Centrul de înregistrări este menit să servească drept depozit central în care o organizație poate stoca și gestiona toate înregistrările sale, cum ar fi documentele legale sau financiare. Centrul de înregistrări acceptă întregul proces de gestionare a înregistrărilor, de la colectarea înregistrărilor la gestionarea și distrugerea lor.
Șablonul de site Centru de înregistrări este asemănător cu alte site-uri SharePoint, deoarece servește ca depozit general pentru documente și permite colaborarea între utilizatorii site-ului. Totuși, șablonul de site Centru de înregistrări este un site preconfigurat, proiectat special pentru a ajuta organizațiile să implementeze programele de gestionare și retenție a înregistrărilor. Controlul versiunilor, auditarea, gestionarea metadatelor, eDiscovery și distribuirea personalizabilă a înregistrărilor sunt caracteristici predefinite care vă pot ajuta să gestionați înregistrările într-un mod mai eficient.
Notă
În SharePoint, am introdus utilizarea etichetelor de retenție pentru a declara conținutul ca înregistrări, ceea ce înlocuiește efectiv necesitatea de a utiliza Centrul de înregistrări. Dacă utilizați Centrul de înregistrări, puteți să continuați să îl utilizați împreună cu etichetele de conservare. Dar, în viitor, în scopul gestionării înregistrărilor, vă recomandăm să utilizați etichete de retenție în loc de Centrul de înregistrări.
Defining a records management plan
La cel mai înalt nivel, există doi pași principali implicați în proiectarea unui site Centru de înregistrări pentru a implementa un program de gestionare a înregistrărilor:
- O organizație trebuie să dezvolte o strategie de gestionare a înregistrărilor și un plan oficial de gestionare a înregistrărilor. Acesta este un efort de colaborare care implică coordonarea între managerii de înregistrări, responsabilii cu conformitatea, profesioniștii IT și specialiștii în informații.
- Apoi, o organizație trebuie să configureze unul sau mai multe site-uri Centru de înregistrări pentru a-și implementa planul de gestionare a înregistrărilor.
Secțiunile de mai jos schițează elementele principale implicate în fiecare dintre acești pași.
Planificarea gestionării înregistrărilor
Înainte ca o organizație să poată configura un site Centru de înregistrări ca soluție de gestionare a înregistrărilor, ar trebui să dezvolte un plan formal pentru strategia de gestionare a înregistrărilor. Elementele specifice ale unui plan oficial de gestionare a înregistrărilor sunt probabil unice pentru organizațiile sau firmele individuale. Cu toate acestea, practic toate planurile de gestionare a înregistrărilor includ următoarele documente și procese:
Plan de fișiere Un plan de fișiere descrie tipurile de documente sau elemente pe care o organizație le recunoaște ca înregistrări oficiale de afaceri. Indică unde sunt stocate aceste înregistrări și furnizează informații care diferențiază un tip de înregistrare de altul. Planul de fișiere servește drept colecție cuprinzătoare de politici, procese și instrucțiuni pentru crearea, stocarea și gestionarea înregistrărilor. Un plan de fișiere ar trebui să acopere toate înregistrările, indiferent de suport, inclusiv hârtie, bloguri, pagini wiki, e-mail și fișiere electronice. De asemenea, trebuie să specifice modul în care fiecare înregistrare este clasificată, securizată și, în cele din urmă, distrusă. De asemenea, ar trebui să includă considerații pentru categorii speciale de înregistrări, cum ar fi înregistrările confidențiale, vitale, secrete comerciale sau privilegiate. În sfârșit, un plan de fișiere trebuie să specifice persoanele responsabile pentru gestionarea fiecărui tip de înregistrare.
Bibliotecile de înregistrări Bibliotecile de înregistrări sunt în esență biblioteci de documente pe care le creați pentru a clasifica și a stoca înregistrările importante. Creați o bibliotecă de înregistrări pentru fiecare tip de înregistrare pe care doriți să-l păstrați. Înregistrările sunt distribuite automat la biblioteca corespunzătoare pe baza setărilor configurate în Organizator conținut.
Tipuri de conținut Creați tipuri de conținut pentru a defini tipurile de înregistrări de care organizația dvs. are nevoie pentru a stoca și a identifica toate proprietățile unice pentru fiecare tip de înregistrare. Prin definirea tipurilor de conținut pentru anumite tipuri de înregistrări, organizația dvs. se poate asigura că fiecare dintre aceste grupuri de conținut este gestionat într-un mod unitar. Documentele Office, PDF-urile, imaginile scanate, e-mailul, conversațiile prin mesaje instant, videoclipurile și înregistrările fizice pot fi clasificate și stocate cu tipurile de conținut pe care le creați. Orice înregistrare denumită "contract", de exemplu, va fi tratată în același mod și în mod unitar, în cadrul sistemului de gestionare a înregistrărilor SharePoint. Utilizarea tipurilor de conținut pentru clasificarea și stocarea înregistrărilor este o metodă alternativă la utilizarea bibliotecilor de înregistrări.
Planificare de conservare Un plan de retenție specifică cât timp trebuie păstrat fiecare tip de înregistrare din planul de fișiere (perioada de reținere) și procesul de eliminare a acesteia atunci când ajunge la sfârșitul acestei perioade (procesul de eliminare). Instrucțiunile dintr-un program de retenție se bazează, de obicei, pe cerințele legale, pe riscurile pentru organizație și pe nevoile de afaceri. În plus, un program de retenție descrie, de obicei, situațiile neprevăzute de gestionare a riscurilor care determină perioada de retenție pentru fiecare tip de înregistrare.
Document cu cerințe de conformitate Un document privind cerințele de conformitate definește regulile pe care trebuie să le respecte sistemele IT pentru gestionarea înregistrărilor, capacitățile pe care trebuie să le aibă și tipurile de monitorizare regulată pe care trebuie să le accepte pentru a asigura conformitatea.
- Proces formal pentru suspendarea dispunerii înregistrărilor Acest proces, denumit adesea suspendare, detaliază modul în care o organizație suspendă eliminarea înregistrărilor atunci când au loc evenimente precum litigii, audituri sau investigații.
- Sistem de monitorizare și raportare a gestionării înregistrărilor Pentru a vă asigura că angajații îndosariez, accesează și gestionează înregistrările în conformitate cu politicile și procesele definite, un program de gestionare a înregistrărilor trebuie să aibă un proces sau un sistem pentru monitorizarea și raportarea privind gestionarea înregistrărilor.
Configurarea unui site Centru de înregistrări
După ce o organizație se implică în planificarea detaliată a gestionării înregistrărilor și dezvoltă un plan formal pentru gestionarea înregistrărilor, aceasta poate crea și configura un site Centru de înregistrări pentru a o ajuta să implementeze acest program.
Trebuie să efectuați următorii pași pentru a configura un site Centru de înregistrări:
Creați biblioteci sau liste de înregistrări pentru a gestiona și a stoca fiecare tip de înregistrare specificat în planul de fișiere.
- Vă recomandăm să creați o bibliotecă de înregistrări pentru fiecare tip de conținut din planul de înregistrări.
- Când înregistrările sunt trimise la Centrul de înregistrări, acestea sunt distribuite către lista sau biblioteca relevantă.
Creați coloane pentru bibliotecile de documente, listele sau tipurile de conținut relevante, pentru a conține și a afișa metadatele pentru fiecare tip de înregistrare specificat în planul de fișiere.
Specificați politicile de gestionare a informațiilor pentru fiecare tip de înregistrare de pe site-ul Centru de înregistrări. Aceste politici ar trebui să reflecte perioadele de retenție și cerințele de auditare care sunt specificate în planul de fișiere și în programul de retenție al organizației dvs.
Configurați Organizatorul de conținut pentru a ruta fiecare tip de înregistrare la locația corespunzătoare. Când înregistrările sunt trimise la site-ul Centru de înregistrări, fie manual, fie prin programare, aplicația utilizează această caracteristică pentru a determina cum să clasifice înregistrarea în site-ul Centru de înregistrări și unde să o trimită.