Pode utilizar o OneDrive e o SharePoint para criar, gerir e partilhar ficheiros, tornando-os ideais para o trabalho colaborativo. Com o OneDrive e o SharePoint, pode guardar os seus ficheiros em múltiplos dispositivos e aceder-lhes em qualquer lugar. Também pode trabalhar em tempo real com outras pessoas, bem como partilhar ficheiros de forma segura com terceiros.
Assista ao vídeo: Quando utilizar o OneDrive vs. SharePoint
O OneDrive é uma plataforma de armazenamento na nuvem onde pode armazenar os seus ficheiros individuais ou pessoais. O OneDrive está totalmente integrado com aplicações como Word, Excel e PowerPoint, o que o torna um local conveniente para armazenar e aceder aos seus documentos confidenciais de forma segura.
Utilize o OneDrive quando pretender criar um documento só seu, por exemplo, quando trabalhar com informações altamente confidenciais ou privadas.
Para começar a utilizar o OneDrive, inicie sessão na sua conta Microsoft ou inscreva-se numa conta, transfira e instale a aplicação OneDrive para ambiente de trabalho e, em seguida, siga os avisos para iniciar sessão e selecionar as pastas que pretende sincronizar com a nuvem.
- Para criar um novo ficheiro no OneDrive, basta clicar no botão Novo e selecionar o tipo de ficheiro que pretende criar, como um documento Word ou folha de cálculo do Excel.
- Para gerir ficheiros no OneDrive, clique com o botão direito do rato num ficheiro e selecione Mudar o nome para lhe dar um nome mais descritivo ou arraste e largue ficheiros para pastas diferentes para uma melhor organização.
- Para partilhar ficheiros com o OneDrive , clique no botão Partilhar e introduza os endereços de e-mail das pessoas com quem quer partilhar o ficheiro. Saiba mais sobre como gerir ficheiros no OneDrive.
O SharePoint é uma ferramenta de colaboração utilizada para gerir e partilhar ficheiros e informações em toda a organização. O SharePoint permite que vários utilizadores colaborem numa localização central.
Utilize o SharePoint quando precisar de criar um documento que será escrito e gerido por uma equipa de pessoas ou quando precisar de ser partilhado amplamente. Por exemplo, use-o como um local centralizado para os membros da equipe exibirem cronogramas, tarefas e marcos de projetos. Isto permite às equipas monitorizar o progresso, cumprir o prazo e colaborar de forma mais eficiente.
- Para criar um novo ficheiro no SharePoint, navegue até à biblioteca de documentos onde pretende criar o ficheiro e clique no botão Novo .
- Para gerir ficheiros, dê saída de um ficheiro para efetuar alterações ao mesmo e, em seguida, dê entrada do ficheiro novamente quando tiver terminado.
- Para partilhar ficheiros, clique no ficheiro e selecione Partilhar. Também pode colaborar em tempo real ao abrir o ficheiro na aplicação adequada, como o Word ou o Excel, e ativar a cocriação. Para visualizar versões anteriores de um arquivo, clique no arquivo e selecione Histórico de Versões. Saiba mais sobre como gerir ficheiros no SharePoint.
Regular o acesso de utilizadores internos, fornecedores, contratantes e entidades externas
Para garantir que apenas os utilizadores autorizados têm acesso a ficheiros e dados confidenciais no OneDrive e no SharePoint:
- Defina políticas de acesso para diferentes tipos de usuários, como internos, fornecedores, contratados e partes externas. Por exemplo, pode criar uma política de acesso que permita que apenas determinados funcionários acedam a informações confidenciais, como dados financeiros ou informações de clientes. Também pode especificar o tipo de dados aos quais podem aceder, como podem aceder aos mesmos e por quanto tempo. Isto garante que apenas os utilizadores autorizados têm acesso a ficheiros e dados confidenciais.
- Utilize permissões e funções para controlar o acesso a ficheiros ou pastas específicos. Por exemplo, conceda acesso só de leitura a um membro da equipa que precise de ver ficheiros mas não de efetuar alterações, tal como alguém que não esteja diretamente envolvido no projeto mas precise de se manter informado. Ao definir estas permissões e funções, pode assegurar que apenas os utilizadores autorizados têm acesso a informações confidenciais e que só podem ver e editar os ficheiros aos quais lhes foi concedido acesso.
- Utilize a autenticação multifator para garantir que apenas utilizadores autorizados podem aceder aos dados confidenciais. Isto pode exigir que os utilizadores forneçam uma palavra-passe e um código enviado para o respetivo dispositivo móvel ou e-mail.
- Monitorize o acesso e a utilização do seu ambiente do OneDrive e SharePoint para detetar e impedir o acesso ou a utilização não autorizados. Por exemplo, ao rever os registos de atividade do utilizador, pode identificar qualquer atividade invulgar, como tentativas de acesso não autorizado, e tomar medidas para evitar violações de dados.
- Implemente encriptação para dados confidenciais para garantir que, mesmo que alguém obtenha acesso não autorizado aos dados, não poderá lê-los sem a chave de desencriptação. Isto pode ajudar a prevenir violações de dados, proteger os dados dos clientes e garantir a conformidade com os regulamentos de privacidade de dados.
- Defina datas de expiração para as ligações partilhadas para garantir que o acesso é automaticamente revogado após um determinado período. Por exemplo, se partilhar um contrato com um fornecedor ou empreiteiro e quiser certificar-se de que o fornecedor ou empreiteiro só tem acesso ao documento durante um período de tempo limitado, pode definir uma data de expiração e o acesso ao documento será automaticamente revogado após o período definido. Isto reduz o risco de o documento ser acedido por entidades não autorizadas.
Ao implementar estas medidas, pode regular o acesso de utilizadores internos, fornecedores, contratantes e entidades externas no OneDrive e no SharePoint e manter os seus dados seguros. Saiba mais sobre como salvaguardar os seus dados.
Reduzir as vulnerabilidades do OneDrive e SharePoint
Apesar de o OneDrive e o SharePoint oferecerem muitas funcionalidades de segurança contra falhas de segurança de dados, existem várias vulnerabilidades importantes que podem afetar a segurança destas entidades:
- Os ataques de phishing podem levar os utilizadores a ceder as suas credenciais de início de sessão, que podem depois ser utilizadas para aceder ao OneDrive ou ao SharePoint.
- As palavras-passe fracas também podem ser facilmente adivinhadas ou pirateadas, levando a acesso não autorizado.
- O software maligno pode ser utilizado para roubar credenciais de início de sessão, capturar dados confidenciais ou assumir o controlo do dispositivo de um utilizador, o que pode comprometer o OneDrive ou o SharePoint.
- As ameaças internas, como a partilha intencional ou acidental de dados confidenciais por parte de colaboradores com pessoas não autorizadas, também podem constituir um risco para o OneDrive ou SharePoint. Saiba mais sobre como gerir o risco de iniciador.
Para mitigar estas vulnerabilidades, é importante implementar práticas recomendadas de segurança, educar os utilizadores e rever e auditar regularmente as permissões dos utilizadores. Também é crucial ter um plano abrangente de resposta a incidentes para responder rapidamente a quaisquer incidentes de segurança que possam ocorrer.