Ao criar uma mensagem para uma audiência interna, existem considerações que têm de ser feitas para determinar como comunicar eficazmente na sua organização.
Passo 1. Compreender os tipos de audiência internos da sua organização
Ao criar uma mensagem para uma audiência interna, é importante compreender quem é a sua audiência. Isto irá ajudá-lo a determinar a linguagem, o tom e o nível de detalhe adequados para obter ao criar uma mensagem para a sua campanha de comunicação. Também irá ajudá-lo a identificar quais as informações mais importantes.
As audiências internas podem ser agrupadas com base na estrutura organizacional, interesses, proficiência técnica, localização, idioma e muito mais. Considere as seguintes categorias de audiência ao determinar quem é a sua audiência:
Hierarquia organizacional
Considere o âmbito da responsabilidade da sua audiência. Alguns membros de uma organização concentram-se em áreas de uma empresa a um nível mais elevado do que outros. Alguns membros de uma organização focam-se em coisas que afetam as suas atividades diárias no trabalho.
Função
As audiências internas também podem ser segmentadas por função. Por exemplo, os colaboradores a tempo inteiro podem ser afetados por alterações internas específicas que não afetam os funcionários a tempo parcial. Os funcionários baseados em projetos podem precisar de mensagens que se concentrem especificamente em pequenos detalhes ou resolvam problemas diretamente, enquanto outros funcionários apenas precisam de atualizações gerais que não contenham demasiados detalhes pequenos.
Departamento
Também pode ser vantajoso segmentar as audiências com base no departamento. Os membros de um departamento de TI podem ser afetados por um evento específico que não afeta os membros do departamento de marketing. Pense em quem a sua mensagem se destina e adapte a sua mensagem em conformidade.
Idioma ou localização
Em organizações maiores, a localização geográfica desempenha um papel importante no tipo de impacto que a sua mensagem pode ou não ter em diferentes grupos de pessoas. Ao preparar uma mensagem que afeta toda a organização, certifique-se de que está atualizado sobre os eventos atuais e os itens que podem afetar determinadas localizações. Isto irá ajudá-lo a evitar (soar surdo) ao criar uma mensagem. Também lhe permitirá adaptar melhor a sua mensagem ao falar apenas para públicos específicos de diferentes idiomas e localizações.
Passo 2. Compreender os dispositivos utilizados para aceder a comunicações internas
A maioria das organizações inclui uma variedade de tipos de audiência que consistem em trabalhadores de primeira linha, trabalhadores no escritório e trabalhadores remotos.
Normalmente, os trabalhadores de primeira linha trabalham a partir de dispositivos móveis e tablets e não se sentam à frente de um computador para concluir a maioria das tarefas. Ao criar mensagens para trabalhadores de primeira linha, mantenha as suas mensagens concisas, fáceis de aceder e visualmente envolventes.
Por outro lado, os trabalhadores no escritório e os trabalhadores remotos costumam sentar-se numa secretária numa definição de escritório tradicional e utilizar um computador ou portátil para aceder e participar em comunicações empresariais. Esta audiência também pode utilizar dispositivos móveis para aceder e participar em comunicações empresariais de vez em quando. As mensagens para este grupo devem ser inclusivas para acomodar uma variedade de horários de trabalho, acesso à Internet, idiomas e fusos horários. Os trabalhadores de escritório normalmente se envolvem pessoalmente. Ao direcionar os trabalhadores no escritório, mantenha as mensagens concisas, informativas e breves.
Ao comunicar com trabalhadores de primeira linha e remotos, considere utilizar mais do que um canal de distribuição para alcançar diferentes colaboradores com diversos estilos de trabalho. Crie também oportunidades para os funcionários participarem em conversações, partilharem a sua perspetiva e rede com outras pessoas para que se sintam ligados.
Passo 3: Considere o tamanho e a localização da sua audiência
Utilize o tamanho e a localização da sua audiência para determinar os métodos e canais de distribuição adequados para os alcançar e incentivar o envolvimento. Por exemplo, anúncios rápidos feitos a todo o departamento de TI ou à sua comunidade interna de entusiastas de tecnologia podem ser mais adequados como uma publicação Viva Engage, enquanto mensagens de várias partes grandes destinadas a toda a organização podem ser mais adequadas para serem publicadas como uma página do SharePoint.
As grandes organizações também têm de se concentrar em garantir que as mensagens e a linguagem utilizadas na sua campanha de comunicações sejam inclusivas e funcionem bem para considerações multinacionais. Considere a localização da sua audiência para garantir que o conteúdo na sua mensagem se localiza bem e tem em conta os eventos atuais na localização onde a audiência para a qual está a criar a sua mensagem está localizada.
Passo 4: Escolher os canais de distribuição
Agora que compreende os segmentos de audiência, os dispositivos que utilizam para aceder e participar em comunicações empresariais e o tamanho e localização da sua audiência, utilize essas informações para selecionar os canais de distribuição adequados para a sua campanha de comunicação.
Saiba mais sobre como utilizar Microsoft Viva Amplify para comunicar através de diferentes canais.
