O Microsoft® Lync™ 2010 Attendant é uma aplicação integrada de gestão de chamadas que lhe permite gerir de forma eficaz várias conversações ao mesmo tempo ao tratar e reencaminhar rapidamente chamadas telefónicas e mensagens instantâneas.
Neste artigo
Efetuar e receber chamadas
Efetuar e receber chamadas são uma das tarefas mais comuns executadas com o Lync 2010 Attendant. Os procedimentos são semelhantes para enviar e receber mensagens instantâneas. Ainda pode receber mensagens instantâneas durante uma chamada.
Para fazer uma chamada
Para ligar a alguém na sua Lista de contactos, faça duplo clique no nome da pessoa ou clique no botão de telefone junto ao nome.
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Por predefinição, quando faz duplo clique num nome na sua lista de Contactos, é feita uma chamada telefónica para essa pessoa.
Pode alterar a predefinição para que, em alternativa, faça duplo clique numa mensagem instantânea:
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Na barra de ferramentas, clique no botão Opções, clique em Opções na lista única e, em seguida, clique no separador Ações e Alertas.
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Na lista única junto a Quando faço duplo clique num contacto , faça o seguinte e selecione Enviar uma mensagem instantânea.
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Prima OK.
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Pode procurar um contacto escrevendo o nome na caixa Procurar . À medida que escreve, os nomes que correspondem aparecem na sua Lista de contactos. Tenha em atenção que a sua pesquisa demora algum tempo a concluir a indexação inicial.
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Para marcar por número, introduza o número na caixa Procurar e, em seguida, faça duplo clique no resultado da Pesquisa.
Para atender uma chamada
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Quando alguém lhe liga, é exibido um alerta na área de Receção da janela principal do Lync. Para atender, faça duplo clique em qualquer parte do alerta.
Nota: O alerta de chamada parece diferente para um chamador de repetição — um contacto que lhe ligou mais do que uma vez dentro de 30 minutos. Responda à chamada ao fazer duplo clique no alerta ou ao clicar em Aceitar ou Recusar.
Para recusar uma chamada
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Para recusar uma chamada de voz, clique com o botão direito do rato no alerta de chamada recebida e, em seguida, clique em Ignorar. Se o voice mail estiver ativado, a chamada será redirecionada para o voice mail.
Para redirecionar uma chamada para o voice mail
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Para redirecionar uma chamada para o voice mail, clique com o botão direito do rato no alerta de chamada recebida, selecione Redirecionar e, em seguida, selecione um número alternativo ou Voice mail.
O que fazer durante uma chamada
Quando atender uma chamada, esta é exibida na área Ativa. Ao utilizar os controlos de chamada, pode efetuar várias tarefas.
Para colocar uma chamada em espera
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Na janela Conversação, clique no ícone Reter .
Para transferir uma chamada
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Na janela conversação, clique no ícone Transferir.
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Faça duplo clique no nome na Lista de contactos para a qual pretende transferir a chamada.
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A chamada desaparece simplesmente da janela de Conversação. Por predefinição, é exibida uma mensagem de erro se a transferência não tiver sucesso.
Nota: Para desativar alertas, clique em Opções, clique no separador Ações e Alertas, desleque as caixas de verificação adequadas e, em seguida, clique em OK.
Para consultar o destinatário pretendido antes de transferir uma chamada
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Na janela Conversação, clique no botão Consultar antes de transferir ou fazer chamadas em pausa. A chamada é colocada em espera.
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Na Lista de contactos, clique no ícone de telefone do destinatário. (Em vez disso, clique no ícone de MIs para consultar por mensagens instantâneas.)
Nota: Quando consulta o destinatário pretendido, é aberta uma nova janela de Conversação. O chamador original permanece ligado e a conversação é colocada em espera e desloca-se para a área de Reter. Faça duplo clique para alternar entre conversações.
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Se o destinatário aceitar a transferência, clique no botão Ligar para este contacto e ligar.
Nota: Se o destinatário não quiser fazer a transferência, termine a consulta. Para retomar a conversação com o chamador, clique no botão Reter/Retomar chamada. Em seguida, pode falar com o chamador e tomar notas antes de terminar a conversa.
Se a transferência for bem-sucedida, não é apresentado nenhum indicador visual . A chamada desaparece apenas da janela de Conversação. Uma transferência sem sucesso apresenta uma mensagem de erro, a menos que tenha desativado os alertas na janela Opções.
Para convidar outra pessoa a participar na chamada
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Para adicionar contactos durante uma chamada de conferência, clique no ícone Adicionar e, em seguida, faça duplo clique no nome do contacto ou arraste o contacto da Lista de contactos para a área de Conversação. Também pode introduzir um número de telemóvel através do teclado de marcação.
Para terminar a chamada
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Para terminar a conversação, clique no ícone Terminar Conversação.
Gerir várias conversações
A área de Conversação (lado esquerdo) da janela principal é onde ocorre toda a atividade de conversação. Ao prestar atenção às conversações Recebidas, Ativas e Pendentes, pode gerir várias conversações ao mesmo tempo.
Uma conversação ativa
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Tenha em atenção que a conversação na área Ativas é aquela a que está a abordar neste momento. Para atender uma chamada recebida ou para mover uma chamada pendente para a área Ativa, basta fazer duplo clique na mesma.
Várias conversações ativas (telefone e MIs)
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Pode manter várias conversações ativas ao mesmo tempo, desde que apenas uma delas seja uma conversa por voz. Por exemplo, pode aceitar uma chamada recebida enquanto mantém duas outras duas conversações de mensagens instantâneas (MIs). Neste caso, a conversação de MIs a que está a abordar neste momento muda para a área Ativas e a conversação de voz ainda estará ativa (indicada pela seta vermelha), mesmo que se mova para a área Pendente no seu ecrã.
Faça duplo clique num alerta de chamada ou conversação para movê-lo para a área Ativa.
Lista de contactos e grupos
A Lista de contactos é uma lista de colegas, familiares, amigos e associados aos quais comunica mais frequentemente. Mostra a disponibilidade dos seus contactos e permite-lhe ver detalhes de contacto adicionais ao clicar com o botão direito do rato no nome do contacto e, em seguida, ao clicar em Propriedades. A Lista de contactos é o seu ponto de partida para comunicar com os seus contactos. Com um ou dois cliques com o rato, pode fazer uma chamada telefónica, iniciar uma sessão de mensagens instantâneas (MIs), iniciar uma conversação por e-mail ou iniciar uma conferência.
Para encontrar e adicionar contactos
Utilize a caixa Procurar para encontrar as pessoas que pretende adicionar à lista de Contactos.
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Na caixa Procurar, escreva o nome a apresentar ou o endereço de e-mail de uma pessoa. Todos os nomes que correspondem são apresentados nos Resultados da Pesquisa. A sua pesquisa poderá demorar alguns minutos a ser concluída.
Nota: Por predefinição, o Lync 2010 Attendant lista todos os utilizadores que correspondem aos Serviços de Domínio do Active Directory® e à Lista de Contactos do cliente de mensagens e colaboração do Microsoft® Outlook.
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Clique com o botão direito do rato no nome da pessoa e aponte para Adicionar à Lista de Contactos. A sua lista de grupos personalizados é apresentada.
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Clique num grupo personalizado ou clique em Novo Grupo para criar um novo grupo para o contacto.
Para ordenar contactos
Pode ordenar os seus contactos por diferentes critérios, como o nome a apresentar, a disponibilidade ou a empresa. Ordenar os seus contactos torna mais fácil organizar, encontrar e ligar-se rapidamente aos seus colegas de equipa.
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Na parte superior da Lista de contactos, clique na seta junto a Disposto Por. Nome a Apresentar é a ordenação predefinida no Lync 2010 Attendant.
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Na lista drop-down, selecione um critério de ordenação (como Disponibilidade).
Nota: Não pode ocultar contactos que tenham o estado de presença Offline ou Desconhecido.
Para organizar grupos personalizados
Para um acesso mais rápido aos contactos associados, pode organorá-los em grupos personalizados. Por exemplo, pode ter grupos personalizados denominados Desenvolvimento, Vendas e A Minha Equipa.
Criar um grupo personalizado vazio
Pode criar um grupo personalizado a partir da Lista de Grupos. O grupo personalizado está vazio até adicionar contactos ao mesmo.
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Na Lista de Grupos, clique no sinal de a mais junto a Personalizado. Um novo grupo é exibido na Lista de Grupos.
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Escreva um nome para o grupo e, em seguida, prima ENTER.
Criar um grupo personalizado a partir da sua Lista de contactos
Pode criar um grupo personalizado que é preenchido imediatamente com os contactos selecionados por si.
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Selecione um ou mais contactos na Lista de contactos ou utilize a caixa Procurar para encontrar um contacto.
Nota: Para selecionar múltiplos contactos, prima Ctrl+Clique nos nomes ou Shift+Clique nos nomes adjacentes.
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Clique com o botão direito do rato num dos contactos e, em seguida, aponte para Adicionar à Lista de Contactos.
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Clique em Novo Grupo.
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Escreva um nome para o grupo e, em seguida, prima ENTER.
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Para adicionar mais contactos, basta arrastá-los para o grupo a partir da Lista de contactos.
Organizar grupos personalizados
Por predefinição, os grupos personalizados estão dispostos alfabeticamente. Para reorganizá-las, eis um dos seguintes procedimentos:
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Arraste e largue um grupo para outro local na lista.
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Clique com o botão direito do rato num grupo e, em seguida, clique em Mover Grupo Para Cimaou Mover Grupo Para Baixo.
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Clique num grupo para selecioná-lo e, em seguida, prima Alt+Shift+Seta Para Cima ou Alt+Shift+Seta Para Baixo.
Para ver grupos padrão
O Lync 2010 Attendant inclui três grupos padrão: Frequentes, Disponíveis e Todos os Contactos.
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Frequentes listam, por ordem descendente, os nomes das pessoas com quem teve contacto recente através do Lync 2010 Attendant.
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Disponível lista todos os contactos cuja presença não indica A distância, desconhecido ou offline.
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Todos os Contactos lista todos os contactos que foram adicionados à sua Lista de contactos (exceto por serem membros de uma Lista de Distribuição).
Para apresentar pesquisas recentes
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Clique em Última pesquisa para apresentar os seus critérios e resultados de pesquisa mais recentes com o Lync Attendant 2010.
Como funciona a chamada de equipa?
Pode adicionar um contacto a um grupo de chamada de equipa que pode atender as suas chamadas em seu nome. Pode editar os membros do seu grupo de chamada de equipa em qualquer altura.
Para adicionar um contacto a um grupo de chamada de equipa
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Na barra de ferramentas, clique em Ver ou alterar as definições de recaminhamento de chamadas.
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No Call-Forwarding Definições, em Faça o seguinte quando receber chamadas, selecione Tocar para mim e para o meu grupo de chamada de equipa.
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Em Adicionar membros do grupo de chamada de equipa para atender a chamada em seu nome, clique em Adicionar.
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Escreva o nome de um contacto que possa atender as suas chamadas e, em seguida, clique em OK.
Importante: Os contactos que selecionar para ser um membro do grupo de equipa têm de estar ativados para Voz para Empresas.
Para definir um atraso de toque
Quando ativar a chamada de equipa, é importante definir um atraso na chamada. Quando ativa um atraso no toque, as chamadas recebidas tocou primeiro e, em seguida, no seu grupo de chamada de equipa, após um atraso.
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Para definir um atraso de toque, clique em Atraso de Toque.
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Marque a caixa de verificação A ligar o atraso de toque e, em seguida, defina o tempo de atraso da campainha.
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Clique em OK quando terminar.
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Na parte inferior, clique novamente em OK para guardar e aplicar estas definições.
Nota: Antes de guardar estas definições, deve selecionar a caixa de verificação para aplicar estas definições durante o seu horário de trabalho especificado na Outlook.
Atender chamadas para um agente do grupo de resposta
Como agente do grupo de resposta, foi selecionado para ajudar a atender chamadas telefónicas de um grupo ou de vários grupos. Pode utilizar o Lync 2010 Attendant para atender e gerir as chamadas telefónicas que entram no seu grupo.
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Quando o administrador do servidor o torna agente de um grupo de resposta, verá um alerta no Lync 2010 Attendant que indica a que grupo foi adicionado.
Para atender uma chamada
Quando tem a sua conta num grupo, está pronto para fazer uma chamada.
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Um alerta de chamada a receber mostra-lhe que grupo está a reencaminhar a chamada para si, no campo Via.
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Para atender a chamada, basta clicar no alerta.
Fazer chamadas em parque
Quando receber uma chamada que tem de ser transferida para outro departamento, em vez de colocar a chamada em espera, pode colocar a chamada em espera. Em seguida, a fila de espera apresenta-lhe um número de recuperação, que pode utilizar para recuperar a chamada. Certifique-se de que a equipa de suporte configurou a funcionalidade de chamada de parque.
Para fazer uma chamada em parque
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Atender o alerta de chamada recebida.
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Para fazer a chamada em espera, clique no menu de lista abaixo do botão Reter e, em seguida, selecione Park call.
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Quando a chamada for bem-sucedida, receberá uma notificação com o número de recuperação.
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Comunique o número de recuperação à pessoa ou departamento para o onde a chamada está a ser transferida.
Para recuperar uma chamada em parque
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Se a notificação estiver visível, clique em Recuperar.
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Em vez disso, na caixa de pesquisa, introduza o número de recuperação da chamada em espera. Em seguida, é ligado ao chamador em parque.
