Utilize o modelo Base de Dados de Gestão de Tarefas do Access para controlar um grupo de itens de trabalho que o utilizador ou a sua equipa precisam de concluir. Também pode procurar e filtrar detalhes da tarefa, mostrar ou ocultar colunas, enviar mensagens de e-mail e mapear endereços dos proprietários de tarefas.
Quer watch um vídeo sobre como utilizar este modelo? Veja este artigo, Utilizar o Modelo de Base de Dados de Gestão de Tarefas.
Nota: O modelo de base de dados gestão de tarefas foi atualizado ao longo dos últimos anos. Estas instruções referem-se à versão mais recente do modelo disponível para transferência. Se os passos abaixo não corresponderem ao que está a ver, provavelmente está a utilizar uma versão mais antiga do modelo.
Utilizar a base de dados
Neste artigo, abordamos os passos básicos da utilização do modelo Base de Dados de Gestão de Tarefas.
Preparar a base de dados para utilização
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Quando abre a base de dados pela primeira vez, o Access apresenta o formulário de Boas-vindas. Para impedir que este formulário seja apresentado da próxima vez que abrir a base de dados, desmarque a caixa de verificação Mostrar Bem-vindo quando esta base de dados for aberta .
Feche o formulário de Boas-vindas para começar a utilizar a base de dados.
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Para se certificar de que todos os conteúdos da base de dados estão ativados, na Barra de Mensagens, clique em Ativar este conteúdo.
Para obter mais informações sobre como ativar o conteúdo da base de dados, consulte o artigo Decidir se pretende confiar numa base de dados.
Procurar uma tarefa ou contacto
A caixa Pesquisa Rápida permite-lhe localizar rapidamente uma tarefa no formulário Lista de Tarefas ou um contacto no formulário Lista de Contactos .
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Escreva o texto que pretende procurar na caixa Pesquisa Rápida e, em seguida, prima ENTER.
O Access filtra a lista para mostrar apenas os registos que contêm o texto que procurou. Para regressar à lista completa, clique em Limpar a pesquisa atual. (É o X dentro da caixa de pesquisa.)
Filtrar a Lista de Tarefas
No formulário Lista de Tarefas , pode filtrar a lista de tarefas e guardar os seus filtros favoritos para utilização futura.
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Aplique filtros ao clicar com o botão direito do rato no formulário e selecionar os filtros que pretende.
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Clique em Guardar Filtro.
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No formulário Filtrar Detalhes , introduza um nome de filtro e uma descrição e, em seguida, clique em Fechar.
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Utilize a caixa Filtrar Favoritos para aplicar um filtro guardado ou clique em (Limpar Filtro) para remover o filtro.
Mostrar ou ocultar colunas
No formulário Lista de Tarefas e no formulário Lista de Contactos , alguns campos (colunas) estão ocultos por predefinição. Para alterar os campos que são apresentados:
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Clique em Mostrar/Ocultar Campos.
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Na caixa de diálogo Mostrar Colunas , selecione o botão ao lado de cada coluna que pretende mostrar. Desmarque a caixa de verificação para ocultar a coluna.
Apresentar os detalhes da tarefa ou do contacto
O formulário Detalhes da Tarefa e o formulário Detalhes de Contacto permitem-lhe ver e introduzir mais informações sobre um item. Para apresentar o formulário Detalhes da Tarefa ou o formulário Detalhes do Contacto :
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No formulário Detalhes da Tarefa ou no formulário Detalhes do Contacto , clique em Abrir junto ao item que pretende ver.
Adicionar anexos
No formulário Detalhes da Tarefa e no formulário Detalhes do Contacto , pode adicionar imagens e outros anexos.
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Sob a moldura da imagem no formulário Detalhes da Tarefa , clique em Adicionar ou Remover Anexos.
Sob a moldura da imagem no formulário Detalhes de Contacto , clique em Editar Imagem.
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Na caixa de diálogo Anexos , clique em Adicionar.
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Na caixa de diálogo Escolher Ficheiro , navegue para a pasta que contém o ficheiro.
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Selecione o ficheiro que pretende adicionar e, em seguida, clique em Abrir.
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Na caixa de diálogo Anexos , clique em OK.
Nota: Pode anexar múltiplos ficheiros para cada item, incluindo tipos de ficheiro diferentes, como documentos ou folhas de cálculo.
Adicionar contactos a partir do Microsoft Outlook
Se utilizar o Microsoft Outlook, pode adicionar contactos ou proprietários de tarefas a partir desse programa sem ter de voltar a escrever as informações.
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No formulário Lista de Contactos , clique em Adicionar a Partir do Outlook.
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Na caixa de diálogo Selecionar Nomes a Adicionar , selecione os nomes que pretende adicionar à base de dados.
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Clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.
Apresentar um mapa do endereço de um contacto
No formulário Detalhes de Contacto , se tiver introduzido um endereço de rua para o contacto, pode apresentar um mapa dessa localização:
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Clique em Clicar para Mapear.
Apresentar relatórios
A Base de Dados de Tarefas inclui vários relatórios, incluindo Tarefas Ativas, Detalhes da Tarefa, Livro de Endereços de Contactos e muito mais. Para apresentar um relatório:
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No Painel de Navegação, em Relatórios, faça duplo clique no relatório que pretende apresentar.
Pode criar os seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo Criar um relatório simples.
Modificar o modelo da Base de Dados de Gestão de Tarefas
Personalize a base de dados Tarefas ao adicionar um novo campo à tabela Tarefas e, em seguida, adicione esse campo ao formulário Lista de Tarefas , ao formulário Detalhes da Tarefa e ao relatório Detalhes da Tarefa .
Adicionar um campo à tabela Tarefas
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Feche todos os separadores abertos.
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No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela Tarefas .
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Desloque-se para a direita até ver a coluna denominada Adicionar Novo Campo. Faça duplo clique no cabeçalho da coluna e, em seguida, escreva o nome do campo.
Na primeira vez que introduzir dados na coluna, o Access define o tipo de dados automaticamente.
Adicionar um campo a um formulário ou relatório
Depois de adicionar um campo a uma tabela, pode adicioná-lo a um formulário ou relatório.
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Clique com o botão direito do rato no formulário ou relatório no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Vista de Esquema.
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No separador Formatar, no grupo Controlos, clique em Adicionar Campos Existentes.
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Arraste o campo que pretende da Lista de Campos para o formulário ou relatório.
