Suplemento de privacidade do Microsoft SharePoint Workspace 2010

Ficheiro de conta de utilizador

Todos os utilizadores do SharePoint Workspace têm um ficheiro de conta (conta de utilizador) que contém informações necessárias, incluindo as identidades do utilizador, as chaves de assinatura e encriptação secretas, uma lista de dispositivos nos quais o SharePoint Workspace é executado, uma lista de áreas de trabalho conhecidas e uma lista de contactos conhecidos. A identidade de um utilizador pode ser gerida ou não gerida. As identidades geridas são criadas e controladas por um administrador através de um servidor do Gestor do SharePoint Workspace ou Microsoft SharePoint Workspace Enterprise Services (SharePoint Workspace Enterprise Services). As identidades não geridas são criadas por utilizadores e não são controladas por um administrador. Uma conta de utilizador pode incluir identidades geridas e não geridas.

O software SharePoint Workspace utiliza Identificadores Exclusivos Globais (GUIDs) para identificar contas de utilizador (GUID da conta de utilizador), bem como identidades de utilizador (GUID da identidade) nas contas. Os GUIDs são gerados utilizando números aleatórios, em que nenhuma parte dos quais deriva das informações ou do contexto do computador. A utilização de GUIDs facilita a comunicação entre utilizadores de software SharePoint Workspace, identificando-os exclusivamente, mesmo quando são alterados o nome, o endereço IP ou outras informações associadas às identidades ou conta SharePoint Workspace. O software SharePoint Workspace também utiliza GUIDs para identificar computadores ou dispositivos (GUID do dispositivo) nos quais o software é utilizado. Os GUIDs e os endereços IP são necessários para o funcionamento correto do software SharePoint Workspace e não podem ser desativados.

Pode rever e editar as informações pessoais clicando no separador ficheiro, clicando em Gerir conta para abrir a caixa de diálogo de Preferências e, em seguida, clicar em Editar no separador de identidade. Pode eliminar a sua conta ao clicar na contaseparador na caixa de diálogo Preferências, no menu Opções e, em seguida, clicando em Eliminar.

Informações nas áreas de trabalho

A Microsoft não tem acesso ao SharePoint Workspace. Todo o conteúdo do SharePoint Workspace que sai do computador ou do dispositivo é encriptado, incluindo dados armazenados temporariamente nos servidores SharePoint Workspace Relay 2010. As chaves de encriptação são mantidas no seu computador ou dispositivo e não são acessíveis pela Microsoft, salvo se utilizar as funcionalidades de identidade geridas opcionais fornecidas pela Microsoft. A Microsoft não utiliza estas chaves de encriptação para aceder aos seus dados, exceto conforme é descrito nesta declaração.

Utilizar servidores alojados

O administrador pode configurar o SharePoint Workspace para utilizar servidores de reencaminhamento e do gestor pertencentes e geridos pela Microsoft, pela sua empresa ou por terceiros. Esses servidores recolhem os seus endereços IP e GUIDs associados aos seus computadores e contas de utilizador.

Antes de poder utilizar qualquer servidor de reencaminhamento ou do gestor da Microsoft, o SharePoint Workspace envia o GUID da conta de utilizador, o fuso horário do computador, as definições regionais e de idioma do computador, o tipo de licença do Microsoft Office e algumas informações criptográficas para o serviço de aprovisionamento global. O serviço de aprovisionamento global identifica os servidores de reencaminhamento e do gestor a utilizar pela conta e envia o ID do produto e o GUID da conta de utilizador para o servidor do gestor.

Identidades geridas num servidor alojado

Se a sua identidade for gerida em servidores alojados pela Microsoft ou por terceiros, esses servidores contêm a sua informação de contacto, as definições da política para a sua identidade e dispositivos, uma cópia de segurança da sua conta e estatísticas da sua utilização do SharePoint Workspace. Se estiverem autorizados através de definições de controlo de acesso baseado em funções, os administradores de domínio terão acesso a estas informações. Os exemplos dos tipos de informação estatística que o SharePoint Workspace recolhe incluem o seguinte:

• Número de aceitações e rejeições de convites.

• Número de mensagens de chat e instantâneas do SharePoint Workspace enviadas.

• Número de áreas de trabalho permanentes ou temporárias criadas ou eliminadas.

• Número de membros nas áreas de trabalho.

• Número de ferramentas criadas ou eliminadas.

• Tempo gasto nas áreas de trabalho, utilizando uma determinada ferramenta ou funcionalidade do SharePoint Workspace e utilizando o software SharePoint Workspace sozinho e com outras pessoas.

• Edição e versão do software SharePoint Workspace que utiliza.

• Utilização das nossas funcionalidades de Ajuda automatizadas.

A Microsoft recolhe informações de utilização agregadas de servidores alojados, mas não utiliza as informações de domínio de uma forma que o identifique pessoalmente, exceto para lhe fornecer serviços automatizados do SharePoint Workspace, tais como serviços de reencaminhamento, e com o seu consentimento para efeitos de fornecimento de suporte.

Criar uma conta

Quando cria uma conta, o SharePoint Workspace recolhe o seu nome completo e endereço de correio eletrónico. Estas informações necessárias, juntamente com outras informações, por exemplo números de telefone e morada de correio postal, introduzidas por si ou pelo administrador, são armazenadas no computador local. São adicionadas ao contacto e visíveis onde quer que o mesmo esteja disponível, por exemplo para outros membros da sua área de trabalho).

Reposição de acesso à conta para identidades não geridas

Quando ativar a reposição automática de acesso à conta, os seus endereços de correio eletrónico são enviados para um servidor do Gestor do SharePoint Workspace da Microsoft, juntamente com o URL de identidade GUID da conta de utilizador. Também são enviados alguns dados adicionais não identificativos para assegurar que um pedido futuro para repor o acesso à conta corresponde à conta do utilizador. Estas informações não conferem à Microsoft acesso aos seus dados.

Solicitar uma reposição automática de acesso para identidades geridas

Se o SharePoint Workspace solicitar uma reposição de acesso ao iniciar, o seu endereço de correio eletrónico e nome a apresentar serão transmitidos a um servidor do Gestor do SharePoint Workspace, juntamente com o URL de identidade, o GUID da conta de utilizador e as chaves de encriptação secretas encriptadas para a sua conta. Estas informações só serão enviadas para a Microsoft se estiver a utilizar um servidor do Gestor do SharePoint Workspace da Microsoft. Como resposta a este pedido, receberá uma mensagem de correio eletrónico com uma palavra-passe temporária. A utilização da funcionalidade de reposição automática de acesso é opcional.

Utilizar o diretório público do SharePoint Workspace

Se optar por listar o seu nome ou outra informação de contacto no diretório público do SharePoint Workspace, o contacto será armazenado nos servidores da Microsoft. O diretório público do SharePoint Workspace, acessível através do software SharePoint Workspace, está disponível a qualquer pessoa na Internet. Qualquer pessoa com acesso ao diretório público do SharePoint Workspace pode localizar e utilizar o seu contacto, ter acesso aos dados pessoais e de negócio no contacto e utilizar o SharePoint Workspace para executar operações, tais como monitorizar o seu estado de presença, enviar-lhe mensagens instantâneas e convidá-lo para áreas de trabalho.

A publicação do seu nome ou informação de contacto no diretório público do SharePoint Workspace é opcional. Pode remover a publicação da sua informação de contacto alterando cada uma das preferências de listagem do Diretório Público do SharePoint Workspace da identidade para Sem Listagem, mas não pode remover o seu contacto de alguém que já o possua. Para alterar esta definição, execute o seguinte procedimento:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Clique em Gerir Conta.

3. Clique em Preferências da Conta.

4. Clique no separador Identidades.

5. Altere a definição Listar-me em para Sem Listagem.

Ou seja, depois de um destinatário ter o seu contacto, pode continuar a receber atualizações quando o seu contacto é alterado e utilizá-lo para lhe enviar mensagens.

Se optar por procurar a informação de contacto de um utilizador do SharePoint Workspace, por exemplo para adicionar o utilizador à lista de contactos ou convidá-lo para uma área de trabalho, o texto de pesquisa introduzido é enviado para um servidor SharePoint Workspace alojado pela Microsoft.

Utilizar um diretório de rede

Se optar por listar o seu nome ou toda a informação de contacto no diretório de rede local, o contacto será armazenado noutros computadores com o SharePoint Workspace que estejam no mesmo segmento de rede e possam receber mensagens de difusão de rede do SharePoint Workspace. Se o seu computador estiver diretamente ligado à Internet, os computadores que podem ter o seu contacto dependem da configuração de rede do seu fornecedor de serviços Internet. Da mesma forma, se partilhar uma ligação à Internet, por exemplo através de um ponto de acesso à rede sem fios num “hotspot” da Internet, outros computadores que utilizem a mesma ligação e estejam a executar o SharePoint Workspace receberão o seu contacto. Qualquer pessoa que procure o diretório de rede local pode localizar e utilizar o seu contacto, ter acesso aos dados pessoais e de negócio no contacto e utilizar o SharePoint Workspace para executar operações, tais como monitorizar o seu estado de presença, enviar-lhe mensagens instantâneas e convidá-lo para áreas de trabalho.

A publicação do nome ou informação de contacto no diretório de rede local é opcional. Pode remover a publicação da sua informação de contacto alterando cada uma das preferências de listagem do Diretório de Rede Local para Sem Listagem, mas não pode remover o seu contacto de alguém que já o possua. Para alterar esta definição, execute o seguinte procedimento:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Clique em Gerir Conta.

3. Clique em Preferências da Conta.

4. Clique no separador Identidades.

5. Altere a definição Listar-me em para Sem Listagem.

Ou seja, depois de um destinatário ter o seu contacto, pode continuar a receber atualizações quando o seu contacto é alterado e utilizá-lo para lhe enviar mensagens.

Utilizar contactos

Se optar por adicionar um contacto de alguém à sua lista pessoal de contactos, o seu contacto de identidade será enviado a essa pessoa. O seu contacto de identidade contém o nome, chaves de encriptação públicas que podem ser utilizadas para o identificar e uma lista de dispositivos cliente e de reencaminhamento que utiliza.

Quando importa a sua conta de utilizador para um novo dispositivo, os contactos de todas as identidades na conta serão enviados e armazenados nos computadores utilizados por todas as pessoas que estiverem identificadas na conta. Isto inclui todos os utilizadores existentes na sua lista de contactos pessoais e todos os membros de todos os espaços dos quais é membro. Os destinatários do seu contacto de identidade recebem atualizações sempre que as informações no seu contacto de identidade forem alteradas. Também receberão a informação de contacto de todas as identidades na sua conta.

Quando opta por aceitar um convite para a área de trabalho, enviar uma mensagem instantânea, convidar alguém para uma área de trabalho ou enviar o ficheiro de contactos exportado para alguém, o destinatário recebe a informação de contacto completa da sua identidade, incluindo todos os campos do vCard, tais como o nome, endereço e números de telefone.

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