Următoarele lucruri pot afecta confidențialitatea, fie punând la dispoziția terților informații potențial sensibile, fie permițându-vă să controlați ce informații pot fi disponibile.
Utilizarea șabloanelor Office.com
Fila Nou (faceți clic pe fila Fișier , apoi faceți clic pe Nou) vă poate oferi asistență actualizată descărcată de la Office.com pentru registrele de lucru bazate pe șabloane. De asemenea, puteți să trimiteți feedback despre șabloane și să furnizați o evaluare numerică pentru fiecare șablon pe care îl descărcați.
Când deschideți un șablon sau un fișier bazat pe un șablon, persoanele de contact Excel (în funcție de setările Ajutorului online) Office.com. Acesta trimite ID-ul pentru acel șablon, programul și versiunea pe care le utilizați în prezent, împreună cu informațiile standard despre computer.
ID-ul șablonului este utilizat pentru a identifica șablonul original așa cum a fost descărcat de pe Office.com sau inclus în instalarea Excel. Acesta nu identifică în mod unic registrul de lucru. ID-ul este același pentru toți utilizatorii aceluiași șablon.
Legarea la imagini și alte documente
Dacă alegeți să creați o legătură la o imagine, un fișier, o sursă de date sau alt document de pe hard disk sau de pe un server, calea la acel fișier este salvată în registrul dvs. de lucru. În unele cazuri, linkul poate include numele de utilizator sau informații despre serverele din rețeaua dvs. În cazul unei conexiuni de date, puteți alege să salvați un nume de utilizator sau o parolă în linkul de conexiune de date.
De asemenea, când aplicați o schemă XML la un registru de lucru, o cale la schema XML pe care ați creat-o este salvată în registrul de lucru. În unele cazuri, acea cale poate include numele de utilizator.
Funcțiile de date din foaie și rapoartele PivotTable
Atunci când creați o funcție de date de foaie sau un raport PivotTable dintr-o sursă de date externă, datele pe care le solicitați de la acea sursă sunt stocate ca parte a foii de lucru, împreună cu un identificator unic pentru sursa de date. Numele de utilizator al persoanei care a reîmprospătat ultima dată memoria cache este, de asemenea, stocat.
În funcție de modul în care ați configurat registrul de lucru sau raportul PivotTable, se poate afișa doar un subset de date stocate. Pentru a elimina toate aceste date stocate, eliminați conexiunea la sursa de date din funcțiile de date foaie și eliminați toți pivoturile care fac referire la date.
Diagrame
Când creați o diagramă în Excel, aveți posibilitatea să filtrați datele selectate pentru diagramă, astfel încât să se afișeze numai o porțiune a datelor. Însă, toate datele selectate sunt stocate cu diagrama. Pentru a împiedica alte persoane să modifice diagrama sau să vizualizeze datele sale, atunci când o copiați într-un program Microsoft, lipiți diagrama ca bitmap. Dacă datele din diagramă provin dintr-o sursă de date externă, puteți proteja diagrama prin parolă pentru a împiedica alte persoane să actualizeze diagrama cu cele mai recente date din sursa externă. Dacă diagrama se bazează pe datele din registrul de lucru, protejarea prin parolă a diagramei îi poate împiedica alte persoane să modifice datele care apar în diagramă.
Imprimare
Atunci când imprimați un registru de lucru Excel, apoi salvați acel registru de lucru, Excel salvează calea către imprimantă împreună cu documentul. În unele cazuri, calea poate include un nume de utilizator sau un nume de computer.
Text alternativ
Excel vă permite să adăugați și să editați text alternativ pentru tabele, forme, imagini, diagrame, ilustrații SmartArt și alte obiecte din registrele de lucru. Textul alternativ se salvează cu registrul de lucru și poate conține informații personale adăugate de orice colaborator al prezentării. Pentru unele obiecte, cum ar fi imaginile pe care le inserați în registrul de lucru, textul alternativ implicit include calea de fișier pentru obiectul pe care îl inserați.
Textul alternativ poate fi utilizat de caracteristicile de accesibilitate, cum ar fi cititoarele de ecran. Textul alternativ este disponibil oricărei persoane care are acces la fișier.
Site-uri spațiu de lucru pentru documente
Excel vă permite să accesați un spațiu de lucru pentru documente în SharePoint. Un spațiu de lucru pentru documente este un spațiu partajat, în care puteți să colaborați cu alți membri ai echipei în unul sau mai multe registre de lucru.
Atunci când accesați un Document Workspace, Excel descarcă date de pe site-ul Document Workspace pentru a vă oferi informații despre acel site. Aceste date includ:
- Numele site-ului
- URL-ul sau adresa site-ului
- Numele, adresele de e-mail și nivelurile de permisiune ale utilizatorilor site-ului
- Liste cu documentele, activitățile și alte informații disponibile de pe site
Excel stochează, de asemenea, o listă a site-urilor spațiu de lucru pentru documente pe care le-ați vizitat pe computer, sub formă de module cookie. Această listă este utilizată pentru a vă oferi acces rapid la site-urile pe care le-ați vizitat înainte. Lista site-urilor pe care le-ați vizitat nu este accesată de Microsoft și nu este expusă la Internet decât dacă alegeți să o faceți mult mai disponibilă.
Serviciu fax
Serviciul de fax vă permite să trimiteți un fax prin internet și să organizați faxurile pe care le-ați trimis în Microsoft Outlook. Pentru a utiliza serviciul fax, trebuie să vă înscrieți la un furnizor de servicii fax, separat de Microsoft, care procesează faxurile și le trimite prin internet. Microsoft nu colectează date prin caracteristica serviciului fax.
Atunci când vă înscrieți pentru serviciul fax, furnizorul de servicii fax creează un pachet de înregistrare care este stocat de furnizorul de servicii fax și de Excel. Pachetul constă din adresa site-ului web al furnizorului de servicii fax și un "simbol" care confirmă accesul dumneavoastră la furnizorul de servicii fax. Atunci când trimiteți un fax din Excel, acest pachet de înregistrare este adăugat la document.
De asemenea, puteți utiliza serviciul de fax pentru a calcula prețul unui fax fără a trimite de fapt faxul. Dacă alegeți să calculați prețul unui fax, Excel utilizează o conexiune criptată pentru a trimite tokenul de înregistrare, numărul de telefon la care trebuie trimis faxul și numărul de pagini ale faxului la furnizorul de servicii fax. Microsoft nu primește și nu stochează aceste informații.
Serviciul de cercetare
Excel vă permite să solicitați informații despre un anumit termen sau o anumită expresie de la mai mulți furnizori de conținut premium. Când solicitați o căutare într-un anumit cuvânt sau într-o expresie, Excel utilizează internetul pentru a trimite textul solicitat, produsul software utilizat în prezent, setările regionale aplicate sistemul și informațiile de autorizare care indică faptul că aveți dreptul să descărcați informații de cercetare, dacă este necesar de către terț.
Excel trimite aceste informații unui serviciu furnizat de Microsoft sau unui furnizor terț pe care îl selectați. Acest serviciu returnează informații despre cuvântul sau expresia solicitată.
Frecvent, informațiile pe care le primiți includ un link la informațiile suplimentare din site-ul web al serviciului. Dacă faceți clic pe acest link, furnizorul serviciului poate adăuga un modul cookie în sistemul dvs. pentru a vă identifica în cadrul tranzacțiilor viitoare. Microsoft nu este responsabil pentru practicile de confidențialitate ale site-urilor web și serviciilor de la terți. Microsoft nu primește și nu stochează niciuna dintre aceste informații, cu excepția cazului în care ați interogat un serviciu deținut de Microsoft.
Puteți dezactiva cercetarea și referințele efectuând următoarele:
Această setare poate fi restricționată de administratorul dvs. Dacă se întâmplă acest lucru, nu veți putea să o activați sau să o dezactivați pe cont propriu.
Faceți clic pe fila Fișier.
Faceți clic pe Cont.
Sub Confidențialitate cont, faceți clic pe Gestionați setările.
Sub Servicii conectate opționale, debifați caseta de selectare Activați experiențele conectate opționale.
Important
Acest lucru va dezactiva toate serviciile conectate opționale, nu doar cercetarea și referințele.
Serviciul de traducere
Excel vă permite să traduceți întregul document sau o parte a acestuia, utilizând un dicționar bilingv sau o traducere automată. Aveți posibilitatea de a alege modul în care doriți să traduceți documentul.
Puteți să selectați sau să introduceți un cuvânt sau o expresie pe care doriți să le traduceți sau puteți alege să traduceți întregul document, oricum, selectând opțiunea de traducere aplicabilă din panoul Cercetare și referințe.
Dacă selectați sau introduceți un cuvânt sau o expresie pe care doriți să o traduceți, expresia pe care ați introdus-o este comparată cu un dicționar bilingv. Unele dicționare bilingve sunt incluse cu software-ul, iar altele sunt disponibile de la Office.com. Dacă un cuvânt sau o expresie pe care o introduceți nu se află în dicționarul bilingv inclus în software, cuvântul sau expresia este trimisă necriptată către un serviciu de traducere Microsoft sau de la terți.
Dacă doriți să traduceți tot registrul de lucru, acesta este trimis necriptat către un serviciu de traducere Microsoft sau de la terți. La fel ca în cazul oricăror informații trimise necriptate prin internet, poate fi posibil ca alte persoane să vadă cuvântul, expresia sau registrul de lucru pe care îl traduceți.
Dacă alegeți să utilizați unul dintre dicționarele disponibile pe Office.com sau un serviciu de traducere de la terți, Excel utilizează internetul pentru a trimite textul pe care l-ați solicitat, tipul de software pe care îl aveți, setările regionale și limba în care este setat sistemul. Pentru serviciile de traducere terțe, Excel ar putea să trimită și informații de autentificare memorate anterior în cache, indicând faptul că v-ați înscris pentru acces la site-ul web.
SharePoint
Microsoft SharePoint furnizează site-uri spațiu de lucru bazate pe web, partajate, unde puteți să colaborați în documente sau întâlniri.
Când accesați un site SharePoint, utilizând fie un browser web, fie orice program Office, site-ul salvează module cookie pe computer, dacă aveți permisiuni să creați un subsite nou al site-ului respectiv. Împreună, aceste module cookie alcătuiesc o listă de site-uri la care aveți permisiuni. Această listă este utilizată de mai multe programe Office pentru a vă oferi acces rapid la site-urile pe care le-ați vizitat înainte.
Lista site-urilor pe care le-ați vizitat nu este accesată de Microsoft și nu este expusă la Internet decât dacă alegeți să o faceți mult mai disponibilă.
În SharePoint, atunci când creați un site web nou sau o listă nouă, sau adăugați sau invitați persoane la un site web sau la o listă existentă, site-ul salvează următoarele pentru fiecare persoană, inclusiv a dvs.:
- Nume complet
- Adresă de e-mail
Un ID de utilizator este adăugat la fiecare element pe care dvs. sau alți utilizatori ai site-ului îl adăugați sau îl modificați pe site. La fel ca în cazul întregului conținut de pe site-ul SharePoint, numai administratorii și membrii site-ului propriu-zis ar trebui să aibă acces la aceste informații.
Toate elementele site-ului SharePoint includ două câmpuri: Creat de și Modificat de. Câmpul Creat de este completat cu numele de utilizator al persoanei care a creat inițial elementul și data la care acesta a fost creat. Câmpul Modificat de este completat cu numele de utilizator al persoanei care a modificat ultima dată registrul de lucru și data la care a fost modificat ultima dată.
Administratorii serverelor pe care sunt găzduite site-urile SharePoint au acces la anumite date de pe aceste site-uri, care sunt utilizate pentru analiza modelele de utilizare ale site-ului și pentru îmbunătățirea procentajului de timp în care este disponibil site-ul. Aceste date sunt disponibile numai pentru administratorii serverelor și nu sunt partajate cu Microsoft, decât în cazul în care Microsoft găzduiește site-ul SharePoint. Datele capturate în mod specific includ numele, adresele de e-mail și permisiunile tuturor celor care au acces la site.
Toți utilizatorii care au acces la un anumit site SharePoint pot căuta și vizualiza tot conținutul disponibil pe site-ul respectiv.
Auditul
Microsoft SharePoint oferă caracteristici de auditare care le permit administratorilor să păstreze o pistă de audit fiabilă a modului în care utilizatorii lucrează cu un anumit conținut.
Când administratorii SharePoint activează caracteristica Auditare, serverul înregistrează automat în baza de date de conținut SharePoint anumite acțiuni efectuate de utilizator. Printre aceste acțiuni se numără vizualizarea, editarea, arhivarea și extragerea. Pentru fiecare acțiune înregistrată, serverul înregistrează informații de identificare despre fișier, acțiune și ID-ul SharePoint al utilizatorului. Nu se trimit date la Microsoft ca parte a acestei caracteristici.
Această caracteristică este dezactivată în mod implicit și este disponibilă doar administratorilor site-urilor SharePoint unde este stocat conținut.
Mesagerie instant și notificări
Excel vă oferă capacitatea de a trimite mesaje instant din cadrul programului și vă oferă posibilitatea de a fi avertizat când alte persoane sunt online sau când se efectuează anumite modificări la registrele de lucru sau spațiile de lucru partajate.
Excel poate utiliza un client de mesagerie instant pentru a vă oferi posibilitatea de a vedea prezența online a altor persoane și de a le trimite mesaje. Excel include un control web care permite afișarea prezenței mesageriei instant într-o pagină web. Paginile Microsoft SharePoint utilizează acest control. Aceste pagini nu transmit date de prezență înapoi la serverul web.
Acest control web poate fi utilizat pentru a transmite date de prezență de la programul de mesagerie instant la serverul web. În mod implicit, datele de prezență pot fi trimise doar către site-uri intranet, site-uri de încredere și site-uri de pe computerul local.
Noi formate de fișier
Excel utilizează formate de fișier bazate pe XML. Aceste formate de fișier XML sunt extensibile, ceea ce înseamnă că utilizatorii pot specifica scheme sau etichete suplimentare în fișiere. Un program de completare sau alt cod de la terți poate, de asemenea, să atașeze informații suplimentare despre metadate la aceste formate de fișier XML, care nu pot fi vizualizate în Excel.
Puteți verifica metadatele care au fost asociate cu un fișier XML vizualizându-le într-un vizualizator de text.
Comentarii
În mod implicit, dacă salvați comentarii într-un fișier, Excel vă adaugă inițialele la fiecare comentariu. Aceste informații sunt disponibile apoi oricărei persoane care are acces la fișier.
Vă puteți elimina informațiile personale din aceste comentarii, efectuând următoarele:
- Faceți clic pe fila Fișier.
- Faceți clic pe Informații.
- Faceți clic pe Verificare probleme, apoi faceți clic pe Inspectare document.
Urmărire modificări
În mod implicit, atunci când efectuați modificări la un fișier cu caracteristica Urmărire modificări activată, numele de utilizator și/sau inițialele sunt stocate în registrul de lucru și asociate cu modificările pe care le efectuați. Aceste informații, inclusiv textul original și textul revizuit, sunt disponibile apoi oricărei persoane care are acces la fișier.
După ce aceste modificări au fost acceptate sau respinse, numele dvs. este eliminat. De asemenea, puteți elimina informațiile personale din aceste modificări, efectuând următoarele:
- Faceți clic pe fila Fișier.
- Faceți clic pe Informații.
- Faceți clic pe Verificare probleme, apoi faceți clic pe Inspectare document.
Unde ar putea fi stocat numele dvs.
În anumite situații, Excel vă stochează numele pentru a vă oferi o experiență mai bună atunci când utilizați unele caracteristici. De exemplu, numele dvs. este stocat în aceste locații:
- Câmpuri Autor
- Proprietatea de fișier AuthorName
Vă puteți elimina numele din aceste câmpuri și proprietăți, efectuând următoarele:
- Faceți clic pe fila Fișier.
- Faceți clic pe Informații.
- Faceți clic pe Verificare probleme, apoi faceți clic pe Inspectare document.
Soluțiile Microsoft Office create de alte firme pot include, de asemenea, numele sau alte informații personale în proprietățile particularizate asociate cu fișierul.
Dacă utilizați Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc sau alte caracteristici care vă permit să vă conectați direct la altă sursă de date, informațiile dvs. de autorizare (ID-ul de utilizator și parola) pot fi salvate în registrul de lucru. Pentru a modifica sau a șterge aceste informații de autorizare, va trebui să modificați proprietățile conexiunii utilizând metoda specifică metodei de conexiune.
Alte date și metadate ascunse
În mod implicit, fiecare fișier salvat de Excel include proprietăți de fișier, cum ar fi:
- Autor
- Manager
- Firmă
- Ultima salvare
- Numele recenzenților registrelor de lucru
În plus, alte proprietăți pot fi salvate în fișier, în funcție de caracteristicile sau soluțiile de la terți pe care le utilizați. De exemplu, dacă registrul de lucru face parte dintr-un flux de lucru de document, se salvează proprietăți de fișier suplimentare pentru a urmări fluxul de lucru.
Aceste informații sunt disponibile apoi oricărei persoane care are acces la fișier.
Vă puteți elimina numele din aceste proprietăți, procedând astfel:
- Faceți clic pe fila Fișier.
- Faceți clic pe Informații.
- Faceți clic pe Verificare probleme, apoi faceți clic pe Inspectare document.
Caracteristica Inspectare document se mai poate utiliza și pentru a elimina alte tipuri de date care pot să nu fie disponibile în toate vizualizările, cum ar fi comentariile și revizuirile. Microsoft recomandă rularea opțiunii Inspectare document pe orice registru de lucru pe care intenționați să-l faceți disponibil public.
Datele și metadatele ascunse pot fi incluse și în fișierele Microsoft Office, utilizând Modelul de obiect Microsoft Office. De exemplu, puteți face imaginile invizibile în Modelul de obiect Microsoft Office, ceea ce înseamnă că nu pot fi văzute atunci când deschideți fișierul, dar imaginea este stocată în fișier și poate fi făcută vizibilă mai târziu.
Înregistrarea macrocomenzilor
Înregistrarea macrocomenzilor vă permite să înregistrați o secvență de acțiuni, astfel încât să puteți reproduce acțiunile ulterior. Dacă alegeți să înregistrați o macrocomandă, numele de utilizator este salvat ca comentariu în cod atunci când macrocomanda este creată inițial. Puteți elimina manual numele de utilizator din această locație.
Semnături digitale
O semnătură digitală este o caracteristică opțională care vă poate ajuta să autentificați identitatea persoanei care v-a trimis un registru de lucru. O semnătură digitală este o valoare criptată unică a datelor din registrul de lucru pe care îl semnați. Când trimiteți un registru de lucru cu o semnătură digitală, semnătura este trimisă destinatarului, împreună cu datele din registrul de lucru și un certificat digital de încredere de la dvs. (expeditorul). Certificatul digital este emis de o autoritate de certificare, cum ar fi VeriSign, și conține informații pentru a autentifica expeditorul și a verifica dacă nu a fost modificat conținutul original al registrului de lucru. Excel poate contacta automat autoritatea de certificare online pentru a verifica semnătura digitală.
Când semnați un registru de lucru, vedeți o casetă de dialog care afișează informațiile incluse în semnătura digitală, cum ar fi data și ora sistemului, numărul de versiune al sistemului de operare, numărul de versiune Microsoft Office și numărul de versiune Excel.
Information Rights Management
Information Rights Management (IRM) vă permite să oferiți anumitor utilizatori sau grupuri dreptul de a accesa și modifica un registru de lucru. În ciuda anumitor asemănări, IRM nu este același lucru cu Protecție document. IRM vă permite să setați permisiuni pentru tot registrul de lucru pentru acțiuni foarte specifice, cum ar fi imprimarea documentului sau redirecționarea documentului către alte persoane, precum și pentru citirea sau editarea registrului de lucru.
Când stocați un registru de lucru cu IRM activat, Excel salvează în registrul de lucru o listă a tuturor utilizatorilor care au drepturi asupra registrului de lucru și a permisiunilor sale. Aceste informații sunt criptate astfel încât numai proprietarii registrelor de lucru să le poată accesa.
În plus, registrele de lucru cu IRM activat conțin licențe de conținut. O licență de conținut conține o adresă de e-mail, permisiuni și informații de autentificare. De fiecare dată când cineva încearcă să deschidă un registru de lucru cu IRM activat, Excel verifică licențele de conținut salvate în registrul de lucru în raport cu identitatea utilizatorului. Dacă utilizatorul nu a mai deschis niciodată registrul de lucru, Excel contactează un server IRM, verifică identitatea utilizatorului, descarcă o licență de conținut nouă pentru utilizator (cu condiția ca utilizatorul să dețină drepturile necesare) și salvează licența de conținut respectivă în registrul de lucru.
Proprietarii de registre de lucru au opțiunea de a evita salvarea licențelor de conținut în registrul de lucru. Însă, dacă această licență de conținut nu este salvată în registrul de lucru, Excel trebuie să contacteze serverul IRM de fiecare dată când se deschide registrul de lucru. Dacă Excel nu este conectat la o rețea sau nu poate contacta serverul IRM, registrul de lucru nu se poate deschide.
Protecția registrului de lucru
Protecția registrelor de lucru vă permite să vă protejați registrul de lucru Excel în mai multe moduri, cum ar fi acordarea numai anumitor utilizatori a dreptul de a edita, a face comentarii sau a citi registrul de lucru.
Atunci când utilizați Protejare registru de lucru, vi se solicită să introduceți ID-urile de utilizator. Aceste ID-uri de utilizator pot fi sub formă de conturi de domeniu Windows NT (de exemplu, DOMAIN\user name) sau de adrese de e-mail Windows Live ID (de exemplu, someone@example.com). Aceste ID-uri de utilizator sunt stocate ori de câte ori îi acordați unui utilizator dreptul de a citi sau a modifica o zonă de text.
Este posibil să protejați registrul de lucru Excel fără a utiliza o parolă. Dacă alegeți să protejați registrul de lucru fără o parolă, toate persoanele care citesc registrul de lucru pot vedea ID-urile de utilizator ale celor cărora li s-a acordat acces. De asemenea, dacă registrul de lucru este salvat ca XML sau HTML, ID-urile de utilizator sunt disponibile pentru orice persoană care citește fișierul.
Dacă doriți să restricționați și mai mult accesul la ID-urile de utilizator, puteți alege să salvați acest fișier cu o parolă sau cu Information Rights Management (IRM). Doar dvs. și alte persoane cărora li s-a acordat acces puteți vedea aceste ID-uri de utilizator.
Erori de validare a fișierelor Office
Când deschideți anumite versiuni anterioare de fișiere Excel în Microsoft Office, validarea fișierelor Office verifică dacă structura fișierului corespunde specificațiilor Microsoft pentru acel format de fișier. Dacă fișierul nu trece de această validare, Microsoft Office îl deschide într-o Vizualizare protejată.
O copie a fiecărui fișier care nu trece de validarea fișierelor Office este salvată pe computer după ce ieșiți din Excel. Tehnologia Microsoft de raportare a erorilor vă întreabă periodic dacă sunteți de acord să trimiteți o copie a acestor fișiere către Microsoft. Pentru mai multe informații despre Tehnologia Microsoft de raportare a erorilor, inclusiv un angajament complet de respectare a confidențialității, consultați Angajamentul de respectare a confidențialității pentru Tehnologia Microsoft de raportare a erorilor.
Revizuiri automate Office
Excel salvează automat copii ale registrului de lucru în timp ce le editați. Acest lucru vă ajută să recuperați registre de lucru dacă închideți accidental un registru de lucru fără a salva modificările. Puteți alege să nu salvați automat copii ale registrelor de lucru, procedând astfel:
- Faceți clic pe fila Fișier.
- Faceți clic pe Opțiuni.
- Faceți clic pe Salvare.
- Sub Salvare registre de lucru, debifați caseta de selectare Păstrați ultima versiune de recuperare automată dacă închid fără a salva.
Puteți să accesați și să ștergeți ultimele versiuni salvate ale registrelor de lucru salvate anterior, făcând clic pe fila Fișier , pe Informații, apoi pe registrul de lucru dorit sub Versiuni. Puteți să accesați și să ștergeți ultimele versiuni salvate automat pentru registrele de lucru nou create, făcând clic pe fila Fișier , pe Informații, pe Gestionare versiuni, apoi pe Recuperare registre de lucru nesalvate. Excel șterge periodic registrele de lucru salvate automat dacă nu le deschideți și nu le utilizați. Pentru mai multe informații, consultați Recuperarea fișierelor Office.