Existe um mundo de dados fora do seu programa microsoft Word que pode utilizar no Word, mas como importa os dados e os protege? Tem tudo a ver com fazer as ligações certas.
Utilizar o Assistente de Ligação de Dados para importar dados externos
No Microsoft Word, pode importar dados externos através da impressão em série. Utilize a impressão em série para criar um conjunto de documentos, como uma carta de formulário que é enviada para muitos clientes ou uma folha de etiquetas de endereço para um cartão de férias. Também pode importar ficheiros de texto, folhas de cálculo do Excel e tabelas ou consultas do Access diretamente, sem utilizar um ficheiro de ligação.
A importação de um ficheiro de texto de valores separados por vírgulas (CSV) (.csv) é simples. Se o ficheiro de texto for um ficheiro .csv que não utilize o caráter separador de lista definido no seu computador ou se o ficheiro de texto não for um ficheiro .csv, pode utilizar um ficheiro de Schema.ini para especificar o formato de ficheiro correto.
Importar o ficheiro
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No separador Mailings , no grupo Iniciar Impressão em Série, clique em Selecionar Destinatários > Utilizar Lista Existente.
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Na caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados, efetue um dos seguintes procedimentos:
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Para utilizar um ficheiro .odc existente, faça duplo clique no ficheiro .odc. Os dados são importados e está concluído.
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Para criar um novo ficheiro .odc, clique em Nova Origem e, em seguida, siga cada passo no procedimento.
É apresentado o Assistente de Ligação de Dados.
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Na página Bem-vindo ao Assistente de Ligação de Dados , clique em Outro/Avançado.
É apresentada a caixa de diálogo Propriedades da Ligação de Dados .
Para obter mais informações sobre diferentes opções nas várias caixas de diálogo, clique em Ajuda.
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No separador Fornecedor , selecione Fornecedor OLE DB Microsoft Jet 4.0 e, em seguida, clique em Seguinte.
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No separador Ligação , na caixa Selecionar ou introduzir um nome de base de dados , introduza o caminho completo para a pasta que contém o ficheiro de texto.
Para o ajudar a localizar a pasta, clique no botão Procurar junto à caixa.
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Clique no separador Tudo , selecione Propriedades Expandidas e, em seguida, clique em Editar Valor.
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Na caixa Valor da Propriedade , introduza uma das seguintes opções:
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Se o ficheiro de texto tiver cabeçalhos de coluna, introduza Texto; HDR=Sim.
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Se o ficheiro de texto não tiver cabeçalhos de coluna, introduza Texto; HDR=Não.
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Clique em OK.
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Para garantir que introduziu as informações corretas, clique no separador Ligação e, em seguida, clique em Testar Ligação.
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Execute um dos seguintes passos:
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Se receber uma mensagem de erro, verifique novamente os valores que introduziu nos passos anteriores.
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Se receber a mensagem "Testar ligação com êxito", clique em OK.
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Clique em OK.
O Assistente de Ligação de Dados volta a aparecer.
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Na página Selecionar Base de Dados e Tabela , na coluna Nome , selecione o ficheiro de texto que pretende importar e, em seguida, clique em Seguinte.
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Na página Guardar Ficheiro de Ligação de Dados e Concluir , introduza um nome para o ficheiro .odc na caixa Nome do Ficheiro e, em seguida, clique em Concluir.
Para alterar a localização da pasta, que é a pasta As Minhas Origens de Dados por predefinição, clique em Procurar.
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Opcionalmente, para tornar o ficheiro de ligação mais detetável, pode introduzir informações adicionais nas caixas Descrição, Nome Amigável e Palavras-chave de Pesquisa .
Utilizar um ficheiro Schema.ini para especificar um caráter separador de lista diferente ou formato de ficheiro de texto
Um ficheiro de Schema.ini é um ficheiro de texto que contém entradas que substituem as predefinições do controlador de texto no registo do Windows. Em geral, para utilizar um ficheiro Schema.ini, tem de fazer o seguinte:
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Armazene o ficheiro Schema.ini na mesma pasta que o ficheiro de texto que está a importar.
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Dê o nome ao ficheiroSchema.ini.
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Na primeira linha do ficheiro Schema.ini, escreva o nome do ficheiro de texto ao qual está a ligar, entre parênteses retos.
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Adicione informações adicionais para especificar o formato de ficheiro de texto diferente.
As secções seguintes mostram exemplos comuns para utilizar o ficheiro Schema.ini.
Exemplo: Especificar um caráter de ponto e vírgula (;) como delimitador
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Exemplo: Especificar um caráter de separador como delimitador
[Products.txt] Format=TabDelimited
Exemplo: Especificar um ficheiro de largura fixa
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
Importar um ficheiro de texto com um controlador ODBC é, no mínimo, um processo de dois passos. Em primeiro lugar, se necessário, defina um DSN de utilizador no computador para o controlador de texto ODBC. Em segundo lugar, importe o ficheiro de texto com o DSN do utilizador. Se o ficheiro de texto for um ficheiro de valores separados por vírgulas (CSV) que não utilize o caráter separador de lista definido no seu computador ou se o ficheiro de texto não for um ficheiro .csv, pode utilizar um ficheiro de Schema.ini para especificar o formato de ficheiro correto.
Definir um DSN de Utilizador
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Abra Painel de Controlo e, em seguida, clique em Ferramentas Administrativas > sistema e segurança > Origens de Dados ODBC (32 bits) ou Origens de Dados ODBC (64 bits). \
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Na caixa de diálogo Administrador da Origem de Dados ODBC , no separador DSN do Utilizador , clique em Adicionar.
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Na caixa de diálogo Create Nova Origem de Dados, selecione Controlador de Texto da Microsoft (*.txt; *.csv) e, em seguida, clique em Concluir.
É apresentada a caixa de diálogo Configuração de Texto ODBC .
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Introduza um nome no Nome da Origem de Dados.
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Desmarque a caixa de verificação Utilizar Diretório Atual .
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Clique em Selecionar Diretório.
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Na caixa de diálogo Selecionar Diretório, localize a pasta que contém o ficheiro de texto que pretende importar, certifique-se de que o ficheiro de texto aparece na lista abaixo da caixa Nome do Ficheiro e, em seguida, clique em OK.
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Clique duas vezes em OK.
Para obter mais informações sobre diferentes opções nas várias caixas de diálogo, clique em Ajuda.
Importar o ficheiro
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No separador Mailings , no grupo Iniciar Impressão em Série, clique em Selecionar Destinatários > Utilizar Lista Existente.
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Na caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados, efetue um dos seguintes procedimentos:
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Para utilizar um ficheiro .odc existente, faça duplo clique no ficheiro .odc. Os dados são importados e está concluído.
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Para criar um novo ficheiro .odc, clique em Nova Origem e, em seguida, siga cada passo no procedimento.
É apresentado o Assistente de Ligação de Dados.
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Na página Bem-vindo ao Assistente de Ligação de Dados , clique em DSN ODBC.
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Na página Ligar à Origem de Dados ODBC , selecione o DSN do Utilizador que acabou de criar e, em seguida, clique em Seguinte.
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Na página Selecionar Base de Dados e Tabela , selecione o ficheiro de texto na coluna Nome e, em seguida, clique em Seguinte.
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Na página Guardar Ficheiro de Ligação de Dados e Concluir , introduza um nome para o ficheiro .odc na caixa Nome do Ficheiro e, em seguida, clique em Concluir.
Para alterar a localização da pasta, que é a pasta As Minhas Origens de Dados por predefinição, clique em Procurar.
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Opcionalmente, para tornar o ficheiro de ligação mais detetável, pode introduzir informações adicionais nas caixas Descrição, Nome Amigável e Palavras-chave de Pesquisa .
Para obter mais informações sobre diferentes opções nas várias caixas de diálogo, clique em Ajuda.
Utilizar um ficheiro Schema.ini para especificar um caráter separador de lista diferente ou formato de ficheiro de texto
Um ficheiro de Schema.ini é um ficheiro de texto que contém entradas que substituem as predefinições do controlador de texto no registo do Windows. Em geral, para utilizar um ficheiro Schema.ini, tem de fazer o seguinte:
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Armazene o ficheiro Schema.ini na mesma pasta que o ficheiro de texto que está a importar.
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Dê o nome ao ficheiroSchema.ini.
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Na primeira linha do ficheiro Schema.ini, escreva o nome do ficheiro de texto ao qual está a ligar, entre parênteses retos.
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Adicione informações adicionais para especificar o formato de ficheiro de texto diferente.
As secções seguintes mostram exemplos comuns para utilizar o ficheiro Schema.ini.
Exemplo: Especificar um cabeçalho de coluna
[Categories.txt] ColNameHeader=True
Exemplo: Especificar um caráter de ponto e vírgula (;) como delimitador
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Exemplo: Especificar um caráter de separador como delimitador
[Products.txt] Format=TabDelimited
Exemplo: Especificar um ficheiro de largura fixa
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
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No separador Mailings , no grupo Iniciar Impressão em Série, clique em Selecionar Destinatários > Utilizar Lista Existente.
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Na caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados, efetue um dos seguintes procedimentos:
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Para utilizar um ficheiro .odc existente, faça duplo clique no ficheiro .odc. Os dados são importados e está concluído.
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Para criar um novo ficheiro .odc, clique em Nova Origem e, em seguida, siga cada passo no procedimento.
É apresentado o Assistente de Ligação de Dados.
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Na página Bem-vindo ao Assistente de Ligação de Dados, clique em Microsoft SQL Server.
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Na página Ligar ao Servidor de Bases de Dados , faça o seguinte:
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Introduza o nome do servidor de bases de dados na caixa Nome do Servidor .
Se a base de dados estiver no seu computador, introduza (local).
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Em Credenciais de início de sessão, efetue um dos seguintes procedimentos:
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Para utilizar o seu nome de utilizador e palavra-passe do Windows, clique em Utilizar Autenticação do Windows.
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Para utilizar um nome de utilizador e palavra-passe de base de dados, clique em Utilizar o seguinte Nome de Utilizador e Palavra-passe e, em seguida, introduza o nome de utilizador e a palavra-passe da base de dados nas caixas adequadas.
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Clique em Seguinte.
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Na página Selecionar Base de Dados e Tabela , selecione a base de dados na caixa Base de Dados , selecione a tabela, vista ou função definida pelo utilizador na coluna Nome e, em seguida, clique em Seguinte.
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Na página Guardar Ficheiro de Ligação de Dados e Concluir , introduza um nome para o ficheiro .odc na caixa Nome do Ficheiro e, em seguida, clique em Concluir.
Para alterar a localização da pasta, que é a pasta As Minhas Origens de Dados por predefinição, clique em Procurar.
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Opcionalmente, para tornar o ficheiro de ligação mais detetável, pode introduzir informações adicionais nas caixas Descrição, Nome Amigável e Palavras-chave de Pesquisa .
Importar dados de uma base de dados SQL Server com um controlador ODBC é um processo de dois passos. Em primeiro lugar, se necessário, defina um DSN de utilizador no computador para o controlador ODBC. Em segundo lugar, importe os dados da base de dados SQL Server.
Definir um DSN de Utilizador
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Abra Painel de Controlo e, em seguida, clique em Sistema e Segurança > Ferramentas Administrativas > Origens de Dados ODBC (32 bits) ou Origens de Dados ODBC (64 bits).
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Na caixa de diálogo Administrador da Base de Dados ODBC , selecione o separador DSN do Utilizador e, em seguida, clique em Adicionar.
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Na caixa de diálogo Create Nova Origem de Dados, selecione SQL Server e, em seguida, clique em Concluir.
É apresentada a caixa de diálogo Create uma Nova Origem de Dados para SQL Server.
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Introduza um nome de origem de dados na caixa Nome .
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Opcionalmente, introduza uma descrição da origem de dados na caixa Descrição .
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Introduza o nome do servidor da base de dados na caixa Servidor .
Se a base de dados estiver no seu computador, introduza (local).
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Clique em Seguinte.
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Em Como deve SQL Server verificar a autenticidade do ID de início de sessão?, efetue um dos seguintes procedimentos:
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Para utilizar o seu nome de utilizador e palavra-passe do Windows, clique em Com a autenticação NT do Windows com o ID de início de sessão de rede.
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Para utilizar um nome de utilizador e palavra-passe de base de dados, clique em Com SQL Server autenticação com o ID de início de sessão e a palavra-passe introduzidos pelo utilizador e, em seguida, introduza o ID de início de sessão e a palavra-passe da base de dados nas caixas adequadas.
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Clique em Seguinte duas vezes e, em seguida, clique em Concluir.
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Para garantir que introduziu as informações corretas, clique em Testar Origem de Dados.
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Execute um dos seguintes passos:
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Se receber uma mensagem de erro, verifique novamente os valores que introduziu nos passos anteriores.
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Se receber a mensagem "TESTES CONCLUÍDOS COM ÊXITO!", clique em OK.
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Clique duas vezes em OK.
Para obter mais informações sobre diferentes opções nas várias caixas de diálogo, clique em Ajuda.
Importar dados de uma base de dados SQL Server
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No separador Mailings , no grupo Iniciar Impressão em Série, clique em Selecionar Destinatários > Utilizar Lista Existente.
-
Na caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados, efetue um dos seguintes procedimentos:
-
Para utilizar um ficheiro .odc existente, faça duplo clique no ficheiro .odc. Os dados são importados e está concluído.
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Para criar um novo ficheiro .odc, clique em Nova Origem e, em seguida, siga cada passo no procedimento.
É apresentado o Assistente de Ligação de Dados.
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Na página Bem-vindo ao Assistente de Ligação de Dados , clique em DSN ODBC.
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Na página Ligar à Origem de dados ODBC , selecione o nome da origem de dados que definiu na secção anterior e, em seguida, clique em Seguinte.
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Na página Selecionar Base de Dados e Tabela , selecione a base de dados na caixa Base de Dados , selecione a tabela, vista ou função na coluna Nome e, em seguida, clique em Seguinte.
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Na página Guardar Ficheiro de Ligação de Dados e Concluir , introduza um nome para o ficheiro .odc na caixa Nome do Ficheiro e, em seguida, clique em Concluir.
Para alterar a localização da pasta, que é a pasta As Minhas Origens de Dados por predefinição, clique em Procurar.
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Opcionalmente, para tornar o ficheiro de ligação mais detetável, pode introduzir informações adicionais nas caixas Descrição, Nome Amigável e Palavras-chave de Pesquisa .
