Este artigo fornece uma descrição geral de alguns dos principais conceitos relacionados com trabalhar com as novas funcionalidades de metadados geridos no SharePoint Server. Ele discute como os novos recursos de metadados gerenciados fornecem suporte para a implementação de taxonomias formais por meio de termos gerenciados. Também explica como as etiquetas sociais funcionam e como estão relacionadas com funcionalidades de metadados geridos, tais como termos geridos e palavras-chave empresariais.
Neste artigo
Funcionalidades de metadados geridos
As novas funcionalidades de metadados geridos no SharePoint Server são ativadas por uma nova aplicação de Serviço de Metadados Geridos que fornece suporte para duas tarefas principais:
- Publicação de Tipo de Conteúdo A partilha de tipos de conteúdo entre coleções de sites e aplicações Web. Para obter mais informações sobre publicação de tipo de conteúdo, consulte Introdução aos tipos de conteúdo e publicação de tipo de conteúdo.
- Taxonomias A criação e gestão de coleções hierárquicas de termos geridos a nível central (denominados conjuntos de termos) que podem ser utilizadas como atributos para itens em sites do SharePoint. Esses conjuntos de termos podem ser compartilhados entre conjuntos de sites e aplicativos Web. Os conjuntos de termos podem ser criados e geridos através de uma funcionalidade denominada Ferramenta de Gestão de Arquivo de Termos.
Termos e conceitos principais
Existem vários termos e conceitos chave que são úteis para compreender quando trabalha com as diferentes funcionalidades de metadados no SharePoint Server. A compreensão destes conceitos irá ajudá-lo a compreender as informações conceptuais explicadas posteriormente neste artigo e noutros artigos sobre as funcionalidades de metadados geridos.
Taxonomia
Uma taxonomia é uma classificação hierárquica de palavras, rótulos ou termos que são organizados em grupos com base em semelhanças. Uma taxonomia pode ser definida e gerida centralmente por um ou mais indivíduos. A Classificação Industrial Internacional Tipo (CITI), desenvolvida pelas Nações Unidas, é um exemplo famoso de taxonomia industrial utilizada para classificar dados económicos. As taxonomias são úteis porque fornecem uma estrutura lógica e hierárquica de metadados que pode ser usada para classificar informações de forma consistente.
Folksonomy
Um folksonomy é a classificação que resulta quando os usuários do site aplicam colaborativamente palavras, rótulos ou termos ao conteúdo de um site. Se você já viu uma nuvem de tags em um site, então você viu uma visualização de uma folksonomy. A imagem abaixo mostra uma Peça Web Nuvem de Etiquetas num site SharePoint. Uma abordagem baseada em folksonomy para metadados pode ser útil porque aproveita o conhecimento e a experiência dos usuários do site e criadores de conteúdo e permite que a classificação de conteúdo evolua com as necessidades e interesses de negócios em constante mudança dos usuários.
Conjunto de termos
Um conjunto de termos é um grupo de termos relacionados.
Dependendo do local onde um conjunto de termos é criado, o âmbito pode ser local ou global:
- Os conjuntos de termos locais são criados no contexto de uma coleção de sites e estão disponíveis para utilização (e visíveis) apenas pelos utilizadores dessa coleção de sites. Por exemplo, se adicionar uma coluna de metadados geridos a uma lista ou biblioteca e criar um novo conjunto de termos para esta coluna, então o conjunto de termos é local para a coleção de sites que contém esta lista ou biblioteca.
- Os conjuntos de termos globais estão disponíveis para utilização em todos os sites que subscrevam uma aplicação específica do Serviço de Metadados Geridos.
Os conjuntos de termos podem ser configurados para serem fechados, o que significa que os utilizadores não podem adicionar novos termos aos mesmos quando estão a introduzir um valor para uma coluna que está mapeada para o conjunto de termos. Ou podem ser configurados para serem abertos, o que significa que os utilizadores podem adicionar novos termos ao conjunto de termos quando estiverem a atualizar o valor de uma coluna mapeada para o conjunto de termos.
Termo
Um termo é um item individual dentro de um conjunto de termos e é uma palavra ou expressão específica que pode ser associada a um item num site do SharePoint Server. Um termo tem um ID exclusivo e pode ter várias etiquetas de texto (sinónimos) diferentes. Se estiver a trabalhar num site multilingue, este também pode ter etiquetas em diferentes idiomas.
Existem dois tipos de termos:
Termos geridos
Normalmente, os termos geridos são pré-definidos e organizados num termo hierárquico definido por um Administrador de Arquivo de Termos ou outra pessoa com permissões para trabalhar com metadados geridos.
Palavras-chave empresariais
Uma palavra-chave empresarial é uma palavra ou expressão adicionada a itens num site SharePoint. As palavras-chave empresariais estão organizadas num único conjunto de termos não hierárquico dentro da Ferramenta de Gestão de Arquivo de Termos denominada conjunto de Palavras-chave. Como os usuários normalmente podem adicionar qualquer palavra ou frase a um item como palavra-chave, palavras-chave corporativas podem ser usadas para marcação no estilo folksonomy. Os administradores do arquivo de termos, ou outras pessoas com permissão para gerir metadados, podem optar por mover palavras-chave do conjunto de termos Palavras-chave para um conjunto de termos geridos específico, altura em que as palavras-chave ficarão disponíveis no contexto de um conjunto de termos específico. Os administradores do arquivo de termos também podem optar por fechar o conjunto de Palavras-chave, para que os utilizadores não possam submeter novas palavras-chave e fiquem restritos à utilização de palavras-chave existentes.
Agrupar
Os grupos definem limites de segurança. Um grupo é um conjunto de conjuntos de termos que partilham requisitos de segurança comuns. Apenas os utilizadores designados como contribuintes para um grupo específico podem gerir conjuntos de termos que pertencem ao grupo ou criar novos conjuntos de termos no mesmo. As organizações devem criar grupos exclusivos para conjuntos de termos que terão necessidades exclusivas de acesso ou segurança.
Ferramenta de Gestão de Arquivo de Termos
A Ferramenta de Gestão de Arquivo de Termos é a ferramenta que os taxonomistas, administradores ou outros indivíduos que gerem taxonomias podem utilizar para criar, importar e gerir conjuntos de termos e os termos dentro dos mesmos. A Ferramenta de Gestão de Arquivo de Termos apresenta todos os conjuntos de termos globais e conjuntos de termos locais disponíveis para a coleção de sites a partir da qual acede à Ferramenta de Gestão de Arquivo de Termos.
Coluna Metadados Geridos
A coluna Metadados Geridos é um novo tipo de coluna que pode ser adicionado a listas ou bibliotecas para que os utilizadores do site ou proprietários de conteúdos possam selecionar valores de um conjunto de termos geridos de um conjunto de termos geridos específico e aplicá-los ao conteúdo. Uma coluna Metadados Geridos pode ser configurada para mapear para um conjunto de termos existente ou pode criar um novo conjunto de termos especificamente para a coluna. Se criar um novo conjunto de termos especificamente para uma coluna de Metadados Geridos, esse conjunto de termos será um conjunto de termos local disponível apenas para utilização na coleção de sites em que foi criado.
Coluna Palavras-chave Empresariais
A coluna Palavras-chave Empresariais é uma coluna que pode adicionar a tipos de conteúdo, listas ou bibliotecas para permitir que os utilizadores marquem itens com as palavras ou expressões que escolherem. É uma coluna de múltiplos valores por predefinição. Quando os utilizadores introduzem uma palavra ou expressão na coluna, são-lhes apresentadas sugestões automáticas, que podem incluir itens dos conjuntos de termos geridos e do conjunto de termos Palavras-chave. Os usuários podem selecionar um valor existente ou inserir algo novo (se o conjunto de termos Palavras-chave tiver sido configurado para ser aberto a adições de usuário).
Etiquetas de rede social
As etiquetas de rede social são palavras ou expressões que os utilizadores de um site podem aplicar ao conteúdo de um site SharePoint para os ajudar a categorizar informações de forma a terem significado. As etiquetas de rede social também podem ser aplicadas a URLs fora de um site SharePoint. As tags sociais suportam a marcação baseada em folksonomy. Uma etiqueta social é composta por ponteiros para três tipos de informação:
- uma identidade de utilizador
- um URL de item
- um termo
Estes ponteiros são armazenados no Arquivo de Etiquetas Sociais que faz parte da aplicação do Serviço de Perfis de Utilizador. Tecnicamente, as etiquetas sociais não fazem parte das funcionalidades de metadados geridos no SharePoint Server, mas ligam-se às funcionalidades de metadados geridos de duas formas importantes que ajudam a suportar a utilização consistente de metadados em toda a organização. A parte do termo de uma etiqueta social aponta para um termo no conjunto Palavras-chave do Arquivo de Termos para uma das aplicações do Serviço de Metadados Geridos à qual um site está ligado.
Por exemplo, quando cria uma nova etiqueta de rede social, tem a opção de selecionar termos existentes, que podem incluir termos geridos e palavras-chave empresariais. Se selecionar um destes termos existentes, a sua etiqueta de rede social contém um ponteiro para esse termo. Se optar por não selecionar um termo existente e criar um termo que nunca foi utilizado antes, será criada uma nova palavra-chave no conjunto de termos Palavras-chave no Arquivo de Termos e a sua nova etiqueta de rede social apontará para este termo.
Desta forma, as palavras-chave que são usadas em tags sociais são adicionadas ao conjunto de termos Palavras-chave visível na Ferramenta de Gerenciamento de Arquivos de Termos (se ainda não existirem lá) e podem ser gerenciadas por administradores do Arquivo de Termos. Além disso, quando os utilizadores aplicam palavras-chave empresariais ou termos geridos ao conteúdo através da atualização de uma coluna Palavras-chave Empresariais ou Metadados Geridos, as etiquetas de rede social podem ser criadas automaticamente para que estes termos sejam visíveis como etiquetas em newsfeeds, nuvens de etiquetas ou perfis de O Meu Site. Os proprietários de listas ou bibliotecas podem ativar ou desativar a publicação de metadados ao atualizar as Definições de Metadados e Palavras-chave Empresariais de uma lista ou biblioteca.
Quando adiciona uma etiqueta de rede social a um item, pode especificar se pretende tornar privada a sua identidade e o URL do item, mas o termo, que é armazenado no Arquivo de Termos, é sempre público.
A identificação social é útil porque permite que os utilizadores do site melhorem a capacidade de deteção do conteúdo e das informações num site.
Para obter mais informações sobre as implicações de privacidade e segurança da marcação social, consulte Implicações de privacidade e segurança da marcação social.
Etiquetagem
Em seu sentido mais genérico, a marcação pode se referir simplesmente ao ato de aplicar metadados a um item, seja ele metadados gerenciados ou uma tag social. Neste artigo, o verbo "tag" é usado nesse sentido, e não se restringe às tags sociais.
Cenários de metadados: de taxonomias a folksonomias
As funcionalidades de gestão de metadados no SharePoint Server suportam várias abordagens à gestão e utilização de metadados. Imagine este intervalo como uma espécie de continuum. Em uma extremidade desse continuum, há taxonomias, que são grupos formais, gerenciados centralmente e hierárquicos de termos. No outro extremo dessa faixa, há as folksonomias, que são as classificações colaborativas que resultam quando os indivíduos aplicam tags livremente ao conteúdo.
O SharePoint Server suporta os extremos deste continuum, bem como pontos ao longo do caminho. Em uma extremidade do continuum, você pode implementar taxonomias formais por meio de termos gerenciados e conjuntos de termos. Na outra ponta, há suporte para palavras-chave corporativas e marcação social, que permitem que os usuários do site marquem o conteúdo com palavras-chave de sua escolha.
Entre estes extremos, pode aplicar graus flexíveis de estrutura e controlo aos metadados e ajustar o âmbito no qual se aplica este controlo ao optar por torná-lo global em todos os sites ou local para sites específicos. Por exemplo, tem a capacidade de configurar conjuntos de termos para que sejam fechados ou abertos às contribuições dos utilizadores. Pode optar por utilizar palavras-chave empresariais e etiquetagem de redes sociais juntamente com termos geridos ou não. O SharePoint Server permite que as organizações combinem as vantagens das taxonomias formais e gerenciadas com os benefícios dinâmicos da marcação social de maneiras personalizadas.
O seguinte diagrama ilustra a forma como diferentes tipos de soluções baseadas no SharePoint podem exigir diferentes abordagens aos metadados com base nas necessidades da empresa.
Benefícios dos metadados geridos
Há várias vantagens em empregar metadados gerenciados em todos os sites em uma organização:
Utilização consistente de metadados As funcionalidades de metadados geridos no SharePoint Server permitem-lhe aplicar graus ajustáveis de controlo aos metadados que são adicionados ao conteúdo. Com os conjuntos de termos e os termos geridos, pode estabelecer controlo sobre os tipos de termos que estão disponíveis para serem adicionados ao conteúdo e pode controlar quem tem a capacidade de adicionar novos termos. Também pode limitar a utilização de palavras-chave empresariais a uma lista específica de palavras-chave ao configurar o conjunto de termos Palavras-chave como fechado.
Quando os mesmos termos são usados consistentemente em todos os sites, é mais fácil criar processos ou soluções robustos que dependem de metadados. Além disso, a experiência de utilizador para trabalhar com metadados em sites, em listas e bibliotecas, bem como nos programas de cliente do Office, facilita a aplicação de metadados consistentes aos respetivos conteúdos por parte dos utilizadores do site.
Capacidade de deteção de conteúdos melhorada Quando os conteúdos dos sites numa organização têm metadados consistentes, é mais fácil encontrar e aceder a dados e informações de negócio utilizando a pesquisa. As novas funcionalidades de pesquisa, como o painel de refinamento, que é apresentado no lado esquerdo da página de resultados da pesquisa, permitem aos utilizadores filtrar os resultados da pesquisa com base em metadados.
Além disso, pode configurar a navegação de metadados para listas e bibliotecas para permitir que os utilizadores criem vistas dinâmicas de informações com base em campos de metadados específicos. Os utilizadores podem navegar pelas bibliotecas por pasta ou por pivô de metadados e, em seguida, podem refinar os resultados utilizando Filtros de Chave adicionais.
Maior flexibilidade As funcionalidades de metadados geridos tornam mais fácil para os Administradores de Arquivo de Termos (ou outras pessoas com permissão para atualizar metadados geridos) manter e adaptar os seus metadados à medida que as necessidades da empresa evoluem. Pode atualizar facilmente um conjunto de termos na ferramenta de Gestão de Arquivo de Termos e os termos novos ou atualizados ficarão automaticamente disponíveis para utilização sempre que uma coluna de Metadados Geridos associada a esse conjunto de termos estiver disponível. Se intercalar vários termos num único termo, os conteúdos etiquetados com estes termos serão atualizados automaticamente para refletir esta alteração. Pode especificar vários sinónimos (ou rótulos) para termos individuais. Se o seu site for multilingue, também pode especificar etiquetas multilingues para termos individuais.
Gerir metadados
Planear e configurar metadados geridos
É aconselhável que a sua organização realize algum grau de planeamento antes de começar a utilizar as funcionalidades de metadados geridos. O grau de planeamento necessário é mais ou menos proporcional ao grau de formalidade e controlo que pretende impor aos metadados.
Se você quiser permitir que os usuários ajudem a desenvolver sua taxonomia, então você pode simplesmente fazer com que os usuários adicionem palavras-chave aos itens e, em seguida, organizá-los em conjuntos de termos conforme necessário.
Se a sua organização quiser utilizar conjuntos de termos geridos para implementar taxonomias formais predefinidas, então os principais intervenientes com interesse na estrutura da taxonomia têm de colaborar para planear e desenvolver os conjuntos de termos e termos a utilizar. Para obter mais informações sobre esse processo de planejamento, consulte Termos do plano e conjuntos de termos. Para obter mais informações sobre como configurar um aplicativo de Serviço de Metadados Geridos, consulte Administração de metadados gerenciados.
Após os principais intervenientes na organização chegarem a acordo sobre os conjuntos de termos necessários, pode utilizar a Ferramenta de Gestão de Arquivo de Termos para importar ou criar os seus conjuntos de termos e para gerir e manter os conjuntos de termos à medida que os utilizadores começam a trabalhar com os metadados. Se uma aplicação de Serviço de Metadados Geridos tiver sido configurada para a sua aplicação Web e for um administrador de Coleção de Sites ou um Administrador de Arquivo de Termos designado, pode aceder à Ferramenta de Gestão de Arquivo de Termos ao clicar em Definições do Site no menu Ações do Site e, em seguida, clicar em Gestão de Arquivo de Termos em Administração do Site.
Criar e gerir conjuntos de termos
A Ferramenta de Gestão de Arquivo de Termos fornece um controlo de árvore que pode utilizar para executar a maioria das tarefas. A sua função de utilizador para esta ferramenta determina as tarefas que pode executar. Para trabalhar na Ferramenta de Gestão de Arquivo de Termos, tem de ser um Administrador de Farm, um Administrador de Arquivo de Termos ou alguém que tenha sido designado como Gestor de Grupo ou Colaborador para conjuntos de termos. Para obter informações detalhadas sobre essas funções, consulte Funções de metadados gerenciados.
Para executar ações num item na hierarquia, aponte para o nome da aplicação, grupo, conjunto de termos ou termo do Serviço de Metadados Geridos que pretende modificar, clique na seta apresentada e, em seguida, utilize o menu para selecionar as ações que pretende.
Por exemplo:
Se for Administrador de Arquivo de Termos, pode criar ou eliminar grupos numa aplicação de Serviço de Metadados Geridos.
Se for um Administrador de Arquivo de Termos ou um Gestor de Grupo, pode criar, importar ou eliminar conjuntos de termos num grupo. Os contribuintes do conjunto de termos podem criar novos conjuntos de termos.
Se for um Administrador de Arquivo de Termos, um Gestor de Grupo ou um Colaborador de conjunto de termos, pode criar ou reutilizar termos num conjunto de termos, bem como copiar, mover ou eliminar um conjunto de termos selecionado.
Se for um Administrador de Arquivo de Termos, um Gestor de Grupo ou um Contribuidor de conjunto de termos, pode criar, copiar, reutilizar, intercalar, preter, mover ou eliminar termos individuais num conjunto de termos.
Em cada nível da hierarquia, você pode configurar propriedades específicas para um grupo, conjunto de termos ou termo usando o painel Propriedades que é exibido à direita do controle de árvore Repositório de Termos.
Por exemplo, se estiver a configurar um conjunto de termos, pode utilizar o painel Propriedades para especificar detalhes como o Nome, Descrição, Proprietário, Contacto e Intervenientes. Pode especificar se pretende que um conjunto de termos seja aberto ou fechado a novas submissões por parte dos utilizadores. Também pode especificar se pretende que o conjunto de termos esteja disponível para sinalização. Se optar por tornar um conjunto de termos indisponível para sinalização, este não será visível para a maioria dos utilizadores. Se um conjunto de termos ainda estiver em desenvolvimento, por exemplo, poderá optar por indisponibilizá-lo para marcação.
Aplicar metadados
Etiquetar conteúdo com termos geridos
Se uma coluna Metadados Gerenciados tiver sido adicionada a um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca, os proprietários de conteúdo poderão marcar seu conteúdo com termos gerenciados de um conjunto de termos específicos editando as propriedades de um item de lista ou biblioteca e, em seguida, atualizando os campos relevantes no formulário Editar Propriedades do item ou documento. As colunas de Metadados Geridos são fáceis de identificar porque apresentam um ícone de etiquetas que pode ser utilizado para iniciar a caixa de diálogo Seletor de Termos.
Pode utilizar o seletor de termos para selecionar um termo a partir da hierarquia de um conjunto de termos. Isto é útil se não estiver familiarizado com os termos que possam estar disponíveis. Se um conjunto de termos tiver sido configurado para ser aberto e a coluna de metadados geridos permitir valores de preenchimento, poderá ter a opção de adicionar um novo termo a um conjunto de termos. Em alternativa, pode simplesmente ter a opção de enviar feedback ao contacto designado para o conjunto de termos.
Quando puder começar a escrever o termo que pretende, os termos disponíveis ser-lhe-ão automaticamente sugeridos com base no que começar a escrever e pode selecionar o que quiser. Poderá ver informações entre parênteses a seguir ao termo que indicam o nome do conjunto de termos e a hierarquia do termo. Isto pode ajudá-lo a escolher entre termos semelhantes.
Se forem sugeridos termos duplicados ou semelhantes, também poderá ver o texto descritivo que o Administrador de Arquivo de Termos configurou para o termo para ajudar os utilizadores a fazer as seleções adequadas.
Etiquetar conteúdo com palavras-chave empresariais
Se uma coluna Palavras-chave Empresariais tiver sido adicionada a um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca, os proprietários de conteúdo (ou qualquer pessoa com permissões Contribuir para a lista ou biblioteca) poderão etiquetar conteúdo com termos geridos ou palavras-chave disponíveis ao editar as propriedades de um item de lista ou biblioteca e ao escrever as palavras-chave pretendidas no campo Palavras-chave Empresariais . Se existir um termo correspondente ou semelhante, este será sugerido e pode selecioná-lo. Em alternativa, pode adicionar uma nova palavra-chave, se o conjunto de termos Palavras-chave estiver configurado para ser aberto a novos termos. O campo Palavras-chave da Empresa tem vários valores, pelo que pode adicionar múltiplas palavras-chave a um item.
Etiquetar conteúdo com etiquetas de rede social
Se a funcionalidade de identificação de redes sociais tiver sido ativada, pode etiquetar conteúdos num site SharePoint que considere relevantes ou interessantes. Para etiquetar uma página, pode utilizar o ícone de etiqueta que é apresentado na parte superior da página.
Para etiquetar documentos ou itens de lista, pode utilizar o comando de etiqueta que é apresentado no separador Biblioteca ou Lista do friso.
Quando começar a escrever a etiqueta ou etiquetas que pretende aplicar, pode selecionar a partir de palavras-chave existentes ou termos geridos, ou pode adicionar novas palavras-chave, se o conjunto de termos Palavras-chave estiver aberto.
Também tem a opção de etiquetar conteúdo em sites externos, como outros sites da intranet ou da Internet, adicionando a Ferramenta de Etiquetas e Notas do SharePoint ao seu browser. Para obter mais informações sobre como marcar sites externos, consulte Introdução ao Meu Site.
Para obter mais informações sobre os recursos de marcação social, consulte os tópicos Usar tags e notas para compartilhar informações com colegas .