Quando abre uma tabela ou vê os resultados de uma consulta, Access exibe a tabela ou resultado da consulta na visualização da folha de dados. Os dados do quadro ou os resultados de consulta que são mostrados na vista da folha de dados são geralmente referidos como uma folha de dados. Pode personalizar o aparecimento de uma folha de dados para apresentar dados específicos para utilização como um relatório simples.

O que pretende fazer?

Conheça as folhas de dados

Uma folha de dados é a representação visual dos dados contidos numa tabela, ou dos resultados devolvidos por uma consulta. Apresenta os campos para cada registo a partir de uma tabela, formulário ou resultado de consulta num formato tabular (linha e coluna), como mostrado aqui.

Tabela Empregados na vista Folha de Dados

Por predefinição, as tabelas e consultas abrem na vista da Folha de Dados. No Painel de Navegação, clique à direita numa tabela ou consulta e, em seguida, clique em Abrir no menu de atalho para abrir a tabela ou consultar como uma folha de dados.

Quando aplica formatos específicos a linhas e colunas ou adiciona uma linha Total, uma folha de dados também pode servir como um relatório simples.

Organizar dados modificando e movendo colunas ou linhas

Pode organizar dados para facilitar a visualização ou exibição apenas dos dados necessários num determinado momento. Esta secção mostra-lhe várias formas de conseguir isto.

Redimensionar colunas ou linhas

Por vezes, nem todas as colunas de uma folha de dados se encaixam no ecrã ou na impressão, ou as colunas individuais podem ocupar mais espaço do que precisam para o seu conteúdo. Além disso, pode querer alterar a altura das linhas para que o texto que não se encaixe numa coluna possa continuar numa nova linha.

Depois de abrir uma tabela, consulta ou formulário na vista datasheet, pode redimensionar manualmente as colunas individuais ou redimensionar automaticamente uma coluna para se adaptar ao seu conteúdo.

Redimensionar manualmente uma coluna

  1. Posicione o ponteiro na borda da coluna que pretende redimensionar.

  2. Quando o ponteiro se tornar uma seta de duas cabeças, arraste a borda da coluna até ter o tamanho que deseja.

    Redimensionar uma coluna na folha de dados

Redimensione automaticamente uma coluna

  1. Para redimensionar uma coluna para melhor encaixar o seu conteúdo, posicione o ponteiro na borda da coluna que pretende redimensionar.

  2. Quando o ponteiro se tornar uma seta de duas cabeças, clique duas vezes na borda da coluna.

    Redimensionar uma coluna para se ajustar melhor ao respetivo texto

Redimensionar várias colunas

  • Para redimensionar várias colunas ao mesmo tempo, mantenha a tecla SHIFT, selecione várias colunas adjacentes e, em seguida, redimensione as colunas selecionadas. Também pode selecionar toda a folha de dados e redimensionar todas as colunas.

Redimensionar linhas

  • Para redimensionar as linhas, posicione o ponteiro entre dois seletores de registo na folha de dados e arraste até que as linhas sejam do tamanho que deseja.

Não é possível redimensionar cada linha individualmente - quando redimensiona uma linha, todas as linhas são redimensionadas.

Redimensionar uma linha na folha de dados

Redimensionar as linhas para a altura padrão

  1. Para redimensionar as linhas para a altura padrão, clique com o botão direito num seletor de registo e, em seguida, clique em Row Height no menu de atalho.

    Clique com o botão direito do rato num seletor de registo

    A clicar em Altura da Linha no menu de atalho

  2. Na caixa de diálogo de altura da linha, selecione a caixa de verificação Standard Height e, em seguida, clique em OK.

Nota: Não é possível desfazer alterações na largura de uma coluna ou na altura das linhas clicando no botão Desfazer na barra de ferramentas de acesso rápido. Para desfazer as alterações, feche a folha de dados e, em seguida, clique em No quando for solicitado para guardar as alterações no layout da ficha de dados. Clicar no No também irá desfazer quaisquer outras alterações de layout que tenha feito.

Mover uma coluna

Pode alterar rapidamente a ordem das colunas numa folha de dados arrastando as colunas para diferentes locais dentro da folha de dados. Por exemplo, pode fazê-lo para garantir que uma coluna específica permaneça sempre à vista.

  • Clique no cabeçalho da coluna para selecionar uma coluna ou mantenha a tecla SHIFT para selecionar várias colunas adjacentes e, em seguida, arraste a coluna ou colunas para uma nova localização.

    Mover coluna Nome Próprio para a posição mais à esquerda

Mudar o nome de uma coluna

Pode haver ocasiões em que se queira mudar o nome de uma coluna para que ele melhor descreva os dados que contém. Por exemplo, se uma coluna que contém endereços de e-mail for chamada EMAdd, pode querer tornar o título da coluna mais fácil de entender alterando-o para Endereço de E-mail. Para isso, clique com o botão direito para a coluna, clique em 'Rebatizar' Coluna no menu de atalho e, em seguida, digite o novo nome. Por exemplo, digite o Endereço de E-mail.

Mudar o nome de uma coluna

Mostrar ou ocultar colunas

Se pretender exibir ou imprimir apenas determinadas colunas para a sua folha de dados, pode ocultar as colunas que não pretende visualizar. Por exemplo, se estiver a trabalhar com uma base de dados de dados de informações de contacto, pode querer ver apenas o nome completo e o endereço de e-mail para cada contacto. Pode criar esta vista escondendo todas as outras colunas.

Ocultar colunas

  1. Clique no título para a coluna que deseja esconder.

    Para selecionar colunas adjacentes, mantenha o SHIFT e clique em cabeçalhos de colunas adicionais.

    Nota: Não é possível selecionar colunas não-adubres. Selecione quaisquer colunas adicionais e esconda-as separadamente.

  2. Clique com o botão direito no cabeçalho da coluna e, em seguida, clique em "Hide Fields" no menu de atalho.

Mostrar colunas

  1. Clique com o botão direito em qualquer cabeçalho de coluna e, em seguida, clique em Campos Unhide no menu de atalho.

  2. Na caixa de diálogo 'Colunas Unhide', selecione a caixa de verificação ao lado de cada coluna que pretende mostrar e, em seguida, clique em Fechar.

Alterar o estilo de grelha e a cor de fundo

Ao utilizar uma folha de dados, pode melhorar a aparência dos dados alterando os formatos, como o estilo de linhas de grelha ou a cor de fundo, ou criando cores diferentes para linhas alternadas.

Definir o estilo gridlines

  1. No separador 'Casa', no grupo text formating, clique na seta ao lado do botão Gridlines.

  2. Clique no estilo de grelhar que deseja.

Definir a cor de fundo

  1. No separador 'Casa', no grupo formatação de texto, clique na seta ao lado do botão Background Color.

  2. Clique na cor de fundo que deseja.

Alterar a cor de fundo das linhas alternadas

Pode definir a cor de fundo das linhas alternadas numa folha de dados independente da cor de fundo padrão. Ao definir uma cor de fundo alternada, pode facilitar a distinção entre linhas adjacentes.

  1. No separador 'Casa', no grupo formatação de texto, clique na seta ao lado do botão 'Linha Alternativa'.

  2. Clique na cor de fundo que pretende aplicar.

Alterar o formato de texto

Depois de abrir uma tabela, consulta ou formulário na vista datasheet, pode alterar a aparência do texto, incluindo a formatação. Note que as suas alterações se aplicam a toda a folha de dados. Se quiser que as alterações apareçam automaticamente da próxima vez que abrir a ficha de dados, lembre-se de clicar em Sim quando fechar a ficha de dados e é solicitado a guardar as alterações no layout.

Utiliza os comandos adicionais no grupo Text Formatting no separador 'Casa' para errar nas características do tipo de letra na folha de dados.

  1. Clique em qualquer célula na folha de dados.

  2. No separador Casa, no grupo text formating, faça uma ou mais das seguintes seguintes:

    • Para alterar o tipo de letra, digite ou clique num tipo de letra na caixa de Fonte.

    • Para alterar o tamanho do tipo de letra, digite ou clique num tamanho de fonte na caixa 'Tamanho da Fonte'.

    • Para alterar o estilo de letra, clique no botão Negrito, Itálicoou Sublinhar (ou qualquer combinação dos três).

    • Para alterar a cor da fonte, clique na seta ao lado do botão 'Cor da Fonte' e, em seguida, selecione uma cor da paleta.

Resumir os dados adicionando uma linha total

Ao adicionar uma linha Total a uma folha de dados, é possível ver rapidamente o total calculado para uma coluna. Além de resumir uma coluna de dados, pode utilizar a linha Total para realizar outros cálculos, como encontrar médias, contar o número de itens numa coluna e encontrar o valor mínimo ou máximo numa coluna de dados.

Para visualizar a linha Total, faça o seguinte:

  1. No separador Base, no grupo Registos, clique em Totais.

    É apresentada uma nova linha na parte inferior da folha de dados, com a palavra Total na primeira coluna.

  2. Clique em qualquer célula que esteja na mesma linha que a célula que contém a palavra Total.

  3. Clique na seta que aparece e, em seguida, clique no tipo de cálculo que pretende exibir nessa célula.

    A lista de funções ou tipos de cálculos disponíveis depende da tipo de dados da coluna. Por exemplo, se a coluna contiver valores de moeda, vê uma lista de funções que se aplicam aos cálculos cambiais, tais como Mínimo e Máximo.

    Uma linha de Total na folha de dados com uma escolha de funções

Para obter mais informações sobre a utilização da função linha Total, consulte os totais da coluna display num dados utilizando uma linha Totals.

Aplicar a triagem e a filtragem

Existem algumas alterações rápidas adicionais que podem tornar a sua folha de dados mais fácil de visualizar ou imprimir. Por exemplo, na seguinte ilustração, os nomes da empresa são classificados alfabeticamente.

Uma folha de dados com uma coluna ordenada por ordem alfabética

  • Para aplicar a triagem, clique com o direito na coluna (ou clique na seta no cabeçalho da coluna) e, em seguida, clique na opção de triagem desejada.

  • Para aplicar um filtro, clique na seta no cabeçalho da coluna e selecione as caixas de verificação para os valores que pretende visualizar. Em alternativa, pode clicar em filtros de texto ou filtros de números para criar filtros mais detalhados.

Guarde as alterações de layout

Depois de alterar o layout e a aparência de uma folha de dados, tem de guardar as alterações se quiser manter as alterações da próxima vez que abrir a ficha de dados. Quando fecha uma folha de dados depois de es fazer alterações no seu layout, é-lhe pedido que guarde essas alterações. Se clicar em Sim,as alterações são guardadas e aplicadas da próxima vez que abrir a ficha de dados. Se clicar em No, as alterações são descartadas e a folha de dados abre com as definições de layout predefinida (ou as últimas definições guardadas) da próxima vez que a abrir.

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