A ordenação ajuda-o a organizar os seus dados numa ordem específica com base nos dados das colunas. Quando ordena, só está a reorganizar a forma como os dados são apresentados, não adicionando nem removendo conteúdos apresentados na vista.
Existem duas formas de ordenar uma vista:
- Uma ordenação rápida da própria vista,
- e uma ordenação mais flexível e persistente criada numa vista.
Ordenar dados rapidamente a partir de uma vista
Em qualquer vista, selecione o cabeçalho de uma coluna de uma lista ou biblioteca e selecione uma ordenação.
Pode escolher qualquer coluna para ordenar, mas apenas uma coluna de cada vez. Quando fechar a lista ou biblioteca, a coluna voltará à ordem de visualização predefinida, a menos que guarde a vista.
Criar uma vista ordenada
Quando cria ou edita uma vista, pode especificar a ordenação numa ou duas colunas. Pode ordenar em colunas, mesmo que não estejam visíveis na vista. Para configurar uma ordenação, siga estes passos:
- Na barra de menus junto ao canto superior direito, selecione Mudar opções > de vista Guardar vista como e introduza um nome:
(A ordenação que selecionou é guardada com a vista.) - Na página criar ou editar uma vista, desloque-se para baixo até Ordenar. Na secção Ordenar , selecione o menu pendente Primeira ordenação pela coluna e selecione um campo. Este campo é uma das muitas colunas disponíveis para a sua lista ou biblioteca e pode ser um que está ou não na vista.
- Selecione Mostrar os itens por ordem ascendente ou Mostrar os itens por ordem descendente.
- Desloque-se para a parte superior ou inferior da página e selecione OK.
Modificar uma vista ordenada
Abra a lista ou biblioteca.
Selecione Mudar opções de vista e, em seguida, Editar vista atual.
Desloque-se para baixo até à secção Ordenar .
Em seguida, pode alterar as definições conforme descrito nos passos 2 a 4 no procedimento Criar uma vista ordenada acima.
Quando uma coluna não ordena corretamente
Se uma coluna não estiver a ordenar com precisão, a razão provável é que a coluna foi configurada para um tipo de dados diferente do que realmente contém.
Por exemplo, Números e Texto são diferentes tipos de dados e cada tipo é ordenado de forma diferente. Se uma coluna Texto contiver numerais em vez de palavras, quando ordenar essa coluna, a numeração será ordenada incorretamente, da seguinte forma:
1, 11, 12, 2, 21, 22, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 ...
Pode corrigir esta situação ao alterar a definição de Tipo subjacente para a coluna, conforme descrito abaixo:
Alterar o Tipo de uma coluna para o fazer ordenar corretamente
Selecione o cabeçalho da coluna que pretende alterar e, em seguida, selecione Editar Definições> de Coluna.
Em Tipo, selecione a seta para baixo para abrir o menu de opções.
Selecione a opção que melhor se adequa ao tipo de dados na coluna.
Atenção
Quando altera o tipo de informação que uma coluna contém, é possível que alguns dados existentes sejam perdidos da sua coluna. No entanto, se estiver a escolher uma opção que corresponda aos dados reais na coluna, é provável que a perda de dados não ocorra. Por exemplo, no exemplo anteriormente citado, em que tem uma única linha de coluna de texto preenchida com números e altera o tipo para Números, é provável que os dados da coluna não desapareçam.
Selecione Guardar.
Teste a ordenação da coluna para garantir que funciona como esperado.
Como as pastas são ordenadas com outros itens
Por predefinição, as pastas são apresentadas acima de quaisquer ficheiros ou itens (numa ordenação ascendente) ou abaixo de quaisquer ficheiros ou itens (numa ordenação descendente), independentemente do nome da pasta.
Se quiser que a ordenação também afete a posição das pastas na vista, selecione Ordenar apenas por critérios especificados (as pastas podem não aparecer antes dos itens).
A coluna pela qual quero ordenar não está disponível na lista
Se uma coluna contiver um dos seguintes tipos de dados, não poderá ser ordenada:
- Várias linhas de texto
- Escolha, onde são permitidos múltiplos valores
- Hiperligação
- Imagem
Filtrar e agrupar a vista de dados ordenados
Pode combinar a ordenação com uma vista filtrada e/ou agrupada. O agrupamento permite-lhe fechar áreas ordenadas em cabeçalhos e a filtragem pode ser utilizada para restringir uma grande lista de itens.
Para ver como agrupar dados numa vista, consulte Utilizar o agrupamento para modificar uma vista do SharePoint.
Para saber como filtrar dados numa vista, consulte Utilizar a filtragem para modificar uma vista do SharePoint.
