Adăugarea unui asistent la profilul dvs. în Microsoft 365

Câmpul Asistent din Microsoft 365 permite unui proprietar de profil să specifice persoana care le acceptă în coordonarea de zi cu zi. De exemplu, directorii pot indica cine este asistentul lor. Denumirea Asistentului este doar informativă. Nu înlocuiește rolul existent al persoanei și nu atribuie noi responsabilități organizaționale.

Informațiile asistentului apar în secțiunea Persoană de contact din fișele de profil. Pentru a adăuga sau a actualiza informațiile Asistentului din profilul dvs., urmați pașii din Editarea profilului în Microsoft 365.

Odată adăugate, informațiile Asistentului apar pe profilul directorului, ajutându-i pe colegi să identifice rapid punctul de contact potrivit pentru nevoile de planificare sau coordonare, reducând numărul de întreruperi și de back-up-uri inutile. 

Ce înseamnă listare ca Asistent?

Denumirea Asistentului este doar un atribut de profil vizibil. 
Nu depinde de ierarhia de raportare a organizației și nici nu acordă permisiuni, acces sau capacități speciale. Adăugarea unei persoane ca Asistent nu declanșează notificări, nu modifică nivelurile de acces și nu atribuie responsabilități acelei persoane. Pur și simplu îi ajută pe ceilalți să înțeleagă cine sunt delegații proprietarului profilului ca Asistent. 

Cine poate fi adăugat ca Asistent? 

Câmpul Asistent permite adăugarea unui utilizator de entitate găzduită internă sau a unui utilizator invitat cu un profil de Azure AD. Nu necesită persoanei să dețină un anumit rol de loc de muncă sau să facă parte din ierarhia de raportare a proprietarului de profil. 

Comportamentul asistentului în scenariul entității găzduite încrucișate: 

Un utilizator dintr-o entitate găzduită externă poate fi atribuit ca Asistent; cu toate acestea, Asistentul atribuit nu va vedea această relație în profilul persoanei pe care o acceptă.  

Exemplu:
Ioan este desemnat ca asistent al lui Dave. Acestea aparțin unor entități găzduite diferite. 

• Utilizatorii din entitatea găzduită a lui Dave îl pot vedea pe John listat ca Asistent al lui Dave.

• Ioan nu poate vizualiza această valoare Asistent pe profilul lui Dave, în ciuda faptului că asistent atribuit.

Acest comportament este predefinit, deoarece informațiile asistentului nu sunt apărute în toate entitățile găzduite. 

Asistentul desemnat va primi vreo notificare? 

Setarea sau actualizarea câmpului Asistent nu trimite nicio notificare persoanei listate ca asistent. Acest lucru este intenționat, deoarece: 

• Desemnarea asistentului este doar informativă, nu o acțiune de flux de lucru.

• Denumirea este informativă și nu modifică rolurile, activitățile sau accesul, astfel încât nu este necesară avertizarea de sistem.

• Utilizatorii pot actualiza acest câmp pentru cunoașterea inter-organizațională fără a declanșa notificarea.

Câmpul Asistent: 

• Reprezintă un utilizator de entitate găzduită activă care are un profil Azure AD.

• Este deținut și gestionat de proprietarul profilului.

• Este afișat constant utilizatorilor entității găzduite din Experiențe Microsoft 365, cum ar fi fișa de profil, secțiunea Organizație a fișei de profil și Copilot (dacă este disponibilă). Atunci când un Asistent iese din organizație, valoarea Asistent stocată este eliminată din profil, iar câmpul nu se mai afișează în profil.

• În orice moment, puteți avea un singur Asistent o dată.

Unde apar informațiile asistentului? 

Atunci când este adăugat, Asistentul este vizibil pe fișa de profil (secțiunea Persoană de contact), ajutându-i pe colegi să identifice punctul potrivit de contact atunci când vizualizează profilul unei persoane. 

Gestionarea confidențialității și vizibilității de către Utilizatori 

Când faceți clic pe pictograma "i", editorul de profil vă direcționează către pagina de setări corespunzătoare pentru a gestiona vizibilitatea. 

În mod implicit, Asistentul este vizibil pentru toate persoanele din organizația dvs. În funcție de politicile entității găzduite, este posibil să reușiți să: 

• Modificați vizibilitatea doar pentru mine

• Înlocuirea setărilor de confidențialitate implicite setate de organizația dvs.

Cum se utilizează informațiile asistentului 

După salvare, aceste informații ale Asistentului apar pe fișa de profil a persoanei la care a fost adăugat Asistentul. 

Setări Admin pentru asistent în Centrul de Admin SharePoint 

În centrul de administrare SP, administratorii de entități găzduite pot -  

1. Dezactivați caracteristica Asistent, marcând-o ca "dezactivată" sau setând-o ca "opțională" sau ca proprietate "necesară". Valoarea implicită este "opțional".

2. Setați confidențialitatea implicită a proprietății Asistent (la "Oricine" sau "Doar eu" și specificați dacă utilizatorul poate înlocui această valoare. Valoarea implicită este "Oricine".

3. Setați dacă "Setarea de confidențialitate implicită" poate fi înlocuită/modificată de utilizator. Setarea implicită este să nu furnizați capacitatea de înlocuire.

Întrebări frecvente 

1. Pot adăuga mai multe asistente?
   Nu. Un singur Asistent poate fi adăugat și afișat la un profil o dată.

2. Poate altcineva să-mi gestioneze Asistentul? 
   Nu. Numai proprietarul profilului poate gestiona Asistentul.

3. De ce nu văd câmpul Asistent în Editor profil? 

   Administratorul entității găzduite poate avea: 

   1. S-a dezactivat câmpul Asistent 

   2. Editabilitate restricționată a utilizatorilor 

   3. Se ascunde câmpul din Editor
      
      profil Contactați administratorul dacă credeți că ar trebui să aveți acces. 

4. Îmi pot elimina temporar Asistentul?
   Da. Dacă editarea este permisă, puteți șterge valoarea Asistentului. Acest lucru îl elimină din profil până când îl adăugați din nou.

5. Cât durează afișarea modificărilor?
   Pot fi necesare până la 24 de ore pentru ca modificările să aibă efect automat și nu necesită intervenție IT sau HR.