Neste artigo
A fazer
As regras seguintes irão ajudar os seus e-mails a parecerem profissionais e a passar a sua mensagem.
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Leia a mensagem antes de a enviar.
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Escreva um assunto descritivo e orientado para a ação. Por exemplo: "Gestores: Enviem as Datas do Retiro do Conselho de Administração" contém o nome do grupo e uma ação para que os destinatários possam saber rapidamente o que precisam de fazer. Outros prefixos úteis incluem "FYI:" e "Ação Necessária".
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Se for necessária uma ação, indique o que pretende na linha Assunto.
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Altere o assunto da mensagem se o tópico da conversação for alterado.
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Mantenha todas as mensagens curtas e concisas.
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Organize o conteúdo da sua mensagem do mais importante para o mínimo.
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Considere colocar a negrito informações importantes .
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Coloque itens de ação ou perguntas em linhas separadas para que se destaquem e sejam notados.
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Atribuir nomes a negrito às pessoas ao fazer perguntas. Por exemplo: "Miguel: Qual é o estado do projeto?" Se estiver a utilizar Outlook 2016 com Microsoft 365, considere utilizar @Mentions.
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Limite o número de pessoas a quem envia uma mensagem a quem precisa de a ler.
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Coloque as pessoas que precisam de ser informadas na linha Cc .
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Coloque as pessoas que precisam de responder ou tomar medidas na linha Para .
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Utilize uma assinatura quando for adequado, mas mantenha a sua assinatura simples, curta, profissional e, se possível, livre de gráficos.
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Se quiser uma resposta imediata, não envie e-mail. Telefone ou envie uma mensagem instantânea.
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Se estiver numa conversação por e-mail que tenha mais de 10 mensagens sem resolução, considere ligar ou configurar uma reunião para discutir o problema. O e-mail nem sempre é um meio eficiente para resolver problemas complexos.
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Confirme a receção das mensagens que requerem uma resposta mais extensa. Se estiver demasiado ocupado para responder corretamente de imediato, diga ao remetente que está a analisar o problema e que irá responder até uma determinada hora ou data. Sinalize a mensagempara se lembrar de responder mais tarde.
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Utilize a Importância Alta (
Nota: Mesmo que tenha configurado uma regra de envio atrasada, marcar uma mensagem com Importância Alta faz com que seja enviada imediatamente.
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Se estiver a fazer uma pergunta e existirem várias pessoas que podem responder, escolha apenas uma pessoa em vez de enviar a sua pergunta para um grupo.
A chave para escrever boas mensagens de e-mail é ter empatia com os destinatários.
Dar seguimento: sinalizar durante o envio
Quando estiver a enviar uma mensagem para alguém e precisa de obter uma resposta, efetue o seguinte procedimento:
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Altere o nome da tarefa de e-mail sinalizada na Barra de To-Do para começar com Seguimento.
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Assinale-a com a categoria @Espera.
Quando efetua estes três passos, sabe que a sua próxima ação é enviar outra mensagem ou procurar uma resposta.
Sugestão Muitas vezes, é mais eficaz lembrar-se a si próprio de enviar outra mensagem do que sinalizar a mensagem para o destinatário. Do mesmo modo, quando promete fazer algo numa mensagem, sinalize-a para si mesmo para que apareça uma tarefa na Barra de Ações a Fazer para o recordar.
Os don'ts
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Não utilize papel de carta.
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Não inclua o seu gestor em todas as mensagens que enviar.
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Não envie uma mensagem quando estiver zangado. É melhor escrevê-la, guardá-la na pasta de rascunhos e voltar a abri-la mais tarde.
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Não espere uma resposta rápida ao enviar mensagens longas (mais de dois parágrafos).
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Não envie uma mensagem de seguimento menos de um dia após a primeira mensagem. Se não receber respostas em tempo útil, experimente utilizar o telemóvel ou as mensagens instantâneas.
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Não utilize recibos de leitura ou recibos de entrega em todas as mensagens que enviar. Utilize-os apenas se não tiver a certeza de que os destinatários vão receber as mensagens.
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Não anexe sinalizadores nem
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Não utilize ALL CAPS.
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Não envie anexos — em alternativa, envie ligações.
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Não expanda listas de distribuição ou grupos de contactos. Expandir listas de distribuição torna as mensagens mais difíceis de ler e faz com que sejam enviadas para as pastas de correio erradas.
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Não utilize sarcasmo. O seu humor pode ser mal interpretado.
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Não escreva algo que não queira que todos na sua empresa leiam. Nunca sabe onde a sua mensagem de e-mail pode acabar.
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Não utilize tipos de letra cursivos ou altamente artísticos difíceis de ler.
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Não utilize tipos de letra vermelhos porque são difíceis de ler e podem ser interpretados como críticos.
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Não envie uma Resposta a Todos para uma lista de distribuição ou grupo de contactos que peça para ser removido. Nunca.
Regras para grupos de contactos e listas de distribuição (DLs)
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Se estiver a responder a um grande grupo de contactos, siga todos os e-mails Dos e Não.
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Se precisar de mais informações de um indivíduo ou estiver a investigar o problema separadamente, responda a toda a lista de distribuição para informar todas as pessoas de que está a responder e, em seguida, responda à pessoa separadamente. Certifique-se de que responde à lista de distribuição depois de o problema ser resolvido com a resolução. Fazê-lo permite que a resolução seja referenciada por outras pessoas na lista de distribuição.
Como redirecionar pessoas
Se alguém enviar uma mensagem para uma lista de distribuição da qual é membro e a mensagem for melhor respondida por outra pessoa ou outra lista de distribuição, faça o seguinte:
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Responda com a lista de distribuição ou pessoa correta na linha Para .
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Envie respostas para a lista de distribuição ou pessoa correta.
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Não coloque a lista de distribuição original na linha Bcc porque a sua mensagem não será filtrada pelas regras de outras pessoas. Em vez disso, deixe a lista de distribuição na linha Para ou Cc .
Como ser removido de uma DL
Se receber correio de uma lista de distribuição na qual não pretende estar, envie uma mensagem ao administrador de rede ou ao proprietário da lista de distribuição e peça para ser removido. Não responda a toda a lista de distribuição. Para localizar o proprietário da lista DL, faça duplo clique no nome da lista de distribuição.
Como utilizar comentários inline
Adicionar comentários inline a e-mails recebidos é uma forma conveniente de responder a perguntas e responder diretamente a problemas. Considera-se prática recomendada fazer o seguinte:
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Na mensagem, refira que está a comentar inline. Por exemplo, inclua "Ver comentários adicionais abaixo".
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Diferencie o seu texto da mensagem original. Algumas sugestões incluem:
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Alterar a cor do tipo de letra
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Pré-pendente do seu nome ou iniciais entre parênteses retos, por exemplo, [Melissa], [MM]
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Alterar o tipo de letra para itálico ou negrito ou ambos
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Não elimine nada que não tenha escrito.
Quando utilizar Bcc
Utilize a funcionalidade Bcc para remover pessoas de uma conversação por e-mail quando considerar que já não precisam do e-mail extra ou se o tópico de conversação foi alterado.
Por exemplo, se for uma das cinco pessoas que recebem uma pergunta e quiser responder, mova as outras quatro pessoas para a linha Bcc e indique algo como "Bcc'ing Joe, Jeff, James e Jennifer. Eis a resposta..." As mensagens futuras serão então apenas entre si e o remetente original.
Não utilize bcc para informar terceiros (como o seu gestor) sobre uma mensagem confidencial. O destinatário Bcc pode não perceber que recebeu um Bcc e pode responder a todos, expondo que recebeu um Bcc. Isto pode ser considerado um comportamento sorrateiro da sua parte.
Em vez de utilizar bcc para informar terceiros sobre um problema, reencaminha a mensagem depois de a enviar.
Preparar-se para férias
Se estiver a utilizar o Outlook com Microsoft 365, uma conta de Outlook.com, Hotmail.com ou Live.com ou uma conta do Microsoft Exchange, pode configurar uma mensagem fora do escritório para que as pessoas dentro da sua organização saibam que desapareceu.
Como melhor prática, siga os conselhos em Adicionar tempo fora do escritório aos calendários do Outlook dos colegas de trabalho.
Se você ou o seu administrador criaram um calendário de férias partilhado, certifique-se de que publica as suas férias lá. Se todas as pessoas estiverem a utilizar o calendário partilhado, não precisa de enviar um pedido de reunião separado para que todos saibam que está ausente, como o artigo mencionado anteriormente sugere, mas uma mensagem de e-mail pode funcionar como um bom lembrete.
