Resumo: Decida qual a abordagem de gestão de registos a escolher no SharePoint Server 2013.
No SharePoint pode gerir registos num arquivo ou gerir registos no mesmo repositório de documentos que os documentos ativos. Ao utilizar a SharePoint local, quando declara que um documento se tornou um registo, o registo mantém-se no local, SharePoint agora gere-o como um registo. Por exemplo, um documento pode obter uma política de retenção diferente quando é declarado como um registo ou quando os utilizadores podem não conseguir editá-lo.
Também é possível uma abordagem híbrida. Por exemplo, pode manter os registos com documentos ativos durante dois anos e, em seguida, mover registos para um arquivo de registos quando um projeto for concluído.
Como pensa se deve gerir registos num site separado do Centro de Registos ou no mesmo site de colaboração no qual os documentos foram criados, considere as seguintes perguntas:
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A governação do site de colaboração é adequada para gerir registos? O seu setor está sujeito a requisitos regulamentares em que os registos de mandatos são separados de documentos ativos? O administrador de um site de colaboração deve ser de confiança para gerir um site que contém registos? Poderá querer armazenar registos num site que utilize um acesso mais restrito do que o site de colaboração ou num site com uma criá-la com uma agenda diferente.
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Durante quanto tempo será utilizado o site de colaboração? Se os registos precisarem de ser mantidos durante mais tempo do que o projeto em curso, selecionar uma estratégia de gestão de registos no local significa que terá de manter o site de colaboração mesmo depois de já não ser utilizado.
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Os membros do projeto precisarão de aceder frequentemente aos documentos após os documentos se tornarem registos? Se utilizar uma abordagem no local, os membros do projeto podem aceder aos documentos da mesma forma independentemente de os documentos estiverem ativos ou se são registos.
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Os gestores de registos na sua organização são responsáveis apenas pelos registos ou são responsáveis por todas as informações, independentemente de estar ativo ou de um registo? Se os gestores de registos são responsáveis apenas pelos registos oficiais, poderá ser mais fácil ter um site do Centro de Registos separado.
A seguinte tabela descreve as diferenças entre o que pode fazer com os registos num centro de registos e com os registos geridos no local num site de colaboração. As diferenças são apresentadas do ponto de vista dos gestores de registos e dos colaboradores que colaboram numa equipa de projeto.
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Fator |
Arquivo de registos |
Registos no local |
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Gerir a retenção de registos |
O organizador de conteúdo coloca automaticamente novos registos na pasta correta no plano de ficheiros do arquivo, com base nos metadados. |
Podem haver políticas diferentes para registos e documentos ativos com base no tipo ou localização de conteúdo atual. |
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Restringir os utilizadores que podem ver registos |
Sim. O arquivo especifica as permissões para o registo. |
Não. As permissões não mudam quando um documento se torna um registo. No entanto, pode restringir os utilizadores que podem editar e eliminar registos. |
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Facilidade de localizar registos (para gestores de registos) |
Mais fácil. Todos os registos estão num único local. |
Mais difícil. Os registos são distribuídos por múltiplos sites de colaboração. |
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Manter todas as versões do documento como registos |
O utilizador tem de enviar explicitamente cada versão de um documento para o arquivo. |
Pressupondo que o controlo de versões está ativado. |
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Informações de facilidade de localizar (para colaboradores da equipa) |
É mais difícil, embora uma ligação para o documento possa ser adicionada ao site de colaboração quando o documento se tornar um registo. |
Mais fácil. |
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Desnegação de site de colaboração |
O site de colaboração contém apenas documentos ativos. |
O site de colaboração contém documentos (registos) ativos e inativos, embora possa criar vistas para apresentar apenas registos. |
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Capacidade de auditar registos |
Sim. |
Depende da política de auditoria do site de colaboração. |
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Segurança administrativa |
Um gestor de registos pode gerir o arquivo de registos. |
Os administradores de site de colaboração têm permissão para gerir registos e documentos ativos. |
A seguinte tabela descreve as diferenças entre as duas abordagens de gestão de registos que podem afetar a forma como gere os recursos de TI.
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Fator |
Arquivo de registos |
Registos no local |
|---|---|---|
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Número de sites a gerir |
Mais sites. Ou seja, existe um arquivo separado para além dos sites de colaboração. |
Menos sites. |
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Escalabilidade |
Alivia a pressão do tamanho da base de dados nos sites de colaboração. |
O tamanho máximo da coleção de site atingiu mais cedo. |
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Administração simplificada |
Separe o site ou farm para registos. |
O aprovisionamento de sites não funciona além do necessário para os sites que têm documentos ativos. |
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Armazenamento |
Pode armazenar registos em diferentes suportes de armazenamento. |
Documentos e registos ativos armazenados em conjunto. |
