ID-urile de document vă pot ajuta cu gestionarea documentelor sau a înregistrărilor. Activați serviciul ID document pentru pe un site pentru a adăuga un ID de document la fiecare fișier de pe site.
În acest articol
Prezentare generală
ID-urile de document vă ajută să gestionați documentele furnizând o modalitate simplă de a urmări elementele, indiferent de locația lor. De exemplu, dacă un contract legal este mutat dintr-o bibliotecă de documente dintr-un site într-o bibliotecă de documente de pe alt site, contractul ar fi ușor de găsit pe baza ID-ului său de document. ID-uri de document sunt atribuite automat documentelor încărcate, iar acest ID va urmări elementul pe tot parcursul întregului său ciclu de viață. ID-urile de document pot fi atribuite și seturilor de documente.
Atunci când serviciul ID document este activat pentru prima dată, noilor documente din colecția de site-uri li se vor atribui automat ID-uri noi. O activitate cronometru este programată să atribuie ID-uri documentelor aflate deja în colecția de site-uri.
De asemenea, atunci când serviciul este activat, se adaugă automat o coloană nouă la tipurile de conținut Document și Set documente. Coloana ID document afișează ID-ul atribuit unui element.
Înainte de a utiliza caracteristica ID document în sistemul de gestionare a conținutului, trebuie mai întâi să o activați pentru fiecare colecție de site-uri în care se află documentele dvs.
Mutarea fișierelor cu un ID de document
În SharePoint ID-ul documentului se va muta de obicei împreună cu fișierul. Totuși, atunci când site-ul de destinație nu are activat serviciul ID document, documentul nu va mai avea un ID de document.
Pentru SharePoint Server singura modalitate de a păstra un ID de document în site-uri este să utilizați pagina administrativă Conținut și structură site din Setări site în timp ce mutați documente.
Copierea fișierelor cu un ID de document
Atunci când se creează o copie a unui fișier, se creează un NOU ID de document pentru copie. De exemplu, un fișier descărcat de pe un site și încărcat pe altul este o copie. Totuși, atunci când site-ul de destinație nu are serviciul ID document activat, copia nu va avea un ID de document.
Activarea și configurarea ID-urilor de documente
Pentru a utiliza mai întâi ID-uri de document pentru a urmări documente sau înregistrări, trebuie să urmați un proces în doi pași:
Activarea caracteristicii ID document a colecției de site-uri
Notă: Pentru a activa caracteristica ID document, trebuie să fiți administrator de colecție de site-uri.
-
Accesați colecția de site-uri de nivel superior.
-
Selectați Setări, apoi Setări site.
-
Sub Administrare colecție de site-uri, selectați Caracteristici colecție de site-uri.
-
Lângă Serviciu ID document , selectați Activare. Apare o etichetă Activ lângă element, iar caracteristica este activată pentru colecția de site-uri curentă.
Activarea și configurarea utilizării ID-urilor de documente într-o colecție de site-uri
Atunci când activați caracteristica ID document pentru orice colecție de site-uri dată, tuturor documentelor din colecția de site-uri li se va atribui automat un ID de document. Rețineți că, în funcție de numărul de documente care există în colecția de site-uri, acest proces poate dura un timp.
Notă: Pentru a activa și a configura caracteristica ID document, trebuie să fiți administrator de colecție de site-uri.
-
Accesați colecția de site-uri de nivel superior.
-
Selectați Setări, apoi Setări site.
-
Sub Administrare colecție de site-uri, selectați Setări ID document.
-
Pe pagina Setări ID document , în secțiunea Atribuire ID-uri de document , asigurați-vă că există un marcaj de selectare în caseta de selectare Atribuire ID-uri de document.
Notă: Atunci când activați atribuirea ID-urilor de documente pentru prima din cadrul unei colecții de site-uri, apare un mesaj: Configurarea caracteristicii ID document este programată să fie finalizată de un proces automat. Aceasta înseamnă că o lucrare cronometrată este responsabilă pentru finalizarea atribuirii ID-urilor de document la toate documentele din colecția de site-uri. Timpul necesar pentru acest proces depinde de numărul de documente din colecția de site-uri.
-
Pentru a seta un șir particularizat de caractere sau numere care sunt adăugate automat la începutul fiecărui ID de document, introduceți șirul sub ID-urile de început cu următoarele caractere.
-
Bifați caseta de selectare Reinițializați toate ID-urile de document… dacă doriți să adăugați automat prefixul în toate ID-urile de document existente din colecția de site-uri.
-
În secțiunea Domeniu de căutare ID document , selectați site-uri de utilizat ca domeniu de căutare pentru căutarea ID-ului.
-
Selectați OK.
Notă: Așa cum am menționat mai sus, atunci când serviciul ID document este activat pentru orice colecție de site-uri dată, se adaugă o coloană la tipurile de conținut Document și Set documente ca nivel de colecție de site-uri. Coloana ID document este utilizată pentru a afișa ID-ul atribuit unui element.
