À medida que a base de dados cresce, localizar registos específicos envolverá mais do que uma rápida análise de uma folha de dados. Neste artigo, saiba cinco formas de localizar registos específicos com base nas suas necessidades.
O que pretende fazer?
Procurar em todos os registos
Pode navegar pelos registos utilizando a tecla tab quando pretender percorrer um registo de cada vez, para localizar um registo específico. Também pode navegar pelos registos numa tabela no vista de Folha de dados através dos botões de navegação de registos. Os botões de navegação de registos estão disponíveis na parte inferior da tabela ou formulário.
1. Ir para o primeiro registo
2. Ir para o registo anterior
3. Caixa de registo atual
4. Ir para o registo seguinte
5. Ir para o último registo
6. Abrir um novo registo (em branco)
7. Indicador de filtro
8. Caixa de pesquisa
Notas:
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Quando clica na caixa Registo Atual , pode escrever um número de registo e, em seguida, premir ENTER para navegar para esse registo. O número de registo é contado sequencialmente desde o início do formulário ou folha de dados. Não corresponde a nenhum valor de campo.
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Para saber se foi aplicado um filtro, veja o botão do indicador de filtro. Se não existir nenhum filtro aplicado ou todos os filtros tiverem sido limpos, será apresentado Sem Filtro. Quando for apresentado Filtrado, pode clicar neste botão para remover o filtro. Da mesma forma, quando apresentar Não Filtrado, pode clicar neste botão para aplicar o último filtro que utilizou, se existir.
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Quando introduz texto na caixa Procurar , o primeiro valor correspondente é realçado em tempo real à medida que introduz cada caráter. Pode utilizar esta funcionalidade para procurar rapidamente um registo com um valor correspondente.
Ir para um registo específico
Pode aceder a um registo específico no Access quando souber qual o registo que pretende localizar. A caixa Ir para permite-lhe escolher um registo específico a partir de uma lista pendente e é normalmente adicionada a formulários.
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Para navegar para um registo específico, clique na seta à direita da caixa Ir para e, em seguida, selecione um registo na lista pendente.
Nota: Se souber os primeiros carateres do registo para o qual pretende navegar, pode escrever esses carateres na caixa Ir para para o ajudar a encontrar rapidamente esse registo.
A caixa Ir para apresenta apenas dados suficientes para identificar exclusivamente cada registo. Quando seleciona um registo na lista, o Access apresenta o resto dos dados desse registo na área principal do formulário.
Procurar um registo específico
Pode procurar um registo específico numa tabela ou formulário através do separador Localizar na caixa de diálogo Localizar e Substituir . Esta é uma opção eficaz para localizar um registo específico quando o registo que pretende localizar satisfaz critérios específicos, como termos de pesquisa e operadores de comparação, como "igual" ou "contém".
Nota: Só pode utilizar a caixa de diálogo Localizar e Substituir se a tabela ou formulário apresentar dados atualmente. Isto é verdade mesmo que não existam registos visíveis porque foi aplicado um filtro.
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Abra a tabela ou formulário e, em seguida, clique no campo que pretende procurar.
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No separador Base, no grupo Localizar, clique em Localizar ou prima Ctrl+L.
É apresentada a caixa de diálogo Localizar e Substituir , com o separador Localizar selecionado.
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Na caixa Localizar , escreva o valor para o qual pretende procurar.
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Para alterar o campo que pretende procurar ou procurar em toda a tabela subjacente, clique na opção adequada na lista Procurar Em .
Sugestão: A lista Correspondência representa o operador de comparação (como "igual" ou "contém"). Para alargar a pesquisa, na lista Corresponder , clique em Qualquer Parte do Campo.
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Na lista Procurar, selecione Tudo e, em seguida, clique em Localizar Seguinte.
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Quando o item para o qual está a procurar estiver realçado, clique em Cancelar na caixa de diálogo Localizar e Substituir para fechar a caixa de diálogo. Os registos que correspondem às suas condições estão realçados
Para obter mais informações sobre como utilizar a caixa de diálogo Localizar e Substituir , consulte o artigo Utilizar a caixa de diálogo Localizar e Substituir para alterar dados.
Filtrar para ver um número limitado de registos
Pode filtrar para ver um número limitado de registos quando quiser ver apenas os registos que satisfazem critérios específicos e operadores de comparação. Por exemplo, para restringir rapidamente os registos que são apresentados, clique com o botão direito do rato num campo cujo valor pretende corresponder e, em seguida, selecione Igual a, Não É Igual, Contém ou Não Contém na parte inferior do menu de atalho. Um filtro pode ser ativado ou desativado, o que torna mais fácil alternar entre vistas filtradas e não filtradas dos mesmos dados. Ao contrário da pesquisa, um filtro limita apenas os registos que são apresentados.
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Para aplicar um filtro baseado numa seleção, abra uma tabela ou formulário.
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Para se certificar de que a tabela ou formulário ainda não está filtrado, no separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Avançadas e, em seguida, clique em Limpar Todos os Filtros, se esse comando estiver disponível.
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Navegue para o registo que contém o valor que pretende utilizar como parte do filtro e, em seguida, clique no interior da coluna (na vista Folha de Dados) ou no controlo (na vista Formulário, Relatório ou Esquema). Para filtrar com base numa seleção parcial, selecione apenas os carateres que pretende.
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No separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Seleção e, em seguida, clique no filtro que pretende aplicar.
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Para filtrar outros campos com base numa seleção, repita os passos 3 e 4.
Para obter mais informações sobre como aplicar um filtro, consulte o artigo Aplicar um filtro para ver registos selecionados numa base de dados do Access.
Criar uma consulta para localizar um registo específico
As técnicas que pode utilizar para procurar e filtrar registos são muito úteis para encontrar registos específicos do caso em questão. No entanto, poderá querer efetuar regularmente a mesma operação de pesquisa ou filtro. Em vez de reproduzir sempre um conjunto de passos de pesquisa e filtro, pode criar um consulta. Uma consulta é uma forma avançada e flexível de localizar registos específicos porque lhe permite realizar pesquisas personalizadas, aplicar filtros personalizados e ordenar registos. Pode criar as suas próprias consultas para o ajudar a concentrar-se em registos específicos e a responder a perguntas específicas. Depois de criada, uma consulta pode ser guardada e reutilizada e também pode ser utilizada na criação de formulários e relatórios.
Quando utiliza uma consulta para procurar ou filtrar, utiliza critérios com base no tipo de dados para os quais está a procurar. Os diferentes tipos de informações são armazenados como diferentes tipos de dados. Por exemplo, os aniversários são armazenados como dados de data/hora, enquanto os nomes são armazenados como dados de texto.
Por vezes, não é possível encontrar um registo específico que sabe que existe. Isto pode ocorrer se estiver a ver registos num formulário ou numa consulta que não apresente determinados registos devido ao valor de um campo específico. O exemplo seguinte demonstra como utilizar uma consulta para localizar registos.
Suponha que está a utilizar uma base de dados criada com o modelo Problemas de Acesso para controlar os problemas. A tabela Problemas tem um campo denominado Estado, que indica se um problema específico está ativo, resolvido ou fechado. Pode criar uma consulta que apresente problemas cujo estado está fechado ao seguir estes passos:
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No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.
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Faça duplo clique em Problemas e, em seguida, clique em Fechar.
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No estruturador de consultas, faça duplo clique no asterisco (*) na tabela Problemas . Isto ajuda a garantir que a consulta irá apresentar todos os campos dos registos devolvidos.
Problemas.* é apresentado na primeira coluna da grelha de estrutura, na linha Campo . Isto indica que todos os campos da tabela Problemas devem ser devolvidos.
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No estruturador de consultas, faça duplo clique em Estado na tabela Problemas .
O estado aparece na segunda coluna na grelha de estrutura, na linha Campo .
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Na segunda coluna da grelha de estrutura, desmarque a caixa de verificação na linha Mostrar . Isto ajuda a garantir que a consulta não apresenta o campo Estado.
Se não desmarcar a caixa de verificação Mostrar na coluna Estado, o campo Estado será apresentado duas vezes nos resultados da consulta.
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Na segunda coluna da grelha de estrutura, na linha Critérios , escreva ="Fechado". Este é o critério de pesquisa. É assim que garante que a consulta devolverá apenas os registos em que o valor de Estado é "Fechado".
Nota: Neste exemplo, só é utilizado um critério de pesquisa. Pode utilizar muitos critérios de pesquisa para qualquer pesquisa especificada ao adicionar critérios a mais campos e ao utilizar a linha ou e as linhas adicionais abaixo ou.
A consulta está pronta para ser executada e tem o seguinte aspeto:
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No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar.
Nota: A menos que já tenha começado a controlar os problemas e, por conseguinte, tenha dados na tabela Problemas e tenha definido o estado de, pelo menos, um problema como "Fechado", a consulta não devolverá quaisquer resultados. No entanto, pode guardar a consulta e utilizá-la em qualquer altura no futuro.
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Prima CTRL+S para guardar a consulta.
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Na caixa de diálogo Guardar Como , escreva um nome para a consulta no campo Nome da Consulta , como Problemas fechados e, em seguida, clique em OK.
Tem agora uma consulta que apresenta problemas cujo estado está fechado.
Para saber mais sobre como criar consultas para o ajudar a encontrar registos, consulte o artigo Criar uma consulta selecionar simples.
Para saber mais sobre os critérios de pesquisa e filtro, veja o artigo Exemplos de critérios de consulta.
