Cum să comunicați prin diferite canale de distribuție

Microsoft Viva Amplify vă permite să trimiteți un mesaj prin mai multe platforme de comunicare pentru a vă amplifica comunicarea internă. Prin Viva Amplify, puteți să creați un mesaj și să-l modificați pentru a se potrivi diferitelor canale de distribuție, cum ar fi Outlook, paginile și știrile SharePoint, Teams și Viva Engage (în curând). Având atât de multe opțiuni, poate fi o provocare să identificați cel mai bun format pentru fiecare canal. Identificarea formatelor care funcționează cel mai bine poate îmbunătăți implicarea în cadrul organizației.

• Outlook
• SharePoint
• Teams
• Viva Engage

Outlook

E-mailul este excelent pentru mesajele formale, programate regulat, care pot afecta mai multe grupuri de persoane. E-mailurile sunt mesaje statice care nu pot fi actualizate odată trimise, așa că cel mai bine este să partajați conținut care nu necesită actualizări și modificări constante prin e-mail. Luați în considerare utilizarea e-mailului pentru a comunica lucruri cum ar fi actualizări de firmă, prezentări ale angajaților noi și actualizări rapide de stare.

Avantajele comunicării prin e-mail

Comunicarea prin e-mail este scalabilă. Destinatarii unui e-mail îl pot partaja cu orice persoană care are o adresă de e-mail, iar cititorii dvs. se pot implica răspunzând sau redirecționând e-mailul către un public mai larg. În consecință, mesajul de e-mail poate fi citit de destinatarii direcți și poate fi văzut și de cei care au fost redirecționați. De asemenea, e-mailurile sunt instrumente excelente pentru păstrarea înregistrărilor și urmărirea conversațiilor importante.  

Atunci când creați un mesaj de e-mail, puteți adăuga linkuri la alt conținut, cum ar fi pagini și imagini SharePoint, pentru a oferi o valoare suplimentară.

Aspecte de reținut atunci când comunicați prin e-mail

Mesajele de e-mail nu pot fi anulate. Dacă se face o greșeală, expeditorul trebuie să trimită un e-mail de urmărire cu corecțiile intenționate sau retragerea și apoi să retrimită mesajul cu corecții. Este o idee bună să corectați cu atenție mesajul de e-mail înainte de a-l trimite, pentru a vă asigura că toate informațiile sunt corecte.   

 Mesajele de e-mail sunt statice, ceea ce înseamnă că informațiile nu pot fi eliminate sau actualizate și toate informațiile trimise reprezintă cele mai exacte informații disponibile în acel moment. 

Mesajele de e-mail pot fi filtrate din inboxul unui cititor, ceea ce face ca mesajele să fie ignorate sau necitite.

Aflați mai multe despre cele mai bune practici atunci când scrieți mesaje de e-mail excelente cu Outlook.

Cele mai bune practici pentru comunicarea cu Outlook

Tonul vocii	Mențineți e-mailurile profesioniste, informative și prietenoase Luați în considerare publicul atunci când vă creați mesajul și bazați-vă tonul pe subiect.
Lungime	Păstrați e-mailurile scurte și simple. Rezumați ideile principale în primele câteva propoziții, începând cu cele mai importante.
Structură	Dacă există un element de acțiune clar pentru publicul dvs., utilizați linia de subiect pentru a-l menționa clar. Identificați persoana căreia vă adresați în formula de salut. Începeți cu mesajul principal, urmat de orice informații suplimentare. Utilizați spațierea, numerotarea sau marcatorii corespunzători pentru a separa punctele cheie. Mențineți semnătura de e-mail scurtă, profesionistă și fără ilustrații, dacă este posibil.
Modalități de a crește implicarea	Subliniați apelul la acțiune adăugându-l în linia de subiect, adăugându-l în prima treime a mesajului de e-mail, listându-l separat și ușor vizibil și adăugându-l cu caractere aldine sau evidențiindu-l. Engage-ți publicul punând întrebări în e-mail.
Modalități de măsurare a angajamentului	Implicarea prin e-mail poate fi măsurată prin urmărirea răspunsurilor și finalizării apelului la acțiune.

SharePoint

Atunci când comunicați prin SharePoint, mesajele pot fi create cu conținut dinamic care se poate modifica des. Comunicarea în SharePoint vă permite să încorporați teme de pagină, părți web și particularizări de marcă pentru a crea elemente interactive care vor crește oportunitățile de implicare a cititorilor.

Utilizarea unei pagini SharePoint pentru a comunica cu publicul dvs.

O pagină SharePoint este o pagină web dintr-un site SharePoint care utilizează o gamă largă de elemente, cum ar fi butoane, linkuri, videoclipuri, imagini și altele pentru a schița și a publica un mesaj care poate fi actualizat și modificat pe măsură ce trece timpul (cum ar fi evenimente importante sau modificări de politică). Paginile pot fi vizitate de orice persoană care are acces pentru a vizualiza site-ul în care este creată pagina.  

Aflați mai multe despre crearea unei pagini SharePoint moderne.

Utilizați o postare de știri SharePoint pentru a comunica cu publicul dvs.

O postare de știri SharePoint este o pagină SharePoint care se va afișa în fluxul Viva Connections și pe alte pagini care utilizează partea web de știri, inclusiv pagina hub a unei organizații. Puteți converti cu ușurință orice pagină SharePoint într-o postare de știri. De asemenea, postările de știri vă permit să direcționați informațiile către anumite date demografice care au fost clasificate în cadrul organizației, cum ar fi o echipă de marketing, o echipă de resurse umane sau conducerea executivă. Această direcționare către public îi oferă autorului capacitatea de a personaliza cine își vede postarea de știri după ce aceasta este publicată. 

Aflați mai multe despre crearea și distribuirea unei postări de știri SharePoint. 

Aflați mai multe despre orientarea către public în SharePoint.

Avantajele comunicării prin SharePoint

Mesajele create în SharePoint pot fi modificate sau actualizate cu ușurință oricât de des este necesar. De asemenea, SharePoint vă permite să vizualizați analiza paginilor și să modificați setările de permisiuni. Mai important, SharePoint îi oferă utilizatorului capacitatea de a include apeluri la acțiune utilizând partea web Apel la acțiune, inspirând spectatorii să se implice. Utilizarea părților web dinamice vă permite să cereți cititorului să se implice și mai mult, defilând prin imagini, interacționând cu diagramele, accesând resurse externe prin linkuri și permițând cititorilor să aprecieze și să lase comentarii de feedback pentru pagina SharePoint. De asemenea, SharePoint vă permite să vizualizați analiza paginilor și să modificați setările de permisiune pentru a controla cine are acces la site-ul dvs.

Aspecte de reținut atunci când comunicați prin SharePoint

Cititorii trebuie să aibă acces pentru a vizualiza site-ul unde este postată pagina sau postarea de știri. Deși utilizatorii pot solicita acces la site-ul dvs., solicitarea lor va fi în așteptare până când cineva răspunde.

Cele mai bune practici pentru comunicarea cu SharePoint

Tonul vocii	Tonul comunicării prin SharePoint trebuie să se alinieze cu îndrumările de marcă ale firmei dvs. Tonul va depinde și de subiectul și scopul comunicării. De obicei, comunicarea prin SharePoint este prietenoasă și informală. Tonul oricărei pagini SharePoint sau postări de știri ar trebui să se potrivească cu tonul site-ului SharePoint în care va fi publicată pagina sau postarea de știri.
Lungime	Paginile SharePoint sunt potrivite pentru mesajele mai lungi constând în două sau mai multe subiecte. Luați în considerare împărțirea mesajelor mari în secțiuni mai mici, segmentate vizual, pe pagina SharePoint, pentru a face mesajul ușor de digerat pentru publicul dvs.
Structură	Utilizați secțiuni de pagină, șabloane și părți web SharePoint pentru a încuraja cititorii să interacționeze cu informațiile prin butoane, videoclipuri, galerii de imagini, formulare, biblioteci de documente și altele. Șabloanele sunt o bază bună pentru a începe. Utilizați părți web pentru a contribui la generarea de mesaje captivante și interactive.
Modalități de a crește implicarea	Utilizați părțile web și formatarea textului pentru a crea ceva ușor de citit și atrăgător din punct de vedere vizual. Includeți un titlu de pagină care furnizează suficiente informații despre subiect și orice îndemn la acțiune. Utilizați partea web de apel la acțiune pentru a inspira utilizatorii să acționeze făcând clic pe un link dorit.
Modalități de măsurare a angajamentului	Puteți utiliza analiza paginilor SharePoint pentru a măsura implicarea.

Teams

Teams este excelent pentru comunicarea rapidă cu membrii organizației dumneavoastră fără a le întrerupe fluxul de lucru.

Avantajele comunicării prin intermediul echipelor

Angajații din multe organizații își petrec cea mai mare parte a zilei de lucru cu Teams deschis. Prin urmare, atunci când comunicați prin Teams, este posibil să ajungeți rapid la oameni, deoarece aceștia nu trebuie să deschidă o altă aplicație sau pagină pentru a vă vizualiza postarea.

Aspecte de reținut atunci când comunicați prin intermediul echipelor

În funcție de modul în care organizația dvs. utilizează Teams, utilizatorii pot primi mai multe notificări Teams în fiecare oră. Este important să faceți ca postările dvs. Teams să iasă în evidență, astfel încât să atragă atenția și să nu fie ignorate.

Cele mai bune practici pentru comunicarea cu Teams

Tonul vocii	Aplicați un ton prietenos și relaxat atunci când scrieți mesaje Teams. Gândiți-vă să utilizați emojiuri pentru a ilustra emoțiile și a adăuga elemente colorate și distractive la mesajul dvs.
Lungime	Mențineți postările Teams scurte și simplu de scanat. Rezumați punctele cheie și creați un link către informații suplimentare, atunci când este necesar.
Structură	Începeți postările cu punctul cheie. Utilizați instrumentul de formatare pentru a stiliza textul și a adăuga marcatori pentru postări cu mai multe puncte cheie. Furnizați un scurt rezumat și un link atunci când faceți referire la conținutul existent (cum ar fi o pagină sau un articol SharePoint). Vă recomandăm să adăugați personalitate la mesaje folosind GIF-uri, ilustrații și imagini furnizate de Teams.
Modalități de a crește implicarea	Convingeți-i pe cititori să interacționeze cu postarea dvs. din Teams, punând întrebări sau încurajându-i să aprecieze și să comenteze sub postare. Creați sondaje sau postați întrebări, astfel încât toată lumea să poată vedea și interacționa cu răspunsurile altor cititori. Se utilizează @mentions pentru a atrage atenția anumitor persoane sau grupuri de persoane.
Modalități de măsurare a angajamentului	Urmăriți reacțiile Teams, cum ar fi aprobarea. Rețineți ce conversații au loc în postarea dvs.

Viva Engage (în curând)

Viva Engage este o platformă de comunicare care conectează oamenii dintr-o organizație, permițându-le să construiască comunități, să împărtășească informații și să implice angajații, aducând oamenii împreună pentru a îndeplini obiective comune și a accesa rapid informațiile. Viva Engage permite tuturor membrilor unei organizații să pună întrebări public, să contacteze experți și să se angajeze în discursuri sociale pe o varietate de subiecte.  

Liderii de organizație pot folosi Viva Engage pentru a promova cultura și a alinia o organizație prin găzduirea de evenimente la nivel de firmă prin videoclipuri live și la cerere. Comunicatorii pot crea, de asemenea, campanii sociale care pot informa și declanșa conversații de impact în cadrul unei organizații.

Beneficiile comunicării prin Viva Engage

Viva Engage este o platformă excelentă de comunicare pentru energizarea și promovarea colaborării între angajații din cadrul unei organizații. Membrii comunității pot să colaboreze deschis, să împărtășească idei, informații și să se conecteze în interese comune.  

Atunci când comunică cu angajații prin Viva Engage, comunicatorii pot încuraja și măsura cu ușurință implicarea prin....  

Organizația dvs. poate vedea cât de multă implicare generează un anumit subiect prin numărul de persoane care au văzut postarea și le poate oferi spectatorilor o modalitate de a reacționa la conținutul mesajului, fie prin comentarii, aprecieri sau reacții. Implicarea poate fi promovată în continuare prin etichetarea persoanelor folosind @ și numele lor; îi vom notifica în legătură cu conversația în curs și îi vom încuraja să participe.  

Aflați mai multe despre numărul de vizualizări.

Lucruri de luat în considerare atunci când comunicați prin Viva Engage

Atunci când comunicați prin Viva Engage, este important să păstrați informațiile scurte și simple. Distribuiți linkuri către forme mai lungi de conținut și încurajați utilizatorii să interacționeze punând întrebări publicului, încurajând cititorii să aprecieze, să comenteze și să distribuie postarea Viva Engage și încorporând elemente interactive, cum ar fi sondaje și sondaje.  

Păstrați tonul postărilor Viva Engage prietenoase, informative și informale. În funcție de dimensiunea organizației și de scara de comunicare, poate fi util să aveți un moderator sau doi care să monitorizeze postările și să ghideze conversația dacă începe să iasă de la subiect, să se întoarcă într-un subiect polarizant sau să dezactiveze comentariile, dacă este necesar.  

Fii respectuos dacă critici punctul de vedere al altcuiva, nu acoperi subiecte care i-ar putea face de rușine sau înstrăina pe alții și evită subiecte polarizante precum politica și religia. Nu postați nimic care este privat, confidențial sau care evidențiază o anumită parte într-un mod negativ.

Tonul vocii	Consultați instrucțiunile specifice companiei dvs. referitoare la marcă, specifice organizației dvs. Tonul postării trebuie să fie prietenos, informativ și informal. Fiți respectuos dacă criticați. Nu acoperiți subiecte care v-ar putea rușina sau înstrăina cititorii și evitați subiecte polarizante precum politica sau religia. Nu postați nimic privat sau confidențial. Evitați să evidențiați o anumită parte într-un mod negativ.
Lungime	Mențineți postările scurte și ușor de scanat. Rezumați punctele cheie și creați un link către informații suplimentare, atunci când este necesar.
Structură	Începeți postările cu punctul cheie. Furnizați un scurt rezumat și un link atunci când faceți referire la conținutul existent (cum ar fi o pagină sau un articol SharePoint). Utilizați imagini și videoclipuri atunci când este necesar. Utilizați @mentions și hashtaguri pentru a atrage atenția anumitor persoane sau grupuri de persoane.
Modalități de a crește implicarea	Faceți cititorii să interacționeze cu postarea dvs., punând întrebări sau încurajându-i să aprecieze, să partajeze și să lase comentarii. Încurajați-vă membrii să invite alte persoane în comunitatea dvs. Viva Engage. Creați sondaje sau postați întrebări, astfel încât toată lumea să poată vedea și interacționa cu răspunsurile altor cititori.
Modalități de măsurare a angajamentului	Rețineți ce conversații au loc în postarea dvs.