Suplemento de privacidade do Microsoft Word 2010

Utilizar modelos do Office.com

Separador novo na vista Backstage do Microsoft Office (clique no separador ficheiro e, em seguida, clique em Novo ) pode fornecer-lhe assistência atualizada transferida a partir de Office.com para documentos baseados em modelos. Também pode enviar comentários sobre os modelos e forneça uma classificação numérica para cada modelo que transferir.

Quando abre um modelo ou um ficheiro baseado num modelo, o Word 2010, dependendo das definições da Ajuda online, contacta o Office.com. Envia o ID desse modelo, o programa e a versão que está atualmente a utilizar, juntamente com as informações padrão do computador.

O ID do modelo é utilizado na identificação do modelo original transferido a partir do Office.com ou incluído na instalação do Word 2010. Não identifica exclusivamente o documento. O ID é igual para todos os utilizadores do mesmo modelo.

Ligar a imagens e outros documentos

Se optar por criar uma hiperligação para uma imagem, ficheiro, origem de dados ou outro documento existente no disco rí­gido ou num servidor, o caminho para esse ficheiro é armazenado no documento. Em alguns casos, a hiperligação poderá incluir o nome de utilizador ou informações sobre servidores na rede. No caso de uma ligação de dados, pode optar por guardar um nome de utilizador ou palavra-passe na hiperligação de ligação de dados.

Quando aplica um Esquema XML a um documento, o caminho para o Esquema XML criado é igualmente guardado no documento. Em alguns casos, esse caminho poderá incluir o nome de utilizador.

Imprimir

Quando imprime um documento do Word 2010 e, em seguida, guarda esse documento, o Word 2010 guarda o caminho para a impressora com o documento. Em alguns casos, o caminho poderá incluir um nome de utilizador ou o nome do computador.

Sites de Área de Trabalho de Documentos

O Word 2010 permite aceder a um site de Área de Trabalho de Documentos num site Microsoft SharePoint Foundation 2010. Um site de Área de Trabalho de Documentos é um espaço partilhado onde pode colaborar com outros membros da equipa num ou mais documentos.

Quando acede a um site de Área de Trabalho de Documentos, o Word 2010 transfere dados a partir do site de Área de Trabalho de Documentos para fornecer informações sobre esse site de área de trabalho. Estes dados incluem:

• Nome do site SharePoint Foundation

• URL ou endereço do site

• Nomes, endereços de correio electrónico e níveis de permissão dos utilizadores do site

• Listas dos documentos, tarefas e outras informações disponíveis no site

O Word 2010 também armazena uma lista dos sites SharePoint Foundation visitados no computador, sob a forma de cookies. Esta lista é utilizada para permitir o acesso rápido aos sites visitados anteriormente. A lista de sites visitados não é acedida pela Microsoft nem exposta na Internet, exceto se o utilizador optar por alargar o seu âmbito de divulgação.

SharePoint Foundation

O Microsoft SharePoint Foundation 2010 disponibiliza sites de Área de Trabalho baseados na Web e partilhados que permitem a colaboração em documentos ou reuniões.

Quando acede a um site SharePoint, utilizando o browser ou qualquer programa Office, o site guarda cookies no computador se o utilizador tiver permissões para criar um novo subsite nesse site. Em conjunto, estes cookies formam uma lista de sites para os quais o utilizador tem permissões. Esta lista é utilizada por vários programas Office para permitir o acesso rápido aos sites visitados anteriormente.

A lista de sites visitados não é acedida pela Microsoft nem exposta na Internet, exceto se o utilizador optar por alargar o seu âmbito de divulgação.

No SharePoint Foundation, quando cria um novo Web site ou lista, ou adiciona ou convida pessoas para um Web site ou lista existentes, o site guarda as seguintes informações de cada pessoa, incluindo o utilizador:

• Nome completo

• Endereço de correio electrónico

É adicionado um ID de utilizador a cada elemento que o utilizador ou os restantes utilizadores do site adicionem ou modifiquem no site. À semelhança do que acontece com todo o conteúdo do site SharePoint, apenas os administradores e membros do site terão acesso a estas informações.

Todos os elementos do site do SharePoint incluem dois campos: Criado por e Modificado por. O campo Criado por é preenchido com o nome de utilizador da pessoa que criou originalmente o elemento e a data em que foi criada. O campo Modificado por é preenchido com o nome de utilizador da pessoa para a última pessoa que modificou o documento do Word 2010 e a data em que foi modificado pela última vez.

Os administradores dos servidores nos quais estão alojados os sites SharePoint têm acesso a alguns dados destes sites, que são utilizados para analisar os padrões de utilização do site e melhorar a percentagem de tempo durante o qual o site está disponí­vel. Estes dados só estão disponíveis para os administradores dos servidores e não são partilhados com a Microsoft, exceto se a Microsoft alojar o site SharePoint. Os dados especificamente capturados incluem os nomes, os endereços de correio eletrónico e as permissões de todas as pessoas com acesso ao site.

Todos os utilizadores com acesso a um determinado site SharePoint podem procurar e ver todo o conteúdo disponível nesse site.

Auditoria

O Microsoft SharePoint Foundation 2010 disponibiliza funcionalidades de auditoria que permitem aos administradores manter um registo de auditoria fiável de como os utilizadores estão a trabalhar com determinado conteúdo.

Quando os administradores do SharePoint Foundation ativam a funcionalidade Auditoria, o servidor regista automaticamente determinadas ações do utilizador na base de dados de conteúdos do SharePoint. Estas ações incluem ver, editar, dar entrada e dar saída. Para cada ação registada, o servidor regista informações de identificação sobre o ficheiro, a ação e o ID do SharePoint. Não são enviados quaisquer dados à Microsoft como parte desta funcionalidade.

Esta funcionalidade está desactivada por predefinição e apenas está disponível para administradores dos sites do SharePoint onde o conteúdo estiver armazenado.

Serviço de fax

O serviço de fax permite enviar um fax através da Internet e organizar os faxes enviados no Word 2010. Para utilizar o serviço de fax, o utilizador tem de inscrever-se num fornecedor de serviços de fax, independente da Microsoft, que processe os faxes e os envie através da Internet. A Microsoft não recolhe quaisquer dados através da funcionalidade de serviço de fax.

Quando o utilizador se inscreve no serviço de fax, o fornecedor de serviços de fax cria um pacote de registo que será armazenado pelo fornecedor de serviços de fax e pelo Word 2010. O pacote inclui o endereço do Web site do fornecedor de serviços de fax e um "token" a confirmar o acesso ao fornecedor de serviços de fax. Quando envia um fax a partir de um programa Office, este pacote de registo é acrescentado ao documento.

Também pode utilizar o serviço de fax para calcular o preço de um fax sem o enviar. Se optar por calcular o preço de um fax, o Word 2010 utiliza uma ligação encriptada para enviar o token de registo, o número de telefone do destinatário do fax e o número de páginas do fax ao fornecedor de serviços de fax. A Microsoft não recebe nem armazena estas informações.

Serviço de pesquisa

O Word 2010 permite solicitar informações sobre um determinado termo ou expressão a vários fornecedores de conteúdo prestigiados. Quando solicita uma pesquisa de uma palavra ou expressão especí­fica, o Word 2010 utiliza a Internet para enviar o texto solicitado, o produto de software que está atualmente a ser utilizado, a região para a qual o sistema está definido e as informações de autorização que indicam que o utilizador tem o direito de transferir informações de pesquisa, caso seja necessário por parte de terceiros.

O Word 2010 envia estas informações a um serviço fornecido pela Microsoft ou outro fornecedor selecionado por si. Este serviço devolve as informações sobre a palavra ou expressão solicitada.

Normalmente, as informações recebidas incluem uma hiperligação para informações adicionais do Web site do serviço. Se clicar nesta hiperligação, o fornecedor do serviço poderá adicionar um cookie ao sistema para identificar o utilizador em transações futuras. A Microsoft não é responsável pelas práticas de privacidade de serviços e Web sites de terceiros. A Microsoft não recebe nem armazena nenhuma destas informações, exceto se o utilizador tiver efetuado uma consulta num serviço propriedade da Microsoft.

Pode impedir que o Word 2010 verifique automaticamente se existe um novo serviço de pesquisa e o instale, efetuando o seguinte procedimento:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Em Ajuda, clique em Opções.

3. Clique em Centro de Fidedignidade.

4. Clique em Definições do Centro de Fidedignidade.

5. Clique em Opções de Privacidade e, em seguida, desmarque a caixa de verificação Permitir que o painel de tarefas Pesquisar procure e instale novos serviços.

Serviço de tradução

O Word 2010 permite traduzir a totalidade ou parte do documento utilizando um dicionário bilíngue ou uma tradução automática. Pode escolher como pretende traduzir o documento.

Pode selecionar ou introduza uma palavra ou expressão que pretende traduzir, ou pode optar por traduzir todo o documento, em ambos os casos, ao selecionar a opção de tradução aplicável no painel de pesquisa. Também pode utilizar a funcionalidade de sugestões de documentos para traduzir colocando o cursor sobre as palavras que pretende traduzir. A funcionalidade de sugestões de documento está desativada por predefinição. Pode ativar a funcionalidade clicando no separador Rever, e, em seguida, clicar em Traduzir no grupo idioma.

Se selecionar ou introduzir uma palavra ou expressão que pretende traduzir, a expressão introduzida é comparada com um dicionário bilíngue. Alguns dicionários bilíngues estão incluídos no software, e outros estão disponíveis no Office.com. Se uma palavra ou expressão introduzida não estiver no dicionário bilíngue incluído no software, a palavra ou expressão é enviada não encriptada para um serviço de tradução da Microsoft ou de terceiros.

Se pretender traduzir todo o documento, este será enviado não encriptado para um serviço de tradução da Microsoft ou de terceiros. Tal como acontece com quaisquer informações enviadas não encriptadas pela Internet, poderá ser possível que outras pessoas vejam a palavra, expressão ou documento que está a traduzir.

Se optar por utilizar um dos dicionários disponí­veis no Office.com ou um serviço de tradução de terceiros, o Word 2010 utiliza a Internet para enviar o texto solicitado, o tipo de software que está a ser utilizado e a região e o idioma (Clique no separador Ficheiro. Em Ajuda, clique em Opções. Clique em Idioma.) para os quais o sistema está definido. Para os serviços de tradução de terceiros, o Word 2010 também pode enviar informações de autenticação anteriormente colocadas em cache a indicar que o utilizador já se inscreveu para ter acesso ao Web site.

Mensagens instantâneas e notificações

O Word 2010 permite o envio de mensagens instantâneas a partir do próprio programa e a receção de alertas quando as pessoas ficam online ou quando são efetuadas determinadas alterações aos sites de área de trabalho ou documentos partilhados.

O Word 2010 pode utilizar um cliente de mensagens instantâneas para permitir ver a presença online de outras pessoas e enviar-lhes mensagens. O Word 2010 inclui um controlo Web que permite a apresentação da presença de mensagens instantâneas numa página Web. As páginas do Microsoft SharePoint Foundation 2010 e do Microsoft SharePoint Server 2010 utilizam este controlo. Estes tipos de páginas não transmitem dados de presença novamente para o servidor Web.

Este controlo Web pode ser utilizado para transmitir dados de presença do programa de mensagens instantâneas para o servidor Web. Por predefinição, os dados de presença só podem ser enviados para sites da intranet, sites fidedignos e sites no computador local.

Novos formatos de ficheiro

O Word 2010 utiliza formatos de ficheiro baseados em XML. Estes formatos de ficheiro XML são extensíveis, o que significa que os utilizadores podem especificar etiquetas ou esquemas adicionais nos ficheiros. Um suplemento ou outro código de terceiros também pode anexar informações de metadados adicionais a estes formatos de ficheiro XML que não são visualizáveis no Word 2010.

Pode verificar os metadados que foram associados a um ficheiro XML, vendo-os num visualizador de texto.

Comentários

Por predefinição, se guardar comentários num ficheiro, o Word 2010 adiciona as suas iniciais a cada documento. Em seguida, estas informações ficam disponíveis a todas as pessoas que tiverem acesso ao ficheiro.

Pode remover as suas informações pessoais destes comentários efetuando o seguinte procedimento:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Clique em Informações.

3. Clique em Verificar Existência de Problemas e, em seguida, clique em Inspecionar Documento.

Registar alterações

Por predefinição, ao efectuar alterações a um ficheiro com a funcionalidade Registar Alterações activa, o nome de utilizador e/ou iniciais são armazenados no documento e associados com as alterações efectuadas. Estas informações, incluindo tanto o texto original como o revisto, estarão disponíveis para quem quer que aceda ao ficheiro.

Depois de estas alterações serem aceites ou rejeitadas, o seu nome é removido. Também pode remover as informações pessoais destas alterações, clicando no separador Ficheiro, clicando em Informações, clicando em Verificar Existência de Problemas e, em seguida, clicando em Inspecionar Documento.

Onde o nome do utilizador pode estar armazenado

Em algumas situações, o Word 2010 guarda o seu nome para lhe proporcionar uma melhor experiência ao utilizar algumas funcionalidades. Por exemplo, o seu nome é armazenado nestas localizações:

• Campos Autor

• Propriedade de ficheiro AuthorName

Pode remover o seu nome destes campos e propriedades. Para isso, clique no separador Ficheiro, clique em Informações, clique em Verificar Existência de Problemas e, em seguida, clique em Inspecionar Documento.

As soluções do Microsoft Office criadas por outras empresas também podem incluir o nome ou outras informações pessoais do utilizador nas propriedades personalizadas associadas ao ficheiro.

Se utilizar o Controlo Web do Microsoft Office, o Acesso a Dados do Microsoft Excel, DataCalc ou outras funcionalidades que permitam a ligação direta a outras origens de dados, as suas informações de autorização (ID de utilizador e palavra-passe) poderão ser guardadas no documento. Para alterar ou eliminar estas informações de autorização, é necessário alterar as propriedades da ligação corretamente.

Outros metadados e dados ocultos

Por predefinição, cada ficheiro guardado pelo Word 2010 inclui propriedades de ficheiro, tais como as seguintes:

• Autor

• Gestor

• Empresa

• Última Gravação Por

• Nomes dos revisores do documento

Além disso, outras propriedades poderão ser guardadas no ficheiro, dependendo das funcionalidades ou soluções de terceiros utilizadas. Por exemplo, se o documento fizer parte de um fluxo de trabalho de documentos, serão guardadas propriedades de ficheiro adicionais para controlar o fluxo de trabalho.

Em seguida, estas informações ficam disponíveis a todas as pessoas que tiverem acesso ao ficheiro.

Pode remover o seu nome destas propriedades. Para isso, clique no separador Ficheiro, clique em Informações, clique em Verificar Existência de Problemas e, em seguida, clique em Inspecionar Documento.

A funcionalidade Inspecionar Documento também pode ser utilizada para remover outros tipos de dados que poderão não estar disponíveis em todas as vistas, tais como comentários e revisões. Recomendamos que execute Inspecionar Documento em todos os documentos que pretenda disponibilizar publicamente.

Os metadados e dados ocultos também podem ser incluídos nos ficheiros do Microsoft Office utilizando o Modelo de Objeto do Microsoft Office. Por exemplo, pode tornar imagens invisíveis no Modelo de Objeto do Microsoft Office, o que significa que não podem ser vistas quando abre o ficheiro, mas as imagens são armazenadas no ficheiro e podem, posteriormente, ser tornadas visíveis.

Exatidão de Combinar

Para melhorar a exatidão de combinação, o Word 2010 armazena um número de 10 dí­gitos no documento. Este número gerado aleatoriamente ajuda a determinar a ordem de ocorrência das alterações quando a funcionalidade Combinar. Se pretender, pode remover este número aleatório de 10 dígitos efetuando o seguinte procedimento:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Em Ajuda, clique em Opções.

3. Clique em Centro de Fidedignidade.

4. Clique em Definições do Centro de Fidedignidade.

5. Clique em Opções de Privacidade e, em Definições específicas de documento, desmarque a caixa de verificação Armazenar número aleatório para aumentar a exactidão de combinação.

Gravação de macros

A gravação de macros permite gravar uma sequência de ações, de modo a poder reproduzir as ações posteriormente. Se optar por gravar uma macro, o seu nome de utilizador é guardado como um comentário no código quando a macro é inicialmente criada. Pode remover manualmente o seu nome de utilizador desta localização.

Assinaturas digitais

Uma assinatura digital é uma funcionalidade opcional que pode ajudá-lo a autenticar a identidade da pessoa que lhe enviou um documento. Uma assinatura digital é um valor exclusivo encriptado dos dados do documento que está a assinar. Quando envia um documento com uma assinatura digital, a assinatura é enviada para o destinatário, juntamente com os dados do documento e um certificado digital fidedigno do utilizador (o remetente). O certificado digital é emitido por uma Autoridade de Certificação, como a VeriSign, e contém informações para autenticar o remetente e verificar se o conteúdo original do documento não foi alterado. O Word poderá contactar automaticamente a autoridade de certificação online para verificar a assinatura digital.

Quando assina um documento, é apresentada uma caixa de diálogo que mostra as informações incluídas na assinatura digital, tal como a data e a hora do sistema, o número de versão do sistema operativo, o número de versão do Microsoft Office e o número de versão do Word.

Gestão de direitos da informação

A gestão de direitos da informação (IRM, Information Rights Management) permite conceder direitos de acesso e modificação do documento a determinados utilizadores ou grupos. Apesar das semelhanças, a gestão de direitos da informação não é o mesmo que a protecção de documento. A gestão de direitos da informação permite a definição de permissões para o documento relativamente a acções específicas como a impressão ou reencaminhamento do documento para outras pessoas, a leitura ou a edição do documento.

Quando armazena um documento com a IRM ativada, o Word 2010 guarda no documento uma lista de todos os utilizadores que têm direitos para esse documento e quais as permissões concedidas. Estas informações estão encriptadas para serem acedidas apenas pelos proprietários do documento.

Além disso, os documentos com a IRM ativada contêm licenças de conteúdo. Uma licença de conteúdo contém um endereço de correio eletrónico e informações de permissão e de autenticação. Sempre que alguém tentar abrir um documento com a IRM ativada, o Word 2010 verifica a identidade do utilizador das licenças de conteúdo guardadas no documento. Se o utilizador nunca tiver aberto o documento antes, o Word 2010 contacta um servidor de IRM, verifica a identidade do utilizador, transfere uma nova licença de conteúdo para o utilizador (desde que o utilizador tenha os direitos necessários) e guarda essa licença de conteúdo no documento.

Os proprietários do documento têm a opção de evitar guardar licenças de conteúdo no documento. Contudo, se a licença de conteúdo não for guardada no documento, o Word 2010 tem de contactar o servidor de IRM sempre que o documento for aberto. Se o Word 2010 não estiver ligado a uma rede ou não for possí­vel contactar o servidor de IRM, o documento não poderá ser aberto.

Proteção de Documentos

A Proteção de Documentos permite proteger o documento do Word 2010 de várias formas, tais como conceder os direitos de editar, fazer comentários ou ler o documento apenas a determinados utilizadores.

Quando utiliza a Proteção de Documentos, é-lhe pedido que introduza os IDs de utilizador no documento do Word 2010. Estes IDs de utilizador podem estar sob a forma de contas de Domí­nio do Windows NT (por exemplo, DOMÍNIO\nome de utilizador) ou de endereços de correio eletrónico do Windows Live ID (por exemplo, alguem@example.com). Estes IDs de utilizador são armazenados sempre que conceder direitos de leitura ou alteração de uma parte do texto a um utilizador.

É possível proteger o documento do Word 2010 sem utilizar uma palavra-passe. Se optar por proteger o documento sem utilizar uma palavra-passe, qualquer pessoa que leia o documento poderá ver os IDs de utilizador das pessoas a quem foi concedido acesso. Da mesma forma, se o documento for guardado como XML ou HTML, os IDs de utilizador estão disponíveis a qualquer pessoa que leia o ficheiro.

Se pretender restringir mais o acesso aos IDs de utilizador, pode optar por guardar este ficheiro com uma palavra-passe ou com a Gestão de Direitos de Informação (IRM). Apenas o utilizador e as outras pessoas a quem tenha sido concedido acesso poderão ver esses IDs de utilizador.

Falhas de validação de ficheiros do Office

Quando abre determinadas versões anteriores de ficheiros do Word no Microsoft Office, a validação de ficheiros do Office verifica se a estrutura do ficheiro corresponde à especificação da Microsoft para esse formato de ficheiro. Se o ficheiro falhar esta validação, o Microsoft Office abre-o numa Vista Protegida.

O ficheiro problemático que ocorre uma falha na validação de ficheiro do Office será guardado uma cópia no computador depois de sair do Word. Relatório de erros da Microsoft periodicamente pergunta-lhe se concorda enviar uma cópia destes ficheiros para a Microsoft. Para obter mais informações sobre o Microsoft relatório de erros, incluindo uma declaração de privacidade completa, consulte a Declaração de privacidade para o serviço de relatório de erros da Microsoft.

Revisões Automáticas do Office

O Word 2010 guarda automaticamente cópias do documento enquanto o edita. Isto ajuda a recuperar os documentos se fechar acidentalmente um documento sem guardar as alterações efetuadas. Pode optar por não guardar automaticamente cópias dos documentos através do seguinte procedimento:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Em Ajuda, clique em Opções.

3. Clique em Guardar.

4. Em Guardar documentos, desmarque a caixa de verificação Manter o último ficheiro Recuperado Automaticamente se fechar sem guardar.

Pode aceder e eliminar as versões guardadas últimas dos documentos guardadas anteriormente clicando no separador ficheiro, clicando em informações e, em seguida, clicando no documento que pretende em versões. Aceder e elimine as versões guardadas automaticamente últimas para documentos recentemente criados clicando no separador ficheiro, clicar em informação, clicar em Gerir versões e, em seguida, clicando em Recuperar documentos não guardados. Word 2010 elimina periodicamente os documentos guardados automaticamente se não abrir e utilizá-los. Para mais informações, consulte o artigo recuperar ficheiros do Office.

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