Os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint são funcionalidades que pode utilizar para automatizar os seus processos de negócio, tornando-os mais consistentes e eficientes. Pode utilizar um fluxo de trabalho de Recolha de Comentários do SharePoint para encaminhar documentos e outros itens armazenados em produtos SharePoint para obter comentários de uma ou mais pessoas. Além disso, com um fluxo de trabalho do SharePoint a tratar do seu processo por si, terá mais tempo para todas as outras tarefas que precisa de fazer.
Nota
- Os fluxos de trabalho do SharePoint 2010 foram descontinuados desde 1 de agosto de 2020 para novos inquilinos e removidos dos inquilinos existentes a 1 de novembro de 2020. Se estiver a utilizar fluxos de trabalho do SharePoint 2010, recomendamos que migre para o Power Automate ou outras soluções suportadas. Para obter mais informações, consulte Desativação do fluxo de trabalho do SharePoint 2010.
- O fluxo de trabalho do SharePoint 2013 foi preterido desde abril de 2023 e será desativado para novos inquilinos a partir de 2 de abril de 2024. Será removido dos inquilinos existentes e será totalmente extinto a partir de 2 de abril de 2026. Se estiver a utilizar o fluxo de trabalho do SharePoint 2013, recomendamos que migre para o Power Automate ou outras soluções suportadas. Para obter mais informações, consulte Descontinuação do fluxo de trabalho do SharePoint 2013 no Microsoft 365.
Para obter mais informações, consulte Visão geral dos fluxos de trabalho incluídos no SharePoint.
Importante
Por predefinição, o fluxo de trabalho Recolher Comentários não está ativado e não se encontra listado na caixa de listagem Selecionar um modelo de fluxo de trabalho do formulário de associação. Para disponibilizá-lo para uso, um administrador de site deve ativá-los no nível do conjunto de sites.
Se apenas precisar de concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Recolher Comentários Basta rolar para baixo até o segmento COMPLETO e expandi-lo. Você pode não precisar de nenhum dos outros segmentos por enquanto.
Os fluxos de trabalho do SharePoint são:
- Eficiente e consistente Um fluxo de trabalho Recolher Comentários encaminha automaticamente o documento ou item, atribui tarefas de revisão e controla o seu progresso e envia lembretes e notificações quando necessário. A atividade num fluxo de trabalho pode ser monitorizada e ajustada a partir de uma página de estado central e o histórico de eventos numa execução de fluxo de trabalho é mantido durante 60 dias após a conclusão.
- Menos trabalho para si Um fluxo de trabalho Recolher Comentários poupa-lhe tempo e aos seus colegas e, ao mesmo tempo, simplifica e normaliza o seu processo de comentários.
Eis um diagrama de uma versão muito simples do fluxo de trabalho de Recolha de Feedback.
Sugestões para utilizar este artigo
As informações deste artigo são apresentadas em dez segmentos expansíveis.
Clique aqui para algumas dicas sobre como aproveitar ao máximo este artigo
Se apenas precisar de concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Recolher Comentários Basta rolar para baixo até o segmento COMPLETO e expandi-lo. Você pode não precisar de nenhum dos outros segmentos por enquanto.
Se pretende adicionar, iniciar, monitorizar e manter fluxos de trabalho Se ainda não estiver familiarizado com estas tarefas, poderá considerar útil analisar este artigo, segmento por segmento, da primeira vez que criar e adicionar um fluxo de trabalho. Depois de se familiarizar com as informações e o layout do artigo, você poderá ir direto para o segmento que precisa em qualquer visita de retorno.
Uma nota sobre os gráficos Imagens de tela e diagramas conceituais nesta série de artigos de fluxo de trabalho geralmente são baseados no tipo de fluxo de trabalho Aprovação. No entanto, sempre que necessário para uma clareza conceptual ou instrucional, as imagens e os diagramas existentes neste artigo foram personalizados para fluxos de trabalho de recolha de feedback.
Uma palavra sobre a impressão deste artigo Este é um artigo longo. Se pretender imprimir apenas segmentos selecionados, certifique-se de que apenas esses segmentos são expandidos ao imprimir. (Além disso, se quiser incluir os gráficos completos na sua cópia impressa, imprima na orientação horizontal e não na orientação vertical.)
E uma palavra sobre a pesquisa Antes de procurar qualquer texto ou termo neste artigo, certifique-se de que todos os segmentos em que pretende procurar estão expandidos.
O que pretende fazer?
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SAIBA mais sobre fluxos de trabalho de recolha de feedback |
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Saiba mais sobre fluxos de trabalho de recolha de feedback
Um fluxo de trabalho Recolher Comentários é uma funcionalidade do SharePoint que encaminha um documento ou outro item armazenado numa lista ou biblioteca do SharePoint para uma ou mais pessoas para obterem comentários. O fluxo de trabalho automatiza, simplifica e padroniza todo o processo.
O fluxo de trabalho básico de Recolha de Feedback incluído nos produtos SharePoint funciona como um modelo. Com este modelo, pode adicionar múltiplos fluxos de trabalho de Recolha de Feedback aos seus sites. Cada fluxo de trabalho que adicionar é uma versão exclusiva do fluxo de trabalho básico de Recolha de Feedback, cada um com a sua própria forma de trabalho especializada, com base nas definições que especificar ao adicioná-lo.
Secções neste segmento
- O que um fluxo de trabalho de Recolha de Feedback pode fazer por mim?
- O que não pode fazer um fluxo de trabalho de Recolha de Feedback?
- Quem pode utilizar este tipo de fluxo de trabalho?
- Como planear, adicionar, executar e manter este tipo de fluxo de trabalho?
1. O que um fluxo de trabalho de Recolha de Feedback pode fazer por mim?
- Quando adicionar pela primeira vez um fluxo de trabalho Recolher Comentários à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, pode especificar o número de participantes a incluir e indicar se as respetivas tarefas são atribuídas uma após a outra (em série) ou todas em simultâneo (em paralelo). Pode ainda decidir se pretende dividir as tarefas dos participantes em duas ou mais etapas separadas, bem como especificar uma data final para conclusão e/ou o tempo permitido para que cada tarefa seja concluída. E cada vez que iniciar o fluxo de trabalho manualmente num item, pode modificar qualquer uma destas definições.
- O fluxo de trabalho atribui uma tarefa a cada participante especificado. Cada participante escolhe entre várias respostas possíveis: para enviar feedback sobre o item, para pedir uma alteração ao item, para reatribuir a tarefa ou para eliminar a tarefa.
- Enquanto o fluxo de trabalho está em execução, pode monitorizar o progresso e fazer ajustes (se necessário) a partir de uma única página central de Estado do Fluxo de Trabalho.
- Durante 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista de todos os eventos de fluxo de trabalho que ocorreram no decurso desta execução (ou instância) do fluxo de trabalho ainda está disponível na página Estado do Fluxo de Trabalho, para referência informal.
2. O que não pode fazer um fluxo de trabalho de Recolha de Feedback?
O fluxo de trabalho Recolher Comentários não foi concebido para recolher aprovações e rejeições de um item ou para controlar a publicação de páginas Web de um site. Se pretender adicionar um fluxo de trabalho em que os participantes aprovam ou rejeitam o item que analisam, consulte o artigo, Tudo sobre fluxos de trabalho de aprovação, na secção Consulte Também .
Além disso, os fluxos de trabalho de recolha de feedback não foram concebidos para recolher assinaturas. Se pretender utilizar um fluxo de trabalho para recolher assinaturas num documento do Microsoft Word, num livro do Microsoft Excel ou num formulário do Microsoft InfoPath, consulte o artigo Tudo sobre fluxos de trabalho de Recolha de Assinaturas, na secção Consulte Também.
Para saber como pode utilizar o Microsoft SharePoint Designer 2013 para personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint, consulte o sistema de Ajuda do MSDN (Software Developer Network).
3. Quem pode utilizar este tipo de fluxo de trabalho?
Para adicionar um fluxo de trabalho Por predefinição, tem de ter a permissão Gerir Listas para adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)
Para iniciar um fluxo de trabalho Também por predefinição, tem de ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho que já tenha sido adicionado. (O grupo Membros e o grupo Proprietários têm ambos a permissão Editar Itens por predefinição; o grupo Visitantes não.)
Em alternativa, os Proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados apenas por membros do grupo Proprietários. (Para o fazer, selecione a caixa de verificação Exigir Permissões de Gestão de Listas para iniciar este fluxo de trabalho na primeira página do formulário de associação.)
4. Como planear, adicionar, executar e manter este tipo de fluxo de trabalho?
Estas são as etapas básicas:
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ANTES da execução do fluxo de trabalho (planear, adicionar, iniciar)
Antes de adicionar um fluxo de trabalho, planeia o local onde o pretende adicionar (para uma única lista ou biblioteca ou para toda a coleção de sites) e os detalhes de como irá funcionar. Após adicionar e configurar o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho num item específico. O fluxo de trabalho também pode ser configurado para ser executado automaticamente. As execuções automáticas podem ser ativadas com base em um ou em ambos os eventos de acionamento: quando um item é adicionado ou criado em uma lista ou biblioteca, ou quando qualquer item em uma lista ou biblioteca é alterado. -
ENQUANTO o fluxo de trabalho é executado (concluir, monitorizar, ajustar)
Enquanto o fluxo de trabalho é executado, os participantes individuais concluem as tarefas atribuídas. São enviados lembretes automáticos aos participantes que não cumpram os prazos das tarefas. Entretanto, o progresso do fluxo de trabalho pode ser monitorizado a partir de uma página Estado do Fluxo de Trabalho central para essa instância específica do fluxo de trabalho. Ajustes no fluxo de trabalho enquanto ele é executado podem ser feitos a partir dessa mesma página; E, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou terminado a partir daí. -
APÓS a execução do fluxo de trabalho (revisão, relatório, alteração)
Quando o fluxo de trabalho estiver concluído, todo o histórico dessa execução (ou instância) poderá ser revisto por até 60 dias na página Status do Fluxo de Trabalho. Na mesma página, podem ser criados relatórios estatísticos sobre o desempenho desta versão do fluxo de trabalho. Por fim, se quiser alterar alguma coisa em relação ao funcionamento do fluxo de trabalho, pode abrir e editar o formulário de associação que preencheu quando adicionou o fluxo de trabalho pela primeira vez.
O seguinte fluxograma ilustra estas etapas da perspetiva da pessoa que está a adicionar um novo fluxo de trabalho.
O que vem a seguir?
Antes de planejar um novo fluxo de trabalho de Coletar Feedback, primeiro revise o segmento PERMITIR deste artigo e, em seguida, passe para o segmento PLANEJAR .
Início do segmento | Início do artigo
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PERMITIR comentários apenas na forma de tarefa ou também no item |
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Permitir comentários apenas no formato de tarefa ou também no item
As duas perguntas seguintes podem ajudá-lo a tomar uma decisão fundamental sobre o seu fluxo de trabalho:
- Os participantes só podem enviar feedback no campo Comentários do formulário de tarefa ou também podem inserir alterações registadas e comentários no próprio item?
- Se os participantes puderem inserir alterações registadas e comentários no próprio item, fazem-no num ambiente de colaboração , no qual vários participantes podem editar o documento ao mesmo tempo ou cada participante confere o documento e tem os direitos exclusivos de edição durante a sua própria revisão?
Eis um diagrama que pode ajudar a clarificar essas alternativas.
Ao continuar a ler, tenha estes pontos em mente:
- Nenhum fluxo de trabalho pode ser iniciado num item cujo check-out está presente.
- O tipo de fluxo de trabalho Recolher Comentários inclui uma opção para cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se for feita alguma alteração ao item que está a ser revisto.
- Só pode inserir alterações registadas e comentários num item quando este estiver aberto na versão instalada do programa em que foi criado, e não quando estiver aberto numa versão de aplicação Web desse programa.
Secções neste segmento
- Permitir comentários apenas no formulário de tarefas
- Permitir feedback no formulário de tarefa e no item (versão colaborativa)
- Permitir feedback no formulário de tarefas e no item (versão de acesso exclusivo)
1. Permitir feedback apenas no formulário de tarefas
Este arranjo tem a vantagem de ser o mais simples mecanicamente. Os participantes têm apenas duas maneiras de sugerir mudanças, ambas envolvendo o formulário de tarefa:
- Apresentar comentários.
- Solicite que seja feita uma alteração no item enquanto o fluxo de trabalho ainda estiver em execução.
A principal desvantagem, é claro, é que os participantes não podem indicar mudanças específicas diretamente no item. Quanto maior for o número de alterações sugeridas, maior será a probabilidade de os seus participantes quererem trabalhar diretamente no item.
Uma nota sobre a proteção de itens contra alterações A forma mais simples de se certificar de que os participantes não fazem alterações no item em si é dar saída do item durante a corrida. No entanto, como dissemos há pouco, não é possível iniciar fluxos de trabalho em qualquer item cuja saída esteja atualmente efetuada.
Existem duas formas de contornar esta situação:
- Pode aguardar até que o fluxo de trabalho seja iniciado e, em seguida, dar saída do item durante a execução. (Se o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, certifique-se de que está listado no campo CC na segunda página do formulário de associação. Em seguida, quando receber uma notificação a informar que o fluxo de trabalho iniciou num item, verifique esse item.) Uma limitação deste método é que nenhum outro fluxo de trabalho poderá ser iniciado no mesmo item enquanto tiver dado saída do mesmo.
- Em alternativa, pode deixar o item com entrada dada, mas certifique-se de que os participantes sabem que é importante não darem saída do item nem efetuarem alterações ao mesmo. É claro que é boa ideia incluir esta instrução entre as notas que inclui nas notificações de tarefa. Se os seus participantes não estiverem familiarizados com fluxos de trabalho de recolha de feedback, poderá ser uma boa ideia esclarecer este ponto ainda mais claramente: enviando um e-mail separado antes do fluxo de trabalho começar, talvez, ou falando pessoalmente com os seus participantes.
2. Permitir feedback no formulário de tarefa e no item (versão colaborativa)
Esta disposição mantém o item sempre disponível para todos os participantes. Ninguém precisa esperar que alguém termine sua avaliação antes de começar a sua. Esta flexibilidade é possível graças às funcionalidades de colaboração nos produtos SharePoint.
Certifique-se apenas de que os participantes sabem que têm de fazer o seguinte:
- Deixe o item com entrada dada enquanto eles fazem as alterações.
- Abra o item na versão instalada do programa em que foi criado e não numa versão de aplicação Web desse programa.
- Ative o registo de alterações antes de fazer alterações ou inserir comentários.
- Guarde as alterações no servidor.
Lembre-se de que o tipo de fluxo de trabalho Recolher Comentários inclui uma opção para cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se for feita qualquer alteração ao item que está a ser revisto. Se essa opção for selecionada, quando um participante guardar pela primeira vez alterações ao item (mesmo as alterações registadas e/ou comentários), o fluxo de trabalho será cancelado imediatamente.
Além disso, se você pretende permitir alterações no item em si, certifique-se de que nas configurações de controle de versão para a lista ou biblioteca, Exigir que os documentos tenham check-out antes que possam ser editados esteja definido como Não.
3. Permitir feedback no formulário de tarefas e no item (versão de acesso exclusivo)
Nesta disposição, apenas um participante pode fazer check-out do item e fazer alterações nele a qualquer momento:
- Se as tarefas no fluxo de trabalho forem atribuídas uma de cada vez (em série), isso provavelmente não será um problema.
- Se as tarefas forem atribuídas todas em simultâneo (em paralelo), os participantes poderão ter de aguardar pelo acesso ao item enquanto outro participante termina de trabalhar no mesmo.
Uma vez que o fluxo de trabalho não pode começar num item quando é dada saída do item, tem de assegurar que os itens têm entrada dada antes de executar este fluxo de trabalho nos mesmos.
Informe os seus participantes de que devem fazer o seguinte:
- Confira o item antes de o abrir.
- Abra o item na versão instalada do programa em que foi criado e não numa versão de aplicação Web desse programa.
- Ative o registo de alterações antes de fazer alterações ou inserir comentários.
- Guarde as alterações no servidor e volte a dar entrada do item assim que o utilizador terminar de trabalhar.
Novamente, lembre-se de que o tipo de fluxo de trabalho Coletar Comentários inclui uma opção para cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se qualquer alteração for feita no item que está sendo revisado. Se essa opção for selecionada, quando um participante guardar pela primeira vez alterações ao item (mesmo as alterações registadas e/ou comentários), o fluxo de trabalho será cancelado imediatamente.
O que vem a seguir?
Se estiver pronto para planear um novo fluxo de trabalho de Recolha de Feedback, avance para o segmento PLANEAR deste artigo.
Início do segmento | Início do artigo
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PLANEAR um novo fluxo de trabalho de Recolha de Comentários |
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Planear um novo fluxo de trabalho de Recolha de Comentários
Neste segmento, identificamos as decisões que você precisa tomar e as informações que precisa reunir antes de adicionar uma versão do fluxo de trabalho Coletar feedback.
Se já estiver familiarizado com como adicionar este tipo de fluxo de trabalho e apenas precisar de um lembrete sobre os passos específicos, pode ir diretamente para o segmento ADD adequado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.
Secções neste segmento
Os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint funcionam como modelos principais nos quais se baseiam os fluxos de trabalho individuais específicos que adiciona às suas listas, bibliotecas e coleções de sites.
Cada vez que adiciona um fluxo de trabalho Recolher Comentários, por exemplo, está a adicionar uma versão do modelo de fluxo de trabalho Recolher Comentários geral. Você dá a cada versão seu próprio nome e suas próprias configurações, que você especifica no formulário de associação ao adicionar essa versão específica. Desta forma, pode adicionar múltiplos fluxos de trabalho, todas as versões baseadas no modelo principal de fluxo de trabalho Recolher Comentários, mas cada versão tem o nome e foi adaptada à forma específica que irá utilizar.
Nesta ilustração, foram adicionados três fluxos de trabalho baseados no modelo de fluxo de trabalho Aprovação — um para todos os tipos de conteúdo numa única biblioteca, um para um único tipo de conteúdo numa única biblioteca e um para um único tipo de conteúdo numa coleção de sites inteira.
2. Apresentação do formulário de associação
Sempre que adicionar uma nova versão do fluxo de trabalho com base num dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, preenche um formulário de associação para especificar como quer que a nova versão funcione.
Na secção seguinte, encontrará uma lista de perguntas que o prepararão para preencher o formulário de associação. Primeiro, porém, dedique um ou dois instantes a examinar o formulário e os seus campos.
Primeira página do formulário de associação
Segunda página do formulário de associação
Nota
Os campos na caixa vermelha nesta segunda página também aparecem no formulário de iniciação, que é apresentado sempre que o fluxo de trabalho é iniciado manualmente e pode ser editado para essa única execução.
3. Doze perguntas para responder
Assim que tiver as respostas a todas as perguntas nesta secção, estará pronto para adicionar o seu fluxo de trabalho.
- Este é o tipo de fluxo de trabalho certo?
- Uma lista ou biblioteca ou toda a coleção de sites? e) Um ou todos os tipos de conteúdo?
- Qual é um bom nome?
- Listas de tarefas e listas do histórico: existentes ou novas?
- Como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?
- Os tipos de conteúdo que herdam deste também obtêm este fluxo de trabalho?
- Participantes: Que pessoas, em que ordem?
- De que informações adicionais necessitam os participantes?
- Feedback apenas no formulário de tarefa ou também no item?
- Quando são esperadas as tarefas?
- Quando termina este fluxo de trabalho?
- Quem tem de ser notificado?
01. Este é o tipo de fluxo de trabalho certo?
Este artigo diz respeito ao modelo de fluxo de trabalho que aparece no menu como Coletar Comentários – SharePoint 2010. Se não tiver a certeza de que este tipo de fluxo de trabalho é a melhor opção para si, consulte o segmento LEARN deste artigo. Para obter mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho disponíveis, consulte o artigo, Sobre os fluxos de trabalho incluídos no SharePoint, na seção Consulte também .
02. Uma lista ou biblioteca ou toda a coleção de sites? e) Um ou todos os tipos de conteúdo?
Pode disponibilizar a sua nova versão do fluxo de trabalho Recolher Comentários numa única lista ou biblioteca ou pode disponibilizá-la para toda a coleção de sites.
- Se adicionar o fluxo de trabalho a uma única lista ou biblioteca, pode configurá-lo para ser executado em todos os tipos de conteúdo ou apenas num único tipo de conteúdo.
- No entanto, se adicionar o fluxo de trabalho a toda a coleção de sites, tem de configurá-lo para ser executado apenas num único tipo de conteúdo de site.
O que é um tipo de conteúdo?
Cada documento ou item armazenado numa lista ou biblioteca do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básico e genérico como Documento ou Folha de Cálculo do Excel, ou altamente especializado como Contrato Jurídico ou Especificação de Design de Produto. Alguns tipos de conteúdos estão disponíveis nos produtos SharePoint por predefinição, mas pode personalizá-los e adicionar outros criados por si.
Dê um nome à sua versão do fluxo de trabalho que:
- Indica claramente para que é utilizado.
- Distingue-o claramente de outros fluxos de trabalho.
Um exemplo
Imagine que você é membro de um grupo de editores. O seu grupo pretende utilizar dois fluxos de trabalho de Recolha de Feedback diferentes:
- Irá executar o primeiro fluxo de trabalho em cada documento submetido por um membro do seu grupo. Este fluxo de trabalho recolhe feedback apenas do gestor do seu grupo.
- Irá executar o segundo fluxo de trabalho em cada documento submetido por pessoas fora do seu grupo. Este fluxo de trabalho recolhe feedback de todos os membros do seu grupo.
Poderá atribuir o nome Feedback Interno da Submissão ao primeiro fluxo de trabalho e ao segundo Feedback Externo da Submissão.
Sugestão
Como habitualmente, é boa ideia estabelecer convenções de nomenclatura consistentes e certificar-se de que todas as pessoas envolvidas nos fluxos de trabalho estão familiarizadas com essas convenções.
04. Listas de tarefas e listas do histórico: existentes ou novas?
Pode fazer com que o fluxo de trabalho utilize a lista de Tarefas predefinida do site, a lista Histórico utilize outras listas existentes ou peça novas listas apenas para este fluxo de trabalho.
- Se o seu site tiver vários fluxos de trabalho ou se alguns fluxos de trabalho envolverão várias tarefas, considere solicitar novas listas para cada fluxo de trabalho. (A gestão de listas demasiado longas é uma das coisas que podem abrandar o desempenho. É mais rápido e fácil para o sistema manter várias listas mais curtas do que uma lista muito longa.)
- Se as tarefas e o histórico deste fluxo de trabalho contiverem dados confidenciais que pretende manter separados das listas gerais, deve indicar definitivamente que pretende novas listas separadas para este fluxo de trabalho. (Depois de adicionar o fluxo de trabalho, certifique-se de que as permissões adequadas estão definidas para as novas listas.)
05. Como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?
Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado apenas manualmente, apenas automaticamente ou de qualquer forma:
- Quando inicia manualmente um fluxo de trabalho de Recolha de Comentários num documento ou item específico, é apresentado outro formulário, o formulário de iniciação. O formulário de iniciação contém a maioria das configurações da segunda página do formulário de associação . Dessa forma, se a pessoa que inicia o fluxo de trabalho quiser alterar qualquer uma dessas configurações (apenas para a instância atual), poderá fazê-lo antes de clicar em Iniciar.
- Com um início automático, é claro, não há oportunidade de apresentar um formulário de iniciação, então as configurações padrão especificadas no formulário de associação são usadas sem alterações.
A ilustração seguinte mostra a diferença entre inícios manuais e automáticos.
Quaisquer alterações feitas no formulário de iniciação são aplicadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as configurações padrão e permanentes do fluxo de trabalho, edite o formulário de associação original, conforme explicado no segmento ALTERAR deste artigo.
Inícios manuais
Se permitir inícios manuais, qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho em qualquer item elegível em qualquer altura.
As vantagens de um início manual são que você e os seus colegas podem executar o fluxo de trabalho apenas quando e se assim o desejarem e que, sempre que o executar, terá a oportunidade de alterar algumas definições utilizando o formulário de iniciação.
Um breve exemplo Se quiser executar o fluxo de trabalho apenas em itens criados por um autor externo à sua equipa, iniciá-lo apenas manualmente impedirá que este seja executado automaticamente em itens criados por si e pelos seus colegas. (Uma solução alternativa: mantenha uma lista ou biblioteca para itens de autores da sua equipe e uma lista ou biblioteca separada para itens de todos os outros autores. Dessa forma, você pode executar o fluxo de trabalho automaticamente, mas apenas na lista de autores externos.)
A principal desvantagem dos inícios manuais é que alguém tem de se lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que for adequado fazê-lo.
Inícios automáticos
Pode configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente por um ou cada um dos seguintes eventos:
- Um novo item é criado ou carregado na lista ou biblioteca.
- Um item já armazenado na lista ou biblioteca é alterado.
A vantagem de um início automático é que ninguém tem de se lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. Executa sempre que ocorre um evento de acionamento.
Um breve exemplo Imagine que o contabilista da sua organização precisa de rever todos os orçamentos carregados ou criados na sua biblioteca de Orçamentos. Pode adicionar um fluxo de trabalho Recolher Comentários a essa biblioteca e especificar o seu contabilista como o único participante. Pode configurar o fluxo de trabalho para iniciar automaticamente sempre que um novo item for adicionado ("criado na") lista. Desta forma, o seu contabilista estará sempre atualizado.
Duas desvantagens dos arranques automáticos:
- Não é possível impedir a execução do fluxo de trabalho sempre que ocorrer um evento acionador.
- Não é possível alterar nenhuma configuração no início de uma instância individual.
06. Os tipos de conteúdo que herdam deste também obtêm este fluxo de trabalho?
Quando adiciona um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de toda a coleção de sites, tem a opção de adicionar também o fluxo de trabalho a todos os outros tipos de conteúdo na coleção de sites que herdam do tipo de conteúdo ao qual está a adicionar o fluxo de trabalho. (Se estiver a adicionar um fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, esta opção não será apresentada no formulário de associação.)
Notas
- A operação que realiza todas as adições adicionais pode levar muito tempo para ser concluída.
- Se a herança tiver sido interrompida em quaisquer sites ou subsites em que pretenda que este fluxo de trabalho seja adicionado à herança de tipos de conteúdo, certifique-se de que é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar esta operação.
07. Participantes: Que pessoas, em que ordem?
Terá de fornecer o nome ou endereço de e-mail de cada pessoa a quem serão atribuídas as tarefas de revisão.
Uma etapa ou várias etapas? Pode optar por ter apenas uma fase de revisão de tarefas ou por ter múltiplas fases. Se você tiver mais de um estágio, os estágios serão realizados um após o outro.
Avaliações paralelas ou em série ? Para os participantes em qualquer etapa, você pode optar por ter suas tarefas de revisão atribuídas todas ao mesmo tempo (em paralelo) ou ter suas tarefas de revisão atribuídas uma após a outra (em série) na ordem que você indicar. A opção serial pode ser útil, por exemplo, se você configurar o fluxo de trabalho para terminar após a primeira rejeição — ou se quiser que os participantes mais adiante possam ver os comentários de participantes anteriores como parte do contexto de suas avaliações.
Um exemplo
Este cenário simples ilustra algumas das vantagens de revisões em vários estágios e séries:
Imagine que o Tiago está a adicionar um novo fluxo de trabalho de Recolha de Feedback. Ele quer que seus colegas de trabalho Anna e Sean revisem cada item primeiro, antes que ele mesmo o reveja. Dessa forma, ele pode ver os comentários deles antes de começar sua própria revisão. Frank pode configurar isso de duas maneiras:
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Usando uma revisão em série , Frank configura uma revisão em série de estágio único na qual Anna e Sean são os dois primeiros participantes e ele é o terceiro.
Neste arranjo, Anna deve enviar seu feedback antes que a tarefa de Sean seja atribuída; e, em seguida, Sean deve enviar seu feedback antes que a tarefa de Frank seja atribuída.
Veja como Frank define sua revisão de série em um único estágio.
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Usando dois estágios Se Frank quiser que Anna e Sean recebam suas avaliações ao mesmo tempo, para que Sean não precise esperar que Anna termine antes que ela possa começar, ele pode configurar dois estágios no fluxo de trabalho: o primeiro um estágio paralelo para as avaliações de Anna e Sean, e o segundo um estágio separado apenas para sua própria revisão. Se a primeira etapa não for concluída, a segunda etapa nunca será iniciada.
Veja como Frank define sua revisão paralela de dois estágios.
Aqui estão diagramas de ambas as soluções.
Participantes externos Existe um processo especial para incluir participantes que não sejam membros da sua organização SharePoint. Neste processo, um membro do site age como um representante do participante externo.
Eis um diagrama desse processo:
Atribuir uma tarefa a cada grupo inteiro ou uma tarefa a cada membro do grupo? Se incluir um endereço de grupo ou lista de distribuição entre os participantes do fluxo de trabalho, pode fazer com que o fluxo de trabalho atribua uma tarefa a cada membro do grupo ou atribua apenas uma tarefa a todo o grupo (mas ainda assim enviar uma notificação dessa única tarefa a cada membro). Quando apenas uma tarefa é atribuída a todo o grupo, qualquer membro do grupo pode reivindicar e concluir essa única tarefa. (Você encontrará instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento COMPLETO deste artigo.)
08. De que informações adicionais necessitam os participantes?
Existe um campo de texto no formulário de associação onde pode fornecer instruções, detalhes sobre requisitos, recursos, entre outros.
Perguntas que poderá abordar neste campo de texto:
- Se os participantes tiverem dificuldades ou perguntas, quem devem contactar?
- Os revisores podem submeter feedback apenas no formulário da tarefa ou também podem inserir alterações registadas e comentários no próprio item?
- Se os revisores puderem inserir alterações registadas e comentários no próprio item, devem dar saída do item antes de efetuar alterações no mesmo ou devem deixá-lo dar entrada dada para que vários revisores possam trabalhar nele em simultâneo?
- Se o fluxo de trabalho atribuir apenas uma única tarefa a cada grupo ou lista de distribuição, mencione aqui que um único membro de cada grupo deverá reclamar a tarefa antes de a concluir. Dessa forma, os outros membros do grupo não perdem tempo iniciando a mesma tarefa. (Você encontrará instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento COMPLETO deste artigo.)
09. Feedback apenas no formulário de tarefa ou também no item?
Há várias considerações relacionadas com esta importante questão. Caso ainda não o tenha feito, abra e leia o segmento PERMITIR deste artigo para obter mais informações.
10. Quando são esperadas as tarefas?
Pode indicar quando as tarefas de fluxo de trabalho devem ser concluídas de uma ou de ambas as formas:
Por data do calendário Pode especificar uma única data de calendário até à qual todas as tarefas deverão estar concluídas.
- Se configurar o fluxo de trabalho para iniciar automaticamente, normalmente não deverá utilizar esta opção. Isto deve-se ao facto de o valor de data que especificar não se ajustar automaticamente em relação à data atual sempre que o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente.
Por duração da tarefa Pode especificar um número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa, a partir do momento em que essa tarefa é atribuída.
- A data de conclusão de um calendário substitui uma duração de tarefa especificada. Ou seja: se hoje for 10 de junho e hoje me for atribuída uma tarefa que tem uma duração de três dias, mas que também tem uma data de conclusão de calendário de 11 de junho, então a tarefa vencerá em 11 de junho (a data de vencimento do calendário) e não em 13 de junho (o último dia da duração de três dias).
11. Quando termina este fluxo de trabalho?
Para evitar desperdiçar tempo gasto em avaliações desnecessárias, você pode optar por cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se qualquer alteração for feita no item.
Se selecionar esta opção, os participantes apenas podem dar feedback nos respetivos formulários de tarefas. Isto é, não podem inserir alterações registadas e comentários no item em si, porque isso alteraria o item, o que, por sua vez, cancelaria o fluxo de trabalho. Se selecionar esta opção, certifique-se de que inclui uma nota no campo Pedido , instruindo os participantes a não fazerem alterações diretamente no item para revisão.
Nota
Não é possível iniciar um fluxo de trabalho num item para o qual está atualmente dada saída. Depois de iniciar o fluxo de trabalho, é possível dar saída ao item para revisão, de forma a protegê-lo contra alterações. (No entanto, enquanto o item estiver com saída dada, nenhum outro fluxo de trabalho poderá ser iniciado nele.)
12. Quem tem de ser notificado?
No campo CC , na segunda página do formulário de associação, pode introduzir os nomes ou endereços de todas as pessoas que devem ser notificadas sempre que este fluxo de trabalho começa ou termina.
- Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho a essa pessoa.
- Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e fim sem necessidade de ser especificada neste campo.
- Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e fim sem precisar de ser especificada neste campo.
O que vem a seguir?
Se estiver pronto para adicionar o seu novo fluxo de trabalho Recolher Comentários à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, aceda ao segmento ADD adequado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.
Início do segmento | Início do artigo
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ADICIONAR um fluxo de trabalho Recolher Comentários (para apenas uma lista ou biblioteca) |
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Adicionar um fluxo de trabalho de Recolha de Feedback
(para apenas uma lista ou biblioteca)
Se ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, poderá considerar útil rever os segmentos APRENDER,PERMITIR e PLANEAR anteriores neste artigo antes de prosseguir com os passos neste segmento.
Secções neste segmento
Duas questões precisam estar em ordem antes que você possa adicionar um fluxo de trabalho:
Email Para que o fluxo de trabalho envie notificações e lembretes por e-mail, o e-mail tem de estar ativado no seu site do SharePoint. Se não tiver a certeza de que isto já foi feito, consulte o administrador do SharePoint.
Permissões As predefinições requerem que tenha a permissão Gerir Listas para adicionar fluxos de trabalho a listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)
2. Adicionar o fluxo de trabalho
Siga estes passos:
Abra a lista ou biblioteca à qual pretende adicionar o fluxo de trabalho.
No friso, clique no separador Lista ou Biblioteca.
Nota
O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários, este separador tem o nome Calendar.
No grupo Configurações , clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.
Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, especifique um único tipo de conteúdo para o fluxo de trabalho ser executado ou Todos (para todos os tipos de conteúdo) e clique em Adicionar um fluxo de trabalho.
Preencha a primeira página do formulário de associação.
(As instruções seguem a ilustração.)
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Tipo de conteúdo Mantenha a seleção predefinida como Todos ou selecione um tipo de conteúdo específico. |
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Fluxo de Trabalho Selecione o modelo Coletar Comentários – SharePoint 2010 . Observação: Se o modelo Recolher Comentários – SharePoint 2010 não constar da lista, contacte o administrador do SharePoint para saber como ativá-lo para a sua área de trabalho ou coleção de sites. |
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Name Escreva um nome para este fluxo de trabalho. O nome identificará este fluxo de trabalho para os utilizadores desta lista ou biblioteca. Para obter sugestões sobre como atribuir um nome ao seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLANEAR deste artigo. |
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Lista de Tarefas Selecione uma lista de tarefas para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Tarefas (nova) para criar uma nova lista. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANEJAR deste artigo. |
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Lista do Histórico Selecione uma lista do histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista do histórico existente ou clicar em Nova lista do histórico para criar uma nova. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANEJAR deste artigo. |
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Opções de Início Especifique a forma ou formas de iniciar este fluxo de trabalho. Para obter informações sobre as várias opções, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo. |
Quando todas as configurações deste formulário estiverem como você deseja, clique em Avançar.
Preencha a segunda página do formulário de associação.
(As instruções seguem a ilustração.)Nota
Os produtos SharePoint apresentam-lhe as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação (os números um a sete na ilustração seguinte, de Atribuir aCC ) sempre que inicia o fluxo de trabalho manualmente, para que possa fazer alterações a essas opções apenas para essa instância.
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Atribuir a Introduza os nomes ou endereços das pessoas a quem pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas.
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Ordem Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma a uma (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo. |
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Adicionar uma nova fase Adicione quaisquer fases que pretenda para além da primeira que acabou de configurar.
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Expandir grupos
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Solicitar Qualquer texto incluído aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo:
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Datas para conclusão e durações de tarefas Especifique uma data para conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuída.
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CC Introduza os nomes ou endereços de e-mail das pessoas que devem ser notificadas sempre que o fluxo de trabalho começar ou terminar.
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Terminar o fluxo de trabalho Para que o fluxo de trabalho seja interrompido e cancelado assim que for feita qualquer alteração ao item que está a ser revisto, selecione esta opção. Lembre-se de que, se selecionar esta opção, os revisores não podem adicionar alterações registadas e comentários no item sem terminar o fluxo de trabalho. |
- Quando tiver todas as definições nesta página da forma que pretende, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.
Os produtos SharePoint criam a sua nova versão do fluxo de trabalho.
O que vem a seguir?
Se estiver pronto, aceda ao segmento INICIAR deste artigo e inicie a primeira instância para testar o seu novo fluxo de trabalho.
Início do segmento | Início do artigo
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ADICIONAR um fluxo de trabalho de Recolha de Comentários (para uma coleção de sites completa) |
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Adicionar um fluxo de trabalho de Recolha de Feedback
(para uma coleção de sites completa)
Se ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, poderá considerar útil rever os segmentos APRENDER,PERMITIR e PLANEAR anteriores neste artigo antes de prosseguir com os passos neste segmento.
Secções neste segmento
Duas questões precisam estar em ordem antes que você possa adicionar um fluxo de trabalho:
Email Para que o fluxo de trabalho envie notificações e lembretes por e-mail, o e-mail tem de estar ativado para o seu site. Se não tiver a certeza de que isto já foi feito, consulte o administrador do SharePoint.
Permissões As predefinições do SharePoint requerem que tenha a permissão Gerir Listas para adicionar fluxos de trabalho a listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)
2. Adicionar o fluxo de trabalho
Siga estes passos:
Aceda à home page da coleção de sites (não à home page de um site ou subsite existente na coleção).
Clique no ícone Definições
e, em seguida, clique em Definições do Site.Na página Configurações do Site, em Galerias de Designer da Web, clique em Tipos de conteúdo do site.
Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site ao qual pretende adicionar um fluxo de trabalho.
Nota
Um fluxo de trabalho adicionado a toda a coleção de sites tem de ser adicionado apenas para itens de um único tipo de conteúdo.
- Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Configurações, clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.
- Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, clique no link Adicionar um fluxo de trabalho .
- Preencha a primeira página do formulário de associação.
(As instruções seguem a ilustração.)
- Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Configurações, clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.
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Fluxo de Trabalho Selecione o modelo Aprovação – SharePoint 2013 . Observação: Se o modelo Aprovação – SharePoint 2013 não for apresentado na lista, contacte o seu administrador do SharePoint para saber como ativá-lo para a área de trabalho ou coleção de sites. |
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Name Escreva um nome para este fluxo de trabalho. O nome identificará este fluxo de trabalho para os utilizadores desta coleção de sites. Para obter sugestões sobre como atribuir um nome ao seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLANEAR deste artigo. |
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Lista de Tarefas Selecione uma lista de tarefas para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Tarefas (nova) para criar uma nova lista. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANEJAR deste artigo. |
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Lista do Histórico Selecione uma lista do histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista do histórico existente ou clicar em Nova lista do histórico para criar uma nova. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANEJAR deste artigo. |
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Opções de Início Especifique a forma ou formas de iniciar este fluxo de trabalho. Para obter informações sobre as várias opções, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo. |
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Atualizar os tipos de conteúdo de lista e site? Especifique se este fluxo de trabalho deve ser adicionado a (associado a) todos os outros tipos de conteúdo de site e lista que herdam deste tipo de conteúdo.
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Quando todas as definições desta página estiverem como pretende, clique em Seguinte.
Preencha a segunda página do formulário de associação.
(As instruções seguem a ilustração.)Nota
Os produtos SharePoint apresentam-lhe as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação (os números um a sete na ilustração seguinte, de Revisores a CC ) sempre que inicia o fluxo de trabalho manualmente, para que possa fazer alterações a essas opções apenas para essa instância.
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Atribuir a Introduza os nomes ou endereços das pessoas a quem pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas.
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Ordem Especifique se as tarefas nesta fase devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo). Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo. |
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Adicionar uma nova fase Adicione quaisquer fases que pretenda para além da primeira que acabou de configurar.
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Expandir grupos
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Solicitar Qualquer texto incluído aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo:
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Datas para conclusão e durações de tarefas Especifique uma data para conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuída.
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CC Introduza os nomes ou endereços de e-mail das pessoas que devem ser notificadas sempre que o fluxo de trabalho começar ou terminar.
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Terminar o fluxo de trabalho Para que o fluxo de trabalho seja interrompido e cancelado assim que for feita qualquer alteração ao item que está a ser revisto, selecione esta opção. Lembre-se de que, se selecionar esta opção, os revisores não podem adicionar alterações registadas e comentários no item sem terminar o fluxo de trabalho. |
- Quando tiver todas as definições nesta página da forma que pretende, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.
Os produtos SharePoint criam a sua nova versão do fluxo de trabalho.
O que vem a seguir?
Se estiver pronto, aceda ao segmento INICIAR deste artigo e inicie a primeira instância para testar o seu novo fluxo de trabalho.
Início do segmento | Início do artigo
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INICIAR um fluxo de trabalho de Recolha de Comentários |
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Iniciar um fluxo de trabalho de Recolha de Comentários
Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado apenas manualmente, apenas automaticamente ou de qualquer forma:
- Manualmente , a qualquer momento, por qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias.
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Automaticamente sempre que ocorrer um evento acionador especificado, ou seja, sempre que um item for adicionado à lista ou biblioteca e/ou sempre que um item já existente na lista for de alguma forma alterado.
(O evento ou eventos desencadeadores são especificados na primeira página do formulário de associação, durante a adição e configuração original do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.)
Nota
Um fluxo de trabalho não pode ser iniciado em qualquer item do qual tenha sido dada saída. (Pode ser dada saída de um item após ter sido iniciado um fluxo de trabalho; mas, depois disso, não podem ser iniciados mais fluxos de trabalho nesse item até que seja dada entrada novamente.)
Secções neste segmento
- Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente
- Iniciar o fluxo de trabalho manualmente
- Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca
- Iniciar manualmente a partir de um programa do Microsoft Office
1. Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente
Se o fluxo de trabalho estiver configurado para iniciar automaticamente, sempre que ocorrer um evento acionador, o fluxo de trabalho será executado no item que o acionou.
Quando é iniciado, o fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e envia uma notificação de tarefa a cada cessionário. Enquanto isso, ele também envia notificações de início (diferente das notificações de tarefa) para a pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho e para qualquer pessoa listada no campo CC da segunda página do formulário de associação.
Nota
Quando um novo fluxo de trabalho que será iniciado automaticamente é adicionado pela primeira vez, o campo Data para Conclusão de Todas as Tarefas (na segunda página do formulário de associação) geralmente deve ser deixado em branco, porque qualquer valor de data explícito especificado ali não se ajustará automaticamente em relação à data em que o fluxo de trabalho começa de cada vez. Para obter mais informações, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente
Uma nota sobre permissões Normalmente, tem de ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por padrão, o grupo Membros e o grupo Proprietários têm essa permissão, mas o grupo Visitantes não. No entanto, um Proprietário também pode optar, num fluxo de trabalho por fluxo de trabalho, por exigir a permissão Gerir Listas para as pessoas que iniciam o fluxo de trabalho. Ao selecionar esta opção, os Proprietários podem essencialmente especificar que apenas eles e outros Proprietários podem iniciar um fluxo de trabalho específico. Para obter mais detalhes, consulte o segmento Learn deste artigo.)
Dois locais a partir dos quais pode começar
Pode iniciar um fluxo de trabalho manualmente a partir de um de dois locais:
- A partir da lista ou biblioteca onde o item está armazenado
- De dentro do próprio item, aberto no programa do Microsoft Office no qual foi criado. (Note que este deve ser o programa completo, instalado, e não uma versão de aplicação Web.)
As duas seções restantes neste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.
3. Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca
Aceda à lista ou biblioteca onde está armazenado o item em que pretende executar o fluxo de trabalho.
Clique no ícone à frente do nome do item para selecionar o item e, em seguida, no separador Files do friso, no grupo Fluxos de Trabalho, clique em Fluxos de Trabalho.
Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item , em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no fluxo de trabalho que pretende executar.
No formulário de iniciação, faça as alterações que deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.
Nota
As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se pretender efetuar quaisquer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se pretender alterar as definições de fluxo de trabalho que não são apresentadas neste formulário, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.
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Atribuir a Efetue quaisquer alterações na lista de pessoas às quais pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas.
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Ordem Certifique-se de que as especificações relativas à atribuição das tarefas em cada segmento, uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo), são as que pretende. Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo. |
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Adicionar uma nova fase Adicione quaisquer fases que pretenda para além da que se encontra atualmente configurada.
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Expandir grupos
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Solicitar Qualquer texto incluído aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo:
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Datas para conclusão e durações de tarefas Especifique uma data para conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuída. Para obter mais informações sobre quando utilizar datas de vencimento e quando usar durações de tarefas, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo. |
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CC Faça as adições ou remoções que quiser. Lembre-se que:
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- Quando tiver todas as configurações no formulário de iniciação da maneira que deseja, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.
O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações de início para si e para todas as pessoas listadas no campo CC do formulário de iniciação.
4. Iniciar manualmente a partir de um programa do Microsoft Office
Abra o item no programa do Office instalado no seu computador.
No item aberto, clique no separador Ficheiro , clique em Guardar & Enviar e, em seguida, clique no fluxo de trabalho que pretende executar no item.
Se vir a seguinte mensagem, a informar que o fluxo de trabalho necessita que seja dada entrada do ficheiro, clique no botão Check In.
Clique no grande botão Iniciar Fluxo de Trabalho .
Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, no formulário de iniciação, faça as alterações que deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.
Nota
As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se pretender efetuar quaisquer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se pretender alterar as definições de fluxo de trabalho que não são apresentadas neste formulário, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.
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Atribuir a Efetue quaisquer alterações na lista de pessoas às quais pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas.
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Ordem Certifique-se de que as especificações relativas à atribuição das tarefas em cada segmento, uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo), são as que pretende. Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo. |
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Adicionar uma nova fase Adicione quaisquer fases que pretenda para além da que se encontra atualmente configurada.
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Expandir grupos
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Solicitar Qualquer texto incluído aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo:
Encontrará instruções para pedir uma tarefa de grupo no segmento COMPLETO deste artigo. |
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Datas para conclusão e durações de tarefas Especifique uma data para conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuída. Para obter mais informações sobre quando utilizar datas de vencimento e quando usar durações de tarefas, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo. |
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CC Faça as adições ou remoções que quiser. Lembre-se que:
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- Quando você tiver as configurações no formulário de iniciação do jeito que deseja, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.
O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações de início para si e para todas as pessoas listadas no campo CC do formulário de iniciação.
O que vem a seguir?
- Se esta for a primeira vez que este fluxo de trabalho foi executado, os outros participantes precisarão de informações e assistência para concluir as tarefas atribuídas? (Eles podem achar útil o segmento COMPLETO deste artigo.)
- Além disso, é boa ideia verificar se os participantes estão a receber as respetivas notificações por e-mail e, especialmente, se as notificações não estão a ser mal tratadas pelos filtros de e-mail de lixo.
- E, claro, poderá ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para concluir por si próprio. Vá para o segmento COMPLETO deste artigo para obter detalhes.
- Entretanto, para saber como pode controlar o progresso da instância atual do fluxo de trabalho, aceda ao segmento MONITOR deste artigo.
Início do segmento | Início do artigo
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CONCLUIR uma tarefa de fluxo de trabalho Recolher Comentários |
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Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Recolher Comentários
Se esta for a primeira vez que lhe foi atribuída uma tarefa num fluxo de trabalho de Recolha de Feedback, poderá considerar útil rever este segmento do artigo na íntegra antes de concluir a tarefa. Dessa forma, estará ciente de todas as opções que podem estar abertas para si.
Nota
Se souber que lhe foi atribuída uma tarefa do fluxo de trabalho, mas a mensagem de notificação não tiver aparecido na Caixa de Entrada do seu e-mail, certifique-se de que a notificação não foi encaminhada incorretamente pelo filtro de e-mail de lixo. Se tiver, ajuste as configurações do seu filtro de acordo.
Primeiro, certifique-se de que tem o artigo certo
Diferentes tipos de fluxos de trabalho exigem ações de tarefa diferentes.
Por isso, antes de começar, certifique-se de que a tarefa que lhe foi atribuída é realmente uma tarefa de fluxo de trabalho de Recolha de Feedback e não uma tarefa para outro tipo de fluxo de trabalho.
Procure o texto Reveja em qualquer um dos seguintes locais:
- Na linha Assunto da notificação de tarefa
- Na barra de mensagens, no item a rever
- No título da tarefa na página Estado do Fluxo de Trabalho
Se não vir o texto Reveja nestes locais, contacte a pessoa que iniciou ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho para saber em que modelo de fluxo de trabalho se baseia ou se é um fluxo de trabalho personalizado. Encontrará ligações para artigos sobre como utilizar os outros tipos de fluxo de trabalho incluídos nos produtos SharePoint na secção Consulte Também deste artigo.
No entanto, se a sua tarefa for uma tarefa de Recolher Feedback, continue logo a ler!
Secções neste segmento
- Uma visão geral do processo
- Aceder ao item e ao formulário da tarefa a partir da mensagem de notificação da tarefa
- Aceder ao item e ao formulário de tarefas a partir da lista ou biblioteca
- Rever o item
- Preencher e submeter o formulário de tarefa
- Notificações em atraso
- Reivindique uma tarefa de grupo antes de a concluir (opcional)
- Pedir uma alteração ao item (opcional)
- Reatribuir a sua tarefa a outra pessoa (opcional)
- Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)
1. Uma visão geral do processo
Quando lhe é atribuída uma tarefa num fluxo de trabalho, normalmente fica a saber mais sobre a mesma de uma de três formas:
- Receber uma notificação de tarefa por correio eletrónico.
- Abre um documento do Microsoft Office e vê uma barra de mensagens que o informa que lhe foi atribuída uma tarefa relacionada.
- Aceda ao site do SharePoint e descubra que uma ou mais tarefas lhe estão atualmente atribuídas.
Quando descobre que lhe foi atribuída uma tarefa de fluxo de trabalho Recolher Feedback, normalmente faz duas coisas:
- Rever o item Abra e reveja o item.
- Concluir a tarefa Utiliza o formulário da tarefa para submeter os resultados da sua análise.
Muitas vezes, portanto, os três itens a seguir estão envolvidos na conclusão da tarefa:
- A mensagem de notificação (que recebe como e-mail)
- O item submetido para sua revisão (que você abre e revisa)
- O formulário da tarefa (que abre, preenche e submete)
Estes três itens terão o seguinte aspeto.
Nota
O botão Abrir esta Tarefa no Friso da mensagem de notificação de tarefa só é apresentado quando a mensagem é aberta na versão completa e instalada do Outlook e não quando é aberta na aplicação Web do Outlook Web Access.
2. Aceder ao item e ao formulário da tarefa a partir da mensagem de notificação da tarefa
Siga estes passos:
- Na mensagem de notificação da tarefa, nas instruções Para concluir esta tarefa , clique no link para o item.
- No item aberto, clique no botão Abrir esta tarefa na barra de mensagens.
Nota
O botão Abrir esta Tarefa no Friso da mensagem de notificação de tarefa só é apresentado quando a mensagem é aberta na versão completa e instalada do Outlook e não quando é aberta na aplicação Web do Outlook Web Access.
3. Aceder ao item e ao formulário de tarefas a partir da lista ou biblioteca
Siga estes passos:
- Na lista ou biblioteca onde o item a ser revisado está armazenado, clique no link Em andamento associado ao item e ao fluxo de trabalho.
- Na página Estado do Fluxo de Trabalho, clique no título da tarefa.
- No formulário de tarefa, na barra de mensagens Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se a , clique na ligação para o item.
Neste exemplo, o item é um documento do Microsoft Word.
Sugestão
Se esta for uma tarefa de grupo - isto é, uma única tarefa atribuída a um grupo inteiro ou lista de distribuição para que um único membro do grupo possa concluir a tarefa para todo o grupo - é uma boa ideia reivindicar a tarefa antes de rever o item. Dessa forma, você reduz a chance de que outro membro do seu grupo também revise o artigo. Para obter instruções, consulte a Seção 7 neste segmento, Reivindicar uma tarefa de grupo antes de concluí-la.
Repare nas duas barras de mensagens amarelas na parte superior do documento:
Leitura do servidor-Apenas Este documento é aberto em modo só de leitura, ou seja, pode ler o documento, mas não pode efetuar alterações ao mesmo.
A pessoa que executa o fluxo de trabalho tem a opção de permitir comentários apenas no formulário da tarefa ou de permitir também alterações registadas e comentários no próprio item. Se não tiver a certeza se é suposto trabalhar no item em si, consulte a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho ou a pessoa que o adicionou originalmente. Se pretender inserir alterações registadas e comentários, clique no botão Editar Documento .
Alguns aspetos a garantir:
- Certifique-se de que sabe se deve dar saída do documento antes de inserir as alterações registadas e os comentários ou se deve deixá-lo com entrada dada para que múltiplos revisores possam trabalhar nele em simultâneo.
- Certifique-se de que ativa o registo de alterações antes de inserir quaisquer alterações ou comentários. Para obter mais informações, consulte o segmento ALLOW neste artigo.
- Certifique-se de que guarda as alterações no servidor quando concluir o trabalho no item. Se tiver dado saída do item, volte a dar entrada do mesmo.
Fluxo de Trabalho Tarefa Quando estiver pronto para preencher e enviar o formulário de tarefa, clique no botão Abrir esta tarefa .
5. Preencher e submeter o formulário de tarefa
O formulário de uma tarefa de fluxo de trabalho Recolher Comentários tem o seguinte aspeto.
Observe que os dois primeiros controles (Excluir Item e Esta tarefa de fluxo de trabalho se aplica ao Título do Item) não aparecem no formulário de tarefa quando ele é aberto de dentro do item para revisão.
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Eliminar Item Para eliminar esta tarefa da instância atual do fluxo de trabalho, clique na ligação aqui.
Observação: Se não iniciou esta instância do fluxo de trabalho, convém contactar a pessoa que a iniciou antes de eliminar a tarefa. |
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Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se ao Título do Item Para abrir o item para revisão, clique no link aqui. |
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Estado, Pedido por, Comentários consolidados, Data de vencimento Não pode editar ou alterar as entradas nestes quatro campos, mas poderá considerar útil a informação neles contida. Repare que a caixa Comentários Consolidados contém não só as instruções adicionais sobre como concluir a tarefa, mas também todos os comentários submetidos no formulário pelos participantes que já concluíram as respetivas tarefas nesta mesma instância do fluxo de trabalho. Do mesmo modo, depois de enviar o seu próprio formulário, qualquer texto que inclua na caixa Comentários (4) também aparecerá na caixa Comentários consolidados para os participantes seguintes. |
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Comentários Escreva ou cole o seu feedback aqui. Qualquer texto que introduzir aqui será registado no Histórico do Fluxo de Trabalho e também aparecerá no campo Comentários Consolidados (3) para os participantes seguintes. |
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Enviar Feedback Quando tiver digitado qualquer feedback que deseja contribuir no campo Comentários (4) e/ou inserido alterações registadas e comentários no próprio item, clique neste botão para enviar seu feedback e concluir sua tarefa. Nota:Antes de fazer qualquer alteração no i tem em si, certifique-se de que você deve fazê-lo. Para obter mais informações, consulte a secção 4 neste segmento ,Reveja o item. |
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Cancelar Para fechar o formulário da tarefa sem guardar as alterações ou respostas, clique neste botão. A tarefa ficará incompleta e atribuída a si. |
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Pedir Alteração Para pedir uma alteração ao item que está a rever, clique neste botão. Para ilustrar o formulário onde irá introduzir os detalhes do seu pedido e para obter mais instruções, aceda à secção 8 deste segmento, Pedir uma alteração ao item. Observação: Esta opção pode estar desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho. |
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Reatribuir Tarefa Para reatribuir esta tarefa a outra pessoa, clique neste botão. Para obter uma ilustração da página onde irá introduzir os detalhes da reatribuição e para obter mais instruções, aceda à secção 9 deste segmento, Reatribuir a sua tarefa a outra pessoa. Observação: Esta opção pode estar desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho. |
Se a conclusão de uma tarefa ou de uma instância de fluxo de trabalho completa estiver em atraso, as notificações são enviadas automaticamente para:
- A pessoa a quem a tarefa é atribuída.
- A pessoa que iniciou o fluxo de trabalho (ou, se o início foi automático, à pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho).
7. Reivindique uma tarefa de grupo antes de a concluir (opcional)
Se apenas uma única tarefa for atribuída a um grupo inteiro ao qual pertence, qualquer membro do grupo poderá reivindicar e concluir essa única tarefa em nome de todo o grupo.
Reivindique a tarefa antes de rever o item. Assim que reclama a tarefa, esta é-lhe atribuída e nenhum outro membro do grupo a pode concluir. (Desta forma, apenas uma pessoa faz o trabalho necessário.)
- Na página Estado do Fluxo de Trabalho, aponte para o nome da tarefa atribuída ao seu grupo até aparecer uma seta.
- Clique na seta, clique em Editar Item e, em seguida, no formulário de tarefa, clique no botão Reivindicar Tarefa .
Quando a página Estado do Fluxo de Trabalho é atualizada, pode ver que a tarefa já não está atribuída ao grupo, mas agora especificamente a si.
Mais tarde, se pretender libertar a tarefa para o grupo novamente sem a concluir, utilize os mesmos passos para regressar ao formulário de tarefas, mas clique no botão Libertar Tarefa .
8. Pedir uma alteração ao item (opcional)
Antes de começar este processo, tenha em atenção que o fluxo de trabalho pode estar configurado para terminar imediatamente se for feita qualquer alteração ao item. Poderá ser aconselhável contactar a pessoa que iniciou ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho para se certificar de que está tudo bem para uma alteração ser feita e para que o fluxo de trabalho termine nessa fase.
Vamos demonstrar a opção de solicitação de alteração colocando-a em um cenário:
Primeiro, imagine que seu nome é Frank.
Então, imagine que uma colega de trabalho chamada Anna iniciou um fluxo de trabalho de Recolha de Comentários num documento que criou.
Ao rever o novo documento da Ana, sente que a Introdução é demasiado longa.
Clique no botão Solicitar Alteração na parte inferior do formulário de tarefa de fluxo de trabalho e preencha este formulário.
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Pedir alteração de Introduza o nome ou endereço de e-mail da pessoa a quem está a pedir a alteração. (Para enviar o seu pedido à pessoa que iniciou esta execução do fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho tiver sido iniciado automaticamente, à pessoa que adicionou originalmente este fluxo de trabalho Recolher Comentários, também pode deixar este campo em branco.) |
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Novo Pedido Descreva a alteração que pretende que seja efetuada e forneça as informações de que a pessoa que faz a alteração irá precisar. (Qualquer texto que introduzir aqui será adicionado à área Comentários consolidados .) |
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Nova Duração Faça uma das seguintes três coisas:
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Novas Unidades de Duração Se estiver a especificar uma nova duração da tarefa, utilize este campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes da conclusão da tarefa. (Por exemplo: 3 Dias ou 1 Mês ou 2 Semanas.) |
Quando tiver todas as entradas de formulário da forma que pretende, clique em Enviar e a sua tarefa atual é marcada comoConcluída. (Mas ainda não terminou. Ser-lhe-á atribuída uma tarefa de revisão novamente depois de a Ana concluir a tarefa de alteração.)
Entretanto, a Amália recebe a seguinte notificação por e-mail:
A Amália percebe, depois de olhar rapidamente para a linha do Assunto (número 1 da ilustração), que não se trata de uma notificação de Recolha de Feedback comum, mas sim de um pedido para alterar algo sobre o item. Ela encontra as informações sobre a alteração específica que foi solicitada na Alteração Solicitada do texto (número 2).
A Amália dá saída do item, efetua as alterações pedidas (ou não) e, em seguida, guarda as alterações (se houver) e volta a dar entrada do item. (Lembre-se de que, se o fluxo de trabalho estiver configurado para terminar assim que qualquer alteração for feita no item, essa ação fará com que o fluxo de trabalho seja encerrado.)
Em seguida, a Ana acede à página Estado do Fluxo de Trabalho e abre a tarefa de pedido de alteração na área Tarefas .
A Ana adiciona as informações que pretender no campo Comentários e, em seguida, clica em Enviar Resposta. O fluxo de trabalho executa duas ações:
- Marca a tarefa de pedido de alteração da Ana como Concluída.
- Atribui-lhe uma nova tarefa de revisão (com os comentários da Ana adicionados na área Comentários Consolidados ) e envia-lhe uma notificação sobre essa tarefa.
Agora pode concluir a revisão do item alterado.
Entretanto, todas estas ações são controladas e ficam visíveis na secção Histórico de Fluxos de Trabalho da página Estado do Fluxo de Trabalho, conforme apresentado na seguinte ilustração.
Eis um diagrama de todo o processo.
9. Reatribuir a sua tarefa a outra pessoa (opcional)
Se pretender que outra pessoa conclua uma tarefa de fluxo de trabalho que lhe foi atribuída, clique no botão Reatribuir Tarefa no formulário de tarefa de fluxo de trabalho.
Este formulário é apresentado.
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Reatribuir Tarefa A Introduza o nome ou endereço da pessoa a quem pretende atribuir esta tarefa. Para atribuir esta tarefa à pessoa que iniciou o fluxo de trabalho (ou, se o fluxo de trabalho tiver sido iniciado automaticamente, à pessoa que o adicionou originalmente), deixe este campo em branco. |
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Novo Pedido Forneça as informações de que a pessoa a quem está a atribuir a tarefa irá precisar para concluir a tarefa. (Qualquer texto que introduzir aqui será adicionado à área Comentários consolidados .) |
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Nova Duração Faça uma das seguintes três coisas:
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Novas Unidades de Duração Se estiver a especificar uma nova duração da tarefa, utilize este campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes da conclusão da tarefa. (Por exemplo: 3 Dias ou 1 Mês ou 2 Semanas.) |
Quando o formulário estiver completo, clique em Enviar. A tarefa é marcada como Concluída, uma nova tarefa é atribuída à pessoa responsável pela tarefa e uma notificação de tarefa é enviada.
Todas as novas informações fornecidas são incluídas no texto Delegado por na notificação de nova tarefa (número 1 na ilustração seguinte).
Entretanto, todas estas alterações são registadas e visíveis nas secções Tarefas e Histórico da página Estado do Fluxo de Trabalho, conforme apresentado aqui.
10. Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)
Existe um processo especial para incluir participantes que não sejam membros da sua organização SharePoint. Neste processo, um membro do site age como representante do participante externo:
- Inclua o endereço de e-mail do participante externo na etapa Atribuir A apropriada na segunda página do formulário de associação.
- Na realidade, o fluxo de trabalho atribui a tarefa do participante externo ao membro do site que o inicia – ou, se o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, ao membro que adicionou originalmente o fluxo de trabalho. Esta pessoa a quem a tarefa é realmente atribuída age como representante do participante externo.
- Este membro do site recebe uma notificação de tarefa, com instruções para enviar uma cópia do item para revisão ao participante externo. (Enquanto isso, o participante externo recebe uma cópia da notificação da tarefa, que pode funcionar como um alerta útil ou heads-up.)
- O membro do site a quem a tarefa é realmente atribuída envia uma cópia do item para o participante externo.
- O participante externo revê o item e envia a sua resposta ao membro do site.
- Quando a resposta do participante externo é recebida, o membro do site conclui a tarefa nos produtos SharePoint em nome do participante externo.
Eis um diagrama do processo.
Início do segmento | Início do artigo
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MONITORIZAR, ajustar ou parar um fluxo de trabalho Recolher Comentários em execução |
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Monitorizar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho Recolher Comentários em execução
A localização central a partir da qual pode monitorizar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho em execução é a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância do fluxo de trabalho.
Primeiro, mostraremos como chegar a essa página e, em seguida, mostraremos como usar as opções e informações que você encontrar lá. Finalmente, mostraremos outras duas páginas onde você pode obter informações adicionais de monitoramento.
Secções neste segmento
- Aceder à página Estado do Fluxo de Trabalho
- Utilizar a página Estado do Fluxo de Trabalho para monitorizar o progresso do fluxo de trabalho
- Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)
- Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)
- Cancelar ou terminar esta execução de fluxo de trabalho
- Descobrir que fluxos de trabalho estão a ser executados num item
- Monitorar fluxos de trabalho para todo o conjunto de sites
1. Aceder à página Estado do Fluxo de Trabalho
Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique no link Em Andamento para o item e fluxo de trabalho desejado.
Neste exemplo, o item é o documento chamado Keynote Draft e o fluxo de trabalho é Aprovação 3.
A página Estado do Fluxo de Trabalho é aberta.
Nota
- Se a sua lista ou biblioteca contiver um grande número de itens, pode utilizar a ordenação e/ou filtragem para encontrar o item que procura mais rapidamente. Se verificar que está a ordenar e/ou filtrar repetidamente da mesma forma, poderá considerar útil criar uma vista personalizada que automatize essa disposição específica.
- Para aceder à página Estado do Fluxo de Trabalho, também pode clicar na ligação Ver o estado deste fluxo de trabalho numa notificação por e-mail "começou" ou na ligação Ver o histórico do fluxo de trabalho numa notificação por e-mail "concluiu" para a instância específica em que está interessado.
2. Utilizar a página Estado do Fluxo de Trabalho para monitorizar o progresso do fluxo de trabalho
Aqui, abaixo da ilustração de cada secção da página Estado do Fluxo de Trabalho, encontrará as perguntas de monitorização às quais a secção responde.
Secção Informações do Fluxo de Trabalho
Perguntas respondidas:
- Quem iniciou esta instância do fluxo de trabalho?
- Quando foi iniciada esta instância?
- Quando ocorreu a última ação neste caso?
- Em que item está esta instância a ser executada?
- Qual é o estado atual desta instância?
Secção Tarefas
Perguntas respondidas:
- Que tarefas já foram criadas e atribuídas, e qual é o seu estado atual?
- Que tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado para cada uma dessas tarefas?
- Qual é a data para conclusão de cada tarefa que já tenha sido criada e atribuída?
As tarefas que foram eliminadas e as tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta secção.
Secção Histórico de Fluxo de Trabalho
Perguntas respondidas:
- Que eventos já ocorreram nesta instância do fluxo de trabalho?
- Note que as notificações de tarefas em atraso e de tarefas em atraso não são apresentadas nesta área.
3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)
Existem duas formas de alterar tarefas que já estão atribuídas, mas que ainda não foram concluídas:
- Alterar uma única tarefa ativa
- Alterar todas as tarefas ativas
Alterar uma única tarefa ativa
Permissões Para efetuar alterações a uma única tarefa atribuída a alguém além de si, tem de ter a permissão Gerir Listas. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Assim, é possível, por exemplo, ter permissões que lhe permitam iniciar um fluxo de trabalho, mas não efetuar alterações à tarefa de outro participante.)
Se tiver as permissões necessárias:
- Na página Estado do Fluxo de Trabalho, clique no título da tarefa na lista Tarefas .
- Utilize o formulário da tarefa para completar, eliminar ou reatribuir a tarefa ou para pedir uma alteração ao item.
Para obter instruções mais detalhadas sobre como utilizar o formulário de tarefa, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.
Alterar todas as tarefas ativas
Permissões: Todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. As três primeiras ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligaçãoTerminar este fluxo de trabalhosó é apresentada se essa pessoa também tiver a permissão Gerir Listas. (Uma vez mais, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)
Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Atualizar tarefas ativas de Coletar Feedback .
Faça as alterações no formulário aberto e clique em OK.
- As mensagens que refletem as suas alterações são enviadas para as pessoas a quem estão atualmente atribuídas tarefas nesta execução.
- As tarefas já concluídas ou eliminadas e as tarefas ainda não atribuídas não serão afetadas pelas alterações efetuadas neste formulário.
- Se quiser efetuar alterações a tarefas ainda não atribuídas, consulte a secção seguinte neste segmento, Alterar tarefas futuras.
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Duração por tarefa, unidades de duração Para manter a data de vencimento existente, deixe aDuração Por Tarefa em branco e não altere as Unidades de Duração. Para remover a data para conclusão de modo a não existir nenhuma Escreva o número 0 em Duração Por Tarefa. Para mover a data para conclusão prolongando a duração da tarefa Utilize ambos os campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades pelas quais pretende prolongar a duração. |
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Solicitar Para alterar o texto do pedido Efetue as alterações que pretender na caixa de texto. |
- Quando tiver todos os campos no formulário da forma que pretende, clique em OK.
Todas as tarefas ativas na instância atual são atualizadas.
4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)
Permissões: Todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. As três primeiras ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligaçãoTerminar este fluxo de trabalhosó é apresentada se essa pessoa também tiver a permissão Gerir Listas. (Uma vez mais, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)
Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Adicionar ou atualizar revisores da opção Recolher Comentários .
Faça as alterações no formulário aberto e clique em ATUALIZAR.
Nota
As tarefas já criadas e atribuídas não são afetadas pelas alterações que efetuar neste formulário.
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Participantes, Ordenar, Expandir Grupos
Observação: Pode utilizar a caixa de verificaçãoExpandir Grupos para especificar se aos grupos de distribuição listados deve ser atribuída apenas uma tarefa a todo o grupo ou a uma tarefa por membro. Para obter mais informações sobre como usar esses campos, consulte o segmento PLANEJAR e o segmento ADD apropriado (Lista/biblioteca ou Conjunto de sites) deste artigo. |
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Solicitar
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Data para conclusão de todas as tarefas, duração por tarefa, unidades de duração
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- Quando tiver todos os campos no formulário da forma que pretende, clique em OK.
Todas as tarefas futuras na instância atual refletirão as suas alterações.
5. Cancelar ou terminar esta execução de fluxo de trabalho
Existem duas formas de parar uma instância de fluxo de trabalho em execução antes da sua conclusão normal:
- Cancelar o fluxo de trabalho Todas as tarefas são canceladas, mas são mantidas na área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho.
- Terminar este fluxo de trabalho Todas as tarefas são canceladas e eliminadas da área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho. (No entanto, continuam a estar refletidas na área Histórico de Fluxos de Trabalho.)
Seguem-se as instruções para ambos os métodos.
Cancelar (todas as tarefas canceladas mas mantidas na Lista de Tarefas e no Histórico)
Permissões: Todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. As três primeiras ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligaçãoTerminar este fluxo de trabalhosó é apresentada se essa pessoa também tiver a permissão Gerir Listas. (Uma vez mais, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)
Se a instância atual de um fluxo de trabalho já não for necessária ou pretendida, poderá ser interrompida.
- Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Cancelar todas as tarefas Recolher Comentários .
Todas as tarefas atuais são canceladas e o fluxo de trabalho termina com o estado Cancelado. As tarefas canceladas continuam listadas na área Tarefas e na área Histórico de Fluxo de Trabalho .
Cancelar (todas as tarefas eliminadas da lista de Tarefas, mas mantidas no Histórico)
Permissões: Todos os quatro links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. As três primeiras ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligaçãoTerminar este fluxo de trabalhosó é apresentada se essa pessoa também tiver a permissão Gerir Listas. (Uma vez mais, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)
Se ocorrer um erro ou se o fluxo de trabalho parar e não responder, pode ser terminado.
- Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Terminar este fluxo de trabalho .
Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e eliminadas da área Tarefas na página Estado do Fluxo de Trabalho, apesar de serem refletidas na área Histórico de Fluxo de Trabalho . O fluxo de trabalho termina com o estado Cancelado.
6. Descobrir que fluxos de trabalho estão a ser executados num item
Na página Fluxos de Trabalho de qualquer item, encontrará uma lista dos fluxos de trabalho atualmente em execução nesse item.
- Aceda à lista ou biblioteca onde o item está armazenado.
- Clique no ícone à frente do nome do item para selecionar o item e, em seguida, no separador Files do friso, no grupo Fluxos de Trabalho, clique em Fluxos de Trabalho.
- Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item , em Fluxos de Trabalho em Execução, você encontrará uma lista de instâncias de fluxo de trabalho atualmente em execução no item.
Nota
Tenha em atenção que não é possível executar múltiplas instâncias de uma única versão do fluxo de trabalho no mesmo item ao mesmo tempo. Por exemplo: Foram adicionados dois fluxos de trabalho, ambos baseados no modelo Recolher Feedback. Um designa-se Comentários do Plano e o outro designa-se Comentários do Orçamento. Em qualquer item de cada vez, pode ser executada uma instância cada de Feedback do Plano e Feedback do Orçamento, mas não duas instâncias de qualquer um dos fluxos de trabalho.
7. Monitorar fluxos de trabalho para todo o conjunto de sites
Os administradores de coleções de sites podem ver rapidamente:
- Quantos fluxos de trabalho baseados em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente na coleção de sites.
- Se cada modelo de fluxo de trabalho está atualmente ativo ou inativo na coleção de sites.
- Quantas instâncias de versões de fluxo de trabalho baseadas em cada modelo de fluxo de trabalho estão atualmente em execução na coleção de sites.
Faça o seguinte:
- Abra a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).
- Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do Site.
- Na página Configurações do Site, em Administração do Site, clique em Fluxos de Trabalho.
A página Fluxos de Trabalho é aberta e exibe as informações.
O que vem a seguir?
Se esta for a primeira vez que esta versão do fluxo de trabalho foi executada, convém usar as instruções no segmento REVIEW deste artigo para exibir os eventos na instância e descobrir se o fluxo de trabalho funciona como você quer.
Início do segmento | Início do artigo
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REVER Resultados do fluxo de trabalho Recolher Comentários e criar relatórios |
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Rever os resultados do fluxo de trabalho de Recolha de Comentários e criar relatórios
Depois de concluir a instância de fluxo de trabalho, pode rever os eventos registados no histórico. (Você pode acessar o registro para qualquer instância por até 60 dias após a conclusão da instância.)
Importante
Observe que o histórico do fluxo de trabalho é fornecido apenas para referência informal. Não pode ser utilizado para auditorias oficiais ou para qualquer outro fim legal e probatório.
Você também pode executar relatórios sobre o desempenho geral do fluxo de trabalho em várias instâncias.
Secções neste segmento
- Rever eventos na instância mais recente
- Acessar histórico de instâncias por até 60 dias
- Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho
1. Analisar eventos na instância mais recente
Desde que um item permaneça na mesma lista ou biblioteca e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente nesse mesmo item, é possível aceder ao histórico da instância mais recente a partir da lista ou biblioteca.
Para ver a página Estado do Fluxo de Trabalho para a instância mais recente de um fluxo de trabalho executado em qualquer item:
- Na lista ou biblioteca onde se encontra o item, clique na ligação de estado do item e fluxo de trabalho pretendido.
Neste exemplo, o item é o documento intitulado Rascunho do Keynote e o fluxo de trabalho é Aprovação de Novo Documento.
Na página Estado do Fluxo de Trabalho, a secção Histórico do Fluxo de Trabalho encontra-se junto à parte inferior.
2. Acessar histórico de instâncias por até 60 dias
E se quiser rever o histórico de uma instância depois de executar o mesmo fluxo de trabalho novamente no mesmo item?
Na verdade, você pode fazer isso por até 60 dias, a partir de qualquer um dos dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho. (Sessenta dias é o tempo durante o qual os produtos SharePoint mantêm o histórico de tarefas para fluxos de trabalho.)
A partir da lista ou biblioteca
- Aceda à lista ou biblioteca onde o item está armazenado.
- Clique no ícone à frente do nome do item para selecionar o item e, em seguida, no separador Files do friso, no grupo Fluxos de Trabalho, clique em Fluxos de Trabalho.
- Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item , em Fluxos de Trabalho Concluídos, clique no nome ou no status da instância de fluxo de trabalho que você deseja revisar.
É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância.
A partir da notificação de conclusão do fluxo de trabalho
- Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho da instância que pretende rever e, em seguida, clique na ligação Ver o histórico do fluxo de trabalho .
É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância.
Para manter todas as notificações de conclusão, convém criar uma regra do Outlook. Configure a regra para copiar todas as mensagens recebidas cujo texto tenha sido concluído noassunto da mensagem para uma pasta separada. (Certifique-se de que a sua regra do Outlook copia as mensagens recebidas e não as move simplesmente, ou que também não aparecem na sua Caixa de Entrada.) Para saber mais sobre como criar regras do Outlook, consulte o artigo Gerir mensagens de e-mail com regras.
3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho
Para obter informações sobre o desempenho geral de uma das versões do fluxo de trabalho (ao longo do tempo e em várias instâncias), pode criar um ou ambos os dois relatórios predefinidos:
- Relatório de Duração de Atividade Utilize este relatório para ver médias de quanto tempo cada atividade num fluxo de trabalho demora a ser concluída, bem como quanto tempo demora cada execução ou instância completa desse fluxo de trabalho a concluir.
- Relatório de Cancelamentos e Erros Utilize este relatório para ver se um fluxo de trabalho está a ser cancelado frequentemente ou se encontra erros antes da conclusão.
Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho
- Na lista ou biblioteca, na coluna Estado desse fluxo de trabalho, clique em qualquer ligação de informação de estado.
- Na página Status do Fluxo de Trabalho, em Histórico do Fluxo de Trabalho, clique em Exibir relatórios de fluxo de trabalho.
- Localize o fluxo de trabalho para o qual pretende ver um relatório e, em seguida, clique no nome do relatório que pretende ver.
- Na página Personalizar, mantenha ou altere o local onde o arquivo de relatório será criado e clique em OK.
O relatório é criado e guardado na localização especificada. - Quando o relatório estiver concluído, pode clicar na ligação apresentada na ilustração seguinte para o ver. Em alternativa, clique em OK para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando estiver pronto para ver o relatório, irá encontrá-lo na localização que especificou no passo anterior.)
O que vem a seguir?
Se o seu fluxo de trabalho funcionar exatamente como pretende, está pronto para começar a utilizá-lo.
Se houver algo que pretenda alterar acerca do seu funcionamento, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.
Início do segmento | Início do artigo
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ALTERAR, desativar ou eliminar um fluxo de trabalho de Recolha de Comentários |
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Alterar, desativar ou remover um fluxo de trabalho de Recolha de Comentários
Depois de executar a primeira instância do seu novo fluxo de trabalho Recolher Comentários e rever os resultados, poderá querer fazer uma ou mais alterações à forma como o fluxo de trabalho está configurado.
Além disso, em vários momentos no futuro, você pode querer fazer mais alterações na configuração.
Finalmente, em algum momento você pode querer desativar o fluxo de trabalho por um período mais curto ou mais longo, mas não removê-lo - ou você pode, de fato, optar por removê-lo completamente.
Secções neste segmento
1. Alterar as definições permanentes de um fluxo de trabalho
Para fazer alterações permanentes nas configurações de um fluxo de trabalho existente, abra e edite o formulário de associação que foi usado originalmente para adicioná-lo.
Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca
Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.
No Friso, clique no separador Lista ou Biblioteca .
Nota
O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários, este separador tem o nome Calendar.
No grupo Configurações , clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.
Na página Definições de Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar definições), clique no nome do fluxo de trabalho cujas definições pretende alterar.
Nota
Se o fluxo de trabalho de Recolha de Feedback que pretende não aparecer na lista, poderá estar associado a apenas um tipo de conteúdo. Os fluxos de trabalho que aparecem nesta lista são controlados pelo controlo Mostrar associações deste tipo de fluxos de trabalho , localizado imediatamente acima da lista. (Veja a ilustração.) Clique nas opções de tipo de conteúdo no menu pendente para descobrir qual delas apresenta o fluxo de trabalho pretendido. Quando o fluxo de trabalho pretendido aparecer na lista, clique no nome do fluxo de trabalho.
No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi originalmente utilizado para adicionar o fluxo de trabalho, efetue e guarde as alterações que pretende.
Para obter mais informações sobre os campos e controles no formulário de associação, consulte o segmento PLANEJAR e o segmento ADD apropriado (Lista/biblioteca ou Conjunto de sites) deste artigo.
Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas na coleção de sites
- Abra a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).
- Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do Site.
- Na página Configurações do Site, em Galerias, clique em Tipos de Conteúdo de Site.
- Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual o fluxo de trabalho é executado.
- Na página do tipo de conteúdo selecionado, emConfigurações, clique emConfigurações de Fluxo de Trabalho.
- Na página Definições de Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar definições), clique no nome do fluxo de trabalho cujas definições pretende alterar.
- No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi originalmente utilizado para adicionar o fluxo de trabalho, efetue e guarde as alterações que pretende.
Para obter mais informações sobre os campos e controles no formulário de associação, consulte o segmento PLANEJAR e o segmento ADD apropriado (Lista/biblioteca ou Conjunto de sites) deste artigo.
2. Desativar ou remover um fluxo de trabalho
Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca
Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.
No Friso, clique no separador Lista ou Biblioteca .
Nota
O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários, este separador tem o nome Calendar.
No grupo Configurações , clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.
Na página Definições de Fluxo de Trabalho, clique na ligação Remover um fluxo de trabalho .
Utilize o formulário na página Remover Fluxos de Trabalho para desativar, reativar ou remover fluxos de trabalho.
Há cinco colunas no formulário:
- Fluxo de Trabalho Nome do fluxo de trabalho.
- Instâncias Número de instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução nos itens.
- Permitir Opção que permite que o fluxo de trabalho continue a funcionar normalmente.
- Nenhuma instância nova Opção que permite a conclusão de todas as instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução, mas desativa o fluxo de trabalho ao torná-lo indisponível para executar quaisquer novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para reativar o fluxo de trabalho mais tarde, regresse a esta página e selecione Permitir.)
- Remover Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da lista ou biblioteca. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas e a coluna desse fluxo de trabalho não aparece mais na página da lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)
Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas na coleção de sites
- Abra a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).
- Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do Site.
- Na página Configurações do Site, em Galerias, clique em Tipos de Conteúdo de Site.
- Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual o fluxo de trabalho é executado.
- Na página do tipo de conteúdo selecionado, emConfigurações, clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.
- Na página Definições de Fluxo de Trabalho, clique na ligação Remover um fluxo de trabalho .
- Utilize o formulário na página Remover Fluxos de Trabalho para desativar, reativar ou remover fluxos de trabalho.
Há cinco colunas no formulário:
- Fluxo de Trabalho Nome do fluxo de trabalho.
- Instâncias Número de instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução nos itens.
- Permitir Opção que permite que o fluxo de trabalho continue a funcionar normalmente.
- Nenhuma instância nova Opção que permite a conclusão de todas as instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução, mas desativa o fluxo de trabalho ao torná-lo indisponível para executar quaisquer novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para reativar o fluxo de trabalho mais tarde, regresse a esta página e selecione Permitir.)
- Remover Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da coleção de sites. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas e a coluna desse fluxo de trabalho não aparece mais na página da lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)
O que vem a seguir?
Se tiver feito alterações, execute uma instância de teste do fluxo de trabalho para verificar novamente os efeitos das alterações.
Personalização adicional
Existem várias formas de personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint.
Pode até criar fluxos de trabalho personalizados a partir do zero.
Pode utilizar qualquer um ou todos os seguintes programas:
- Microsoft SharePoint Designer 2013 Personalize formulários, ações e comportamentos de fluxo de trabalho.
- Microsoft Visual Studio Crie as suas próprias ações de fluxo de trabalho personalizadas.
Para obter mais informações, consulte o sistema de Ajuda do MSDN (Software Developer Network).