A fórmula para sites bem-sucedidos e utilizadores satisfeitos é uma abordagem bem planeada e sustentável à gestão do site e dos utilizadores. Eis algumas tarefas e conceitos chave que pode utilizar para planear sites e gerir utilizadores para a sua organização.
Acerca de colecções de sites
Independentemente de ser novo no SharePoint ou de ter utilizado muitas versões, a experiência moderna do SharePoint proporciona maior flexibilidade, navegação mais fácil e todos os sites são compatíveis com dispositivos móveis. Recomendamos a criação de coleções de sites para cada carga de trabalho na sua organização. A experiência moderna do SharePoint facilita a navegação e a manutenção, uma vez que cada site é agora uma coleção de sites. Saiba mais sobre a experiência moderna no SharePoint e as vantagens da utilização de sites centrais. Recomendamos que crie coleções de sites para cada carga de trabalho e, em seguida, as associe a um site central. Isto proporciona maior flexibilidade e adapta-se facilmente às necessidades em mudança da sua organização. Para obter mais informações, consulte O que é um site central do SharePoint?.
O administrador do SharePoint delega a gestão de coleções de sites a pessoas diferentes na sua organização. O modelo de permissões do SharePoint ajuda-o ao atribuir-lhe permissões a diferentes funções, como administrador de coleções de sites, proprietário do site e outras funções. Consulte Gerir administradores de coleções de sites para saber como adicionar e remover administradores de coleções de sites.
O administrador da coleção de sites tem o nível de permissões Controlo Total para a coleção de sites. Isto significa que pode adicionar ou eliminar sites ou alterar as definições de qualquer site numa coleção de sites. Além disso, pode ver, adicionar, eliminar ou alterar todos os conteúdos dentro desses sites. O administrador secundário da coleção de sites pode ser designado pelo administrador da coleção de sites. Como administrador de uma coleção de sites, pode adicionar outro administrador de coleções de sites ou alterar o administrador de coleções de sites através da página Definições. Para obter mais informações sobre essa tarefa, consulte Gerenciar administradores de conjuntos de sites.
Uma coleção de sites tradicional é um grupo de sites SharePoint que tem o mesmo proprietário e partilha definições de administração, como, por exemplo, permissões. Os subsites herdam a navegação, as permissões e a estrutura do site da coleção de sites. Portanto, sempre que os membros do seu site e projetos mudarem, seus sites também devem mudar,
Escolher sites para cada carga de trabalho
É importante planear o tipo de coleção de sites do SharePoint de que precisa para as suas cargas de trabalho. Depois, pretende facilitar a navegação e a localização do que precisam. Esta secção fornece detalhes sobre alguns dos sites SharePoint modernos que estão disponíveis e também aborda a navegação nestes sites. Um excelente artigo sobre o planeamento da navegação é a Navegação de Planeamento para a experiência moderna do SharePoint.
Pense num site central do SharePoint como uma moldura ou fundação que o ajuda a organizar diferentes sites de equipa e de comunicação. Quando cria coleções de sites para cada carga de trabalho na sua organização, um site central liga estas coleções de sites de forma lógica que facilita a localização e gestão. Em seguida, pode mover e gerir coleções de sites entre sites centrais sempre que as suas cargas de trabalho mudarem. Para obter mais informações, consulte Planejando seus sites centrais do SharePoint.
Um site de equipa do SharePoint e quaisquer páginas que criar sob o mesmo estão disponíveis apenas para os utilizadores que convidar ao lhes dar permissão para o site. Também pode ligar o Site de Equipa a um Grupo do Microsoft 365. Com um Site de Equipa, a sua organização, equipa ou grupo podem ligar-se uns aos outros e colaborar em documentos e outros ficheiros, publicar anúncios, agendar reuniões, manter tarefas, controlar problemas ou itens de ação e armazenar informações em listas. Para obter mais informações, consulte O que é um site de equipa do SharePoint?
Um site de comunicações do SharePoint permite-lhe partilhar informações como notícias, relatórios e estados com outras pessoas. Normalmente, um site de comunicação tem alguns contribuidores, mas muitos membros.
Governação
A governança é o conjunto de políticas, funções, responsabilidades e processos que orientam, direcionam e controlam como as divisões de negócios e as equipes técnicas de uma organização cooperam para atingir as metas de negócios. Relativamente à coleção de sites do SharePoint, um plano de governação pode ser um guia para ajudar a planear as funções, responsabilidades e políticas necessárias ao suporte da coleção de sites. Isto pode incluir, mas não se limita, às seguintes considerações:
- Arquitetura das informações, incluindo páginas Web, documentos, listas e dados
- Atividades de manutenção, incluindo a gestão de contas de utilizador
- Políticas de imagem corporativa e personalização
- Formação
É importante preparar um plano de gestão para a organização. Ao participar na conceção de um plano de gestão, pode ajudar a identificar a propriedade das equipas empresarial e técnica, a definir quem é responsável por que áreas do sistema. Para obter mais informações sobre como desenvolver um plano de governança, consulte Visão geral: práticas recomendadas para gerenciar como as pessoas usam seu site de equipe.
Gerir utilizadores
Nota
Poderá ter de trabalhar com o seu administrador do SharePoint para gerir utilizadores. Por exemplo, o administrador do SharePoint gere perfis de utilizador.
Contas de utilizador no Microsoft 365
O administrador global adiciona novos utilizadores ao Microsoft 365 através do centro de administração do Microsoft 365, que é o portal de gestão de utilizadores e configuração de serviços. Para obter mais informações, consulte Usuários e funções. Quando adiciona um novo utilizador, o administrador global faz o seguinte:
- Especifica se esse utilizador também pode aceder ao centro de administração
- Define a localização geográfica do utilizador
- Seleciona o tipo de licença de utilizador
- Cria um nome de utilizador e uma palavra-passe para o utilizador
Utilizadores do site de equipa
Pode adicionar utilizadores ao seu Site de equipa e ajustar as permissões para utilizadores. Os níveis de permissão e associação a grupos do SharePoint podem ser encontrados em Definições. No entanto, o Microsoft 365 cria agora um grupo de segurança chamado Todos, exceto utilizadores externos , que contém todos no diretório do Microsoft 365 (exceto pessoas externas à sua organização e que são convidadas através da funcionalidade de partilha externa). Este grupo de segurança recebe automaticamente acesso como Membro no SharePoint. Isso significa que os utilizadores que adicionar ao Diretório do Microsoft 365 podem editar sites, listas e bibliotecas por predefinição.
Níveis de permissões e associação a grupos
Os níveis de permissão são coleções de direitos do SharePoint que permitem aos utilizadores efetuar um conjunto de tarefas relacionadas. Por exemplo, o nível de permissões Leitura inclui as permissões Ver Itens, Abrir Itens, Ver Páginas e Ver Versões (entre outras), as quais são necessárias para ver documentos e itens num site SharePoint. As permissões podem ser incluídas em mais do que um nível de permissões. Para obter mais informações, consulte Planejar sua estratégia de permissões.
Não recomendamos que atribua níveis de permissão diretamente a utilizadores individuais, pois tal pode dificultar significativamente o controlo e a gestão de quem tem acesso aos sites. Por vezes, é necessário, mas deve ser reduzido ao mínimo para evitar complexidades. Em vez disso, atribua permissões a grupos e, em seguida, atribua utilizadores individuais aos grupos adequados. Um grupo é um conjunto de utilizadores que são definidos a nível de coleção de sites para facilitar a gestão de permissões. Para obter mais informações, consulte Grupos do SharePoint padrão e Personalizar permissões de site. A cada grupo é atribuído um nível de permissões predefinido. Por exemplo, alguns dos principais grupos predefinidos do SharePoint incluem os seguintes níveis de permissão:
| Grupo | Nível de Permissão |
|---|---|
| Proprietários | Controlo Total |
| Visitantes | Ler |
| Membros | Contribuir |
Qualquer pessoa com permissão de Controlo Total pode criar grupos personalizados.
Quando atribui níveis de permissões a grupos do SharePoint ao nível da coleção de sites, por predefinição, todos os sites e conteúdos do site herdam esses níveis de permissões. Esse comportamento padrão é chamado de herança de permissões. Pode especificar se pretende definir permissões exclusivas ao criar um subsite ou interromper a herança de permissões num site, lista, biblioteca ou item. Para obter mais informações, consulte O que é herança de permissões?
Como o nível de permissão de um utilizador determina o que pode ver e aceder num site, tem de ponderar cuidadosamente a associação ao grupo desse utilizador. Por exemplo, um utilizador responsável pela criação e personalização de sites tem de ser, no mínimo, membro do grupo Designer. Por outro lado, um usuário que precisa apenas ler e baixar conteúdo e pode só precisar ser um membro do grupo Visitantes. Para mais informações, consulte Compreender os níveis de permissão no SharePoint.
Planear a utilização das funcionalidades site e coleção de sites
Como administrador de coleções de sites, pode precisar do SharePoint, gerir funcionalidades ao nível da coleção de sites e do site. Estas tarefas podem incluir a ativação ou desativação de funcionalidades com base no plano de governação. Para mais informações, consulte o artigo Ativar ou desativar funcionalidades da coleção de sites. Consulte também Gerir a Reciclagem de uma coleção de sites do SharePoint.