Formula pentru site-uri de succes și utilizatori fericiți este o abordare bine planificată și durabilă a gestionării site-urilor și a utilizatorilor. Iată câteva activități și concepte cheie pe care le puteți utiliza pentru a planifica site-uri și a gestiona utilizatorii pentru organizația dvs.
Despre colecțiile de site-uri
Indiferent dacă sunteți utilizator începător de SharePoint sau ați utilizat mai multe versiuni, experiența SharePoint modernă oferă o flexibilitate mai mare, o navigare mai ușoară și toate site-urile sunt adaptate pentru dispozitive mobile. Vă recomandăm să creați colecții de site-uri pentru fiecare volum de lucru din organizația dvs. Experiența SharePoint modernă simplifică navigarea și întreținerea, deoarece fiecare site este acum o colecție de site-uri. Aflați mai multe despre experiența modernă din SharePoint și avantajele utilizării site-urilor hub. Vă recomandăm să creați colecții de site-uri pentru fiecare volum de lucru și apoi să le asociați pe toate la un site hub. Acest lucru oferă o flexibilitate mai mare și se adaptează cu ușurință cerințelor în schimbare ale organizației dvs. Pentru mai multe informații, consultați Ce este un site hub SharePoint?.
Administratorul SharePoint delegă gestionarea colecțiilor de site-uri diferiților persoane din organizație. Modelul de permisiuni SharePoint vă ajută, permițându-vă să atribuiți permisiuni pentru roluri diferite, cum ar fi administratorul colecției de site-uri, proprietarul site-ului și alte roluri. Consultați Gestionarea administratorilor de colecții de site-uri pentru a afla cum să adăugați și să eliminați administratori de colecție de site-uri.
Administratorul colecției de site-uri are nivelul de permisiune Control total pentru colecția de site-uri. Aceasta înseamnă că puteți să adăugați sau să ștergeți site-uri sau să modificați setările pentru orice site dintr-o colecție de site-uri. În plus, puteți să vizualizați, să adăugați, să ștergeți sau să modificați tot conținutul din acele site-uri. Administratorul de colecție de site-uri secundar poate fi desemnat de administratorul colecției de site-uri. Ca administrator de colecție de site-uri, puteți să adăugați un alt administrator de colecție de site-uri sau să schimbați administratorul colecției de site-uri, prin intermediul paginii Setări. Pentru mai multe informații despre această activitate, consultați Gestionarea administratorilor colecției de site-uri.
O colecție de site-uri tradițională este un grup de site-uri SharePoint care au același proprietar și partajează setările de administrare, cum ar fi permisiunile. Subsite-urile moștenesc navigarea, permisiunile și proiectarea site-ului de la colecția de site-uri. Așadar, oricând se modifică membrii site-ului și proiectele, trebuie să se modifice și ele site-urile,
Alegerea site-urilor pentru fiecare volum de lucru
Este important să planificați tipul de colecție de site-uri SharePoint de care aveți nevoie pentru volumul de lucru. Atunci doriți să le fie mai ușor utilizatorilor să navigheze și să găsească ce au nevoie. Această secțiune oferă detalii despre unele dintre site-urile SharePoint moderne care sunt disponibile și discută, de asemenea, despre navigarea în aceste site-uri. Un articol foarte bun despre planificarea navigării este Planificarea navigării pentru experiența SharePoint modernă.
Gândiți-vă la un site hub SharePoint ca la un cadru sau o fundație care vă ajută să organizați diferite site-uri de echipă și de comunicare. Atunci când creați colecții de site-uri pentru fiecare volum de lucru din organizația dvs., un site hub conectează aceste colecții de site-uri în moduri logice, care le fac mai ușor de găsit și de gestionat. Apoi puteți să mutați și să gestionați colecțiile de site-uri între site-urile hub oricând se modifică volumul de lucru. Pentru mai multe informații, consultați Planificarea site-urilor hub SharePoint.
Un site de echipă SharePoint și toate paginile pe care le creați sub acesta sunt disponibile doar pentru utilizatorii pe care îi invitați, oferindu-le permisiunea de a accesa site-ul. De asemenea, puteți conecta Site-ul de echipă la un Grup Microsoft 365. Cu un site de echipă, organizația, echipa sau grupul dvs. se pot conecta și pot colabora la documente și alte fișiere, pot publica anunțuri, pot planifica întâlniri, pot întreține activități, pot urmări probleme sau elemente de acțiune și pot stoca informații în liste. Pentru mai multe informații, consultați Ce este un site de echipă SharePoint?
Un site de comunicare SharePoint vă permite să partajați informații precum știri, rapoarte și starea cu alte persoane. Un site de comunicare are de obicei câțiva colaboratori, dar mulți membri.
Guvernanță
Guvernanța este setul de politici, roluri, responsabilități și procese care ghidează, direcționează și controlează modul în care diviziile de business și echipele tehnice ale unei organizații cooperează pentru a-și atinge țintele de afaceri. În ceea ce privește colecția de site-uri SharePoint, un plan de guvernanță poate fi un ghid pentru a vă ajuta să planificați rolurile, responsabilitățile și politicile necesare pentru a oferi asistență colecției de site-uri. Aceasta poate include, dar nu se limitează la, următoarele considerente:
- Arhitectura informațiilor, inclusiv pagini web, documente, liste și date
- Activități de întreținere, inclusiv gestionarea conturilor de utilizator
- Politici de branding și personalizare
- Instruire
Este important să pregătiți un plan de guvernanță pentru organizația dvs. Prin participarea la dezvoltarea unui plan de guvernanță, puteți contribui la identificarea proprietății atât pentru echipele de business, cât și pentru cele tehnice, definind cine este responsabil pentru ce zone ale sistemului. Pentru mai multe informații despre dezvoltarea unui plan de guvernanță, consultați Prezentare generală: Cele mai bune practici pentru gestionarea modului în care se utilizează site-ul dvs. de echipă.
Gestionarea utilizatorilor
Notă
Poate fi necesar să lucrați cu administratorul SharePoint pentru a gestiona utilizatorii. De exemplu, administratorul SharePoint gestionează profilurile de utilizator.
Conturi de utilizator în Microsoft 365
Administratorul global adaugă utilizatori noi la Microsoft 365 utilizând Centru de administrare Microsoft 365, care este portalul pentru gestionarea utilizatorilor și configurarea serviciilor. Pentru mai multe informații, consultați Utilizatori și roluri. Atunci când adăugați un utilizator nou, administratorul global procedează astfel:
- Specifică dacă acel utilizator poate accesa și centrul de administrare
- Setează locația geografică pentru utilizator
- Selectează tipul de licență de utilizator
- Creează un nume de utilizator și o parolă pentru utilizator
Utilizatori de site-uri de echipă
Puteți să adăugați utilizatori la site-ul de echipă și să ajustați permisiunile pentru utilizatori. Nivelurile de permisiune și apartenența la un grup SharePoint pot fi găsite sub Setări. Cu toate acestea, Microsoft 365 creează acum un grup de securitate denumit Toată lumea, cu excepția utilizatorilor externi , care conține pe toată lumea din directorul Microsoft 365 (cu excepția persoanelor care sunt din afara organizației și care sunt invitate prin caracteristica de distribuire externă). Acestui grup de securitate i se acordă automat acces ca membru în SharePoint. Aceasta înseamnă că utilizatorii pe care îi adăugați la Directorul Microsoft 365 pot edita site-uri, liste și biblioteci în mod implicit.
Nivelurile de permisiune și apartenența la grup
Nivelurile de permisiune sunt colecții de drepturi SharePoint care le permit utilizatorilor să efectueze un set de activități asociate. De exemplu, nivelul de permisiune Citire include permisiunile Vizualizare elemente, Deschidere elemente, Vizualizare pagini și Vizualizare versiuni (printre altele), toate necesare pentru a vizualiza pagini, documente și elemente într-un site SharePoint. Permisiunile pot fi incluse în mai multe niveluri de permisiune. Pentru mai multe informații, consultați Planificarea strategiei cu privire la permisiuni.
Nu recomandăm atribuirea nivelurilor de permisiune direct utilizatorilor individuali, deoarece acest lucru poate îngreuna foarte mult urmărirea și gestionarea persoanelor care au acces la site-uri. Uneori este necesar, dar trebuie redus la minimum pentru a evita complexitatea. În schimb, atribuiți permisiuni grupurilor, apoi atribuiți utilizatori individuali grupurilor corespunzătoare. Un grup este un set de utilizatori definiți la nivelul colecției de site-uri pentru o gestionare simplă a permisiunilor. Pentru mai multe informații, consultați Grupurile SharePoint implicite și Particularizarea permisiunilor de site. Fiecărui grup i se atribuie un nivel de permisiune implicit. De exemplu, unele dintre grupurile SharePoint implicite de bază includ următoarele niveluri de permisiune:
| Grup | Nivel de permisiune |
|---|---|
| Proprietari | Control total |
| Vizitatori | Citire |
| Membri | Contribuire |
Oricine are permisiunea Control total poate crea grupuri particularizate.
Când atribuiți niveluri de permisiune grupurilor SharePoint la nivelul colecției de site-uri, în mod implicit, toate site-urile și conținutul site-ului moștenesc aceste niveluri de permisiune. Acest comportament implicit se numește moștenire a permisiunilor. Puteți să specificați dacă să setați permisiuni unice la crearea unui subsite sau să întrerupeți moștenirea permisiunilor pentru un site, o listă, o bibliotecă sau un element. Pentru mai multe informații, consultați Ce este moștenirea permisiunilor?
Deoarece nivelul de permisiune al unui utilizator determină ceea ce poate vedea și accesa într-un site, trebuie să luați în considerare cu atenție apartenența la grup de către acesta. De exemplu, un utilizator responsabil cu crearea și particularizarea site-urilor trebuie să fie cel puțin membru al grupului Designer. Pe de altă parte, un utilizator care trebuie doar să citească și să descarce conținut și poate fi necesar doar să fie membru al grupului Vizitatori. Pentru mai multe informații, consultați Despre nivelurile de permisiune din SharePoint.
Planificarea utilizării caracteristicilor de site și colecție de site-uri
În calitate de administrator de colecție de site-uri, poate fi necesar să SharePoint, să gestionați caracteristicile la nivel de colecție de site-uri și de site. Aceste activități pot include activarea sau dezactivarea caracteristicilor în funcție de planul dvs. de guvernanță. Pentru mai multe informații, consultați Activarea sau dezactivarea caracteristicilor colecției de site-uri. Consultați și Gestionarea Coșului de reciclare al unei colecții de site-uri SharePoint.