Microsoft 365 oferă diverse tipuri de grupuri care pot ajuta echipele să colaboreze mai eficient. Fiecare tip de grup are un scop unic, cum ar fi gestionarea conversațiilor prin e-mail, partajarea fișierelor sau organizarea evenimentelor. În acest articol, vom explora diversele tipuri de grupuri din Microsoft 365 și la ce pot fi utilizate acestea, astfel încât să îl puteți selecta pe cel potrivit pentru necesitățile de colaborare ale echipei dvs.
Tipuri de grup în Microsoft 365
-
Grupuri Microsoft 365 sunt proiectate pentru colaborarea în cadrul organizației. Acestea sunt livrate cu o adresă de e-mail de grup și un site SharePoint, unde puteți partaja documente, note și agende de întâlnire. Puteți utiliza Grupuri Microsoft 365 pentru gestionarea proiectelor, comunicarea în echipă și partajarea documentelor.
-
Grupurile de distribuire sunt utilizate pentru difuzarea de informații și actualizări pentru persoanele din interiorul și din afara organizației. Acestea pot fi utilizate pentru partajarea actualizărilor activității, a modificărilor organizaționale sau a evenimentelor la un anumit set de clienți sau angajați.
-
Grupurile de securitate sunt proiectate să acorde acces la resursele Microsoft 365 și să simplifioare administrarea. Acestea pot fi utilizate pentru a acorda acces la resurse importante ale firmei, cum ar fi instrumente, portaluri, rapoarte și dispozitive, cum ar fi imprimantele.
-
Grupurile de securitate cu e-mail activat sunt ca grupurile de securitate, dar au capacitatea adăugată de a trimite mesaje de e-mail tuturor membrilor. Acestea pot fi utilizate pentru a trimite știri, promoții și actualizări de firmă echipei dvs. de vânzări.
Grupurile pot fi create în aplicațiile Centru de administrare Microsoft 365 sau Microsoft 365, cum ar fi Outlook, Teams și altele. Puteți crea grupuri online sau locale, în funcție de configurarea organizației dvs. Odată creat, puteți să adăugați membri, să setați permisiuni și să începeți să îl utilizați pentru colaborare, comunicare și resurse de partajare.
Rolurile proprietarilor, membrilor și invitaților în grupuri
-
Proprietar - proprietarul unui grup este persoana care creează grupul și are control total asupra acestuia. Proprietarii pot să adauge sau să elimine membri, să modifice setările de grup și să gestioneze resurse de grup, cum ar fi fișiere și calendare.
-
Membru - membrii sunt persoanele care sunt adăugate la grup de către proprietar. Membrii pot accesa resursele grupului și pot participa la conversații de grup.
-
Invitat - Invitații sunt persoane care nu sunt membri ai organizației dvs., dar au acces la resursele grupului de către proprietar. Invitații pot fi invitați să se alăture unui grup pentru a colabora la anumite proiecte sau pentru a oferi feedback. Aflați mai multe despre adăugarea utilizatorilor invitați la grupurile Microsoft 365.
Gestionarea grupurilor în Microsoft 365
Puteți să creați, să gestionați și, în cele din urmă, să retrageți un grup în Microsoft 365. Atunci când creați un grup, proprietarul poate să aleagă tipul de grup, să adauge membri și să seteze permisiuni. După ce este creat un grup, proprietarul îl poate gestiona adăugând sau eliminând membri, modificând setările de grup și gestionând resurse precum fișiere și calendare. La un moment dat, un grup poate să nu mai fie necesar, iar proprietarul poate retrage grupul, ceea ce îl elimină din sistem și împiedică pe oricine să-i acceseze resursele.
Este esențial să rețineți că grupurile necesită un proprietar pentru a funcționa corect. Dacă un grup nu are niciun proprietar sau proprietarul este șters, un sistem automat atribuie un nou proprietar grupului. Acest proces ajută la menținerea funcțională a grupurilor și asigură că există întotdeauna un proprietar responsabil pentru gestionarea grupului. Aflați mai multe despre gestionarea grupurilor Microsoft 365 fără proprietari.
