Utilizarea Access sau Excel pentru gestionarea datelor

Access și Microsoft Excel au multe asemănări, iar acest lucru poate îngreuna alegerea programului pe care să-l utilizați. De exemplu, ambele programe pot să stocheze volume mari de date, să ruleze interogări și instrumente de analiză puternice pentru a împărți datele și a efectua calcule sofisticate care returnează datele de care aveți nevoie.

Cu toate acestea, fiecare program are avantaje clare, în funcție de tipul de date pe care le gestionați și de ceea ce doriți să faceți cu acele date. De exemplu, dacă scopul dvs. este să mențineți integritatea datelor într-un format care poate fi accesat de mai mulți utilizatori, Access este cea mai bună alegere, în timp ce Excel se potrivește mai bine pentru datele numerice complexe, pe care doriți să le analizați în profunzime.

În multe cazuri, aveți posibilitatea să utilizați ambele programe, utilizându-le pe fiecare în scopul pentru care este cel mai potrivit. În general, Access este mai bun pentru gestionarea datelor: le ajută să le mențineți organizate, ușor de căutat și disponibile mai multor utilizatori simultan. Excel este în general mai bun pentru analiza datelor: efectuarea de calcule complexe, explorarea rezultatelor posibile și producerea de diagrame de înaltă calitate. Dacă utilizați Access pentru a stoca datele și Excel pentru a le analiza, puteți beneficia de avantajele ambelor programe.

Înainte de a decide ce program să utilizați, se recomandă să comparați avantajele fiecărui program, să aflați când este mai bine să utilizați unul sau altul și cum să lucrați cu ambele programe pentru a obține rezultatele dorite.

Comparați avantajele fiecărui program

Alegerea programului potrivit este esențială dacă doriți să accesați și să actualizați informațiile cu performanță și acuratețe maxime. Pentru a afla ce program este cel mai potrivit pentru activitățile pe care doriți să le efectuați, poate fi util să comparați avantajele oferite de fiecare program în ceea ce privește stocarea datelor, analiza datelor, colaborarea cu mai mulți utilizatori și securitatea.

Stocarea datelor

Date plate versus relaționale Pentru a decide ce program este cel mai potrivit pentru stocarea datelor, puneți-vă următoarea întrebare: datele sunt relaționale sau nu? Datele care pot fi conținute eficient într-un singur tabel sau într-o singură foaie de lucru se numesc date plate sau nerelaționale . De exemplu, dacă doriți să creați o listă simplă de clienți, cu o singură adresă și o persoană de contact pentru fiecare client, Excel ar putea fi alegerea mai bună. Totuși, dacă doriți să stocați o listă de clienți mai complexă, care conține adresele de facturare și de livrare pentru fiecare client sau mai multe persoane de contact pentru fiecare client, Access este soluția mai bună.

Într-o bază de date relațională, organizați informațiile în mai multe tabele. Într-o bază de date relațională bine proiectată, fiecare tabel este plat și conține informații despre un singur tip de date. De exemplu, dacă creați o bază de date de clienți, numele clienților ar trebui să fie stocate într-un tabel, în timp ce adresele de facturare și de livrare ale clienților respectivi ar trebui să fie stocate într-un tabel separat. Stocarea adreselor separat de nume este o idee bună, deoarece fiecare client poate avea mai multe adrese și doriți să puteți introduce mai multe adrese pentru fiecare client fără a fi nevoie să introduceți din nou numele clientului pentru fiecare adresă.

Date locale versus date externe Puteți utiliza Access pentru a vă conecta la date dintr-o varietate de surse de date externe, astfel încât să puteți vizualiza, interoga și edita acele date fără a trebui să le importați. De exemplu, Access furnizează comenzi pentru conectarea la date existente dintr-o bază de date Microsoft SQL Server, un fișier dBASE sau un folder Outlook, împreună cu multe alte surse de date. Puteți utiliza Excel pentru a vă conecta la o largă varietate de surse de date, inclusiv baze de date Access, SQL Server și Analysis Services, fișiere text și XML și surse de date ODBC și OLE DB. Însă nu puteți edita datele pentru a modifica datele sursă prin interfața utilizator Excel.

Atât Access, cât și Excel furnizează comenzi pentru conectarea la datele din listele Windows SharePoint Services. Însă, Excel furnizează doar o conexiune doar în citire la listele SharePoint; în timp ce Access vă permite să citiți și să scrieți date în liste SharePoint.

Integritatea datelor versus flexibilitate Identificatorii unici vă ajută să păstrați integritatea datelor și să asigure că două rânduri (sau înregistrări) nu conțin exact aceleași date. Identificatorii unici furnizează, de asemenea, cea mai rapidă modalitate de a regăsi date atunci când căutați sau sortați datele. În Access, aveți posibilitatea să utilizați tipul de date Numerotare automată pentru a genera automat un identificator unic pentru fiecare înregistrare. Apoi puteți utiliza acești identificatori pentru a corela înregistrările dintr-un tabel cu una sau mai multe înregistrări din alt tabel.

Structura pe care Access o aplică la datele dvs. asigură integritatea datelor. Access poate solicita ca înregistrările noi dintr-un tabel să aibă o valoare corespondentă existentă în alt tabel, pentru a nu putea crea înregistrări "solitare". De exemplu, nu ați dori să aveți o comandă care nu include informații despre client. Access poate solicita ca fiecare înregistrare nouă din tabelul Comenzi să aibă o valoare de client corespondentă în tabelul Clienți. Această corespondență necesară de valori se numește integritate referențială.

De asemenea, puteți impune propriile restricții și reguli pentru a vă asigura că datele sunt introduse corect. Excel vă permite să introduceți date într-o manieră mai liberă, dar, deoarece Excel nu acceptă date relaționale, nu acceptă integritatea referențială. Totuși, puteți utiliza comanda Validare date pentru a controla introducerea datelor în Excel.

Analiza datelor

Interogare Dacă adesea trebuie să vizualizați datele în mai multe moduri, în funcție de schimbarea condițiilor sau a evenimentelor, Access poate fi alegerea cea mai bună pentru stocarea și lucrul cu datele. Access vă permite să utilizați interogări SQL (Limbaj de interogare structurat) pentru a regăsi rapid doar rândurile și coloanele de date dorite, indiferent dacă datele sunt cuprinse într-un tabel sau în mai multe tabele. De asemenea, puteți utiliza expresii în interogări pentru a crea câmpuri calculate. Utilizarea unei expresii în Access este similară cu procesul de utilizare a formulelor în Excel pentru a calcula valori. De asemenea, puteți utiliza interogări Access pentru a rezuma date și a prezenta valori agregate, cum ar fi sume, medii și contorizare.

Modelare În Excel, puteți utiliza instrumente de analiză circumstanțială pentru a prognoza rezultatul unui model de foaie de lucru. Analiza circumstanțială vă permite să rulați diferite scenarii cu datele dvs., cum ar fi cel mai favorabil și cel mai rău scenariu, și să comparați datele rezultate ale mai multor scenarii într-un raport rezumat. Nicio caracteristică similară nu este disponibilă în Access.

Pivoting și reprezentare grafică În ambele programe, puteți crea rapoarte PivotTable și diagrame PivotTable. Însă, Excel furnizează caracteristici mai complexe de raportare și creare de diagrame PivotTable decât Access. Dacă intenționați să creați rapoarte PivotTable extinse sau să furnizați cu regularitate diagrame cu aspect profesionist, ar trebui să utilizați raportarea PivotTable sau diagramele PivotTable din Excel în loc de aceleași caracteristici din Access.

Colaborarea cu mai mulți utilizatori

Atât Access, cât și Excel pot fi utilizate în medii de colaborare, cum ar fi Windows SharePoint Services și partajările de fișiere în rețea, dar există diferențe privind modul în care datele pot fi accesate de mai mulți utilizatori.

Acces la date de mai mulți utilizatori În condiții normale, Access permite mai multor utilizatori să deschidă o singură bază de date în același timp; Acest lucru funcționează bine, deoarece Access blochează doar datele care sunt editate; Prin urmare, alți utilizatori pot edita înregistrări diferite fără conflicte. În Excel, puteți partaja un registru de lucru cu alți utilizatori, dar colaborarea multi-utilizator funcționează cel mai bine atunci când utilizatorii lucrează la datele din registrul de lucru în momente diferite, nu simultan. De fapt, utilizatorii unei baze de date Access colaborează la un set de date, iar utilizatorii unui registru de lucru Excel colaborează la un document.

Utilizarea Windows SharePoint Services pentru colaborare Ambele programe se integrează cu tehnologiile Microsoft Windows SharePoint Services, cum ar fi listele SharePoint și bibliotecile de documente.

Access furnizează diverse modalități de a colabora cu mai mulți utilizatori pe un site SharePoint. De exemplu, puteți să încărcați o bază de date completă într-o bibliotecă de documente Windows SharePoint Services, să faceți formularele și rapoartele disponibile ca vizualizări Windows SharePoint Services și să legați o bază de date la datele stocate în liste SharePoint.

Excel oferă o singură modalitate de a colabora cu mai mulți utilizatori pe un site SharePoint Services. Puteți încărca un registru de lucru în bibliotecile de documente Windows SharePoint Services, unde utilizatorii individuali pot extrage registrul de lucru pentru a face modificări, împiedicând alți utilizatori să modifice registrul de lucru în același timp. Utilizatorii pot edita un registru de lucru fără a-l extrage din biblioteca de documente, caz în care trebuie să se coordoneze cu alți utilizatori pentru a evita conflictele de date.

Utilizarea folderelor de rețea pentru colaborare Dacă stocați o bază de date Access într-un folder de rețea partajat, mai mulți utilizatori pot să deschidă baza de date și să lucreze cu datele acesteia simultan. Înregistrările individuale sunt blocate atunci când un utilizator le editează. Dacă stocați un registru de lucru Excel într-un folder de rețea partajat, doar un singur utilizator poate edita registrul de lucru la un moment dat. În scopul vizualizării, mai mulți utilizatori pot deschide registrul de lucru în timp ce alt utilizator îl editează, dar acei utilizatori nu pot efectua modificări la date decât după ce utilizatorul care editează registrul de lucru îl închide.

Securitate

Ambele programe oferă caracteristici similare (parole și criptare), care vă pot ajuta să preveniți pierderea datelor și să vă protejați datele împotriva accesului neautorizat. Cu toate acestea, există câteva diferențe între Access și Excel în ceea ce privește modul în care funcționează protecția datelor la nivel de utilizator.

Prevenirea pierderii datelor În Access, lucrul dvs. este salvat încontinuu, astfel încât, în cazul unei erori neașteptate, este puțin probabil să pierdeți mult din lucru (dacă este cazul). Însă, deoarece Access vă salvează lucrul în mod continuu, este posibil și să efectuați modificări pe care ulterior decideți că nu doriți să le confirmați. Pentru a vă asigura că puteți restaura baza de date așa cum doriți, trebuie să creați o copie backup a fișierului bază de date conform unui program care se potrivește nevoilor dvs. Puteți recupera o bază de date întreagă dintr-o copie backup sau puteți restaura doar tabelul sau alt obiect de bază de date de care aveți nevoie. Dacă utilizați un utilitar de copiere de rezervă a sistemului de fișiere, puteți utiliza, de asemenea, o copie a unei baze de date dintr-un backup al sistemului de fișiere pentru a restaura datele. În Excel, puteți salva informații de recuperare automată la intervale stabilite, în timp ce actualizați datele.

Protecția datelor la nivel de utilizator În Excel, puteți să eliminați datele critice sau private din vizualizare prin ascunderea coloanelor și rândurilor de date, apoi să protejați întreaga foaie de lucru pentru a controla accesul utilizatorilor la datele ascunse. Pe lângă protejarea unei foi de lucru și a elementelor sale, aveți posibilitatea să blocați și să deblocați celulele dintr-o foaie de lucru pentru a împiedica alți utilizatori să modifice în mod neintenționat date importante.

Securitatea la nivel de fișier La nivel de fișier, puteți utiliza criptarea în ambele programe pentru a împiedica utilizatorii neautorizați să vadă datele. De asemenea, puteți solicita să introduceți o parolă pentru a deschide un fișier bază de date sau un registru de lucru. În plus, puteți contribui la securizarea unui fișier bază de date sau a unui registru de lucru utilizând o semnătură digitală.

Acces restricționat la date În Excel, puteți să specificați permisiuni bazate pe utilizator pentru a accesa datele sau să setați drepturi doar în citire care împiedică alți utilizatori să efectueze modificări în datele la care au acces. Access nu furnizează caracteristici de securitate la nivel de utilizator, dar Access acceptă modelul de securitate pentru utilizator al oricărui server de bază de date la care se conectează. De exemplu, dacă vă legați la o listă SharePoint, Access ține cont de permisiunile de utilizator pentru lista SharePoint. Dacă doriți să îi țineți pe utilizatorii neautorizați departe de datele dvs. Access, vă puteți cripta baza de date setând o parolă. Utilizatorii trebuie să introducă parola pentru a citi datele din baza de date, chiar dacă o accesează utilizând un alt program, cum ar fi Excel.

Pentru mai multe informații despre cum vă puteți proteja datele, consultați Setarea sau modificarea securității la nivel de utilizator Access 2003 în Access 2007 sau o versiune ulterioară și Protecție și securitate în Excel.

Când se utilizează Access

În termeni foarte generali, Access este cea mai bună alegere atunci când trebuie să urmăriți și să înregistrați date cu regularitate și apoi să afișați, să exportați sau să imprimați subseturi de date respective. Formularele Access oferă o interfață mai convenabilă decât o foaie de lucru Excel pentru lucrul cu datele. Puteți utiliza Access pentru a automatiza acțiunile efectuate frecvent, iar rapoartele Access vă permit să rezumați datele în formă imprimată sau electronică. Access furnizează mai multă structură pentru datele dvs.; De exemplu, puteți să controlați ce tipuri de date pot fi introduse și ce valori pot fi introduse și să specificați modul în care datele dintr-un tabel sunt corelate cu datele din alte tabele. Această structură vă ajută să vă asigurați că se introduc numai tipurile corecte de date.

Access stochează datele în tabele care arată aproape la fel ca foile de lucru, dar tabelele Access sunt proiectate pentru interogări complexe în legătură cu datele stocate în alte tabele.

Utilizați Access atunci când:

• Așteptați ca multe persoane să lucreze în baza de date și doriți opțiuni robuste care să gestioneze în siguranță actualizările la date, cum ar fi blocarea înregistrărilor și rezolvarea conflictelor.
• Anticipați necesitatea de a adăuga mai multe tabele la un set de date care își are originea într-un tabel plat sau neasociat.
• Doriți să rulați interogări complexe.
• Doriți să produceți o varietate de rapoarte sau etichete poștale.

Scenarii comune pentru utilizarea Access

• Gestionarea persoanelor de contact Puteți să gestionați persoanele de contact și adresele poștale, apoi să creați rapoarte în Access sau să îmbinați datele cu Microsoft Office Word pentru a imprima scrisori, plicuri sau etichete poștale pentru formulare.
• Monitorizarea inventarului și a activelor Puteți să creați un inventar de elemente acasă sau la birou și să stocați fotografii sau alte documente asociate împreună cu datele.
• Urmărirea comenzii Puteți să introduceți informații despre produse, clienți și comenzi, iar apoi să creați rapoarte care arată vânzările după angajat, regiune, perioadă de timp sau altă valoare.
• Urmărirea activităților Puteți să urmăriți activități pentru un grup de persoane și să introduceți activități noi în același timp în care alții își actualizează activitățile existente în aceeași bază de date.
• Organizarea bibliotecilor de împrumut Puteți utiliza Access pentru a stoca date despre cărți și CD-uri și a ține evidența persoanelor cărora le-ați împrumutat.
• Planificarea evenimentelor Puteți să introduceți informații despre data, locația și participanții la eveniment, iar apoi să imprimați planificările sau rezumatele cu privire la evenimente.
• Monitorizarea nutriției Urmăriți rețetele și înregistrați activitățile de dietă și exerciții fizice.

Când se utilizează Excel

Ca un program pentru foi de calcul, Excel poate stoca volume mari de date în registre de lucru care conțin una sau mai multe foi de lucru. Însă, în loc să servească drept sistem de gestionare a bazelor de date, cum ar fi Access, Excel este optimizat pentru analiza datelor și calcule. Puteți utiliza acest program flexibil pentru a construi modele pentru analiza datelor, a scrie formule simple și complexe pentru a efectua calcule cu acele date, pentru a aranja datele în orice mod doriți și pentru a prezenta datele în mai multe tipuri de diagrame cu aspect profesionist. Microsoft Create are mai multe șabloane de proiectare Excel din care puteți alege

Utilizați Excel atunci când:

• Necesită o vizualizare simplă sau nerelațională a datelor în locul unei baze de date relaționale care utilizează mai multe tabele, și atunci când datele sunt în mare parte numerice.
• Să efectuați frecvent calcule și comparații statistice referitoare la date.
• Doriți să utilizați rapoarte PivotTable pentru a vizualiza date ierarhice cu un aspect compact și flexibil.
• Plănuiți să creați diagrame în mod regulat și doriți să utilizați noile formate de diagramă disponibile în Excel.
• Doriți să vă evidențiați datele utilizând pictograme cu formatare condiționată, bare de date și scale color.
• Doriți să efectuați operațiuni sofisticate de analiză circumstanțială a datelor, cum ar fi statistice, de inginerie și de regresie.
• Doriți să țineți evidența elementelor într-o listă simplă, fie pentru uz personal, fie pentru colaborare limitată.

Scenarii comune pentru utilizarea Excel

• Contabilitate Puteți utiliza caracteristicile puternice de calcul din Excel în multe documente financiar-contabile, cum ar fi situația fluxurilor de numerar, declarațiile de venituri și declarațiile de profit și pierderi.
• Bugete Indiferent dacă nevoile dvs. sunt personale sau de afaceri, aveți posibilitatea să creați orice tip de buget în Excel, cum ar fi un plan de bugetare de marketing, un buget pentru un eveniment sau un buget pentru pensionare.
• Facturi și vânzări Excel este util și pentru gestionarea datelor privind facturile și vânzările și puteți crea cu ușurință formularele necesare, cum ar fi facturi de vânzări, bonuri de livrare sau comenzi de achiziție.
• Raportare Puteți crea diverse tipuri de rapoarte în Excel care reflectă analizele de date sau rezumă aceste date, cum ar fi rapoarte care măsoară performanțele unui proiect, previzionează date, rezumă date sau prezintă date de varianță.
• Planificare Excel este un instrument foarte bun pentru crearea planurilor profesionale sau a planificatoarelor, cum ar fi un orar școlar săptămânal, un plan de cercetare de marketing, un plan de plată a impozitelor la sfârșitul anului sau planificatoare care vă ajută să planificați dineuri, petreceri săptămânale sau concedii.
• Urmărire Aveți posibilitatea să utilizați Excel pentru a urmări datele într-o foaie de pontaj sau o listă, cum ar fi o foaie de pontaj pentru urmărirea lucrului sau o listă de inventar care ține evidența echipamentului.
• Utilizarea calendarelor Datorită naturii sale de grilă, Excel este bun pentru a crea orice tip de calendar, cum ar fi un calendar școlar pentru a ține evidența activităților de-a lungul anului școlar sau un calendar de an fiscal pentru a urmări evenimentele de afaceri și punctele cheie.

Pentru șabloane Excel utile în oricare dintre aceste categorii, consultați Șabloane pentru Excel în Microsoft Office Online.

Utilizarea Access și Excel împreună

Pot exista momente în care ați dori să profitați de beneficiile pe care ambele programe le au de oferit. De exemplu, ați creat o foaie de lucru în Excel în care puteți să calculați și să analizați datele, dar foaia de lucru a devenit prea mare și prea complexă și mulți alți utilizatori trebuie să aibă acces la date. În acest moment, poate că doriți să importați sau să legați foaia de lucru în Access și să o utilizați ca bază de date în loc să lucrați cu ea în Excel. Sau, poate aveți date într-o bază de date Access pentru care doriți să creați câteva rapoarte Excel PivotTable detaliate și diagrame Excel cu aspect profesional.

Indiferent ce program utilizați mai întâi, puteți transfera întotdeauna datele dintr-un program într-altul, unde puteți continua să lucrați cu acesta. Cu sau fără o conexiune de date, puteți să aduceți date în Access din Excel (și invers) copiindu-le, importându-le sau exportându-le.

Pentru mai multe informații despre modul de schimb de date între ambele programe, consultați Mutarea datelor din Excel în Access.