Este artigo descreve a peça Web FAQ com tecnologia Microsoft 365 Copilot (Pré-visualização Pública) que pode utilizar para criar e gerir FAQs no SharePoint com o poder de Microsoft 365 Copilot.
Descrição geral
O que é a peça Web FAQ no SharePoint?
A peça Web FAQ é uma funcionalidade com tecnologia de IA que ajuda os proprietários de conteúdos do SharePoint a criar e manter secções de FAQ atualizadas nas respetivas páginas e notícias do SharePoint. Ajuda os autores ao longo do percurso de geração, curadoria e aperfeiçoamento de FAQs ao tirar partido de fontes de base (como Word, PowerPoint, PDF, Loop e Reuniões do Teams) para gerar categorias, perguntas e respostas relevantes.
A um nível elevado, a funcionalidade utiliza conteúdo estruturado e não estruturado como entrada, aplica o processamento baseado em IA para extrair e sugerir entradas de FAQ significativas e produz secções de FAQ organizadas e categorizadas como saída. Os autores podem refinar manualmente estas entradas, garantindo conteúdo de alta qualidade e fidedigno.
O que pode fazer a peça Web FAQ?
A peça Web FAQ oferece várias capacidades:
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AI-Assisted FAQ Geração: gera automaticamente categorias de FAQ, perguntas e respostas com base em ficheiros selecionados.
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Edição humana no Loop: os autores de conteúdo podem rever, editar, remover e reordenar categorias, perguntas e respostas antes de publicarem a página.
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Base de Várias Origens: suporta vários tipos de conteúdo (Word, PowerPoint, PDF, Loop e Reuniões do Teams) para melhorar a precisão e a relevância.
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Opções de Visualização Configuráveis: suporta esquemas diferentes (Divisa, Sinal de Adição/Subtração) e permite que os utilizadores personalizem o comportamento de expansão.
Quais são os requisitos de licença do Copilot para esta funcionalidade?
- Visualizadores: não é necessária nenhuma licença copilot.
- Criadores & Editores: uma licença de Microsoft 365 Copilot necessária para criar e editar peças Web FAQ.
Vejamos mais detalhadamente como esta nova experiência simplifica e melhora a criação de FAQ no SharePoint.
Quais são as utilizações pretendidas da peça Web FAQ?
A peça Web FAQ foi concebida para ajudar as organizações a gerar facilmente secções de FAQ precisas e acessíveis nas respetivas páginas do SharePoint.
Os principais casos de utilização incluem:
Evento - Por exemplo: Detalhes do evento, agendamentos e logística
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Resuma os detalhes do evento para as próximas conferências, formações ou reuniões em toda a empresa.
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Forneça agendas, bios de orador, descrições gerais da sessão e informações logísticas para os participantes.
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Resolva perguntas comuns dos participantes antes do evento para reduzir as perguntas repetitivas.
Produto - Por exemplo: anúncios de produtos, atualizações de funcionalidades e guias de utilizador
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Crie FAQs de lançamento de produtos diretamente a partir de conjuntos de reuniões, notas de versão ou documentação técnica.
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Suporte para a ativação de vendas internas ou portais destinados ao cliente com informações atualizadas sobre o produto.
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Crie guias de funcionalidades e FAQs de resolução de problemas para melhorar a adoção do utilizador e reduzir os pedidos de suporte.
Política – por exemplo: RH, TI, conformidade e políticas operacionais padrão
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Gere FAQs da política de RH para tópicos como licença, benefícios, integração e trabalho híbrido.
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Crie FAQs self-service de TI para orientar os colaboradores na configuração de software, protocolos de segurança e resolução de problemas de dispositivos.
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Documente procedimentos de conformidade, políticas empresariais e diretrizes operacionais para garantir a consistência.
Adicionar uma peça Web FAQ a uma página do SharePoint
Passo 1: Inserir uma peça Web FAQ
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Abra a Caixa de Ferramentas na tela ou no Painel de Conteúdo.
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Procure "FAQ" na categoria IA.
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Clique para adicionar a peça Web FAQ à sua página.
Passo 2: Configurar uma peça Web FAQ
Assim que a peça Web FAQ for adicionada, configure-a com o Painel de Conteúdo:
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Selecione Os Seus Ficheiros de Origem - Clique em "Adicionar+" para escolher os ficheiros de base. Pode selecionar vários ficheiros (tipos suportados: Word, PowerPoint, PDF, Loop, Reunião, Páginas do SharePoint). Serão suportados mais tipos de ficheiros no futuro.
Escolha a FaQ Purpose – selecione o tipo de FAQ mais relevante nas seguintes opções:
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Evento – para FAQs relacionadas com detalhes de eventos, agendas, logística, etc.
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Produto – para anúncios de produtos, atualizações de funcionalidades, guias de utilizador, etc.
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Política – para RH, TI, conformidade e políticas operacionais padrão, etc.
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Outro – para quaisquer outros tipos de FAQs.
(Opcional) Indique Detalhes Adicionais - Adicione qualquer finalidade, audiência de destino ou detalhes principais no campo fornecido. Isto ajuda a IA a compreender melhor e a gerar FAQs relevantes para satisfazer as suas necessidades.
Gerar as suas FAQ - Assim que a configuração estiver concluída, clique em "Iniciar" para gerar o conteúdo das FAQ.
Nota: também pode começar por importar uma FAQ existente ao copiar e colar para começar.
Passo 3: Refinar e Organizar Categorias
Assim que a IA gerar as categorias de FAQ iniciais na tela, pode:
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Refine manualmente as categorias para se alinharem melhor com os seus conteúdos.
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Adicione novas categorias, se necessário.
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Remova categorias indesejadas para manter as SUAS FAQ focadas.
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Reordenar categorias para a sua sequência preferida.
Assim que estiver satisfeito com a configuração da categoria, clique em "Perguntas de rascunho" para continuar.
Passo 4: Gerar e Refinar Perguntas
Assim que a IA gerar as perguntas em cada categoria, pode:
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Refine manualmente as perguntas para melhorar a clareza e a relevância.
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Adicione novas perguntas, se necessário.
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Remova perguntas indesejadas para simplificar as suas FAQ.
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Reordene as perguntas para a sua sequência preferida.
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Mover perguntas para outra Categoria.
Quando terminar, clique em "Respostas de rascunho" para permitir que a IA gere respostas para cada pergunta ou clique no botão "Anterior" para o passo anterior.
Passo 5: Rever respostas e fornecer comentários
Depois de a IA gerar as respostas para cada pergunta, concluiu todos os passos, clique em "Manter" e as suas FAQ estão todas definidas!
Não se esqueça de clicar em '👍/👎' e adicionar os seus comentários para nos ajudar a melhorar as respostas do Copilot e elevar a experiência.
Passo 6: Refinar ainda mais as suas FAQ
Quando as suas FAQs tiverem sido adicionadas à Tela, ainda pode:
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Modifique as respostas para melhorar a precisão ou o tom através da funcionalidade Reescrever com o Copilot.
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Adicione uma nova categoria e pergunta, conforme necessário.
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Personalizar o esquema das FAQ.
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Partilhe a página por e-mail.
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Importe FAQ adicionais ao copiar e colar.
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Partilhe um par específico de Q&A para a sua audiência ao copiar a ligação.
Receber feedback e perguntas adicionais dos seus visualizadores de FAQ
Enquanto proprietário do conteúdo das FAQ, agora pode recolher feedback diretamente dos visualizadores das FAQ. Um novo campo abaixo de cada peça Web FAQ permite que os visualizadores submetam perguntas adicionais se não encontrarem as informações que procuram na lista de FAQ atuais.
Como funciona
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Ativar ou desativar submissões de visualizadores
Como autor de FAQ, pode ativar ou desativar esta capacidade no painel de propriedades do lado direito com a definição de alternar.
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Os visualizadores submetem perguntas adicionais
Assim que esta funcionalidade estiver ativada, os visualizadores podem escrever a pergunta no campo fornecido e clicar em "Enviar para autor".
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Rever perguntas relevantes
Quando o autor de FAQ entra no Modo de edição e seleciona Adicionar uma pergunta, todas as perguntas submetidas pelo visualizador serão apresentadas numa lista pendente. As perguntas não relevantes são automaticamente filtradas por predefinição.
Atualizar as SUAS FAQ com Sugestões de IA
Passo 1: Procurar atualização disponível
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Abra a peça Web FAQ no Modo de edição .
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No painel de conteúdo, selecione Rever sugestões de IA. Nota: as sugestões de IA só aparecem quando são detetadas atualizações , por exemplo, se forem encontradas alterações no ficheiro de referência ou se os visitantes efetuarem repetidamente perguntas semelhantes.
Passo 2: Rever Atualizações Sugeridos
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Reveja as atualizações sugeridas pela IA no painel.
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Selecione Substituir, Inserir abaixo ou Dispensar as sugestões. Pode continuar a modificar manualmente o conteúdo conforme necessário depois de rever todas as sugestões.
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Assim que todas as atualizações sugeridas tiverem sido revistas e endereçadas, será apresentada uma mensagem de confirmação, conforme mostrado abaixo.
Notas de IA Responsáveis
Como foi avaliada a peça Web FAQ? Que métricas são utilizadas para medir o desempenho?
Principais métodos de avaliação incluídos:
Testes Manuais e Automatizados – o sistema foi submetido a extensas revisões manuais e testes automatizados em diferentes cenários de FAQ, tirando partido dos dados internos da Microsoft e dos casos de utilização do mundo real.
Métricas de Qualidade Automatizadas – o desempenho foi avaliado através de medidas-chave, tais como:
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Taxa Mantida – a percentagem de FAQs sugeridas pela IA que os utilizadores mantêm ou publicam.
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Métricas de Cativação – controlar a forma como os utilizadores interagem com as FAQs, incluindo vistas, cliques e comentários.
Comentários do Utilizador & Melhorias Iterativas – a peça Web foi testada com utilizadores reais, recolhendo feedback sobre precisão, legibilidade e utilização de conteúdos, o que impulsionou refinamentos contínuos.
Embora o sistema tenha um bom desempenho em casos comuns de utilização de FAQ, o desempenho pode variar para tópicos altamente especializados. Os autores são encorajados a rever os conteúdos gerados pela IA antes da publicação.
Quais são as limitações da peça Web FAQ? Como podem os utilizadores minimizar o impacto das limitações da peça Web FAQ ao utilizar o sistema?
Embora a peça Web FAQ melhore a gestão de FAQ com automatização com tecnologia de IA, devem ser consideradas determinadas limitações:
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Dependência de Contexto – a IA baseia-se em documentos carregados e transcrições de reuniões como origens de base.
Como os utilizadores podem mitigar estas limitações:
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Verificar e Editar FAQs – reveja sempre as FAQs geradas pela IA antes de publicar.
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Utilizar High-Quality Material de Origem – certifique-se de que os documentos e as notas de reunião são abrangentes e atualizados para melhorar a precisão.
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Utilizar a Supervisão Humana para tópicos de Compliance-Sensitive – os conteúdos gerados pela IA devem ser sempre validados para tópicos regulamentares ou de alto risco.
Que fatores operacionais e definições permitem uma utilização eficaz e responsável da peça Web FAQ?
A peça Web FAQ fornece várias funcionalidades e controlos incorporados que suportam a utilização responsável e ajudam a garantir a qualidade dos conteúdos ao longo do processo de criação:
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Entrada Contextual para Relevância Melhorada: os autores de FAQ podem adicionar descrições detalhadas e selecionar o tipo de FAQ adequado para orientar o sistema na geração de perguntas e respostas mais alinhadas com o cenário pretendido.
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Refinamento Iterativo e Personalização: os autores podem editar, regenerar, ajustar categorias e refinar ambas as perguntas (na interface do construtor) e respostas (na tela) – permitindo uma melhoria iterativa do conjunto de FAQ antes da publicação.
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AI-Generated Lembrete de Revisão de Conteúdo: os autores são claramente lembrados de que "o conteúdo gerado pela IA pode estar incorreto" antes de optar por aceitar e publicar uma FAQ sugerida, incentivando a revisão ponderada e a supervisão humana.
Como devo proceder para fornecer feedback sobre a peça Web FAQ?
A peça Web FAQ recolhe comentários de autores (que criam e gerem FAQs) para garantir melhorias contínuas.
Comentários & Métricas de Autores para a Microsoft:
Os autores podem fornecer feedback direto sobre as FAQs geradas pela IA à Microsoft através de vários sinais, que ajudam a melhorar a precisão e a usabilidade do sistema:
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Classificações de polegar para cima/baixo – os autores podem classificar as FAQ geradas por IA definidas.
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Comunicar problemas ou pedidos de funcionalidade através do Centro de Administração Microsoft 365 ou canais de suporte para o SharePoint.
