Um dos primeiros passos da gestão de um projeto é adicionar as tarefas que permitem concluir o mesmo. A sua lista de tarefas pode ser tão simples como uma lista de verificação de tarefas que precisam de ser feitas, ou pode ser um pouco mais envolvida, com datas de início e conclusão, relações com outras tarefas e outras informações de tarefas associadas. Uma lista de verificação simples de tarefas e uma lista agendada de tarefas utilizam a mesma lista no seu site, para que possa começar com uma lista de verificação simples e, posteriormente, adicionar detalhes às tarefas mais tarde, para a transformar numa lista de tarefas agendada.
Adicionar uma lista de verificação de tarefas simples
Se estiver apenas a começar o planeamento do projeto, ou se não previr que este projeto será particularmente complicado, uma simples lista de verificação de tarefas poderá ser suficiente para que possa gerir o seu projeto de forma eficaz. A sua lista de verificação pode incluir datas para conclusão das tarefas do projeto e atribuições para membros da equipa do projeto.
Para adicionar uma lista de verificação de tarefas simples:
- Na Iniciação Rápida do seu site, clique em Tarefas.
- Na página Tarefas , clique em Editar.
- Na coluna Nome da Tarefa , escreva um nome para cada tarefa que necessita de ser concluída no projeto. Prima Enter para avançar para a linha seguinte depois de adicionar uma tarefa.
Sugestão
Pretende adicionar uma nova tarefa entre duas tarefas que já se encontram listadas? Clique no espaço à esquerda da caixa de verificação para uma tarefa existente e, em seguida, prima Insert. É adicionada uma nova linha por cima da tarefa existente que selecionou. Também pode clicar em Inserir no grupo Hierarquia no separador Tarefas .
Na coluna Data para Conclusão , escreva ou selecione uma data para a conclusão de cada tarefa na lista. Se não tiver a certeza de quando uma tarefa tem de ser concluída, deixe esta coluna em branco para essa tarefa.
Na coluna Atribuído A , escreva ou selecione o nome de cada pessoa que irá trabalhar em cada tarefa na lista.
Sugestão
A prática recomendada é atribuir apenas uma pessoa a cada tarefa. Se precisar de atribuir mais do que uma pessoa, poderá ter problemas ao marcar tarefas como concluídas. Se a Ana terminar o trabalho na tarefa, faz sentido assinalá-la como concluída na página As Minhas Tarefas. No entanto, isso marca a tarefa como concluída para todos os atribuídos, não apenas para Ann. Outra pessoa na tarefa ainda pode ter trabalho a fazer. Se decidir que ainda precisa de atribuir mais do que uma pessoa a uma tarefa, pode separar os nomes com um ponto e vírgula (;).
Quando terminar de adicionar a sua lista de verificação de tarefas simples, clique em Parar.
Outra forma rápida de adicionar uma lista de verificação de tarefas simples é colar uma lista a partir de uma folha de cálculo do Excel. Desde que as colunas que utiliza na folha de cálculo estejam alinhadas com as colunas apresentadas na página Tarefas , pode simplesmente clicar na lista de tarefas e colar os dados da folha de cálculo. Os nomes serão emparelhados com contas, se possível, na coluna Atribuído A .
À medida que trabalha no projeto, pode selecionar a caixa de verificação junto ao nome de cada tarefa quando esta estiver concluída.
Se achar que precisa de mais controlo sobre as tarefas na sua lista de verificação simples, pode utilizar os passos na secção seguinte para adicionar detalhes às suas tarefas, de modo a criar uma lista agendada mais robusta.
Adicionar uma lista agendada de tarefas
Se o seu projeto for algo complexo, poderá considerar que uma lista agendada de tarefas o ajuda a controlar o trabalho de uma forma mais fácil de gerir.
Para adicionar uma lista agendada de tarefas:
Na Iniciação Rápida do seu site, clique em Tarefas.
Na página Tarefas , clique em Nova Tarefa. Em alternativa, no separador Tarefas do friso, clique em Novo Item.
Nota
Se criou inicialmente uma lista de verificação de tarefas simples, mas o projeto envolveu-se um pouco mais, pode adicionar facilmente mais detalhes às suas tarefas existentes. Para selecionar uma tarefa, clique no espaço à esquerda da caixa de verificação da mesma e, em seguida, no separador Tarefas do friso, clique em Editar Item. Esta ação abre a tarefa para que possa adicionar mais detalhes de agendamento.
Escreva um nome para a tarefa na caixa Nome da Tarefa .
Escreva ou selecione uma data de início e conclusão para a sua tarefa nas caixas Data de Início e Data para Conclusão . Se não tiver a certeza de nenhuma destas datas, deixe esta informação por agora. Pode sempre regressar mais tarde e adicionar informações ao editar a tarefa.
Escreva o nome ou endereço de e-mail da pessoa que pretende que trabalhe na tarefa na caixa Atribuído A .
Sugestão
A prática recomendada é atribuir apenas uma pessoa a cada tarefa. Se precisar de atribuir mais do que uma pessoa, poderá ter problemas ao marcar tarefas como concluídas. Se a Ana terminar o trabalho na tarefa, faz sentido assinalá-la como concluída na página As Minhas Tarefas. No entanto, isso marca a tarefa como concluída para todos os atribuídos, não apenas para Ann. Outra pessoa na tarefa ainda pode ter trabalho a fazer. Se decidir que ainda precisa de atribuir mais do que uma pessoa a uma tarefa, pode separar os nomes com um ponto e vírgula (;).
Caso já tenha começado a trabalhar na tarefa, introduza uma percentagem na caixa % Concluída para indicar aproximadamente o trabalho concluído e o que falta fazer.
Sugestão
Este é um excelente campo para os membros da equipa do projeto atualizarem regularmente. Pode ajudá-lo a compreender o progresso do seu projeto e se o mesmo está dentro do prazo para ser concluído dentro do prazo.
Escreva uma breve descrição da tarefa na caixa Descrição , se pretender fornecer mais detalhes sobre o trabalho envolvido. Isto pode ser útil para executivos ou outros intervenientes que estejam a tentar compreender o seu projeto.
Use as caixas e botões ao lado de Predecessoras para indicar quais tarefas em seu projeto precisam ser concluídas antes que a tarefa atual possa começar.
Por exemplo, digamos que cria uma tarefa denominada "Publicar comunicado de imprensa", que só pode ser iniciada depois de concluir a tarefa "Escrever comunicado de imprensa". Selecione a tarefa "Escrever comunicado de imprensa" na caixa à esquerda e, em seguida, clique em Adicionar para movê-la para a caixa à direita. Isto indica que a tarefa "Escrever comunicado de imprensa" é uma antecessora (ou seja, precede) a tarefa "Publicar comunicado de imprensa".Selecione o nível de prioridade adequado na lista de Prioridades .
Selecione o nível de estado adequado a partir da lista Estado da Tarefa .
Sugestão
Este é outro campo que pode ser útil para atualizar regularmente os membros da equipa do projeto. Pode ajudá-lo a manter-se a par de bloqueios de trabalho, atrasos na agenda e outros problemas de agendamento críticos.
Clique em Guardar.
Trabalhar com a lista de tarefas
À medida que trabalha com a sua lista de tarefas, as que têm datas para conclusão apresentadas a vermelho atrasam-se. Depois de marcar uma tarefa atrasada como concluída ao selecionar a caixa de verificação junto à tarefa, a data para conclusão deixa de aparecer como texto a vermelho.
Além disso, pode alternar entre vistas diferentes da lista de tarefas ao clicar nas ligações de vista acima da lista. Pode escolher entre Todas as Tarefas, Calendar, Concluídas, Gráfico Gantt, Tarefas Atrasadas, As Minhas Tarefas e A Ser Futuras ou pode modificar uma vista existente ou criar a sua própria vista da lista de tarefas. Se a vista que pretende utilizar não estiver listada por cima da lista de tarefas, clique em Clique para obter opções adicionais (...) junto às ligações de visualização e escolha a vista que pretende utilizar. Para obter mais informações sobre como criar seu próprio modo de exibição, consulte Criar, alterar ou excluir um modo de exibição de uma lista ou biblioteca.
Depois de adicionar tarefas detalhadas ao projeto, poderá: