Os projetos podem tornar-se importantes rapidamente. Antes que você perceba, um simples projeto de construção se torna uma colagem de projetos menores, como design, escavação, trabalho de fundação e marketing. Pode ter mais controlo sobre o seu projeto ao criar projetos mais pequenos no Project e, em seguida, ligá-los num único ficheiro do Project para mostrar onde se encaixam no projeto principal.
Neste artigo
- Descrição geral de projetos principais
- Trabalhar com subprojetos num projeto principal
- Como os recursos são afetados quando combina ficheiros
- Outras formas de combinar ficheiros
Descrição geral de projetos principais
Pense num projeto principal como uma coleção de projetos consolidados que mostram uma hierarquia entre múltiplos projetos relacionados. Os projetos inseridos num projeto principal são denominados subprojetos.
Quando insere um subprojeto, um pequeno ícone do Project distingue-o das tarefas de resumo que fazem parte do projeto principal.
No projeto principal, os subprojetos são apresentados como tarefas de resumo que pode organizar facilmente num destaque.
Clique no sinal de adição junto a um subprojeto para expandir as tarefas desse subprojeto para visualização.
Cada subprojeto representa uma fase ou outro grupo funcional diferente no projeto principal.
Quando você insere um subprojeto no projeto mestre, os dois projetos são vinculados e você pode exibir todas as informações no subprojeto do projeto mestre.
Quando você atualiza um subprojeto do projeto mestre, ele também é atualizado em seu arquivo de origem. Se apenas tiver de combinar ficheiros para criar um relatório ou imprimir uma vista de informações de projetos combinados, também pode consolidá-los temporariamente numa vista.
Criar um projeto principal e subprojetos permite-lhe dividir um projeto grande e delegar as suas partes às pessoas necessárias. Em termos de gestão de projetos, atribuir subprojetos desta forma dá responsabilidade a quem faz o trabalho e combina autoridade com responsabilidade. Em termos do Project, criar subprojetos num projeto principal ajuda os gestores de projeto a terem acesso e controlo sobre as respetivas partes da agenda.
Para determinar se deve dividir um projeto grande num projeto principal e subprojetos, considere o seguinte:
- Seu projeto é muito grande e detalhado. Se o projeto contiver mais do que algumas centenas de tarefas, dividi-lo em subprojetos pode facilitar a gestão. Se algumas partes do projeto contiverem trabalho dividido em detalhes mais detalhadas do que outras, pode fazer sentido transformá-las em subprojetos para que a maioria dos usuários veja apenas uma descrição acumulada do subprojeto, mas as partes interessadas possam visualizá-la com mais detalhes. Um único ficheiro é quase sempre a alternativa mais rápida, mas poder concentrar-se apenas numa parte do projeto pode valer a pena.
- A sua organização não está centralizada. Em uma organização descentralizada ou distribuída, um projeto mestre e subprojetos dão aos funcionários mais controle sobre seu próprio trabalho do que um arquivo de projeto centralizado.
- Pretende aumentar a eficácia dos métodos de planeamento da sua organização. Se os gerentes de nível inferior forem responsáveis e souberem quais tarefas são necessárias no projeto, talvez faça mais sentido permitir que eles planejem o trabalho de suas equipes e, em seguida, consolidem seus arquivos de projeto em um projeto mestre. Se o planeamento descendente for a norma, poderá querer reorganizar o plano inicial em subprojetos quando for implementado para que as equipas ou gestores de projetos individuais tenham acesso e controlo sobre os seus próprios agendamentos.
- Trabalha em vários projetos. Os gerentes de projeto podem ter um conjunto de projetos em que trabalham o tempo todo, quer os projetos estejam inter-relacionados ou não. Em vez de abri-los um a um, você pode abrir todos os subprojetos ao mesmo tempo quando abre o projeto mestre. Esta abordagem também facilita a geração de relatórios sobre vários projetos. Se os projetos estiverem inter-relacionados, o gestor de projetos pode criar dependências entre tarefas em projetos diferentes. A criação de dependências entre projetos permite que diferentes gestores de projetos vejam mais facilmente como o trabalho de outros gestores de projetos afeta as respetivas agendas.
- Alguns projetos estão subordinados a outros. Você pode refletir com precisão a hierarquia de vários projetos inserindo vários projetos em outros arquivos. A estrutura resultante dos subprojetos deve refletir as prioridades e responsabilidades dos membros da sua equipa, bem como as inter-relações entre tarefas em diferentes áreas e o prazo geral.
- O seu projeto pode ser modificado por várias pessoas. Idealmente, um ficheiro de projeto é possuído, gerido e modificado por um único gestor de projetos. Mas, muitas vezes, um projeto faz parte de um programa maior que os gerentes de nível superior podem precisar gerenciar. Os membros da equipa do projeto podem manter o foco no seu trabalho ao vê-lo como um ficheiro separado e o gestor de projetos que controla o projeto principal pode coordenar a agenda de cada equipa do subprojeto.
Pode fazer sentido que os marcos do projeto principal orientem os marcos de cada equipa do subprojeto para manter os agendamentos coordenados para um prazo. Pode coordenar marcos ao criar uma dependência entre os marcos ou ao copiar e colar as tarefas de marcos do projeto principal para cada subprojeto. - O seu projeto tem múltiplos intervenientes que se preocupam com as diferentes partes do projeto. Quando as pessoas querem ver detalhes diferentes, os gestores de projeto podem colocar todos os ficheiros do projeto num servidor e personalizar vistas diferentes para vários intervenientes. O mesmo ficheiro de projeto pode ser utilizado como subprojeto em diferentes projetos principais para personalizar as informações apresentadas.
- Pretende que os seus subprojetos sejam só de leitura. Pode manter controlo adicional sobre partes de um projeto ao mover tarefas para um subprojeto e ao restringir o acesso a pessoas chave.
- Pretende analisar o caminho crítico para cada fase, para além do projeto geral. Cada projeto individual contém um caminho crítico. Consolidar vários projetos em um projeto mestre facilita a visão geral como vários caminhos críticos no projeto mestre, mantendo caminhos críticos separados para cada subprojeto.
Saiba mais
- Ligar projetos para criar um projeto principal
- Veja o que está a motivar a data de conclusão do projeto (caminho crítico)
Trabalhar com subprojetos num projeto principal
Quando insere um subprojeto num projeto principal, o subprojeto é representado como uma tarefa de resumo na lista de tarefas e é apresentado um indicador do ícone do Projeto no campo Indicadores . O subprojeto é colocado à frente ao nível da linha onde o insere, mas pode avançar ou diminuir o avanço do mesmo, tal como faria com qualquer outra tarefa. Uma vez que o subprojeto é representado como uma tarefa de resumo, não pode editar as respetivas informações de resumo, mas pode expandir o destaque para mostrar as tarefas do subprojeto e editar as informações do projeto no ficheiro de projeto principal.
Nota
Qualquer formatação que tenha aplicado a tarefas de resumo ou barras Gantt num subprojeto não aparece no projeto principal. As informações de formatação são armazenadas em cada ficheiro e têm de ser aplicadas separadamente ao projeto principal.
Quando guarda o projeto principal, as alterações ao subprojeto também são guardadas no ficheiro de origem do subprojeto. Se você quiser trabalhar diretamente no arquivo de origem sem abrir o arquivo de projeto mestre, as alterações no arquivo de origem do subprojeto são atualizadas automaticamente no arquivo de projeto mestre.
Nota
Se já não precisar de manter o projeto principal e o subprojeto sincronizados, pode desassociá-los. Em seguida, se forem feitas alterações no subprojeto ou no projeto mestre, o outro arquivo permanecerá inalterado.
Saiba mais
Como os recursos são afetados quando combina ficheiros
Após consolidar os ficheiros num ficheiro de projeto principal, os recursos de ambos os ficheiros permanecem separados, tal como as tarefas num subprojeto permanecem no subprojeto. Pode alterar as informações dos recursos no projeto principal e as alterações serão replicadas no ficheiro de origem do subprojeto. Pode ver todos os recursos no projeto principal e subprojetos em conjunto na vista Folha de Recursos , mas não pode atribuir um recurso a nenhum projeto que não o subprojeto de origem.
Nota
Se os mesmos recursos forem usados em vários subprojetos, você verá nomes de recursos duplicados porque os recursos não estão combinados. No entanto, se você quiser atribuir os recursos em subprojetos diferentes e resolver nomes de recursos duplicados, você pode combiná-los em um pool de recursos e disponibilizá-los para os outros arquivos.
Outras formas de combinar ficheiros
Os projetos principais e os subprojetos permitem-lhe criar uma hierarquia de projetos que reflete a relação entre eles e, em alguns casos, a estrutura da sua organização. No entanto, pode ter outros motivos para consolidar ficheiros de projeto. Por exemplo, pode querer combiná-los temporariamente para uma revisão rápida ou para impressão.
Consolidar ficheiros não relacionados
Utilize ficheiros consolidados se tiver múltiplos ficheiros que pretenda combinar numa única janela, quer os ficheiros estejam relacionados ou não. A combinação de arquivos não relacionados em um projeto consolidado torna mais fácil ver informações de vários projetos em vários modos de exibição e imprimi-los. Poderá consolidar ficheiros de projeto se tiver de controlar muitos projetos em curso, por exemplo, quando está a desenvolver produtos diferentes ao mesmo tempo. Pode ordenar e agrupar por nomes de produtos, prazos de projetos e gestores para encontrar e avaliar as informações específicas de que precisa. Por exemplo, pode imprimir uma vista de Gráfico Gantt que inclua todos os seus projetos.
Criar uma área de trabalho
Uma alternativa à consolidação de projetos é criar um espaço de trabalho que contenha arquivos de projeto individuais, cada um aberto em sua própria janela. Utilize uma área de trabalho se trabalhar com os mesmos ficheiros de projeto frequentemente e não quiser consolidá-los num projeto grande.
Quando abre os ficheiros e, em seguida, os guarda como uma área de trabalho, o Project guarda os ficheiros e as respetivas definições atuais num único ficheiro de área de trabalho. Em seguida, quando abrir o ficheiro de área de trabalho, abre todos os ficheiros incluídos ao mesmo tempo. Cada projeto tem o seu próprio botão na barra de tarefas, o que facilita a transição de um projeto para outro.
Para criar um espaço de trabalho, selecione ou abra os arquivos de projeto e, em seguida, escolhaEspaço de Trabalho de Salvamentode Arquivo>.