Introducere în rolurile de utilizator

În acest articol

• Prezentare generală a rolurilor de utilizator
• Scenarii pentru utilizarea rolurilor de utilizator
• Crearea și atribuirea rolurilor de utilizator

Prezentare generală a rolurilor de utilizator

Un rol de utilizator este o categorie predefinită care poate fi atribuită utilizatorilor pe baza funcției lor sau a altor criterii. Rolurile sunt utilizate de obicei pentru a prezenta versiuni particularizate sau vizualizări ale unui șablon formular pentru diferite tipuri de utilizatori. Puteți să simplificați procesele de afaceri și să optimizați colectarea de date, adăugând roluri de utilizator la șablonul de formular, pentru a controla ce pot vedea utilizatorii atunci când deschid un formular care se bazează pe șablonul dvs. de formular. De exemplu, imaginați-vă că proiectați șablonul formular pentru o aplicație de autorizare ale cărei formulare vor fi utilizate de următoarele tipuri de utilizatori:

• Contractanți electrici care trebuie să solicite o autorizație
• Agenții recepționari care verifică dacă cererile contractorilor conțin informațiile necesare
• Administratorii care revizuiește cererile de autorizare remise pentru aprobare

În loc să proiectați trei șabloane formular pentru fiecare tip de utilizator și să gestionați datele din toate acele formulare, puteți să proiectați un șablon formular ale cărui formulare colectează toate datele și să adăugați un rol de utilizator pentru fiecare tip de utilizator. Rolul de utilizator determină ce date se afișează prin vizualizări particularizate care se bazează pe fiecare tip de utilizator.

Începutul paginii

Scenarii pentru utilizarea rolurilor de utilizator

Există multe scenarii în care rolurile de utilizator sunt un beneficiu pentru utilizatorii dvs. De exemplu, cu rolurile de utilizator, aveți următoarele posibilități:

• Afișarea unei vizualizări unice pentru fiecare rol de utilizator Puteți proiecta un șablon formular astfel încât să se afișeze vizualizări diferite ale acelui șablon formular, în funcție de persoana care completează formularul. De exemplu, puteți proiecta o vizualizare pentru contractanții electrici care solicită un permis, o vizualizare pentru agenții care primesc cererile de autorizare și o vizualizare pentru administratorii care revizuiesc toate informațiile. Fiecare vizualizare afișează doar datele potrivite pentru fiecare rol de utilizator.
• Afișarea unei secțiuni diferite pentru fiecare rol de utilizator Puteți proiecta un șablon formular care va afișa secțiuni diferite, în funcție de persoana care completează formularul. De exemplu, o secțiune dintr-un șablon formular de raportare a cheltuielilor care se aplică numai angajaților poate fi afișată atunci când un angajat deschide formularul. O altă secțiune care se aplică doar managerilor care aprobă raportul de cheltuieli poate fi afișată atunci când un manager deschide formularul.
• Setarea validării datelor pentru un câmp care se bazează pe fiecare rol de utilizator Aveți posibilitatea să proiectați un șablon formular astfel încât să se aplice validarea de date diferită la un control legat la un anumit câmp, în funcție de rolul de utilizator al persoanei care completează formularul. De exemplu, puteți să setați valoarea maximă de cheltuieli pentru un manager la o limită și să setați valoarea maximă pentru aceeași casetă text mai mare pentru un administrator. Dacă un manager completează formularul și depășește suma, apare o casetă de dialog. Dacă un administrator completează formularul, caseta text va accepta o valoare care altfel ar fi respinsă dacă un manager a completat formularul.
• Remiterea datelor de formular la o sursă de date externă care se bazează pe fiecare rol de utilizator De exemplu, puteți proiecta șablonul formular astfel încât contractanții electrici care trebuie să solicite un permis să-și poată remite formularele completate doar la un serviciu web, iar agenții care primesc își pot remite formularele doar într-o bază de date SQL. Administratorii își pot remite datele de formular într-o bază de date și într-un mesaj de e-mail dacă aplicația a fost aprobată sau își pot remite datele de formular doar într-o bază de date, dacă aplicația a fost respinsă.

Începutul paginii

Crearea și atribuirea rolurilor de utilizator

Atunci când creați un nou rol de utilizator, îi puteți atribui utilizatori în următoarele moduri:

• Prin specificarea numelor de utilizatori dintr-un serviciu director Microsoft Active Directory (de exemplu, "vânzări\andrei"). Pentru a specifica un nume de utilizator într-un serviciu director Active Directory, șablonul formular trebuie creat și publicat într-o rețea Microsoft Windows care utilizează Active Directory.
• Prin specificarea grupurilor dintr-un serviciu director Active Directory. De exemplu, puteți specifica o listă de distribuire de e-mail care conține numele tuturor membrilor echipei de marketing. Pentru a specifica un grup într-un serviciu director Active Directory, șablonul formular trebuie creat și publicat într-o rețea Microsoft Windows care utilizează Active Directory.
• Specificând o valoare care provine direct dintr-un câmp din formular. Câmpul poate prelua date din Active Directory sau utilizatorul poate introduce date într-un control legat la acest câmp. De exemplu, dacă șablonul formular conține o casetă text Administrator , aveți posibilitatea să asociați un anumit rol de utilizator cu câmpul la care este legată acea casetă text.

După ce adăugați un rol de utilizator, îl puteți seta ca una dintre următoarele:

Rol implicit Utilizatorilor care nu li se atribuie un rol de utilizator existent li se atribuie automat rolul de utilizator specificat ca rol implicit. Rolul implicit este utilizat și pentru utilizatorii care fac parte dintr-un grup, dar care lucrează offline. Un rol de utilizator este setat întotdeauna ca implicit.

Rol inițiator Dacă doriți să aplicați un anumit rol de utilizator utilizatorilor care deschid formularul pentru prima dată, puteți specifica un rol de inițiator. De exemplu, aveți posibilitatea să definiți un rol de inițiator denumit "Contractant", care se aplică utilizatorilor care completează formulare noi de solicitare a permisiunilor. Un utilizator căruia i se atribuie un alt rol de utilizator este reatribuit automat rolului de contractant atunci când acesta deschide un nou formular de cerere de autorizare. Cu toate acestea, data viitoare când utilizatorul deschide același formular, Microsoft Office InfoPath utilizează rolul de utilizator atribuit persoanei în locul rolului de inițiator.

Dacă ați atribuit roluri utilizatorilor care se bazează pe orice combinație de nume de utilizator, grupuri sau valori dintr-un câmp, atunci când un utilizator deschide un formular care se bazează pe șablonul formular, InfoPath determină rolul de atribuit utilizatorului respectiv, utilizând următoarea ordine:

1. Numele de utilizator este o valoare a unui câmp din șablonul formular.

2. Numele utilizatorului este în Active Directory.

3. Utilizatorul este membru al unui grup Active Directory.

   Notă

   Dacă utilizatorul este membru al mai multor grupuri și atribuiți roluri de utilizator care se bazează pe un grup, InfoPath verifică lista de membri a fiecărui grup în ordinea în care grupul este listat în caseta de dialog Gestionare roluri utilizator . De exemplu, dacă utilizatorul este membru atât al grupului agentului destinatar, cât și al grupului de administratori, iar grupul de administratori este listat înainte de grupul de agenți destinatar, utilizatorului i se va atribui rolul de utilizator pentru grupul de administratori.

4. Dacă niciuna dintre cele de mai sus nu este adevărată, se utilizează rolul implicit.

După ce definiți rolurile de utilizator pentru șablonul formular, puteți configura o regulă care comută automat vizualizările pe baza rolului utilizatorului. De exemplu, puteți să creați un rol de utilizator de manager, apoi să creați o regulă pentru a comuta automat la vizualizarea manager atunci când un utilizator atribuit rolului de manager deschide formularul. Alternativ, puteți să creați regula mai întâi, apoi să definiți rolurile de utilizator ca parte a procesului de creare a regulii.

De asemenea, puteți varia comportamentul unui control pe baza unui rol de utilizator. De exemplu, puteți activa un control doar pentru un anumit rol de utilizator, în timp ce alte roluri de utilizator pot vedea datele din control, dar nu îl pot modifica. Capacitatea de a restricționa persoanele care pot introduce date într-un control pe baza rolurilor de utilizator este o modalitate de a vă asigura că datele introduse într-un control provin dintr-o sursă legitimă. De exemplu, puteți avea o casetă de selectare Aprobare într-un șablon formular de aplicație de autorizare pe care îl pot selecta doar membrii rolului de utilizator de administrator, indicând faptul că autorizarea a fost aprobată. Utilizatorii cărora li s-au atribuit orice alte roluri de utilizator, cum ar fi contractorii care remit aplicațiile, vor vedea doar caseta de selectare, dar nu vor putea să o selecteze sau să o debifeze.

Începutul paginii