Como comunicar através de diferentes canais de distribuição

Microsoft Viva Amplify permite-lhe enviar uma mensagem através de várias plataformas de comunicação para ampliar a sua comunicação interna. Através de Viva Amplify, pode criar uma mensagem e modificá-la para se ajustar a diferentes canais de distribuição, como o Outlook, páginas e notícias do SharePoint, Teams e Viva Engage (brevemente). Com tantas opções, pode ser difícil identificar o melhor formato para cada canal. Identificar os formatos que funcionam melhor pode ajudar a melhorar a interação na sua organização.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

Email é ótimo para mensagens formais e agendadas regularmente que podem afetar vários grupos de pessoas. Os e-mails são mensagens estáticas que não podem ser atualizadas depois de enviadas, pelo que é melhor partilhar conteúdos que não necessitem de atualizações constantes e alterações por e-mail. Considere utilizar o e-mail para comunicar itens como atualizações empresariais, novas apresentações de colaboradores e atualizações rápidas de estado.

Benefícios da comunicação por e-mail

Email comunicação é dimensionável. Os recetores de um e-mail podem partilhar com qualquer pessoa que tenha um endereço de e-mail e os seus leitores podem interagir ao responder ou reencaminhar o e-mail para um público mais vasto. Como resultado, o seu e-mail pode ser lido pelos destinatários diretos e também pode ser visto por quem reencaminhava o e-mail. Os e-mails também são excelentes ferramentas para manter registos e controlar conversas valiosas.

Ao criar um e-mail, pode adicionar ligações a outros conteúdos, como páginas e imagens do SharePoint, para fornecer valor adicional.

Aspetos a ter em conta ao comunicar através de e-mail

Email mensagens não podem ser enviadas. Se for cometido um erro, o remetente tem de enviar um e-mail de seguimento com correções ou resgate pretendidos e, em seguida, reenviar a mensagem com correções.. É uma boa prática verificar cuidadosamente o seu e-mail antes de enviar para garantir que todas as informações estão corretas.

Email mensagens são estáticas, o que significa que as Informações não podem ser removidas ou atualizadas e quaisquer informações enviadas representam as informações mais precisas disponíveis no momento.

Os e-mails podem ser filtrados a partir da caixa de entrada de um leitor, fazendo com que as mensagens sejam ignoradas ou não lidas.

Saiba mais sobre as melhores práticas ao escrever excelentes e-mails com o Outlook.

Melhores práticas para comunicar com o Outlook

Tom de voz	Manter os e-mails profissionais, informativos e amigáveis Considere a sua audiência ao criar a sua mensagem e basee o seu tom em torno do assunto.
Comprimento	Mantenha os e-mails curtos e simples. Resuma os pontos principais nas primeiras frases, começando pelo mais importante.
Estrutura	Se existir um item de ação claro para a sua audiência, utilize a linha de assunto para o indicar claramente. Identifique quem está a abordar na sua saudação. Comece com a sua mensagem principal, seguida de quaisquer informações adicionais. Utilize espaçamento, numeração ou marcas adequados para separar os pontos-chave. Mantenha a sua assinatura de e-mail curta, profissional e livre de gráficos, se possível.
Formas de aumentar o envolvimento	Realce a sua chamada à ação ao adicioná-la ao assunto, ao adicioná-la ao primeiro terço do seu e-mail, listando-a separadamente e facilmente visível e a negrito ou realçando-a. Engage a sua audiência ao fazer perguntas no seu e-mail.
Formas de medir o envolvimento	Email cativação pode ser medida ao controlar as respostas e as conclusões da chamada à ação.

SharePoint

Ao comunicar através do SharePoint, as mensagens podem ser criadas com conteúdo dinâmico que pode mudar frequentemente. A comunicação no SharePoint permite-lhe incorporar temas de página, peças Web e personalização de marcas para criar elementos interativos que irão aumentar as oportunidades de interação dos leitores.

Utilizar uma página do SharePoint para comunicar com a sua audiência

Uma página do SharePoint é uma página Web num site do SharePoint que utiliza uma grande variedade de elementos, como botões, ligações, vídeos, imagens e muito mais para criar e publicar uma mensagem que pode ser atualizada e alterada à medida que o tempo passa (por exemplo, eventos importantes ou alterações de política). As páginas podem ser visitadas por qualquer pessoa que tenha acesso para ver o site no qual a página foi criada.

Saiba mais sobre como criar uma página moderna do SharePoint.

Utilizar uma mensagem de notícias do SharePoint para comunicar com a sua audiência

Uma mensagem de notícias do SharePoint é uma página do SharePoint que será apresentada no feed de Viva Connections e noutras páginas que utilizam peças Web de notícias, incluindo a página central de uma organização. Pode converter facilmente qualquer página do SharePoint numa mensagem de notícias. As notícias também lhe permitem direcionar as suas informações para dados demográficos específicos que foram categorizados na sua organização, como uma equipa de Marketing, uma equipa de RH ou uma liderança executiva. Esta segmentação de audiências concede ao autor a capacidade de personalizar quem vê o seu artigo de notícias assim que for publicado.

Saiba mais sobre como criar e partilhar uma publicação de notícias do SharePoint.

Saiba mais sobre a segmentação de audiências no SharePoint.

Benefícios da comunicação através do SharePoint

As mensagens criadas no SharePoint podem ser facilmente alteradas ou atualizadas sempre que necessário. O SharePoint também lhe permite ver a análise de páginas e alterar as definições de permissão. Mais importante ainda, o SharePoint fornece ao utilizador a capacidade de incluir ações de chamada para ações através da peça Web Chamada à ação, inspirando os visualizadores a interagir. A utilização de peças Web dinâmicas permite-lhe pedir ao leitor para se envolver mais ao percorrer imagens, interagir com gráficos, aceder a recursos externos através de ligações e permitir que os leitores gostem e deixem comentários de comentários para a página do SharePoint. O SharePoint também lhe permite ver a análise de páginas e alterar as definições de permissão para controlar quem tem acesso ao seu site.

Aspetos a ter em conta ao comunicar através do SharePoint

Os leitores têm de ter acesso para ver o site onde a página ou a mensagem de notícias é publicada. Embora os utilizadores possam pedir acesso ao seu site, o respetivo pedido estará pendente até que alguém responda.

Melhores práticas para comunicar com o SharePoint

Tom de voz	O tom da sua comunicação através do SharePoint deve ser alinhado com a orientação da marca da sua empresa. O tom também dependerá do tópico e do objetivo da comunicação. Normalmente, a comunicação através do SharePoint é amigável e informal. O tom de qualquer página ou publicação de notícias do SharePoint deve corresponder ao tom do site do SharePoint no quais a página ou publicação de notícias será publicada.
Comprimento	As Páginas do SharePoint adequam-se a mensagens mais longas que consistem em dois ou mais tópicos. Considere dividir mensagens grandes em secções mais pequenas e visualmente segmentadas na sua página do SharePoint para tornar a mensagem digerível para a sua audiência.
Estrutura	Utilize secções de páginas, modelos e peças Web do SharePoint para incentivar os leitores a interagir com informações através de botões, vídeos, galerias de imagens, formulários, bibliotecas de documentos e muito mais. Os modelos são uma boa base para começar. Utilize peças Web para ajudar a gerar mensagens interativas e envolventes.
Formas de aumentar o envolvimento	Utilize as peças Web e a formatação de texto para criar algo fácil de ler e visualmente apelativo. Inclua um título de página que forneça informações suficientes sobre o assunto e qualquer chamada à ação. Utilize a peça Web chamada à ação para inspirar os utilizadores a agir ao clicar numa ligação à sua escolha.
Formas de medir o envolvimento	Pode utilizar a análise de páginas do SharePoint para medir a interação.

Teams

O Teams é ótimo para uma comunicação rápida que chega aos membros da sua organização sem interromper o fluxo de trabalho.

Benefícios da comunicação através do Teams

Os colaboradores em muitas organizações passam a maior parte do seu dia de trabalho com o Teams aberto. Consequentemente, quando comunica através do Teams, é provável que contacte rapidamente as pessoas, uma vez que não têm de abrir outra aplicação ou página para ver a sua publicação.

Aspetos a ter em conta ao comunicar através do Teams

Consoante a forma como a sua organização utiliza o Teams, as pessoas podem receber muitas notificações do Teams a cada hora. É importante destacar as suas publicações do Teams para que chamem a atenção e não sejam ignoradas.

Melhores práticas para comunicar com o Teams

Tom de voz	Aplique um tom amigável e casual ao escrever mensagens do Teams. Considere utilizar emojis para ajudar a ilustrar emoções e adicionar elementos coloridos e divertidos à sua mensagem.
Comprimento	Mantenha as publicações do Teams curtas e fáceis de digitalizar. Resumir pontos-chave e ligar a informações adicionais quando necessário.
Estrutura	Comece a publicar com o seu ponto chave. Utilize a ferramenta de formatação para estilizar texto e adicionar marcas de lista para mensagens com vários pontos-chave. Forneça um breve resumo e uma ligação quando se referir a conteúdos existentes (como uma página ou artigo do SharePoint). Considere adicionar caráter às suas mensagens com a utilização de GIFs, ilustrações e imagens fornecidas pelo Teams.
Formas de aumentar o envolvimento	Faça com que os leitores interajam com a sua publicação do Teams fazendo perguntas ou encorajando-os a gostar e comentar sob a sua publicação. Crie inquéritos ou publique perguntas para que todos possam ver e interagir com as respostas de outros leitores. Utilize @mentions para chamar a atenção de indivíduos ou grupos de pessoas específicos.
Formas de medir o envolvimento	Controle as reações do Teams, como polegares para cima. Tome nota das conversações que ocorrem na sua publicação.

Viva Engage (brevemente)

Viva Engage é uma plataforma de comunicação que liga pessoas em toda a organização ao permitir que criem comunidades, partilhem informações e envolvam funcionários, reunindo pessoas para completar objetivos comuns e aceder rapidamente a informações. Viva Engage permite que todos os membros de uma organização façam perguntas publicamente, participem em especialistas e participem no discurso social sobre uma variedade de tópicos.

Os líderes da organização podem utilizar Viva Engage para impulsionar a cultura e alinhar uma organização ao alojar eventos em toda a empresa através de vídeo em direto e a pedido. Os comunicadores também podem criar campanhas sociais que possam informar e inflamar conversações impactantes em toda a organização.

Vantagens de comunicar através de Viva Engage

Viva Engage é uma excelente plataforma de comunicação para dinamizar e promover a colaboração entre colaboradores de uma organização. Os membros da comunidade podem colaborar abertamente, partilhar ideias, informações e ligar-se a interesses comuns.

Ao comunicar com os colaboradores através de Viva Engage, os comunicadores podem facilmente incentivar e medir a interação.

A sua organização pode ver a quantidade de cativação gerada por um determinado tópico pelo número de pessoas que viram a mensagem e dar aos visualizadores uma forma de reagir ao conteúdo na mensagem através de comentários, como ou reações. A cativação pode ser ainda mais promovida através da identificação de indivíduos com @ e o respetivo nome; notificá-los da conversação em curso e incentivá-los a participar.

Saiba mais sobre as contagens de vistas.

Aspetos a ter em conta ao comunicar através de Viva Engage

Ao comunicar através de Viva Engage, é importante manter as informações simples e curtas. Partilhe ligações para formas de conteúdo mais longas e incentive os utilizadores a interagir ao colocar questões ao público, incentivando os leitores a gostar, comentar e partilhar a sua publicação Viva Engage e incorporar elementos interativos como sondagens e inquéritos.

Mantenha o tom da sua Viva Engage publicações amigáveis, informativas e casuais. Consoante o tamanho da organização e a escala de comunicações, pode ser útil ter um ou dois moderadores que possam monitorizar publicações e orientar a conversação se começar a sair do tópico, passar para um tópico polarizador ou desativar os comentários, se necessário.

Seja respeitoso se criticar a opinião de outro, não aborde temas que possam envergonhar ou alienar outros, e evitar polarizar temas como a política e a religião. Não publique nada que seja privado, confidencial ou desempareça uma parte específica de forma negativa.

Tom de voz	Veja a documentação de orientação da marca da sua empresa específica para a sua organização. O tom da sua publicação deve ser amigável, informativo e casual. Seja respeitoso se criticar. Não aborde temas que possam envergonhar ou alienar os seus leitores, e evitar polarizar temas como a política ou a religião. Não publique nada que seja privado ou confidencial. Evite eliminar uma parte específica de forma negativa.
Comprimento	Mantenha as publicações curtas e fáceis de digitalizar. Resumir pontos-chave e ligar a informações adicionais quando necessário.
Estrutura	Comece a publicar com o seu ponto chave. Forneça um breve resumo e uma ligação quando se referir a conteúdos existentes (como uma página ou artigo do SharePoint). Utilize imagens e vídeo quando necessário. Utilize @mentions e hashtags para chamar a atenção de indivíduos ou grupos de pessoas específicos.
Formas de aumentar o envolvimento	Faça com que os leitores se envolvam com a sua publicação fazendo perguntas ou encorajando-os a gostar, partilhar e deixar comentários. Incentive os seus membros a convidar outras pessoas para a sua comunidade Viva Engage. Crie inquéritos ou publique perguntas para que todos possam ver e interagir com as respostas de outros leitores.
Formas de medir o envolvimento	Tome nota das conversações que ocorrem na sua publicação.