Como avaliar pedidos de alteração de projetos

Por Jane Suchan, PMP

A mudança descontrolada é um dos maiores inimigos de um gestor de projetos.     É por isso que um processo de gestão de alterações sólido pode ser o melhor amigo de um gestor de projetos. Implementar este tipo de processo permite-lhe entregar o que o cliente pediu, na linha cronológica necessária e dentro do orçamento acordado. Sem o controlo de alterações, o âmbito do projeto torna-se um destino em movimento e corre o risco de perder um ou mais dos fatores de sucesso do projeto. A capacidade de gerir e controlar a alteração, particularmente a do âmbito do projeto, é uma chave para atingir objetivos e um indicador de desempenho típico para um gestor de projetos. A alteração do projeto é inevitável e tem de estar preparado para lidar com o mesmo quando, não se, acontecer.

Equilibrar a gestão da mudança e a burocracia

Um dos desafios para os gestores de projectos é equilibrar a necessidade de controlar a mudança de projectos e, ao mesmo tempo, evitar burocracias indevidas. A questão é: onde está o ponto de viragem? Uma vez que cada projeto é exclusivo, o ponto em que o controlo de alteração deixa de adicionar valor e transforma-se em burocracia varia de projeto para projeto.

Alguns dos intervenientes, ou mesmo os membros da equipa do projeto, podem sentir que colocar o controlo da mudança no lugar é a sua forma de evitar o temido âmbito de acesso e que não está disposto a ser flexível e a fazer o que é melhor para o seu cliente e para a empresa. É importante dissipar esta percepção. Informe-os de que o que está a fazer é exatamente o oposto: está a implementar um processo eficiente para avaliar consistentemente as alterações pedidas. Se a alteração for considerada uma boa ideia, terá processos para responder quando necessário.

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O plano de gestão de alterações do projeto

Para o ajudar a responder rapidamente, um plano de gestão de alterações de projetos descreve o que acontece quando ocorrem desvios. Não se destina a impedir alterações; Em vez disso, o seu objetivo é delinear um processo que torna claro como a mudança será comunicada, como as decisões serão tomadas e como o projeto se adaptará em conformidade.

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Colocar o controlo de alteração no lugar

Deve colocar o processo de controlo de alterações em vigor assim que criar uma linha de base para os principais materiais a entregar, como os requisitos empresariais e o agendamento. A equipa do projeto e os intervenientes ( e qualquer outra pessoa afetada pelas alterações no projeto ) devem rever e apoiar o plano de gestão de alterações antes de o colocar em prática.

Pequenas alterações que têm pouco impacto no sucesso geral do projeto não devem implicar os mesmos rigores que os feitos aos requisitos ou marcos de agendamento críticos. O plano de gestão de alterações do projeto tem de indicar quando é necessário um pedido formal de alteração do projeto (PCR). Por exemplo:

• Quais são os limiares de alterações de agendamento e orçamento?

• Existem alterações que requerem sempre um pedido de alteração?

• Que alterações o processo de gestão de alterações pode ignorar?

Uma cautela aqui: muitas vezes são muitas mudanças de âmbito pequeno que fazem os danos, em vez das grandes e óbvias. Considere isto ao definir os critérios de PCR. Por exemplo, o seu plano de gestão de alterações deve definir categorias de pedidos de alteração, tais como o que é principal ou menor:

• Alterações importantes    Estes devem ser documentado como um PCR. Grandes alterações ao projeto:

  • Afete os requisitos ou os itens de trabalho no caminho crítico, atrasando marcos significativos ou a data de fim geral do projeto por uma determinada percentagem ou duração de tempo. Os principais critérios de alteração devem ser definidos para cada projeto.

  • Exigir financiamento adicional (em dólares ou percentagem de orçamento). Mais uma vez, o montante deve ser definido para cada projeto.

• Pequenas alterações    Estas alterações de rotina não requerem um PCR. Pequenas alterações:

  • Não afete significativamente o plano. Não prolongam a data de conclusão de marcos ou tarefas com dependências de projeto.

  • Não têm impacto financeiro negativo. Como resultado, não ocorrerá qualquer variância do orçamento do projeto.

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Sugestões para avaliar pedidos de alteração

O plano de gestão de alterações do projeto também deve incluir informações sobre como os pedidos de alteração são avaliados. É vital que os critérios para esta avaliação sejam determinados antes de ser necessário, para que o tempo não seja desperdiçado ao chegar a um consenso. A definição destes parâmetros ajudará a equilibrar a alteração com os objetivos e benefícios gerais do negócio.

Seguem-se algumas perguntas típicas a ter em conta ao avaliar um pedido de alteração:

• Esta alteração adiciona ou altera os requisitos empresariais?

• Existe alguma solução ou esta alteração é necessária para o sucesso geral do projeto?

• Esta alteração requer um aumento do financiamento?

• Isto atrasará a data de fim do projeto?

• Embora esta alteração possa ter um impacto negativo neste projeto, resulta em vantagens significativas do negócio que fazem com que valha a pena?

• A promulgação desta mudança faz agora mais sentido do que adiando-a? O atraso acabará por custar mais dinheiro à empresa no final?

• Todos os intervenientes afectados foram considerados e apoiam a alteração?

• Existem ramificações contratuais a considerar? Por exemplo, os compromissos com fornecedores externos não serão cumpridos devido a esta alteração?

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Aprovar pedidos de alteração de projeto

Também é importante definir quem pode aprovar ou não aprovar as alterações pedidas. É comum definir vários níveis de autoridade para que as mudanças de rotina possam ser tratadas de forma eficiente, enquanto mudanças significativas recebem o nível necessário de atenção de gestão.

Quando uma alteração proposta afeta o âmbito do projeto, deve considerá-lo como uma decisão empresarial que requer a aprovação do patrocinador do projeto. Quando o âmbito não é afetado, a equipa do projeto e o patrocinador podem decidir que o gestor de projetos tem o poder de aprovar a alteração dentro de determinados limites. Para alguns projetos, os quadros de controlo de alterações são criados e convocados regularmente para considerar e aprovar pedidos de alteração. Podem existir diferentes quadros de controlo de alterações na organização, que processam vários tipos de pedidos de alteração. Por exemplo, um quadro de controlo técnico de alterações pode analisar problemas tecnológicos.

Uma forma fácil de resumir as diretrizes para aprovar pedidos de alteração encontra-se numa tabela como a abaixo, que se baseia num projeto de exemplo:

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A grande recompensa

As equipas do project estão sempre ansiosas para chegar à execução do projeto, por vezes em detrimento de um planeamento eficaz. É tentador pegar em atalhos e assumir que vai descobrir as coisas à medida que avança. Ter um processo de controlo de alterações bem desenvolvido, antes de as alterações ocorrerem, terá grandes recompensas e melhores resultados gerais do projeto. Tirar a subjetividade do controlo de alterações permitirá que a equipa do projeto lide com flutuações de forma eficiente e eficaz. Um plano de gestão da mudança bem pensado e detalhado que foi aceite pelos membros da equipa do projeto e pelos intervenientes poupará tempo e dinheiro, algo que os gestores de projetos nunca têm o suficiente.

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