Definir regras para uma impressão em série

Quando estiver a enviar cartas para a sua lista de correio, pode personalizar a mensagem. Por exemplo, inclua as palavras "Vencido" para alguns destinatários com base em valores em determinados campos da origem de dados. A personalização baseia-se em regras que são executadas quando efetua a intercalação.

O exemplo "Vencido" utilizaria um If... Em seguida,... Regra else , especificando para incluir o texto "Vencido" para destinatários em que o valor de um campo Data para Conclusão está no passado.

A configuração das regras é efetuada depois de selecionar destinatários para a impressão em série e depois de inserir campos de impressão em série no documento.

Aceda aRegrade> Correio e escolha uma regra com base nas descrições abaixo.

Perguntar

Por exemplo, está a enviar o mesmo convite para uma reunião trimestral. A origem de dados não armazena as datas da reunião e a data da reunião é apresentada mais do que uma vez no convite.

Ao colocar marcadores no seu documento e incluir um campo Perguntar, pode executar a mesma intercalação para cada reunião. A única coisa que terá de escrever é a data da reunião e irá escrevê-la apenas uma vez.

1. No documento de impressão em série, prima Ctrl+F9 e, em seguida, escreva um nome para criar um marcador. Repita este procedimento, utilizando o mesmo nome, em todos os locais onde pretende que a resposta ao campo Perguntar seja apresentada no documento.
2. Coloque o cursor algures no documento, antes do primeiro marcador que acabou de criar.
3. Aceda aPedirRegras>de> Correio.
4. Selecione o marcador que acabou de criar (ou escreva o respetivo nome) e introduza um pedido, como "Data do evento?" na caixa Pedido .
5. Selecione OK e, em seguida, OK novamente.
6. No final do processo, quando selecionar Concluir & Intercalar, selecione Editar Documentos Individuais. Ser-lhe-á pedida uma resposta para cada destinatário. Essa resposta será inserida nos marcadores que especificou, nos documentos resultantes da intercalação.

Mais informações: Códigos de campo: Campo Perguntar

Preencher

Por exemplo, está a enviar o mesmo convite para uma reunião trimestral. A origem de dados não armazena as datas da reunião e a data da reunião só é apresentada uma vez no convite.

Ao colocar um campo Preenchimento no documento, pode executar a mesma intercalação para cada reunião. A única coisa que terá de escrever é a data da reunião.

1. Coloque o cursor onde pretende colocar o texto de preenchimento.
2. No separador Mailings, aceda aPreenchimento deRegras>.
3. Introduza um pedido, como "Data do evento?" na caixa Pedido .
4. Selecione OK e, em seguida, OK novamente.
5. No final do processo, quando chegar a Concluir & Intercalar, selecione Editar Documentos Individuais. Ser-lhe-á pedida uma resposta para cada destinatário. Essa resposta será inserida no campo Preenchimento, nos documentos resultantes da intercalação.

Mais informações: Códigos de campo: campo Fill-In

Se... Em seguida,... Senão,

Por exemplo, está a enviar correspondência para uma lista de participantes da conferência que viajam tanto a nível nacional como internacional. O campo País/Região na origem de dados pode estar em branco para os participantes domésticos. Pode utilizar um If... Em seguida,... Senão... para personalizar a mensagem para todos os destinatários. Os destinatários cujo campo País/Região está em branco poderão ver "Será bem-vindo no portão à chegada", enquanto todos os outros destinatários poderão ver: "Será recebido na secretária perto da Alfândega".

1. Coloque o cursor onde pretende que o texto condicional vá.
2. Aceda aRegras>de> CorreioSe... Em seguida,... Senão.
3. Na lista Nome do campo, selecione o campo da origem de dados que irá determinar o texto condicional.
4. Na lista Comparação , escolha uma forma de comparar o valor de dados.
5. Na caixa Comparar com , introduza o valor de comparação (ignore esta opção se escolher estiver em branco ou não estiver em branco como comparação).
6. Na caixa Inserir este texto, introduza o texto que aparece no documento quando os critérios de comparação forem cumpridos.
7. Na caixa De outro modo, insira este texto , introduza o texto que aparece no documento quando os critérios de comparação não forem cumpridos.
8. Selecione OK.

Mais informações: Códigos de campo: campo SE

Registo de impressão em série n.º

Por exemplo, pretende que a correspondência mostre a posição de cada destinatário numa lista de espera. Pode ordenar a lista de destinatários por ordem cronológica de inscrições e, em seguida, utilizar uma regra #registo de impressão em série para apresentar a posição numerada do destinatário na lista.

O número de registo reflete qualquer ordenação ou filtragem que aplicou à origem de dados antes da intercalação.

1. Coloque o cursor onde pretende que o número de registo seja apresentado.
2. Aceda a Registo de Impressão em Série>de Regras> de Correio#.

Mais informações: Códigos de campo: campo MergeRec

Sequência de Impressão em Série N.º

Por exemplo, quer que a correspondência mostre a cada destinatário o número total de pessoas que se inscreveram num evento. A regra #Sequência de Intercalação dá-lhe uma contagem dos registos no documento intercalado.

1. Coloque o cursor onde pretende que o número de registo seja apresentado.
2. Aceda a Sequência de>Impressão em Sériede Regras> de Correio #.

Mais informações: Códigos de campo: campo MergeSeq

Registo Seguinte

Por exemplo, está a utilizar a impressão em série para imprimir a sua lista de contactos numa única folha de papel. Utilize a regra Registo Seguinte para indicar aos Word para avançarem para o registo seguinte sem iniciar uma nova página.

1. Coloque o cursor onde pretende que os dados do registo seguinte sejam apresentados.
2. Aceda a Regras de> CorreioRegisto>Seguinte.
3. Inserir um campo de intercalação para os dados que pretende a seguir
   Uma lista de nomes de empresas pode ter o seguinte aspeto:
   «Company_Name»
   «Próximo Registo»«Company_Name»
   «Próximo Registo»«Company_Name»

Mais informações: Códigos de campo: Campo seguinte

Registo Seguinte Se...

Por exemplo, quer uma lista de participantes da conferência de viagens domésticas numa folha de papel e participantes de viagens internacionais listados noutra folha de papel. O campo País/Região na sua origem de dados pode estar em branco para os viajantes domésticos. Pode utilizar uma regra Registo Seguinte Se para impedir Word de iniciar uma nova página até chegar aos destinatários cujo campo País/Região não está em branco. Para tal, primeiro ordenaria a origem de dados por País/Região.

1. Coloque o cursor onde pretende que os dados do registo seguinte sejam apresentados.
2. Aceda aRegras>de Mailings>Registo Seguinte Se.
3. Na lista Nome do campo , selecione o nome do campo de impressão em série, como Cidade.
4. Na lista Comparação , escolha uma forma de comparar o valor de dados. Por exemplo, para identificar destinatários numa determinada localidade, selecione Igual a.
5. Na caixa Comparar com , introduza o valor que pretende utilizar. Por exemplo, para destacar destinatários em Tóquio, escreva Tóquio (ignore esta opção se escolher está em branco ou não está em branco como comparação).

Mais informações: Códigos de campo: campo NextIf

Definir Marcador...

Por exemplo, está a preparar convites para uma conferência onde o orador principal ainda não foi finalizado. Pode deixar marcadores de posição para o nome do orador em todo o seu documento e incluir uma regra Definir Marcador, onde introduz o nome do orador uma vez e este é apresentado em todos os marcadores de posição.

Os marcadores de posição são campos Ref; A regra Definir Marcador insere um campo que não é apresentado no documento (a menos que prima Alt+F9 para revelar códigos de campo).

1. Coloque o cursor em qualquer parte do documento.
2. Aceda aRegras>de> CorreioDefinir Marcador, escreva um nome e, em seguida, selecione OK.
3. Coloque o cursor onde quiser que o texto do marcador seja apresentado.
4. Aceda a Inserir>Campode Peças> Rápidas e selecione Ref.
5. Selecione o nome do marcador que acabou de criar e selecione OK.
6. Insira o campo Ref onde quiser que o texto do marcador seja apresentado.
7. Antes de executar a intercalação, clique com o botão direito do rato no campo Definir, selecione Editar Campo e introduza o texto que pretende na caixa Texto .
8. Selecione OK.

Mais informações: Códigos de campo: Definir campo 

Ignorar Registo Se...

Por exemplo, tem uma loja de roupa e descobre que tem um excesso de stock de uma t-shirt específica, mas não no tamanho mais popular. Quando se preparar para enviar um panfleto de vendas, irá excluir os clientes que usam um determinado tamanho. Utilize a regra Ignorar Registo Se para comparar os conteúdos dos dados de Tamanho dos clientes com o tamanho que pretende excluir.

1. Aceda a Regras de> CorreioIgnorar>Registo Se.
2. Na lista Nome do campo , selecione o nome do campo de impressão em série, como Tamanho.
3. Na lista Comparação , escolha uma forma de comparar o valor de dados. Por exemplo, para destacar os clientes que usam um tamanho específico, selecione Igual a.
4. Na caixa Comparar com , introduza o valor que pretende utilizar. Por exemplo, para destacar os clientes que usam tamanho extra pequeno, selecione XS (ignore isto se escolher está em branco ou não está em branco como comparação).

Mais informações: Códigos de campo: campo SkipIf