Um registo é um documento ou outra entidade eletrónica ou física numa organização que serve como provas de uma atividade ou transação efetuada pela organização e que exige retenção durante algum período de tempo. A gestão de registos é o processo pelo qual uma organização:
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Determina que tipos de informações devem ser consideradas registos.
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Determina o modo como os documentos ativos que se tornam registos devem ser tratados enquanto estiverem a ser utilizados e determina como devem ser recolhidos depois de serem declarados para serem registos.
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Determina de que forma e por quanto tempo cada tipo de registo deve ser mantido para cumprir requisitos legais, empresariais ou regulamentares.
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Pesquisa e implementa soluções tecnológicas e processos de negócio para ajudar a garantir que a organização está em conformidade com as obrigações de gestão de registos de uma forma custo-eficaz e não intrusiva.
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Efetua tarefas relacionadas com registos, tais como eliminar registos expirados ou localizar e proteger registos relacionados com eventos externos, tais como ações judiciais.
Determinar que documentos e outros itens físicos ou eletrónicos na sua organização são registos é da responsabilidade dos responsáveis pela conformidade empresarial, dos gestores de registos e das ajudas. Ao categorizar cuidadosamente todos os conteúdos da empresa na sua organização, estas pessoas podem ajudá-lo a garantir que os documentos são retidos pelo período de tempo adequado. Um sistema de gestão de registos bem concebido ajuda a proteger uma organização legalmente, ajuda a organização a demonstrar a conformidade com obrigações regulamentares e aumenta a eficiência organizacional ao promover a disposição de itens desatualizados que não sejam registos.
Um sistema de gestão de registos inclui os seguintes elementos:
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Uma análise de conteúdos que descreve e categoriza os conteúdos na empresa que podem tornar-se registos, que fornecem localizações de origem e que descreve como os conteúdos serão movê-los para a aplicação de gestão de registos.
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Um plano de ficheiros que indique, para cada tipo de registo na empresa, onde devem ser retidos como registos, as políticas que lhes são aplicadas, o tempo durante o qual têm de ser mantidas, como devem ser eliminadas e quem é responsável pela gestão das mesmas.
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Um documento de requisitos de conformidade que define as regras que os sistemas de IT da organização têm de seguir para garantir a conformidade e os métodos utilizados para garantir a participação dos membros da equipa empresarial.
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Método para recolher registos que já não estão ativos a partir de todas as origens de registos, como servidores de colaboração, servidores de ficheiros e sistemas de e-mail.
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Método de auditoria de registos enquanto estiverem ativos.
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Método para capturar metadados e auditar históricos de registos e mantê-los.
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Processo para deteção de registos (suspensão da sua disposição) quando ocorrem eventos como litígios.
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Um sistema para monitorizar e criar relatórios sobre o manuseamento dos registos para garantir que os funcionários arquivam, acedem e gerem os registos de acordo com as políticas e processos definidos.
SharePoint inclui funcionalidades que podem ajudar as organizações a implementar processos e sistemas de gestão de registos integrados.
Visão geral do planeamento da gestão de registos
Este tópico descreve os passos de planeamento que deve tomar para ajudar a garantir que o sistema de gestão de registos que implementar com base no SharePoint irá atingir os objetivos de gestão de registos da sua organização. Segue-se uma pré-visualização do processo de planeamento da gestão de registos:
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Identificar funções de gestão de registos A gestão de registos de sucesso requer funções especializadas, tais como as seguintes:
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Os gestores de registos e os responsáveis pela conformidade para categorizar os registos na organização e para executar o processo de gestão de registos.
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Funcionários de IT para implementar os sistemas que suportam eficientemente a gestão de registos.
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Os gestores de conteúdos para encontrar onde as informações organizacionais são mantidas e para se certificarem de que as suas equipas seguem as práticas de gestão de registos.
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Analisar conteúdos organizacionais Antes de criar um plano de ficheiros, os gestores de registos e os gestores de conteúdos examinam a utilização dos documentos na organização para determinar quais os documentos e outros itens que podem tornar-se registos.
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Desenvolver um plano de ficheiros Depois de ter analisado os seus conteúdos organizacionais e determinado as agendas de retenção, preencha o resto do plano de ficheiros. Os planos de ficheiros são diferentes de organização para organização, mas geralmente descrevem os tipos de itens que a empresa reconhece ser registos, indicam onde estão armazenados, descrevem os respetivos períodos de retenção e fornecem outras informações, como quem é responsável pela gestão dos itens e a que categoria mais abrangente de registos pertence.
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Desenvolver agendas de retenção Para cada tipo de registo, determine quando este já não está ativo (a ser utilizado), quanto tempo deve ser mantido após esse tipo e como deve ser eliminado permanentemente.
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Avaliar e melhorar as práticas de gestão de documentos Certifique-se de que as políticas necessárias estão a ser aplicadas nos repositórios de documentos. Por exemplo, certifique-se de que os conteúdos estão a ser auditados adequadamente, para que as auditorias adequadas sejam retidas juntamente com os registos.
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Estruturar a solução de gestão de registos Determine se deve criar um arquivo de registos, gerir os registos no local ou utilizar uma combinação das duas abordagens. Com base no seu plano de ficheiros, estrutura o arquivo de registos ou determine como utilizar sites existentes para conter registos. Defina tipos de conteúdo, bibliotecas, políticas e, quando for necessário, metadados que determinam a localização para onde encameiro um documento.
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Planear a forma como o conteúdo se torna um registo Se estiver a utilizar o SharePoint gestão de documentos ativos e a gestão de registos, pode criar fluxos de trabalho personalizados para mover documentos para um arquivo de registos. Se estiver a utilizar o SharePoint ou um sistema de gestão de documentos externo, pode planear e desenvolver interfaces que movam conteúdos desses sistemas para o arquivo de registos ou que declarem um documento como um registo mas não movam o documento. Também cria um plano de formação para ensinar os utilizadores a criar e trabalhar com registos.
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Planear a integração do e-mail Determine se irá gerir os registos de e-mail SharePoint ou se irá gerir os registos de e-mail na própria aplicação de e-mail.
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Planear a conformidade para conteúdos sociais Se a sua organização utilizar redes sociais como blogues ou wikis, determine a forma como estes conteúdos se tornarão registos.
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Planear relatórios de conformidade e documentação Para verificar se a sua organização está a executar as suas práticas de gestão de registos necessárias e para comunicar estas práticas, deve documentar os seus processos e planos de gestão de registos. Se a sua empresa se envolver em litigações relacionadas com os registos, poderá ter de produzir estas diretrizes de gestão de registos, planos de implementação e métricas de eficácia.
