010 e, em seguida, guarde esse ficheiro, o Access 2010 guarda o caminho para a sua impressora com o ficheiro. Em alguns casos, o caminho pode incluir um nome de utilizador ou nome de computador.

Documentam sites de espaço de trabalho

O Access 2010 permite-lhe aceder a um site document workspace num site da Microsoft SharePoint Foundation 2010. Um site document workspace é um espaço partilhado onde pode colaborar com outros membros da equipa em uma ou mais bases de dados de Access.

Ao aceder a um site do Document Workspace, o Access 2010 descarrega dados do site document workspace para lhe fornecer informações sobre esse site. Estes dados incluem:

• Nome do site da Fundação SharePoint

• URL ou endereço do site

• Nomes, endereços de e-mail e níveis de permissão dos utilizadores do site

• Listas dos documentos, tarefas e outras informações disponíveis no site

O Access 2010 também armazena uma lista dos sites da SharePoint Foundation que visitou no seu computador, sob a forma de cookies. Esta lista é usada para lhe proporcionar acesso rápido aos sites que já visitou antes. A lista de sites que visitou não é acedida pela Microsoft e não está exposta à Internet a menos que opte por tornar a lista mais amplamente disponível.

SharePoint Foundation

A Microsoft SharePoint Foundation 2010 fornece sites de workspace partilhados e baseados na Web onde pode colaborar em documentos ou reuniões.

Quando acede a um site do SharePoint, utilizando o seu navegador Web ou qualquer programa do Office, o site guarda um cookie para o seu computador se tiver permissões para criar um novo subsite nesse site. Juntos, estes cookies formam uma lista de sites para os quais tem permissões. Esta lista é usada por vários programas do Office para lhe proporcionar acesso rápido aos sites que já visitou anteriormente.

A lista de sites que visitou não é acedida pela Microsoft e não está exposta à Internet a menos que opte por tornar a lista mais amplamente disponível.

Na SharePoint Foundation, quando cria um novo Web site ou lista, ou adiciona ou convida pessoas para um Web site ou lista existente, o site guarda o seguinte para cada pessoa, incluindo o seu:

• Nome completo

• Endereço de e-mail

Um ID do utilizador é adicionado a todos os elementos que você ou os outros utilizadores do site adicionar ou modificar no site. Tal como acontece com todos os conteúdos no site do SharePoint, apenas os administradores e membros do próprio site devem ter acesso a esta informação.

Todos os elementos do site SharePoint incluem dois campos: Criados por e Modificados por. O campo Created By é preenchido com o nome de utilizador da pessoa que originalmente criou o elemento e a data em que foi criado. O campo Modificado Por É preenchido com o nome de utilizador da pessoa que modificou pela última vez a base de dados Access 2010 e a data em que foi modificada pela última vez.

Os administradores dos servidores onde os sites SharePoint estão hospedados têm acesso a alguns dados desses sites, que é usado para analisar os padrões de utilização do site e melhorar a percentagem de tempo que o site está disponível. Estes dados estão disponíveis apenas para os administradores do servidor e não são partilhados com a Microsoft a menos que a Microsoft esteja a hospedar o site SharePoint. Os dados especificamente capturados incluem os nomes, endereços de e-mail e permissões de todos os que tenham acesso ao site.

Todos os utilizadores com acesso a um site específico do SharePoint podem procurar e ver todo o conteúdo disponível nesse site.

Auditoria

O Microsoft SharePoint Foundation 2010 fornece funcionalidades de auditoria que permitem aos administradores manter um rasto de auditoria fiável de como os utilizadores estão a trabalhar com determinados conteúdos.

Quando os administradores da SharePoint Foundation ativam a função de Auditoria, o servidor regista automaticamente na base de dados de conteúdos SharePoint determinadas ações executadas pelo utilizador. Estas ações incluem visualização, edição, check-in e check-out. Para cada ação gravada, o servidor regista a identificação de informações sobre o ficheiro, a ação e o ID do SharePoint do utilizador. Nenhum dado é enviado para a Microsoft como parte desta funcionalidade.

Esta funcionalidade está desligada por padrão e só está disponível para administradores de sites SharePoint onde o conteúdo é armazenado.

Recolha de dados no Acesso

O Access 2010 permite-lhe recolher dados através de e-mail enviando formulários baseados em HTML ou baseados no Microsoft InfoPath 2010. Quando envia uma mensagem de correio eletrónico de recolha de dados, os endereços de e-mail de todos os destinatários são recolhidos e armazenados na base de dados Access. Pode utilizar estas informações para rastrear os dados recebidos dos destinatários e enviar-lhes mensagens de correio eletrónico no futuro. Pode optar por enviar os dados por e-mail armazenados na base de dados automaticamente ou manualmente.

Onde o seu nome pode ser armazenado

Em certos casos, o Access 2010 armazena o seu nome para lhe proporcionar uma melhor experiência ao utilizar algumas funcionalidades. Por exemplo, o seu nome está armazenado nestes locais:

• Campos de autor

• Propriedade de arquivo AuthorName

Pode remover o seu nome destes campos e propriedades fazendo o seguinte:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Em Ajuda, clique em Opçõese, em seguida, clique em 'Base de Dados Actual'.

3. Nas Opções de Aplicação, selecione as informações pessoais remover das propriedades do ficheiro na caixa de verificação de poupança.

Pode remover o seu nome e iniciais dos campos Nome e Iniciais.

As soluções do Microsoft Office criadas por outras empresas também podem incluir o seu nome ou outras informações pessoais nas propriedades personalizadas associadas ao seu ficheiro.

Se utilizar o Microsoft Office Web Control, o Microsoft Excel Data Access, o DataCalc ou outras funcionalidades que lhe permitam ligar-se diretamente a outra fonte de dados, as suas informações de autorização (ID e password do utilizador) poderão ser guardadas na base de dados do Access. Para alterar ou eliminar esta informação de autorização, é necessário alterar adequadamente as propriedades da ligação.

Assinaturas digitais

Uma assinatura digital é uma funcionalidade opcional que pode ajudá-lo a autenticar a identidade da pessoa que lhe enviou uma base de dados de Acesso. Uma assinatura digital é um valor encriptado único dos dados na base de dados Access que está a assinar. Quando envia uma base de dados de Acesso com uma assinatura digital, a assinatura é enviada para o destinatário, juntamente com os dados na base de dados Access e um certificado digital fidedigno de si (o remetente). O certificado digital é emitido por uma autoridade de certificação, como a VeriSign, e contém informações para autenticar o remetente e verificar se o conteúdo original da base de dados Access não foi alterado. O acesso pode entrar automaticamente em contacto com a autoridade de certificação online para verificar a assinatura digital.

Quando assina uma base de dados de Acesso, vê uma caixa de diálogo que mostra as informações incluídas na assinatura digital, como a data e hora do sistema do sistema, o número da versão do sistema operativo, o número da versão do Microsoft Office e o número da versão access 2010.

Proteção de bases de dados

A Base de Dados ajuda-o a proteger a sua base de dados Access 2010 encriptando-a com uma palavra-passe.

Para encriptar a base de dados com uma palavra-passe, faça o seguinte:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Clique em Informaçõese, em seguida, clique em Encriptar com Palavra-passe.

3. Digite uma palavra-passe na palavra-passe e verifique as caixas.

A palavra-passe que introduz não é armazenada com o ficheiro e é utilizada para gerar chaves para encriptar o ficheiro. Tem a opção de remover a palavra-passe e encriptação na base de dados. Para remover a encriptação, faça o seguinte:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Clique em Informaçõese, em seguida, clique em Decrypt Database.

3. Digite a sua palavra-passe na caixa de senha.

Caching e sincronização de dados

As informações contidas nas bases de dados do Access 2010 ou em tabelas externas ligadas às bases de dados do Access podem ser armazenadas localmente no seu computador como uma tabela de Acesso na sua base de dados. Isto é feito para ajudar a melhorar o desempenho do Access 2010. Pode desativar esta funcionalidade:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Em Ajuda, clique em Opções.

3. Clique no separador Base de Dados Atual.

4. Clique em Cache Nunca.

Ficheiros de aplicações web do Microsoft Office

Certos ficheiros Access 2010 descarregam informações da Internet ou de uma intranet. Isto envia informações padrão do computador para a fonte da informação. Uma caixa de diálogo pergunta-lhe se pretende enviar esta informação na primeira vez que abre uma aplicação publicada. Pode optar por rejeitar este diálogo para pedidos futuros clicando na caixa de verificação de não mostrar novamente esta mensagem.

Controlo do navegador web

Quando abre um formulário num ficheiro Access 2010 que tem um controlo do navegador Web, os dados da sua aplicação podem ser enviados para um Web site da Internet identificado pelo controlo do navegador da Web.

Funções de acesso

Quando abre um ficheiro Access 2010, esse ficheiro pode ter uma expressão que utiliza funções, tais como CurrentWebUser, CurrentWebUserGroups ou IsCurrentWebUserInGroup. O ficheiro pode incluir funções que recuperem o nome de utilizador, o nome de login, o endereço de e-mail ou informações sobre os grupos de utilizadores de um site do SharePoint. Por predefinição, estas informações são armazenadas no ficheiro Access 2010 em modo offline. Pode optar por não armazenar estas informações no ficheiro, fazendo o seguinte:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Em Ajuda, clique em Opções.

3. Clique em Base de Dados Atual.

4. Sob as tabelas Caching Web Service e SharePoint, selecione o formato cache que é compatível com a caixa de verificação do Microsoft Access 2010 ou posterior, e, em seguida, selecione a Cache Limpa na caixa de verificação Close ou a caixa de verificação Never Cache.

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