O SharePoint oferece uma experiência escalável e rica em funcionalidades para a gestão de conteúdos. Se tiver um grande volume de ficheiros para gerir, considere utilizar um modelo de site do Centro de Documentos. Este modelo foi otimizado para uma gestão de documentos em grande escala. Pode poupar tempo e ajudá-lo a ser mais eficiente. Versões, IDs de documentos, conjuntos de documentos, navegação de metadados e tipos de conteúdo estão incluídos no modelo.
Um site do Centro de Documentos funciona para estes dois cenários:
- Ambiente de criação Em um ambiente de criação da Central de Documentos, os usuários criam e editam milhares de documentos ou ativos de mídia armazenados em um repositório central.
- Arquivo de conteúdos Num arquivo de conteúdo, como uma base de dados de conhecimento, os utilizadores armazenam ou veem documentos.
Este artigo informa-o sobre as funcionalidades num modelo de site do Centro de Documentos.
Para criar um centro de documentos, consulte Utilizar modelos para criar diferentes tipos de sites do SharePoint
O que pode encontrar num site do Centro de Documentos?
O modelo de site do Centro de Documentos contém funcionalidades que tornam mais fácil e eficiente a criação e gestão de grandes conjuntos de documentos. Na maioria dos casos, um proprietário do site pode adicionar cada uma destas funcionalidades separadamente. O modelo de site do Centro de Documentos ativa automaticamente as funcionalidades de gestão de documentos recomendadas. As secções seguintes descrevem resumidamente estas funcionalidades.
Pode utilizar um site do Centro de Documentos como um ambiente de criação ou um arquivo de conteúdo. Num ambiente de criação, os utilizadores frequentemente dão entrada e saída de ficheiros e criam estruturas de pastas para esses ficheiros. O controlo de versões é ativado e as versões anteriores de cada documento são mantidas. Além disso, os fluxos de trabalho podem controlar os ciclos de vida do documento.
Por oposição, ocorre muito pouca criação num arquivo de conteúdo. Os utilizadores só podem visualizar ou carregar documentos. O modelo de site do Centro de Documentos suporta a criação de um tipo de arquivo de conteúdo denominado arquivos base de dados de conhecimento. Normalmente, as bases de dados de conhecimento contêm versões únicas de documentos e um site pode ajustar-se a milhões de ficheiros. Num cenário típico, como um centro de suporte técnico de uma grande organização, milhares de pessoas podem aceder ao conteúdo, principalmente para o ler. Apenas alguns carregariam novos conteúdos para o site.
Os itens seguintes descrevem algumas funcionalidades do SharePoint que pode incluir num site do Centro de Documentos. Além destas funcionalidades, algumas organizações personalizam o aspeto e a navegação de um Centro de Documentos. Alguns adicionam Peças Web personalizadas.
Navegação de metadados
Os metadados geridos são um sistema que atribui determinados termos a documentos no SharePoint. Em seguida, pode utilizar esses termos para classificar os documentos. Também pode utilizar os metadados para criar uma ferramenta de navegação avançada para os utilizadores que os pode ajudar a encontrar rapidamente o que pretendem.
Por exemplo, suponha que a sua empresa tem uma base de dados de conhecimento que contém artigos que ajudam as pessoas a resolver problemas com produtos. Poderá criar termos de metadados que permitam aos utilizadores filtrar informações por produto, por tipo de problema ou por outras propriedades.
IDs de documentos
Num site do Centro de Documentos, cada parte do conteúdo obtém um ID exclusivo que não está relacionado com a localização do documento, como uma ligação de URL. Isto significa que se mover ou mudar o nome do documento, o ID permanece o mesmo. Pode utilizar o ID para criar uma ligação permanente para o documento e minimizar ligações quebradas.
Versões
As versões são ativadas automaticamente num site do Centro de Documentos. Isto significa que tem automaticamente um histórico de todas as versões diferentes de um ficheiro. Em um processo de revisão de documentos, por exemplo, isso significa que você tem um registro de todas as atualizações que foram inseridas durante o ciclo de revisão. Pode monitorizar atualizações, contactar equipas de resposta, entre outros. Além disso, se surgir um problema com a versão atual de um artigo, pode reverter rapidamente para a última versão em boas condições.
Tipos de conteúdo
Um tipo de conteúdo é um tipo específico de conteúdo, juntamente com um grupo de definições para o conteúdo. Quando alguém cria um documento com um tipo de conteúdo definido, recebe automaticamente todas as definições apropriadas para esse tipo de conteúdo. Um Centro de Documentos pode ter uma coleção de tipos de conteúdos – diferentes tipos de documentos, vídeos, modelos, entre outros.
Organizador de Conteúdo
O Organizador de Conteúdo não é incluído automaticamente num site do Centro de Documentos, no entanto, são muitos os utilizadores que o adicionam. O Organizador de Conteúdo é uma funcionalidade do SharePoint que lhe permite gerir a organização e estrutura gerais dos itens. Ao utilizar metadados ou tipos de conteúdos, o Organizador de Conteúdo pode encaminhar automaticamente documentos e outros itens para localizações específicas. Por exemplo, em um base de dados de conhecimento, você pode fazer com que o Organizador de Conteúdo encaminhe automaticamente todos os novos envios para uma biblioteca especial que coleta artigos para um produto específico.