Puteți să colectați sau să actualizați informații deși e-mailuri utilizând Microsoft Access 2007 sau Access 2010 cu Microsoft Outlook 2007 sau Microsoft Outlook 2010. Access vă ghidează să creați un formular de colectare a datelor și să trimiteți formularul într-un mesaj de e-mail. Atunci când destinatarii de e-mail returnează formularele finalizate, puteți alege ca datele colectate să fie prelucrate și stocate automat într-o bază de date Access specificată. Această metodă de colectare a datelor vă poate ajuta să economisiți timp și efort care este de obicei implicat într-o copie și o lipire sau un proces manual de introducere a datelor. Iată câteva scenarii în care puteți utiliza acest proces pentru a colecta date:
Anchetele Puteți efectua o anchetă și compila rezultatele creând mai întâi o bază de date Access cu tabelele necesare pentru a stoca rezultatele și utilizând Expertul pentru a genera un formular de anchetă, apoi trimite-le prin e-mail participanților la anchetă. Atunci când participanții răspund, datele de anchetă sunt stocate automat în baza de date.
Rapoarte de stare Indiferent dacă este cea mai recentă stare a nivelului de inventar sau informațiile actualizate despre problemele în așteptare, echipa dumneavoastră vă poate informa prin trimiterea de mesaje de e-mail care conțin informațiile curente la intervale regulate.
Gestionarea evenimentelor Atunci când organizați o conferință sau un curs de instruire sau alte evenimente, puteți să trimiteți una sau mai multe formulare ca mesaj de e-mail pentru a aduna informații de contact, preferințe de călătorie și de Hotel etc. Dacă alegeți ca răspunsurile să fie prelucrate automat, participanții își pot modifica preferințele în orice moment, fără a fi necesar să vă notifice și aveți întotdeauna acces la cele mai recente date în scopuri de luare a deciziilor.
Acest articol explică ce trebuie să utilizați acest proces, cum să începeți să utilizați Expertul, apoi vă oferă informații suplimentare despre diferiți pași, astfel încât să puteți face selecția cea mai informată în timp ce urmați expertul.
Notă: Nu veți putea să adăugați datele colectate dacă destinatarul a utilizat fie Hotmail, fie Yahoo pentru a vă trimite formularul de colectare a datelor.
Înainte de a începe
Dacă este prima dată când colectați date utilizând mesaje de e-mail, efectuați pașii următori:
-
Asigurați-vă că ați instalat următoarele aplicații pe computer:
-
Accesați 2007 sau accesați 2010.
-
Outlook 2007 sau Outlook 2010. Trebuie să aveți Outlook instalat și configurat pe computerul pe care îl utilizați pentru a trimite mesaje de e-mail. Dacă ați instalat Outlook, dar nu ați configurat încă, porniți Outlook și urmați instrucțiunile din Expertul lansare în execuție Outlook. Pentru ajutor cu expertul, consultați Ajutor pentru Outlook.
-
Dacă intenționați să utilizați un formular InfoPath, asigurați-vă că aveți InfoPath 2007 sau o ediție mai recentă instalată, iar destinatarii vor trebui, de asemenea, să aibă InfoPath instalat pe computerele lor.
-
Destinatarii de e-mail trebuie să aibă fie InfoPath, fie un client de e-mail care acceptă formatul HTML instalat pe computerele lor, pentru a putea vizualiza și edita formularul.
Formularul utilizat pentru a colecta date prin mesaje de e-mail nu este un formular Access. Expertul generează un formular special în format HTML sau InfoPath.
Identificați o bază de date de destinație. Baza de date poate fi în format. mdb sau. accdb. În plus, sunt acceptate fișierele. MDE și. ACCDE. Dacă nu doriți să utilizați o bază de date existentă, trebuie să creați una nouă.
-
-
Identificați sau creați tabelele pe care doriți să le populate cu datele din răspunsurile de e-mail. Dacă colectați date pentru tabelele existente, asigurați-vă că tabelele nu sunt doar în citire și că aveți permisiunile necesare pentru a le adăuga sau a le actualiza conținutul.
Notă: Tipurile de câmpuri atașare, numerotare automată, OLE și multi-valoare nu pot fi colectate utilizând mesaje de e-mail
Dacă operațiunea de colectare a datelor populează două sau mai multe tabele, trebuie să creați o interogare de selectare și să o utilizați ca sursă de înregistrări a formularului. Asigurați-vă că interogarea include toate câmpurile obligatorii din tabelele subiacente. Dacă utilizați o interogare existentă, asigurați-vă că interogarea nu este doar în citire și că aveți permisiunile necesare pentru a adăuga sau a actualiza conținutul său. Pentru mai multe informații despre crearea unei interogări pe baza a două sau mai multe tabele, consultați articolul Introducere în interogări.
Stocați datele ca înregistrări noi în următoarele situații:
-
Dacă datele vor popula mai multe tabele.
-
Dacă tabelul destinație nu are un câmp cheie primară. Valorile cheie primară sunt necesare pentru a mapa fiecare răspuns la o înregistrare existentă. Dacă tabelul de destinație nu are un câmp cheie primară, fie adăugați-l acum, fie atribuiți un câmp existent care are valori unice ca cheie primară.
-
Dacă tabelul destinație nu are nicio înregistrare. Dacă tabelul este gol, expertul presupune că doriți să adăugați înregistrări.
-
Dacă adresele de e-mail ale destinatarilor nu sunt stocate ca un câmp în baza de date. Atunci când colectați date pentru a actualiza înregistrările, nu veți putea să tastați manual adresele în mesajul generat de expert. Câmpul adresă trebuie să fie în tabelul de destinație sau într-un tabel care are o relație cu tabelul destinație.
Introducere
-
Deschideți baza de date în care vor fi stocate datele colectate.
-
Pentru a adăuga datele într-un singur tabel, selectați tabelul din panoul de navigare. Pentru a popula mai multe tabele asociate, selectați interogarea care este legată la aceste tabele.
-
Efectuați una dintre următoarele acțiuni pentru a porni Expertul:
-
Pe fila date externe , în grupul colectare date , faceți clic pe Creare E-mail.
-
Faceți clic cu butonul din dreapta pe tabel sau interogare, apoi faceți clic pe colectare și actualizare date prin E-mail.
Notă: În cazul în care tabelul nu conține niciun câmp sau are doar numerotarea automată, obiectul OLE, atașarea sau tipurile de câmp de căutare multi-valoare, Access afișează următorul mesaj: tabelul sau interogarea selectată nu are niciun câmp care acceptă colectarea datelor utilizând e-mailul.
-
Dacă tabelul conține câmpuri care acceptă colectarea de date, expertul pornește. Dacă tabelul destinație acceptă atât adăugarea, cât și actualizarea datelor, expertul vă ghidează prin pașii necesari pentru a colecta date prin mesaje de e-mail.
Utilizați următoarele secțiuni ca referință pentru orice întrebări pe care le-ați putea avea prin următorii șapte pași importanți ai procesului.
Alegeți tipul de formular de introducere a datelor pe care doriți să-l trimiteți
Selectați tipul de formular bazat pe ușurința de utilizare pentru dumneavoastră și destinatarii.
Selectare formular HTML Un formular HTML poate fi vizualizat și editat de orice utilizator al cărui client de e-mail acceptă HTML
Selectare formular Microsoft InfoPath Veți vedea această opțiune numai dacă InfoPath este instalat pe computer. Selectați această opțiune numai dacă destinatarii au toate InfoPath și Outlook instalate pe computerele lor. Un formular InfoPath oferă o intrare de date și un mediu de editare mai bune,
Pagina expertului care se afișează următorul depinde dacă obiectul destinație acceptă actualizarea datelor. Dacă obiectul este o interogare pe baza a două sau mai multe tabele sau dacă acesta este un tabel care nu are un câmp cheie primară sau nu conține nicio înregistrare, expertul presupune că doriți să adăugați înregistrări noi și vă solicită să selectați câmpurile de formular. În toate celelalte cazuri, expertul vă solicită să specificați dacă doriți să adăugați sau să actualizați datele înainte de a vă solicita să selectați câmpurile de formular.
Alegeți dacă să colectați date noi sau să actualizați datele existente
Specificați ce doriți să faceți cu datele. Tipul de formular pe care îl utilizați afectează numărul de înregistrări noi pe care vi le poate trimite un destinatar într-un singur răspuns. Atunci când actualizați date, numărul de înregistrări care trebuie să fie actualizate de un destinatar identifică numărul de formulare preterminate care vor fi incluse într-un mesaj.
Notă: Pentru a adăuga înregistrări noi, tastați adresele de e-mail în caseta adresă a mesajului de e-mail atunci când se creează mesajul. Pentru a actualiza datele existente, adresele de e-mail ale destinatarilor trebuie să fie stocate ca un câmp în tabelul sau interogarea subiacente sau într-un tabel asociat.
Specificați datele pe care doriți să le colectați
Atunci când alegeți câmpurile de inclus în formular, nu este necesar să includeți fiecare câmp care există în tabelul sau interogarea subiacente din formular. Cu toate acestea, trebuie îndeplinite următoarele condiții:
-
Câmpuri obligatorii: Câmpurile marcate cu un simbol asterisc (*) sunt câmpuri obligatorii. Dacă colectați înregistrări noi, Expertul va include automat toate câmpurile a căror proprietate obligatorie este setată la Da. Dacă câmpurile obligatorii ale unei înregistrări sunt necompletate, Access nu reușește să adauge înregistrarea la tabel.
-
Tipuri de câmpuri neacceptate: Nu veți putea să includeți anumite tipuri de câmpuri în formular, cum ar fi, numerotare automată, atașare, obiect OLE sau câmpuri de căutare multi-valoare.
-
Câmp cheie primară: Cu toate acestea, utilizatorul va putea să tasteze o valoare în câmp atunci când adaugă înregistrări; răspunsul nu va fi procesat dacă valoarea specificată este deja în uz.
Notă: Pentru fiecare câmp inclus, sub Proprietăți câmp, specificați o etichetă și faceți clic pe doar în citire , dacă nu doriți ca utilizatorul să modifice datele în acel câmp.
Specificați procesarea automată sau manuală a datelor
Puteți selecta o procesare automată sau manuală a răspunsurilor. Procesarea automată înseamnă că, atunci când primiți răspunsurile, Outlook și Access lucrează împreună pentru a exporta datele în tabelele de destinație din baza de date. Procesarea automată vă poate ajuta să economisiți timp și efort. Procesarea manuală înseamnă că porniți operațiunea de export pentru a transfera datele dintr-un folder specificat în Outlook, în tabelul destinație din Access.
Răspunsurile sunt exportate cu succes în tabelul de destinație, atât timp cât sunt îndeplinite următoarele condiții în momentul în care răspunsurile ajung la cutia poștală:
-
Outlook trebuie să ruleze deja pe computer. Dacă Outlook nu rulează, procesarea pornește data viitoare când porniți Outlook.
-
Access nu trebuie să fie protejat prin parolă și nu trebuie să fie deschis în modul exclusiv. Numele sau locația bazei de date nu trebuie să se fi modificat de când ați trimis mesajul de e-mail.
-
Numele tabelelor și interogărilor și proprietățile câmpurilor incluse în formular nu trebuie modificate de când ați trimis mesajul de e-mail.
-
Trebuie să aveți permisiunile necesare pentru a adăuga sau a actualiza conținutul tabelelor și interogării subiacente.
Notă: Dacă procesarea automată nu reușește, încercați remedierea oricăror probleme, apoi exportați manual răspunsurile care nu au reușit. Toate răspunsurile care ajung în Inbox după ce rezolvați problemele continuă să fie prelucrate automat.
Setarea proprietăților pentru a controla procesarea automată a răspunsurilor
Pentru a specifica un alt folder Outlook în care sunt stocate răspunsurile, pe pagina specificați modul în care doriți să procesați răspunsurile , faceți clic pe numele folderului. În caseta de dialog Selectare folder , fie selectați un alt folder, fie faceți clic pe nou pentru a crea un folder nou.
Dacă faceți clic pe Setare proprietăți pentru a controla procesarea automată a răspunsurilor pentru a modifica sau a regla fin setările de import, consultați tabelul următor pentru informații despre opțiunile disponibile:
|
Opțiune |
Rezultat |
|---|---|
|
Renunțați la răspunsurile celor cărora nu le-ați trimis mesajul |
Bifați această casetă de selectare dacă doriți ca doar acele răspunsuri care au fost trimise de destinatarii inițiali ai mesajului să fie prelucrate automat. Răspunsurile altor persoane sunt stocate în folderul destinație, dar nu sunt prelucrate automat. |
|
Acceptați mai multe răspunsuri de la fiecare destinatar |
Bifați această casetă de selectare dacă doriți ca primul răspuns al fiecărui destinatar să fie procesat automat. Al doilea și răspunsurile ulterioare sunt stocate în folderul destinație, dar nu sunt prelucrate automat. Notă: Această setare controlează doar numărul de răspunsuri și nu numărul de înregistrări dintr-un singur răspuns, care sunt procesate. Cu alte cuvinte, dacă trimiteți un formular InfoPath, un utilizator vă poate trimite mai multe înregistrări într-un singur răspuns, iar Access procesează automat toate înregistrările din răspuns, chiar dacă această casetă de selectare nu este selectată. |
|
Permiteți doar actualizări la date existente |
Atunci când destinatarii utilizează un formular InfoPath pentru a actualiza datele, pot trimite înregistrări noi în plus față de actualizările la înregistrările existente. Bifați această casetă de selectare pentru a procesa doar actualizările la înregistrările existente. |
|
Numărul de răspunsuri de procesat |
Tastați numărul total de răspunsuri (de la toți destinatarii) pe care doriți să le procesați automat. Dacă doriți ca toate răspunsurile să fie prelucrate automat, introduceți o valoare mare, cum ar fi 5000, în caseta text. Răspunsurile care sunt primite după ce se atinge valoarea specificată sunt stocate în folderul destinație, dar nu sunt prelucrate automat. |
|
Dată și oră pentru a opri |
Specificați când se va opri procesarea automată a răspunsurilor pentru acest mesaj de e-mail. Răspunsurile primite după această dată și oră sunt stocate în folderul destinație, dar nu sunt prelucrate automat. |
Pentru a modifica aceste opțiuni la o dată ulterioară, pe fila date externe , în grupul colectare date , faceți clic pe gestionare răspunsuri. În caseta de dialog gestionare mesaje colecție de date , selectați mesajul pentru care doriți să modificați setările, apoi faceți clic pe Opțiuni pentru mesaj. Modificările pe care le efectuați în caseta de dialog afectează toate răspunsurile ulterioare pe care le primiți pentru acel mesaj.
Procesarea manuală a răspunsurilor
Pentru a controla când și ce răspunsuri sunt prelucrate, nu selectați opțiunea proces automat. Răspunsurile vor fi stocate într-un folder specificat în Outlook până când selectați și faceți clic cu butonul din dreapta pe fiecare răspuns din folder, apoi faceți clic pe Export date în Microsoft Access în meniul de comenzi rapide.
În unele cazuri, poate fi necesar, de asemenea, să procesați manual răspunsurile care nu au fost prelucrate automat.
Rețineți următoarele înainte de a exporta date
-
Baza de date Access nu trebuie să fie deschisă în modul exclusiv, iar numele sau locația bazei de date nu trebuie să se fi modificat de când ați trimis mesajul de e-mail.
-
Numele tabelelor și interogărilor și proprietățile câmpurilor incluse în formular nu trebuie modificate de când ați trimis mesajul de e-mail.
-
Trebuie să aveți permisiunile necesare pentru a adăuga sau a actualiza conținutul tabelelor și interogării subiacente.
Selectați modul în care doriți să specificați adresele de e-mail ale destinatarilor
Dacă colectați doar informații noi, puteți specifica adresele de e-mail în două moduri:
-
Tastați adresele de e-mail individual în mesajul de e-mail Outlook sau selectați adresele dintr-o agendă.
-
Utilizați câmpul adresă de e-mail din tabelul sau interogarea bazei de date Access curente.
Notă: Atunci când colectați date pentru a actualiza înregistrările existente, nu vedeți această casetă de dialog, deoarece adresele de e-mail ale destinatarilor trebuie mai întâi să fie disponibile ca câmp în baza de date.
Introducerea adreselor de e-mail direct în Outlook
Dacă specificați destinatarii în Outlook, puteți să previzualizați și să particularizați mesajul înainte de a-l trimite. În corpul mesajului de e-mail, include o scurtă introducere și un formular. Se recomandă să nu efectuați modificări în formular. Modificările structurii formularului pot avea ca rezultat răspunsul neprelucrat.
Utilizarea adreselor de e-mail stocate într-un câmp din baza de date
Opțiunea de a selecta un tabel asociat face referire la tabele care sunt asociate. Pentru a vizualiza sau a edita relațiile de tabel în baza de date, în instrumentele bazei de date. tab, în grupul relații , faceți clic pe relații
Pentru mai multe informații despre relații, consultați articolul Ghidul pentru relații între tabele.
Revizuirea și specificarea listei de destinatari
Ultimul pas important implică previzualizarea și particularizarea mesajului de e-mail, ajustarea fină a listei de destinatari, apoi trimiterea mesajului de colectare a datelor.
Crearea și trimiterea mesajului de e-mail
Când expertul vă informează că acum puteți să creați mesajul de e-mail și vă arată cum să Vizualizați starea de e-mail utilizând comanda gestionare răspunsuri , pot apărea unele mesaje de avertizare. Următorul tabel descrie fiecare avertisment și acțiunea pe care o puteți face pentru a o rezolva:
|
Warning Mesaj de avertizare |
Descriere |
S Olution S |
|---|---|---|
|
Unele înregistrări nu conțin o adresă validă în câmpul adresă de e-mail specificată. Nu vor fi returnate date pentru aceste rânduri. |
Câmpul adresă de e-mail pe care l-ați selectat conține valori nule. |
Dacă doriți să colectați date pentru fiecare înregistrare, închideți expertul și înlocuiți valorile Null cu adresele de e-mail. Apoi porniți Expertul din nou. |
|
În prezent aveți o blocare exclusivă în baza de date; procesarea automată nu va reuși până când blocarea este lansată. |
Baza de date este deschisă în prezent în modul exclusiv. |
Dacă ați ales ca răspunsurile să fie prelucrate automat, procesarea nu reușește, deoarece Access nu poate adăuga sau actualiza o bază de date care are o blocare exclusivă. Închideți și redeschideți baza de date în modul non-exclusiv imediat după ce trimiteți mesajul |
|
Aceste mesaje de e-mail pot conține date care au caracter confidențial sau sensibil. |
Colectați date pentru a actualiza înregistrările existente, iar formularul pe care urmează să-l trimiteți va fi pre-finalizat cu datele existente. |
Dacă unele câmpuri de formular includ date sensibile, reveniți la pasul expertului în care ați selectat câmpurile și eliminați câmpurile care conțin date sensibile din formular |
După ce examinați și particularizați mesajul, puteți să filtrați câmpul adresă de e-mail și să selectați destinatarii. Alegeți adresele de e-mail pe care doriți să le utilizați, selectând casetele de selectare corespunzătoare. Dacă vedeți o casetă de dialog care listează adresele de e-mail nevalide, notați adresele din listă și faceți clic pe ieșire. Verificați adresele nevalide, efectuați orice corecție necesară, apoi încercați să retrimiteți mesajul.
